Kompleksowa obsługa bankowa budżetu Gminy Szydłowo oraz jednostek organizacyjnych w latach 2020-2023

Opis przedmiotu przetargu: 1. Otwieranie, zamykanie i prowadzenie podstawowego rachunku bieżącego, rachunków pomocniczych oraz rachunków funduszy celowych, depozytowych oraz innych rachunków wynikających z przepisów prawa dla niżej wymienionych jednostek organizacyjnych w formie elektronicznej: 1) Gmina Szydłowo 2) Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Szydłowie 3) Zespół Szkół im. Janusza Korczaka w Szydłowie 4) Zespół Szkół im Władysława Stanisława Reymonta w Starej Łubiance 5) Szkoła Podstawowa im. Bohaterów Wyzwolenia Ziemi Wałeckiej w Skrzatuszu 2. Okres obowiązywania umowy od 01.07.2020-30.06.2023r. 3. Otwieranie nowych rachunków w zależności od potrzeb zamawiającego Zamawiający zastrzega , że liczba jednostek Gminy jak również ich forma organizacyjna w okresie obowiązywania umowy może ulec zmianie. W przypadku zwiększenia liczby jednostek gminy, bądź zmiany ich formy organizacyjnej, wybrany wykonawca zawrze z tymi jednostkami umowy obsługi bankowej w warunkach wynikających z niniejszego postępowania oraz złożonej oferty. 4. Prowadzenie bieżącej obsługi budżetu Gminy Szydłowo oraz jej jednostek, a w tym: 1) Potwierdzanie otwarcia i zamknięcia rachunków bankowych; 2) realizacja poleceń przelewów do innych banków w systemie bankowości elektronicznej lub papierowej złożonych najpóźniej do godziny 15:30 w tym samym dniu, złożonych po tej godzinie- realizacja w następnym dniu roboczym; 3) przyjmowanie wpłat i dokonywanie wypłat gotówkowych- Wykonawca zapewni obsługę gotówkową Zamawiającego oraz jego jednostek organizacyjnych i kontrahentów, bez pobierania opłat i prowizji zarówno od wpłacającego jaki i od Zamawiającego, w co najmniej 1 placówce bankowej znajdującej się na terenie wsi Jaraczewo lub wsi Szydłowo lub mieście Piła przyjmowanie wpłat i dokonywanie wypłat w placówkach bankowych na terenie wsi Jaraczewo lub wsi Szydłowo lub mieście Piła, odbywać się będzie co najmniej do godziny 17:00.Wydawanie blankietów czekowych; 4) możliwość przekazywania w formie elektronicznej dyspozycji wypłaty świadczeń beneficjentom bezpośrednio do kasy banku; 5) wypłata świadczeń i zasiłków dla osób korzystających z pomocy społecznej w kasie banku, Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Szydłowie dokonywać będzie przelewu środków przeznaczonych do wypłaty zasiłków na rachunek banku oraz przekazywał będzie listy płatnicze zawierające dane niezbędne do prawidłowej wypłaty zasiłków. Wypłata zasiłków następować będzie na podstawie list wypłat wykonanych i dostarczonych przez GOPS na 1 dzień roboczy do godziny 10:00 przed planowanym terminem wypłaty. Kwota do wypłaty wynikająca z otrzymanych list będzie przekazywana przez GOPS przelewem na rachunek banku w dniu przekazania listy do Banku. Gmina określa ilość dni roboczych do wypłaty przez Bank dla danego rodzaju świadczenia. Listy wypłat świadczeń będą po dokonanych wypłatach przekazywane do GOPS wraz z zestawieniem niewypłaconych świadczeń , natomiast nieobrane środki przekazane zostaną przez Bank na rachunek GOPS lub inny wskazany przez Gminę rachunek w terminie nie później niż na drugi dzień po dokonanej wypłacie. 6) wydawanie opinii i zaświadczeń bankowych 7) miesięczna kapitalizacja odsetek od środków zgromadzonych na rachunkach bankowych 8) przeksięgowanie skapitalizowanych odsetek od środków na rachunkach bankowych, zgodnie z złożonymi dyspozycjami w tym zakresie 9) obsługa operacji zagranicznych 10) przechowywanie depozytów 11) sprzedaż produktów bankowych związanych z obsługą rachunku bieżącego, tj. kredytów w rachunku bieżącym 12) wyznaczenie pracownika Banku do stałego kontaktu z przedstawicielami Posiadaczy rachunków. 13) możliwość zaciągania kredytów w rachunku bieżącym. 5. Wykonywanie obsługi płatności masowych, wpływających na rachunki Zamawiającego 1) wykonawca zobowiązany jest otworzyć rachunki wirtualne dla kontrahentów płatności masowych. Księgowanie wpłat dokonanych na rachunki wirtualne do Kontrahentów masowych, będzie się odbywało na wskazanych przez zamawiającego rachunkach. 2) uznanie wskazanego przez zamawiającego rachunku, kwotami przetworzonych płatności ,masowych , odbędzie się w tym samym dniu roboczym, w którym zostały wpłacone płatności masowe 6. Przyjmowanie środków własnych ( bez uwzględnienia środków pochodzących z kredytu z rachunków bieżących na lokaty krótkoterminowe) 1) Lokowanie środków finansowych w lokaty weekendowe i lokaty( w tym również typu Overnight) w dni ustawowo wolne od pracy. Środki pieniężne mają być zwrócone następnego dnia roboczego nie później niż do godziny 8:00 2) przyjmowanie środków na lokaty odbywać się będzie bez odrębnego zlecenia, chyba że podmiot upoważniony do dysponowania rachunkiem złoży odmienną dyspozycje, wyłącznie w przypadku, gdy oprocentowanie lokat będzie wyższe niż oprocentowanie środków na rachunku bieżącym. 7. Zapewnienie elektronicznego systemu obsługi bankowości elektronicznej na 26 Stanowiskach oraz jego wdrożenie w standardzie zapewniającym pełne bezpieczeństwo zgodnie z przepisami prawa, w zakresie bankowej obsługi finansowej, jednolitego dla wszystkich jednostek organizacyjnych Gminy, przekazywanie i instalowanie wersji aktualizacyjnych w okresie trwania umowy oraz świadczenie serwisu systemu bankowości elektronicznej 1) Obsługę systemu bankowości elektronicznej na platformie internetowej (oprogramowanie działające w systemie Windows 10 Pro lub Hom (64-bit) i w kolejnych ewentualnych wersjach wyższych); 2) Dostęp do usług bankowości elektronicznej 24 godziny w każdym dniu roboczym; 3) Dostęp do usług bankowości elektronicznej zabezpieczonej hasłami z użyciem wyłącznie haseł dostępu, kart procesowych z wyłączeniem uwierzytelniania haseł na telefonach ; 4) Dokonywanie operacji w czasie rzeczywistym. W momencie zatwierdzenia do realizacji; 5) Możliwość wcześniejszego przygotowania i wysłania zlecenia w terminach późniejszych do realizacji; 6) Możliwość łączenia dowolnej liczby pojedynczych przelewów bankowych w grupy pozwalające na złożenie na nich akceptacji przez osoby upoważnione; 7) Przeszukiwanie zbioru wszystkich operacji na wszystkich rachunkach wg rodzaju operacji, nazwy kontrahenta, daty, okresu, kwoty i innych kryteriów możliwych do wyodrębnienia w zbiorze operacji; 8) Wywołanie dowolnej operacji wg ww. kryteriów; 9) Generowanie ( wydruk) wyciągów bankowych oraz potwierdzenia przelewów zawierających pełną informację o dacie i godzinie operacji, wraz z aktualnym oprocentowaniem; 10) Przechowywanie przelewów i wyciągów w archiwum systemu; 11) Automatyczna identyfikacja masowych płatności ( prowadzenie wirtualnych numerów rachunków dla Urzędu Gminy w Szydłowie); 12) W razie awarii naprawa systemu w dni robocze do 24 godzin od jej zgłoszenia ; 13) Bank umożliwi realizacje przelewów w formie papierowej na formularzu standardowym w przypadku braku dostępu ( awarii) do systemu bankowości elektronicznej lub innych uzasadnionych przyczyn 14) Wykonawca zapewni przeszkolenie wskazanych przez Zamawiającego pracowników w zakresie obsługi systemu bankowości elektronicznej oraz zapewni instalacje ( uruchomienie) stanowisk bankowości elektronicznej oraz poprawne działanie oprogramowania bankowości elektronicznej na stanowiskach komputerowych wskazanych przez Zamawiającego, zgodnie z ustalonym harmonogramem prac. 8. W ramach świadczonej obsługi bankowej budżetu Gminy Szydłowo i jej jednostek organizacyjnych, zamawiający nie dopuszcza możliwości pobierania przez Wykonawcę prowizji i opłat z niżej wskazanych tytułów: 1) Otwieranie i zamykanie rachunków podstawowych i pomocniczych; 2) Prowadzenie rachunków podstawowych i pomocniczych; 3) Za czynności związane z identyfikacją płatności masowych; 4) Potwierdzanie otwarcia i zamknięcia rachunków bankowych; 5) Przyjmowanie wszystkich wpłat gotówkowych na rzecz Gminy Szydłowo; 6) Potwierdzenia sald na rachunkach bankowych; 7) Wydanie blankietów czekowych; 8) Zmiany kart wzorów podpisów; 9) Instalacji, udostępnienia, uruchomienia, użytkowania systemu bankowości elektronicznej i aktualizacji w siedzibie zamawiającego i jednostce organizacyjnych pełnego oprogramowania związanego z tym systemem oraz przeszkolenia wskazanych pracowników; 10) Od przelewów dokonanych przez zamawiającego pomiędzy rachunkami zamawiającego w banku prowadzącym obsługę bankowa Zamawiającego; 11) Za możliwości przekazywania w formie elektronicznej dyspozycji wpłaty świadczeń beneficjentom bezpośrednio do kasy banku 12) Za zerowanie rachunków bieżących i pomocniczych zgodnie z dyspozycjami kierowników jednostek organizacyjnych Gminy polegające na przekazywaniu z dniem 31 grudnia każdego roku kwot pozostałych na rachunkach na wskazany rachunek Gminy Szydłowo; 13) Za przeksięgowanie skapitalizowanych odsetek od rachunków bankowych, zgodnie ze złożonymi dyspozycjami w tym zakresie; 14) Za wydanie opinii i zaświadczeń bankowych; 15) Za sporządzanie i udostępnianie wyciągów bankowych Gminy Szydłowo i jej jednostek organizacyjnych; 16) uruchomienie i prowadzenie lokat typu overnight; 17) za rozpatrzenie wniosku o kredyt w rachunku bieżącym oraz za udzielenie kredytu, a także od niewykorzystanej części linii kredytowej w ramach przyznanego limitu i wszelkich czynności związanych z obsługą linii kredytowej. 9. W przypadku łączenia, przekształcania jednostek organizacyjnych Gminy Szydłowo lub powoływania nowych jednostek organizacyjnych Wykonawca zobowiązany jest do realizacji przedmiotowej umowy na warunkach zadeklarowanych w ofercie. 10. Jednostki organizacyjne Gminy Szydłowo ponosić będą koszty obsługi bankowej związane z ich działalnością niezależnie od Gminy Szydłowo. 11. Zamawiający wymaga, aby osoby wykonujące zamówienie zobowiązane były do zachowania tajemnicy bankowej. 12. Ewentualne inne usługi o charakterze incydentalnym, nie wymienione w punktach od 1-8 będą opłacane wg stawek nie wyższych niż obowiązujące, w danym dniu dla takich usług stawek opłat i prowizji bankowych w wybranym banku. 13. Zamawiający zastrzega sobie dokonywanie płatności tylko w systemie bankowości elektronicznej. 14. W wyjątkowych sytuacjach, gdy nie będzie możliwe dokonywanie przelewu elektronicznego . Zamawiający zastrzega sobie prawo złożenia w oddziale, Filii i Punkcie banku Wykonawcy przelewu papierowego. 15. Wykonawca winien zapewnić wykonywanie czynności organizacyjnych związanych z obsługą bankową budżetu Gminy Szydłowo oraz jej jednostek organizacyjnych codziennie od poniedziałku do piątku, nie krócej niż w godzinach od 8:00 do 17:00. 16. Wykonawca powinien posiadać w granicach administracyjnych wsi Jaraczewo lub wsi Szydłowo lub w mieście Piła, siedzibę, odział, filie lub punt posiadający własny numer rozliczeniowy. 17. Wykonawca gwarantuje, że tak zorganizuje system pracy punktu bankowo- kasowego, by zapewnić sprawną obsługę mieszkańcom Gminy Szydłowo, klientów Urzędu Gminy Szydłowo i jednostek organizacyjnych Gminy Szydłowo, zapewniając sprawną obsługę mieszkańców; 18. Każda z jednostek wymienionych w pkt. 1 indywidualnie podpisze umowę prowadzenia rachunków bankowych na zasadach wynikających z niniejszego postępowania. 19. Posiadanie na terenie wsi Jaraczewo lub wsi Szydłowo Bankomatu obsługującego również klientów z kartami z innych banków. 20. Informacja o ilości miesięcznych przelewów, wpłat - zgodnie z załącznikiem nr 2. 21. Zamawiający stosownie do art. 29 ust. 3a Pzp, wymaga zatrudnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności w zakresie realizacji zamówienia, których wykonanie polega na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. — Kodeks pracy z wyłączeniem osób zarządzających: 1) rodzaj czynności niezbędnych do realizacji zamówienia, których dotyczą wymagania zatrudnienia na podstawie umowy o pracę przez Wykonawcę lub podwykonawcę osób wykonujących czynności, w trakcie realizacji zamówienia, takich jak: czynności techniczno - formalne związane z prowadzeniem rachunku kredytobiorcy, naliczanie odsetek, ustalanie bieżących sald. 2) sposobu dokumentowania zatrudnienia osób oraz uprawnienia Zamawiającego w zakresie kontroli spełniania przez Wykonawcę wymagań, o których mowa w art. 29 ust. 3a: dane osób (imię i nazwisko oraz stanowisko pracy) wykonujących czynności wskazane pkt. 1) zostaną ujęte w formie wykazu i przekazane Zamawiającemu w terminie 10 dni od podpisania umowy. Powyższy obowiązek Wykonawcy dokumentowania zatrudnienia osób obejmuje także pracowników podwykonawców i dalszych podwykonawców. Na każdym etapie wykonywania umowy Zamawiający może żądać od Wykonawcy złożenia stosownego oświadczenia o zatrudnieniu na umowę o pracę osób wykonujących czynności związane z realizacją niniejszej umowy. Wykonawca jest uprawniony do zmiany osób wykonujących czynności wskazane pkt. 1) w toku realizacji umowy. 3) sankcje z tytułu niespełnienia wymagań, o których mowa w art. 29 ust. 3a: Zamawiającemu przysługiwać będzie prawo naliczenia Wykonawcy kar umownych, a w przypadku dwukrotnego nie wywiązania się ze wskazanych obowiązków, niezależnie od prawa naliczenia kary umownej, również prawo odstąpienia od umowy. 4) Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 5) Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. 6) Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielenia zamówień uzupełniających.