„Zarządzanie projektem pn. Rewitalizacja obszaru Komendy Miejskiej Państwowej Straży Pożarnej w Lublinie przy ul. Szczerbowskiego 6 – etap I”

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest usługa pn.: „Zarządzanie projektem pt: Zarządzanie projektem Rewitalizacja obszaru Komendy Miejskiej Państwowej Straży Pożarnej w Lublinie przy ul. Szczerbowskiego 6 – etap I” Opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem projektu jest Rewitalizacja obszaru Komendy Miejskiej Państwowej Straży Pożarnej w Lublinie przy ul. Szczerbowskiego 6 – etap I. Projekt obejmuje zadania tj.: 1. roboty budowlane oraz wyposażenie związane z rewitalizacją terenu; 2. nadzór inwestorski; 3. działania informacyjno-promocyjne; 4. wyposażenie związane z rewitalizacją terenu; Zarządzanie projektem będzie obejmowało w szczególności: I. KOORDYNOWANIE PROJEKTU: 1) Praca w systemie SL2014 w zakresie projektu „Rewitalizacja obszaru Komendy Miejskiej Państwowej Straży Pożarnej w Lublinie przy ul. Szczerbowskiego 6 – etap” - dalej projekt. 2) Rozliczanie i sporządzanie wniosków o płatność, refundacyjnych oraz o zaliczkę, w tym dokonywanie poprawek przesłanych dokumentów w związku z realizacją projektu. 3) Generowanie sprawozdań i aktualizacji harmonogramów w związku z realizacją projektu; 4) Współpraca z organami administracji lokalnej, samorządowej, centralnej w zakresie niezbędnym do realizacji inwestycji w ramach projektu. 5) Monitorowanie stanu realizacji projektu. 6) prowadzenie bazy personelu w ramach systemu SL2014; 7) Wnioskowanie do Instytucji Zarządzającej o zgodę na wprowadzanie zmian w Projekcie inicjowanych przez Zamawiającego lub inicjowanych przez Wykonawcę i zaakceptowanych przez Zamawiającego; 8) Koordynację wypełniania przez Zamawiającego obowiązku informowania opinii publicznej o współfinansowaniu realizacji Projektu przez Unię Europejską, w tym przygotowania oznakowania dokumentów dotyczących realizacji Projektu; 9) Koordynację wypełniania przez Zamawiającego obowiązków wynikających z umowy o dofinansowanie oraz ewentualnych aneksów do w/w umowy; 10) Rozliczenie końcowe inwestycji (włącznie z rozliczeniem dotacji z RPO) 11) Koordynację działań podejmowanych w trakcie realizacji projektu oraz informowanie Zamawiającego o wszystkich sytuacjach mogących mieć istotny wpływ na dalszy jego przebieg 12) Utrzymywanie stałych i bieżących kontaktów oraz zapewnienie przepływu informacji między zamawiającym a instytucją zarządzającą RPO WL. 13) Bieżące śledzenie zmian w wytycznych i systemie realizacji projektu. 14) Pomoc w opracowaniu załączników niezbędnych do wniosku (właściwe oznaczenie faktur, oświadczenia itp.). 15) Bieżący monitoring wydatkowania środków finansowych w ramach inwestycji. 16) Inne czynności administracyjne związane z koordynacją Projektu według umowy o dofinansowanie spomiędzy Zamawiającym a IW RPO WL. II. OBSŁUGA KSIĘGOWA: 1) Przygotowanie oraz sprawdzanie dokumentów rozliczeniowych otrzymanych od wykonawców projektu pod względem merytorycznym i rachunkowym w tym: a. współpraca z koordynatorem projektu w przygotowaniu poprawnego, kompletnego i spełniającego wymogi formalne, merytoryczne i finansowe wniosku o płatność oraz wniosku o zaliczkę wraz z wymaganymi załącznikami w terminach określonych przez Instytucję Zarządzającą; b. przygotowanie rozliczenia w całości kosztów kwalifikowanych wraz z wnioskiem o płatność końcową; c. klasyfikowanie dokumentacji księgowej projektu pod kątem kryteriów wymaganych z wytycznymi w zakresie kwalifikowalności, zasadności dokonania oraz powiązania z projektem itp, d. sporządzanie terminowo odpowiednich sprawozdań i raportów dla zamawiającego zgodnie z potrzebami instytucji finansujących, e. współpraca z organami kontrolującymi, opracowywanie wniosków z kontroli dla Zamawiającego oraz niezbędnych wyjaśnień, f. współpraca i wparcie w zakresie doradztwa finansowego i merytorycznego dla osób zaangażowanych w zadanie ze strony Zamawiającego, sporządzanie ekspertyz i opinii w powyższym zakresie, g. rozliczenie końcowe rzeczowo-finansowego wraz z dokumentacją przyjęcia na ewidencję, 2) Weryfikacja, analiza i zatwierdzanie do zapłaty faktur wystawionych przez wykonawców projektu w związku z realizacją umowy (kontraktu). 3) nadzorowanie działań celem zapewnienia prawidłowej realizacji Projektu pod kątem rachunkowym, 4) zapobieganie powstawaniu nieprawidłowości finansowych i raportowanie ich wystąpienia w sposób umożliwiający ich skorygowanie, przestrzeganie procedur i instrukcji związanych z realizacją Projektu, 5) Zarządzanie budżetem projektu, w tym ocena wydatków pod kątem ich kwalifikowalności. 6) Podział kosztów pod względem typu transz („zaliczka”, „refundacja”), w uzależnieniu od źródła finansowania. 7) sporządzanie analiz i zestawień rozliczeniowych cząstkowych oraz końcowego, 8) nadzór nad płatnościami dokonywanymi w toku realizacji Projektu, w tym nad rozliczeniem i płatnościami dla wykonawców, 9) opracowanie harmonogramu zasileń w środki, sporządzanie wniosków o płatności oraz zasilenia w środki budżetowe, 10) cykliczna kontrola zgodności z harmonogramem i budżetem finansowanego projektu, wykonana w oparciu o zapisy księgowe, 11) Współpraca z Zamawiającym w zakresie dostarczania wszystkich niezbędnych, dokumentów dotyczących rozliczeń projektu. III. OBSŁUGA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH: 1) Kompleksowa obsługa zamówień publicznych realizowanych na podstawie z art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2018r. poz. 1986 ze zm.). 2) Analiza przedmiotu zamówienia w zakresie zastosowania odpowiedniego trybu zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych, lub zgodnie z dok. pn.: „Wytyczne programowe dotyczące systemu wdrażania Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020 w zakresie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego", z uwzględnieniem budżetu Zamawiającego. 3) Sporządzenie opisu przedmiotu zamówienia oraz pełnej dokumentacji pozwalającej na ogłoszenie i przeprowadzenie procedur mających na celu wyłonienie Wykonawców przewidzianych podczas realizacji przez Zamawiającego projektu pn. „ Rewitalizacja obszaru Komendy Miejskiej Państwowej Straży Pożarnej w Lublinie przy ul. Szczerbowskiego 6 – etap I” 4) Kompleksowe przeprowadzenie procedur przetargowych dotyczących wyboru Wykonawców w szczególności: a) przygotowanie warunków uczestnictwa w przetargach wraz z projektami umów oraz innych dokumentów niezbędnych do wszczęcia postępowania na podstawie pełnomocnictwa szczególnego do tych postępowań; b) przekazywanie przygotowanych ogłoszeń, dokumentacji oraz wszelkich informacji i innych niezbędnych danych Zamawiającemu w celu umieszczenia ich na stronie UZP oraz stronie internetowej Zamawiającego; c) udzielanie odpowiedzi na pytania potencjalnych Wykonawców dotyczące warunków uczestnictwa; d) badanie i dokonywanie oceny złożonych ofert, pod względem spełnienia warunków udziału w postępowaniu; e) przedstawienie Zamawiającemu propozycji wykluczenia danych Wykonawców z postępowania, odrzucenia ofert, wyboru oferty najkorzystniejszej lub unieważnienia postępowania wraz z uzasadnieniem; f) nadzór nad umowami w szczególności w zakresie kar umownych, podwykonawstwa, obowiązków gwarancyjnych oraz naliczanie w imieniu Zamawiającego kar umownych lub odszkodowań od wykonawców oraz dostawców, f) Odpowiedzi na ewentualne odwołania, skargi. g) przygotowanie do podpisania umowy z wybranym wykonawcą; h) przygotowanie Ogłoszenia o udzieleniu zamówienia; i) Przygotowanie protokołów z przeprowadzonych postępowań; Spis dokumentów, do których Wykonawca będzie miał wgląd: 1. Dokumentacja projektowa: a) Wniosek aplikacyjny; b) Umowa o dofinansowanie projektu. c) Harmonogram rzeczowo finansowy projektu stanowiący załącznik do niniejszej SIWZ 2. Dokumenty związane z wewnętrznymi regulacjami Zamawiającego dotyczącymi obiegu dokumentów i zamówień publicznych: a. Wewnętrzne dokumenty regulujące działalność organizacyjną 7. Rodzaj zamówienia – usługi 8. Zamawiający określa w opisie zamówienia wymagania określone w art. 29 ust. 3 a ustawy. 8.1 Wymagania dotyczące zatrudnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane przez zamawiającego czynności w zakresie realizacji zamówienia, jeżeli wykonanie tych czynności polega na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 917, 1000, 1076, 1608, 1629) – Zamawiający wymaga zatrudnienia na podstawie umowy o pracę przez wykonawcę lub podwykonawcę osoby wykonujące wskazane poniżej czynności w trakcie realizacji zamówienia: a) czynności związane zarządzaniem projektem; b) czynności związane z prowadzeniem księgowości; c) czynności związane z kompleksowym przeprowadzeniem zamówień publicznych; 8.2 W trakcie realizacji zamówienia zamawiający uprawniony jest do wykonywania czynności kontrolnych wobec wykonawcy odnośnie spełniania przez wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane w punkcie 1 czynności. Zamawiający uprawniony jest w szczególności do: a) żądania oświadczeń i dokumentów w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów i dokonywania ich oceny, b) żądania wyjaśnień w przypadku wątpliwości w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów, c) przeprowadzania kontroli na miejscu wykonywania świadczenia. 8.3 W trakcie realizacji zamówienia na każde wezwanie zamawiającego w wyznaczonym w tym wezwaniu terminie wykonawca przedłoży zamawiającemu wskazane poniżej dowody w celu potwierdzenia spełnienia wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę przez wykonawcę lub podwykonawcę osób wykonujących wskazane w punkcie 1 czynności w trakcie realizacji zamówienia: • poświadczoną za zgodność z oryginałem odpowiednio przez wykonawcę lub podwykonawcę kopię umowy/umów o pracę osób wykonujących w trakcie realizacji zamówienia czynności, których dotyczy ww. oświadczenie wykonawcy lub podwykonawcy (wraz z dokumentem regulującym zakres obowiązków, jeżeli został sporządzony). Kopia umowy/umów powinna zostać zanonimizowana w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 10 maja 2018r. o ochronie danych osobowych (tj. w szczególności bez adresów, nr PESEL pracowników). Imię i nazwisko pracownika nie podlega anonimizacji. Informacje takie jak: data zawarcia umowy, rodzaj umowy o pracę i wymiar etatu powinny być możliwe do zidentyfikowania; • zaświadczenie właściwego oddziału ZUS, potwierdzające opłacanie przez wykonawcę lub podwykonawcę składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne z tytułu zatrudnienia na podstawie umów o pracę za ostatni okres rozliczeniowy; • poświadczoną za zgodność z oryginałem odpowiednio przez wykonawcę lub podwykonawcę kopię dowodu potwierdzającego zgłoszenie pracownika przez pracodawcę do ubezpieczeń, zanonimizowaną w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych. Imię i nazwisko pracownika nie podlega anonimizacji. 8.4 Z tytułu niespełnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane w punkcie 8.1 czynności zamawiający przewiduje sankcję w postaci obowiązku zapłaty przez wykonawcę kary umownej w wysokości określonej we wzorze umowy w sprawie zamówienia publicznego. Niezłożenie przez wykonawcę w wyznaczonym przez zamawiającego terminie żądanych przez zamawiającego dowodów w celu potwierdzenia spełnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę traktowane będzie jako niespełnienie przez wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane w punkcie 8.1 czynności. 8.5 W przypadku uzasadnionych wątpliwości co do przestrzegania prawa pracy przez wykonawcę lub podwykonawcę, zamawiający może zwrócić się o przeprowadzenie kontroli przez Państwową Inspekcję Pracy.