Wypoczynek dzieci i młodzieży

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest organizacja wypoczynku dla dzieci i młodzieży szkolnej z terenu województwa warmińsko-mazurskiego. Przedmiot zamówienia obejmuje organizację wypoczynku letniego w postaci 10 – dniowych turnusów, w tym 9 noclegów. Wypoczynek skierowany jest do 135 uczniów szkół podstawowych i gimnazjów z terenu województwa warmińsko – mazurskiego. Tabelaryczny wykaz z podaną liczbą miejsc dla poszczególnych ośrodków stanowi załącznik nr 10 do specyfikacji. 2. Nazwa i kod przedmiotu zamówienia według Wspólnego Słownika Zamówień: usługi w zakresie obozowisk dla dzieci: 55243000-5. 3. Wypoczynek zorganizowany będzie na terenie: Pojezierza Wielkopolskiego, Niziny Wielkopolskiej, Niziny Śląskiej, Sudetów, Niziny Mazowieckiej, Niziny Podlaskiej, Wyżyny Małopolskiej, Wyżyny Śląskiej, Wyżyny Lubelskiej, Kotliny Sandomierskiej, Karpatów, ze szczególnym uwzględnieniem krain historycznych i naturalnych. Wykaz krain geograficznych, jakimi posługuje się Zamawiający w postępowaniu przy wskazywaniu miejsca organizacji wypoczynku dzieci i młodzieży, stanowi załącznik nr 7 do specyfikacji istotnych warunków zamówienia. 4. Organizowany wypoczynek (dotyczy wszystkich części) winien uwzględniać: 1) działania w zakresie edukacji patriotycznej i obywatelskiej związane z obchodami setnej rocznicy odzyskania przez Polskę niepodległości, 2) poszerzanie wiedzy poprzez możliwość zwiedzania lub pobytu w miejscach powiązanych tematycznie z wydarzeniami historycznymi z okresu II Rzeczypospolitej, 3) promowanie wychowania do wartości społecznych i kulturowych, w tym działania z zakresu wolontariatu dzieci i młodzieży, 4) integrowanie społeczne dzieci i młodzieży z niepełnosprawnościami uwzględniając ich potrzeby rozwojowe i edukacyjne oraz możliwości psychofizyczne. 5) zajęcia z gry w szachy w wymiarze minimum 8 godzin jako dodatkowe zajęcia rozwijające. 5. Przedmiot zamówienia winien być realizowany zgodnie z przepisami art. 92 a – art. 92 t Ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 2198 z późn. zm.) oraz warunkami określonymi w rozporządzeniu Ministra Edukacji Narodowej z dnia 30 marca 2016 r. w sprawie wypoczynku dzieci i młodzieży (Dz. U z 2016 r. poz. 452). 6. Organizacja wypoczynku obejmuje w szczególności: 1) dokonanie naboru uczestników we współpracy ze wskazanymi przez Zamawiającego ośrodkami pomocy społecznej i centrami pomocy rodzinie, zwanymi dalej w treści specyfikacji „ośrodkami”. W tym celu Zamawiający w terminie 5 dni od dnia ogłoszenia wyników postępowania przetargowego przekaże Wykonawcy wykaz ośrodków ze wskazaną liczbą uczestników. Dodatkowo Wykonawca w porozumieniu z ośrodkami przygotuje listę rezerwową uczestników, którzy zajmą miejsce nieobecnych, z różnych przyczyn, uczestników. Lista rezerwowa uczestników aktualizowana będzie po każdorazowym powzięciu przez wyżej wymienione ośrodki współpracujące z Wykonawcą informacji o rezygnacji uczestnika z listy podstawowej, nie później jednak niż 48 godzin przed rozpoczęciem realizacji usługi (licząc od dnia i godziny wyjazdu uczestników wypoczynku), 2) zorganizowanie transportu, w tym na miejsce wypoczynku i z powrotem oraz w trakcie trwania turnusu. Wybrany Wykonawca zorganizuje transport uczestników z wyznaczonych przez Zamawiającego miejsc zbiórek dla każdego powiatu do miejsca wypoczynku oraz z powrotem – do miejsc zbiórek. Powiadomi pisemnie rodziców bądź opiekunów prawnych uczestników o zasadach transportu, terminach i godzinach wyjazdu oraz przyjazdu, miejscach zbiórek itd. Każdy autokar przewożący uczestników musi być sprawny i mieć ważne badania techniczne, a kierowca musi posiadać uprawnienia do przewozu pasażerów. Miejscowością wyjazdu uczestników na miejsce wypoczynku będą obowiązkowo miejscowości wymienione poniżej, UWAGA: Wykonawca może po uzgodnieniu z ośrodkiem kierującym uczestników na wypoczynek odebrać je z dodatkowych miejsc lub zatrzymać się celem zabrania ucznia pomiędzy wskazanymi miejscowościami.  elbląskiego, obowiązkowo: Milejewo, Elbląg, Pasłęk,  ostródzkiego, obowiązkowo: Morąg, Miłomłyn,  iławskiego, obowiązkowo: Susz, Iława, Lubawa  olsztyńskiego, obowiązkowo: Barczewo, Jeziorany, Świątki, Dywity, Biskupiec, Jonkowo, Olsztyn, Purda, Gietrzwałd, 3) zapewnienie wyżywienia uczestnikom wypoczynku, w formie 5 posiłków dziennie (śniadanie, drugie śniadanie, obiad, podwieczorek, kolacja) zgodnie z zasadami higieny oraz racjonalnego żywienia określonymi w odrębnych przepisach, z zapewnieniem: a) dziennej stawki żywieniowej na jednego uczestnika, minimum 20,00 zł brutto, b) stałego dostępu bez ograniczeń do napojów, pieczywa i dżemu przez cały dzień, w widocznym, dostępnym miejscu, lub wskazanie miejsca i osoby, która je wyda, c) suchego prowiantu na czas podróży odbywanych w trakcie trwania wypoczynku, d) ciepłego posiłku w dniu przyjazdu uczestników na miejsce wypoczynku, bez względu na godzinę przyjazdu (ostatni dzień pobytu uczestników na wypoczynku zakończy się śniadaniem i wydaniem uczestnikom suchego prowiantu na drogę powrotną, przy czym wartość śniadania i prowiantu będzie stanowiła dzienną stawkę żywieniową). Paczka suchego prowiantu na jednego uczestnika będzie zawierała co najmniej: dwie bułki – kanapki, bułkę drożdżówkę, owoc, płyn (np. woda, sok) w ilości 500 ml, 4) zapewnienie programu wypoczynku, który powinien uwzględniać : a) działania w zakresie edukacji patriotycznej i obywatelskiej związane z obchodami setnej rocznicy odzyskania przez Polskę niepodległości, b) poszerzanie wiedzy poprzez możliwość zwiedzania lub pobytu w miejscach powiązanych tematycznie z wydarzeniami historycznymi z okresu II Rzeczypospolitej, c) promowanie wychowania do wartości społecznych i kulturowych, w tym działania z zakresu wolontariatu dzieci i młodzieży, d) integrowanie społeczne dzieci i młodzieży z niepełnosprawnościami uwzględniając ich potrzeby rozwojowe i edukacyjne oraz możliwości psychofizyczne, e) przeprowadzenie zajęć z gry w szachy – z podaniem liczby godzin i formy prowadzenia zajęć (w przypadku wyboru takich zajęć rozwijających), 5) zapewnienie zakwaterowania (obiektu wypoczynku) według poniższych wytycznych, a w szczególności: a) obiekt przeznaczony na wypoczynek musi spełniać wymogi dotyczące bezpieczeństwa i higieny określone obowiązującymi przepisami prawa oraz wynikające ze szczególnego charakteru świadczenia, w tym celu organizator zapewni m.in. codzienne sprzątanie pomieszczeń, z których korzystają uczestnicy, w tym pokoi dzieci, b) obiekt przeznaczony na wypoczynek winien znajdować się pod jednym adresem (w jednym ośrodku wczasowym, internacie, bursie, hotelu, pensjonacie). Zamawiający nie dopuszcza by wypoczynek organizowany był w kilku różnych miejscach, pod innym adresem. Każda z ofert winna zawierać jedno miejsce / obiekt, który podlegać będzie ocenie, c) obiekt musi posiadać opinię właściwej miejscowo straży pożarnej o dopuszczeniu obiektu do zorganizowania w nim wypoczynku dla dzieci i młodzieży, d) teren obiektu kolonijnego musi być oświetlony latarniami elektrycznymi, e) budynki (w przypadku ośrodków wczasowych: domki, pawilony), w których będzie świadczona usługa będą położone w odległości nie większej niż 500 m od siebie, f) wyposażenie pokoi będzie obejmowało co najmniej:  łóżka z materacem (z wyłączeniem łóżek piętrowych - metalowych typu wojskowego) lub tapczany dla każdego uczestnika,  poduszkę, kołdrę wraz z bielizną pościelową (poszewka na kołdrę, poduszkę i prześcieradło) oraz dodatkowy koc dla każdego uczestnika,  szafy ubraniowe, wieszaki w ilości odpowiadającej ilości uczestników, g) w bazie wypoczynku musi znajdować się wyposażenie pozwalające na organizację atrakcyjnych form wypoczynku (sprzęt sportowy, rekreacyjny, w tym co najmniej 5 piłek do siatkówki, siatka do gry, piłeczki do ping-ponga, 10 skakanek, 5 kompletów rakietek do gry w badmintona i lotki , (w przypadku zajęć gry w szachy, minimów 5 zestawów planszy szachowych i 5 zestawów bierek), h) na terenie obiektu wypoczynku (ośrodku wczasowym, internacie, bursie, hotelu, pensjonacie) lub w odległości nie większej niż 200 m od terenu obiektu winna się znajdować:  stołówka, wyposażona w odpowiednia liczbę stołów i krzeseł z obowiązkowo wywieszonym jadłospisem na dany dzień,  świetlica/sala, zapewniająca uczestnikom możliwość spędzania czasu w przypadku nie sprzyjających warunków atmosferycznych, jak również służąca organizacji gier, zabaw, turniejów, (pod pojęciem świetlicy/sali rozumie się odrębne pomieszczenie, z możliwością zamykania drzwi, włączenia muzyki, projektora, itp. Część otwartego korytarza wyszczególniona jako świetlica nie spełni tego warunku),  boisko o nawierzchni twardej (tartanowej lub asfaltowej) i boisko o nawierzchni miękkiej (ziemne lub trawiaste), 6) ubezpieczenie uczestników na czas przejazdu i pobytu na turnusie, obejmujące koszty leczenia oraz następstwa nieszczęśliwych wypadków (NNW), 7) zapewnienie dostępu do opieki medycznej na podstawie art. 92 c ust. 2 pkt 3 ustawy o systemie oświaty, 8) zapewnienie kadry wypoczynku: a) spełniającej wymogi z art. 92 c ust. 2 pkt 2 ustawy o systemie oświaty, z uwzględnieniem zapisów art. 92 p ww. ustawy, b) nie figurującej w rejestrze z dostępem ograniczonym, w którym gromadzi się dane o sprawcach przestępstw na tle seksualnym, o których mowa w art. 6 ust. 1 Ustawy z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym. (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 405), c) posiadającej udokumentowane umiejętności gry w szachy - w przypadku wyboru takich zajęć rozwijających. Za udokumentowane umiejętności gry w szachy Zamawiający uzna każdy dokument potwierdzający, że osoba prowadząca zajęcia posiada umiejętności gry w szachy, tj. zaświadczenie o ukończonym kursie, szkoleniu, warsztatach, zaświadczenie ze szkoły o prowadzeniu zajęć pozalekcyjnych z gry w szachy, itp. 9) zapewnienie bezpłatnego dostępu uczestników wypoczynku do obiektów muzealnych, sportowych oraz kąpielisk, 10) opracowanie regulaminu wypoczynku, uwzględniającego reagowanie w sytuacjach kryzysowych, w sytuacjach zagrożenia bezpieczeństwa uczestników wypoczynku, m.in. zachowania agresywne i autoagresywne uczestników, przemoc rówieśnicza, w tym seksualna, narażenie uczestników na działanie skutków nieoczekiwanych zjawisk atmosferycznych takich jak m. in. powodzie, huragany, pojawienie się insektów lub innych owadów mogących doprowadzić do ukąszeń lub pogryzień uczestników. 7. Pozostałe wymagania Zamawiającego: 1) Wykonawca będzie prowadził dokumentację rzeczową dotyczącą planowania i realizacji zamówienia (lista obecności uczestników, program zajęć, dzienniki zajęć każdej grupy), 2) Wykonawca będzie prowadził wyodrębnioną ewidencją finansowo – księgową kosztów realizacji zamówienia, w tym dokumentował dzienną stawkę żywieniową w wysokości 20 zł na jednego uczestnika, dziennymi raportami żywieniowymi. Raporty żywieniowe winny zawierać: a) liczbę żywionych dzieci podczas każdego posiłku, b) jadłospis rozpisany na każdy posiłek z podaniem daty, c) wydane z magazynu produkty żywnościowe z podaniem jednostki miary, ilości, ceny, wartości. W przypadku, gdy Wykonawca organizuje wypoczynek w obiekcie, którego jest właścicielem, posiada własną kuchnię i stołówkę, sam dokonuje zakupów i zatrudnia osoby przygotowujące posiłki, dopuszcza się, w przypadku braku raportów żywieniowych, posiadanie faktur zakupu dotyczących produktów żywieniowych z których wyraźnie będzie wynikała ilość żywionych dzieci i stawka żywieniowa uczestników na danym turnusie. Uwaga: stawka żywieniowa winna obejmować wyłącznie wyżywienie uczestników. Nie może obejmować np. wynagrodzenia osób przygotowujących posiłki, 3) Wykonawca upoważni co najmniej jedną osobę spośród wychowawców do kontaktów telefonicznych z rodzicami i przekaże za pomocą poczty elektronicznej ośrodkowi, z którego typowani będą uczestnicy danych tej osoby wraz z numerem telefonu najpóźniej w dniu wyjazdu uczestników i jednocześnie przekazanie tej informacji do wiadomości Kuratorium Oświaty w Olsztynie e-mailem na adres przetargi@ko.olsztyn.pl, 4) Wykonawca przekaże za pomocą poczty elektronicznej ośrodkowi, z którego typowani będą uczestnicy, programu wypoczynku wraz z ramowym planem dnia najpóźniej 10 dni po otrzymaniu od Zamawiającego przydzielonych poszczególnym ośrodkom miejsc oraz przekazanie tej informacji do wiadomości Kuratorium Oświaty w Olsztynie e-mailem na adres przetargi@ko.olsztyn.pl, 5) Wykonawca będzie informował Zamawiającego o każdej nieprawidłowości i zdarzeniu mogącym mieć wpływ na zdrowie, życie lub bezpieczeństwo uczestników wypoczynku. W sytuacji braku możliwości kontaktu z Zamawiającym a konieczności powiadomienia o podjętych działaniach ze strony Wykonawcy w tym m.in. wcześniejszym powrocie do domu, zdarzeniu losowym, Wykonawca zawiadomi całodobowe Centrum Zarządzania Kryzysowego pod numerami tel. 89 535 19 30 i tel. 89 535 96 70, 6) Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie szkody wyrządzone przez uczestników wypoczynku. 8. Zamawiający zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia kontroli realizacji umowy na dowolnym etapie realizacji zamówienia publicznego, bez uprzedniego powiadamiania Wykonawcy o terminie i zakresie kontroli. 9. Zamawiający zastrzega sobie możliwość rezygnacji z realizacji części zamówienia, w sytuacji, gdy nie uzyska środków na jego finansowanie.