Wykonanie usługi kompleksowej organizacji II edycji międzynarodowej konferencji wraz z towarzyszącymi jej targami branżowymi

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi polegającej na kompleksowym zorganizowaniu II edycji międzynarodowej konferencji wraz z towarzyszącymi jej targami branżowymi w ramach projektu: „Wzrost eksportu sektora MŚP w Łódzkiem w wyniku zastosowania nowoczesnych metod regionalnego marketingu gospodarczego przez Gminę Moszczenica” (dalej: konferencja i targi) współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach RPO Województwa Łódzkiego na lata 2014-2020, Oś Priorytetowa: II Innowacyjna i konkurencyjna gospodarka, Działanie: II.2 Internacjonalizacja przedsiębiorstw, Poddziałanie II.2.2 Promocja gospodarcza regionu. Konferencja i targi mają na celu międzynarodową promocję gospodarczą regionu. Głównym tematem konferencji ma stać się tworzenie powiązań korporacyjnych oraz tworzenie innowacji w małych i średnich przedsiębiorstwach na poziomie międzynarodowym. Organizowanym targom towarzyszyć będą prezentacje lokalnej kultury z kraju i zagranicy, rękodzieła oraz występy. Na konferencję i targi zaproszeni zostaną przedsiębiorcy oraz organizacje przedsiębiorców z kraju i z zagranicy. Planowane jest zaangażowanie ekspertów związanych z branżami, ludzi sukcesu, przedstawicieli świata nauki i biznesu, władz krajowych i samorządowych. „Postępowanie jest realizowane w ramach umowy o dofinansowanie Projektu nr RPLD.02.02.02-10-0027/16-00, Oś priorytetowa II: Innowacyjna i konkurencyjna gospodarka Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2014-2020” W zaproponowanej ofercie oferent musi przewidzieć wszelkie niezbędne koszty związane z organizacją tego wydarzenia między innymi: koszty wynajmu pomieszczeń, koszty prowadzących, prelegentów, ekspertów, organizacje stoisk targowych i promocyjnych, oprawę multimedialną, koszty transportu uczestników pomiędzy lokalizacjami w jakich będzie się odbywało wydarzenie, koszty noclegów, ochronę, koszty występów, ubezpieczenia, cateringu, koszty usług dokumentowania wydarzeń, tłumaczy, usług pocztowych, i innych wyżej niewymienionych a niezbędnych do realizacji zadania. Zostanie zapewniona obsługa techniczna imprezy gospodarczej oraz inwestorów i innych uczestników z kraju i zagranicy. W ramach realizacji zadania Wykonawca powinien przewidzieć koszty wymienione w umowie, Opisie Przedmiotu Zamówienia a także wszelkie pozostałe, niewymienione koszty, które okażą się niezbędne do realizacji usługi. Realizacja zadania musi odbywać się zgodnie z polityką równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz zasady równości szans kobiet i mężczyzn zgodnie z wymogami zawartymi w odpowiednich, obowiązujących aktach prawnych. Wydarzenie ma odbywać się przez dwa dni, w dwóch lokalizacjach na terenie województwa: - w dniu 09 września 2018 r. targi branży rolnej, spożywczej, przetwórstwa drewna, energetyki (w tym Odnawialne Źródła Energii) w Moszczenicy (zwane dalej „targami”) - w dniu 10 września 2018 r. konferencja-seminarium branży IT i innowacji z towarzyszącą wystawą rozwiązań IT i innowacje (zwana dalej „konferencją”) w hotelu, w którym zostanie zapewnione zakwaterowanie posiadającym odpowiednie zaplecze konferencyjne. Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79956000-0 - usługi w zakresie organizacji targów i wystaw, 79950000-8 - usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów 79951000-5 - usługi w zakresie organizowania seminariów 55120000-7 - usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 55110000-4 - hotelarskie usługi noclegowe 55300000-3 - usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 79952000-2 - usługi w zakresie organizacji imprez Wstępny program wydarzeń: 09 września 2018 r. - niedziela, Targi MOSZCZENICA 10:00 – 18:00 targi branży rolnej, spożywczej, przetwórstwa drewna, energetyki (w tym Odnawialne Źródła Energii) 09:00-12:00 i 14:00-22:00 transport autobusowy (2 razy.) na trasie hotel- targi- hotel dla osób, które zakwaterują się w hotelu/centrum konferencyjnym 14:00-15:00 lunch dla wystawców na terenie targów 18:00 oprawa muzyczna- zespół, scena plenerowa w pobliżu targów Rozpoczęcie ok 20:00-21:00 spotkania B2B, uroczysta kolacja w hotelu, noclegi dla uczestników 10 września 2018 r.- poniedziałek, Konferencja Hotel 10:00- 17:00 wystawa branży IT/innowacje w hotelu 11:00-17:00 Konferencja 10:00-11:00 Rejestracja uczestników 10:40-11:00 (1) przerwa kawowa ze zwiedzaniem wystawy, 11:00-12:25 uroczyste powitanie przybyłych oraz 1 prelekcja z panelem dyskusyjnym 12:25-12:55 (2) Przerwa kawowa, zwiedzanie wystawy 12:55-14:55 2 prelekcja z panelami dyskusyjnymi, podsumowanie 15:00-16:00 (3) obiad 16:00-16:30 Zakończenie konferencji Uwaga: Zamawiający zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian godzinowych w programie wydarzeń. 1. Zakres obowiązków Wykonawcy w dniu 09 września 2018 r. (niedziela): a. rezerwacja i pokrycie kosztów noclegów ze śniadaniem w terminie z 09 na 10 września 2018 r. dla osób znajdujących się na przekazanej przez Zamawiającego liście (zawierającej nazwiska zaproszonych wystawców, przedsiębiorców, którzy zadeklarują chęć noclegu); - Zamawiający przekaże listę zawierającą dokładną liczbę osób korzystających z noclegu po potwierdzeniu uzyskanym od uczestników, nie później niż w dn. 24.08.2018 r. Zamawiający przewiduje, iż liczba noclegów będzie następująca: • 50 w dniu 09.09.2018 + 10 zapasowych, które wykonawca zobowiązuje się zarezerwować, lecz jeśli nie zostaną wykorzystane, Zamawiający nie ponosi dodatkowych kosztów. • Wykonawca również zobowiązuję się do zarezerwowania dodatkowych 20 noclegów na 3 dni w terminie od 09.09.2018 do 11.09.2018. - Hotel, w którym dokonane zostaną rezerwacje noclegów oraz zorganizowane zostaną w dn. 09 września 2018 r. spotkania B2B i uroczysta kolacja (dla przedsiębiorców, wystawców, prelegentów, przedstawicieli władz krajowych i samorządowych), powinien znajdować się w odległości nie większej niż 30 kilometrów od miejsca organizacji targów (tj. Moszczenica k. Piotrkowa Tryb.) w celu umożliwienia szybkiego przemieszczania się pomiędzy lokalizacjami i pełnego uczestnictwa w targach. Propozycje dotyczące hoteli/centrum konferencyjnego zostaną przekazane Zamawiającemu w terminie 7 dni od podpisania umowy. - minimalne warunki ww. obiektu i zakwaterowania to: Hotel i centrum konferencyjne w hotelu posiadające 3 *** (minimum trzy gwiazdkowe), pokoje jednoosobowe oraz pokoje dwu- trzyosobowe do pojedynczego wykorzystania, z łazienką w pokoju. b. 2 x transport busem pomiędzy hotelem a miejscem w którym zorganizowane będą targi w godz. 9:00-12:00 i 14:00-22:00 dla osób zakwaterowanych w hotelu, c. Rezerwacja, wynajem i kompleksowe zorganizowanie zadaszonego miejsca wystawienniczego z przeznaczeniem na targi, w Moszczenicy k. Piotrkowa Trybunalskiego, o powierzchni umożliwiającej Wykonawcy wytyczenie minimum 20 a maksimum 25 stoisk wystawienniczych o wymiarach 3m. x 3m. (z ciągami komunikacyjnymi pozwalającymi na swobodne poruszanie się), zgodnych z wymogami BHP, przepisami przeciwpożarowymi i innymi właściwymi przepisami prawa. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za zabezpieczenie elementów wystaw przed zniszczeniem wynikłym z warunków pogodowych. Wykonawca zapewni i przygotuje także teren niezadaszony, umożliwiający prezentację min. 5 wystawców na wyznaczonych stoiskach o wymiarach 5m. x 5m. Wykonawca uwzględni możliwość usytuowania na tym terenie dużych maszyn np. rolniczych. Wykonawca pokryje koszty transportu przygotowanego Łazika (do i z miejsca targów) wraz z obsługą maszyny z Politechniki Częstochowskiej w celu uatrakcyjnienia terenu targowego. Przygotuje miejsce w którym urządzenie będzie eksponowane. Wykonawca dostarczy stolik wraz z 4 krzesłami dedykowany obsłudze urządzenia na czas trwania całego wydarzenia w terminie 09.09.2018r. d. Wykonawca zorganizuje punkt rejestracyjny, w którym w godz. 8:00-18:00 w niedzielę 09 września 2018 r. zostanie zapewniona jedna osoba ze strony Wykonawcy, odpowiedzialna za rejestrację wystawców, bieżące wsparcie informacyjne wystawców, ciągły i niezakłócony kontakt (numer kontaktowy do ww. osoby zostanie przekazany Zamawiającemu najpóźniej w dn. 01.09.2018 r.) ,z Zamawiającym. Osoba obsługująca punkt rejestracyjny będzie ubrana w schludny strój w stonowanym kolorze (preferowane: szary, czarny, granat, biel), mężczyzna- garnitur, kobieta garsonkę lub garnitur. e. W odległości do 100 m od terenu wystawienniczego musi znajdować się bezpłatny parking dla min. 100 samochodów, w tym miejsca przeznaczone dla osób z niepełnosprawnościami oraz parking dla 25 VIP-ów, f. Wykonawca ma obowiązek dostarczyć każdemu wystawcy dostęp do prądu i sieci Internet o przepustowości co najmniej 100 Mb/s (łącze symetryczne). Ponadto ma obowiązek zapewnić niezbędną ilość toalet a także dostęp do sieci wodno-kanalizacyjnej w co najmniej 3 miejscach terenu wystawienniczego. Dostęp do ww. mediów ma być bezpłatny dla wszystkich wystawców i uczestników targów, g. Wykonawca zapewni wystawcom bezpłatnie dostęp do pomieszczenia socjalnego w którym możliwe będzie samodzielne przygotowanie posiłku - znajdować się w nim będzie co najmniej: zlewozmywak z bieżącą wodą, czajnik elektryczny, kuchenka, 2 stoły z min. 8 krzesłami. Wykonawca zapewni ponadto, kawę mieloną i rozpuszczalną oraz herbatę czarną ekspresową, cukier, cytrynę, mleko do kawy, które będą dostępne bez ograniczeń bezpłatnie dla wystawców w ww. pomieszczeniu, h. Obowiązkiem Wykonawcy jest zatrudnienie licencjonowanej agencji ochrony, która będzie zabezpieczać miejsce wystawiennicze przed dostępem niepowołanych osób oraz uszkodzeniem lub kradzieżą mienia od godz. 15:00 w sobotę dn. 08.09.2018 r. do godz. 10:00 w niedzielę dn. 09.09.2018 oraz od godz. 18:00 w niedzielę - dn. 09.09.2018 do godz.12:00 w poniedziałek – dn. 10.09.2018 r. W tym czasie każdy z wystawców powinien mieć możliwość dostępu do swojego stanowiska, rozłożenia go i uprzątnięcia. Zadaniem zatrudnionej agencji ochrony będzie ponadto ochrona całego terenu wystawy, wystawców, sceny na której odbywać się będzie oprawa muzyczna (o której mowa w pkt. III. ust.1.lit o SIWZ) oraz uczestników podczas trwania targów i występu artystycznego (oprawy muzycznej), w godz. 10:00-21:00 w dniu 09.09.2018 r. Całodobowy numer kontaktowy do ochrony zostanie przekazany Zamawiającemu najpóźniej w dniu 08.09.2018 r., i. Wykonawca zapewni na terenie wystawienniczym nagłośnienie wraz z niezbędnym osprzętem audio-video (minimalny rozmiar wyświetlanego obrazu to 110 cali) w skład którego będą wchodziły: mikrofon, co najmniej 2 ekrany LED, głośniki przystosowane do odtwarzania dzięków w dużych przestrzeniach, prezentujące Spot reklamowy Gminy Moszczenica , umożliwiające odtwarzanie filmów oraz muzyki i ogłoszeń na potrzeby targów przez cały okres ich trwania. Wykonawca jest odpowiedzialny za podpisanie stosownych umów z organizacjami zbiorowego zarządzania prawami autorskimi oraz poniesienie opłat w celu umożliwienia publicznego odtwarzania muzyki (m.in. ZAIKS, STOART). j. Wykonawca ma obowiązek przygotować i oznaczyć teren wystawienniczy i wystawców w następujący sposób: - przed wejściem na teren wystawienniczy banerem z folii banerowej, odpornej na warunki atmosferyczne o powierzchni minimum 6 metrów x 1 metr. Na banerze znajdować się powinny logotypy i hasło przekazane przez Zamawiającego. Uzyskanie zgody na umieszczenie banneru oraz jego zamontowanie należy do obowiązków Wykonawcy; - w innych kluczowych miejscach targów (punkt rejestracyjny, toalety, pomieszczenie socjalne dla wystawców itp.) planszami o wymiarze min. A3 z logotypami przekazanymi przez Zamawiającego, - Wykonawca zapewni identyfikatory zawierające imię, nazwisko, nazwę firmy dla wszystkich wystawców, - wszystkie elementy zawierać będą logotypy przekazane przez Zamawiającego (herb i flagę Gminy, logo promocyjne oraz logotypy funduszy UE zgodne z „Podręcznikiem wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji”, inne), k. Wykonawca zapewni lunch dla ok. 60 osób (wystawców), (dopuszcza się podanie w jednorazowych opakowaniach i z jednorazowymi sztućcami), dystrybuowany bezpośrednio na stoiska wystawiennicze. Lunch ma składać się z porcji mięsa/ryby, surówki warzywnej, dodatku skrobiowego i być podany na ciepło. Minimum 3 propozycje lunchu Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do zaakceptowania do dn. 24 sierpnia 2018 r. l. Wykonawca ma obowiązek zapewnić zbiórkę odpadów - co najmniej 6 pojemników na śmieci na terenie zadaszonym i 2 pojemniki na terenie niezadaszonym a także serwis sprzątający w trakcie trwania targów. Do obowiązków Wykonawcy należy także uprzątnięcie terenu wystawienniczego po opuszczeniu go przez wystawców- doprowadzenie go do stanu w jakim został przekazany, m. planowane wydarzenie ma charakter imprezy masowej, co Wykonawca powinien uwzględnić w swojej ofercie, n. organizowanym targom będą towarzyszyć w dniu 09.09.2018 w Moszczenicy Dożynki Gminne, gdzie będzie miała miejsce prezentacja lokalnej kultury, rękodzieła wraz z występami artystycznymi. Wykonawca powinien uwzględnić ten fakt przygotowując swą ofertę - uczestnicy targów powinni mieć możliwość wzięcia udziału, według własnego uznania, w tym wydarzeniu. Działanie to ma pomóc w tworzeniu przyjaznej atmosfery i w kreowaniu powiązań pomiędzy przedsiębiorcami. Jednocześnie ludzie biznesu z kraju i z zagranicy powinni mieć możliwość poznania lokalnej kultury, obyczajów i produktów charakterystycznych dla regionu, o. Wykonawca zorganizuje oprawę muzyczną w trakcie trwania targów, ok. godz.18:00 i zapewni dla tego występu niezbędną infrastrukturę zgodnie z aktualnymi przepisami prawa (w tym dotyczącymi organizacji imprezy masowej). Wykonawca, w terminie do dn. 13 sierpnia 2018 r. zaproponuje Zamawiającemu min. 3 wykonawców (zespoły muzyczne) do wyboru. Wykonawca, m.in.: - wynajmie i przygotuje wydzielony, odpowiednio oznaczony teren, (dostosowany do potrzeb osób z niepełnosprawnościami), na otwartej przestrzeni, spełniający warunki higieniczno-sanitarne oraz posiadający infrastrukturę zapewniającą bezpieczne przeprowadzenie imprezy masowej, - zatrudni muzyków, akustyka, osoby do obsługi technicznej całego wydarzenia odbywającego się na scenie, profesjonalną ochronę sceny i uczestników i inne niezbędne osoby do obsługi wydarzenia; - zapewni wolnostojący telebim led o wymiarach min. 5x3 m wraz z obsługą (co najmniej dwóch kamerzystów i montaż materiału video na żywo); - przygotuje scenę plenerową wyposażoną w niezbędny sprzęt (m.in. nagłośnienie, oświetlenie), namiot/garderobę dla muzyków, namiot/stanowisko realizatorów dźwięku itp., - zapewni odpowiednie czytelne (z zachowaniem odpowiedniego kontrastu tekstu i grafik do tła) oznaczenie (baner, wykonany z odpowiedniej, powlekanej tkaniny, odpornej na warunki atmosferyczne, umiejscowiony nad sceną o min. wymiarach 6 m. x 1 m., oznaczenia dla publiczności o min. wymiarach A3- dróg ewakuacyjnych, dojazdowych dla służb ratowniczych, punktów pomocy medycznej, sanitariatów, punktów gastronomicznych itp. na których znajdować się będą logotypy przekazane przez Zamawiającego), - uzyska wszelkie niezbędne zezwolenia, - Wykonawca poniesie wszelkie koszty (także niewymienione), związane z organizacją II edycji międzynarodowej konferencji wraz z towarzyszącymi jej targami branżowymi p. Do obowiązków Wykonawcy należeć będzie wykonanie dokumentacji fotograficznej i wideo targów o wysokich walorach artystycznych, wykonanych profesjonalnym sprzętem fotograficznym, przez osobę/y będące zawodowym fotografem/operatorem: - Wykonawca przekaże Zamawiającemu w formie elektronicznej wraz z pełnią praw autorskich (nagrane na płytę, pendrive) co najmniej 80 zdjęć reportażowych w wysokiej rozdzielczości, minimum 1205x1795 pikseli wraz ze zrzutem matrycy - format raw (w tym zdjęcia stoisk wystawowych, wystawców, uczestników, przedstawicieli władz, wydarzenia artystycznego (o którym mowa w pkt. III. ust.1.lit o SIWZ) w terminie do 10.09.2018 r. - Wykonawca przekaże Zamawiającemu w formie elektronicznej (np. nagrany na pendrive) wraz z pełnią praw autorskich, film wideo w jakości HD, o częstotliwości wyświetlania minimum 25-30 klatek na sekundę, o w wymiarach stosowanych przez standardowe serwisy internetowe typu You Tube, o długości trwania min. 60 min. dokumentujący targi i wydarzenia podczas targów (m.in. wydarzenie muzyczne o którym mowa w pkt. III. ust.1.lit o SIWZ) wystawców i uczestników, (materiał ten zostanie wykorzystany jako element filmu promocyjnego, który ma obowiązek wykonać Zamawiający w ramach realizowanego projektu) - W ramach wynagrodzenia określonego w § 7 umowy, stanowiącej załącznik do niniejszej SIWZ, Wykonawca przenosi autorskie prawa majątkowe na wszelkich możliwych polach eksploatacji dotyczące przedmiotu umowy w tym wykonanych zdjęć i przygotowanych filmów, zgodnie ze szczegółowymi zapisami zawartymi w § 4 umowy. - Wykonawca odpowiedzialny jest za uzyskanie zgody zespołu muzycznego (o którym mowa w pkt. III. ust.1.lit o SIWZ) na nagrywanie obrazu i dźwięku, wykonanie fotografii powyższego zespołu podczas występu jak również zgodę na wykorzystywanie przez Zamawiającego na wszelkich polach eksploatacji ww. nagrań i zdjęć oraz ich modyfikację. - Wykonawca zobowiązany jest do przestrzegania przepisów Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r. poz.922) i innych przepisów prawa mających zastosowanie; q. - Do obowiązków Wykonawcy w dniu 09.09.2018 r. należy także organizacja spotkania B2B dla przedsiębiorców, wystawców, prelegentów, przedstawicieli władz krajowych i samorządowych (dalej: spotkanie B2B), oraz uroczystej kolacji wraz z eventem uatrakcyjniającym spotkanie, w hotelu i centrum konferencyjne w hotelu w którym odbywać się będą noclegi dla uczestników konferencji i targów. - dokładna ilość uczestników spotkania zostanie podana przez Zamawiającego nie później niż 4.08.2018 r., po otrzymaniu potwierdzeń od uczestników, jednakże nie powinna przekroczyć 150 osób. - spotkanie ma odbywać się w klimatyzowanej sali restauracyjnej/ bankietowej, Wykonawca zapewnia kompleksową organizację spotkania B2B [w tym zapewni posiłek z napojami dla wszystkich uczestników według menu ustalonego z Zamawiającym, profesjonalną obsługę kelnerską (nakładanie i podawanie posiłków, sprzątanie stołów) w liczbie zapewniającej sprawny przebieg spotkania, wyposażenie niezbędne do organizacji posiłku dla 150 osób (m. in. stoły 8-10 osobowe, krzesła- według obowiązujących standardów, obrusy białe z tkaniny, porcelanową zastawę stołową, metalowe sztućce, akcenty kwiatowe na każdym stole), przygotowanie menu (w tym dań wegetariańskich), nadzór nad przygotowaniem, serwowaniem dań i przebiegiem spotkania]; - Wykonawca zobowiązany jest do terminowego przygotowania i podania posiłków, zgodnie z ramowym planem spotkania; - Wykonawca zobowiązany jest do zachowania zasad higieny i obowiązujących przepisów, zwłaszcza sanitarnych, przy przygotowaniu posiłków, skomponowanych z pełnowartościowych świeżych posiłków z ważnym terminem przydatności do spożycia; - Wykonawca zaproponuje i uzgodni z Zamawiającym menu (minimum 3 propozycje) na spotkanie B2B w terminie do 24 sierpnia 2018 r. Ilości podawanych potraw i napojów oszacowane powinny zostać zgodnie z ilością uczestników. Menu powinno zawierać: - min. 3 rodzaje przystawek (tzw. zakąski zimne, min. 5 szt./osobę) - zupa-krem min. 300 ml/osobę (min. 2 rodzaje do wyboru w tym zupa wegetariańska), - podawane przez obsługę kelnerską ciepłe danie główne z opcją wegetariańską min. 45 dkg/osobę (w tym mięso lub ryba min. 18 dkg., warzywa- 3 rodzaje po min. 10 dkg./osobę, dodatek skrobiowy min. 20 dkg/osobę), deser (min. 2 rodzaje do wyboru- wyroby cukiernicze, lody, świeże owoce m.in. winogrona, ananas, melon, pomarańcze/mandarynki itp.), - napoje zimne (woda mineralna butelkowana gazowana i niegazowana- minimum 0,5 l/ osobę , soki owocowe 100%- 2 rodzaje- minimum 0,2 l/osobę, lampka wina białego lub czerwonego/osobę do wzniesienia toastu, napoje gorące (kawa, herbata z dodatkami- mlekiem, cukrem, cytryną)- bez ograniczeń ilościowych, - wszystkie oferowane posiłki muszą uwzględniać potrzeby wegetarian, ponadto oferowane posiłki muszą być dostępne od co najmniej miesiąca w hotelowej/restauracyjnej karcie dań dla klientów Wykonawcy w miejscu organizowania śniadań, obiadów i spotkania B2B . - do obowiązków Wykonawcy należeć będzie nadzór nad przebiegiem spotkania, obsługą kelnerską, przygotowaniem i wydawaniem potraw, sprzątaniem stołów a także zaprowadzenie porządku po zakończeniu wydarzenia, r. Wykonawca zapewni możliwość wygłoszenia w trakcie spotkania krótkich prelekcji przez przedstawicieli Zamawiającego, w tym celu zapewni dostęp do odpowiedniego sprzętu audio. 2. Obowiązki Wykonawcy w dniu 10 września 2018 r. (poniedziałek): a) Do obowiązków Wykonawcy należeć będzie transport autobusowy (klimatyzowany autokar) gości z hotelu/centrum konferencyjnego w którym odbywało się zakwaterowanie uczestników 10.09.2018 do hotelu/ gdzie odbywać się będzie konferencja, b) Wykonawca zorganizuje kompleksowo konferencję w Hotelu (o standardzie minimum 3 ***, z bezpłatnym dostępem do sieci internet, bezpłatnym parkingiem na min. 100 samochodów, (z miejscami przeznaczonymi dla osób z niepełnosprawnościami oraz odrębnym wydzielonym parkingiem dla 25 VIP), z zapleczem sanitarnym dostosowanym do potrzeb osób z niepełnosprawnościami, szatnią dla uczestników oraz odpowiednią ilością sal z przeznaczeniem na konferencję. W celu organizacji konferencji Wykonawca zapewni w tym obiekcie (jeden obiekt, nie dopuszcza się ulokowania usług/sal w różnych budynkach): - przestrzeń z przeznaczeniem na punkt rejestracyjny (dalej: recepcja), znajdującą się w pobliżu głównego wejścia do obiektu; - odrębną, zamykaną salę z przeznaczeniem na bagaże uczestników (klucz/karta dostępu będą znajdować się w recepcji, uczestnicy mają mieć zagwarantowaną możliwość dostępu do bagaży przez cały czas trwania seminarium); - odrębną salę konferencyjną z przeznaczeniem na prelekcje i panele dyskusyjne (dalej: sala konferencyjna), dostosowaną wielkością do liczby uczestników, z miejscami siedzącymi dla 150 osób w ustawieniu teatralnym i stołem prezydialnym z miejscami siedzącymi dla 6 osób; - odrębną salę restauracyjną z przeznaczeniem na catering obiadowy (dalej: sala restauracyjna); - salę z przeznaczeniem na tzw. przerwy kawowe (dalej: sala na serwis kawowy). - w terminie 7 dni od podpisania umowy z Zamawiającym Wykonawca przedstawi co najmniej 3 propozycje hoteli na organizację konferencji o standardzie minimum 3 ***. c) Obowiązki Wykonawcy dotyczące organizacji recepcji oraz zakres wymaganego wyposażenia i świadczonej usługi: - zatrudnienie, w godz. 9:00-17:00 osoby odpowiedzialnej za rejestrację uczestników konferencji (wydawanie identyfikatorów, weryfikacja list), bieżące wsparcie uczestników, nadzór nad salą w której znajdować się będą bagaże oraz kontakt z Zamawiającym. Recepcjonista/recepcjonistka będzie ubrany/a w schludny strój w stonowanym kolorze (preferowane: szary, czarny, granat, biel), mężczyzna- garnitur, kobieta- garnitur lub garsonkę. Numer kontaktowy do ww. osoby zostanie przekazany Zamawiającemu najpóźniej w dn. 01. 09. 2018 r.; - recepcja klimatyzowana, o wymiarach pozwalających na komfortową rejestrację uczestników powinna znajdować się w pobliżu głównego wejścia do obiektu oraz być wyraźnie oznakowana w j. polskim i j. angielskim. Plansze (o minimalnych wymiarach A3) powinny ponadto zawierać logotypy przekazane przez Zamawiającego. W recepcji powinny się także znajdować plansze wskazujące drogę do sali konferencyjnej, sali wystawowej, sal cateringowych itp. - wyposażenie recepcji: 2 stoły, 4 krzesła dla obsługi (w tym dla przedstawiciela 5Zamawiającego), d) Obowiązki Wykonawcy dotyczące organizacji sali konferencyjnej oraz zakres wymaganego wyposażenia i świadczonej usługi: - sala klimatyzowana, uwzględniająca potrzeby osób z niepełnosprawnościami, dostosowana wielkością (zgodnie z obowiązującymi przepisami i standardami konferencyjnymi) do 100 uczestników, wyposażona w krzesła dla uczestników, ustawione w systemie tzw. „teatralnym”. Sala wyposażona powinna być także w stół prezydialny z miejscami siedzącymi dla co najmniej 6 osób, widoczny dla każdego uczestnika z każdego miejsca w Sali, 4 mikrofony. Na stole prezydialnym powinna znajdować się butelkowana woda mineralna gazowana i niegazowana wraz ze szklankami w liczbie odpowiadającej zasiadającym osobom, Wykonawca będzie odpowiadał za wymianę szklanek i uzupełnianie wody w trakcie konferencji, - zatrudnienie w godz. 9:00-17:00 osoby do obsługi technicznej sali konferencyjnej i sali wystawienniczej, nadzoru nad systemami informatycznym, nagłośnieniem, kontaktu z Wykonawcą itp. Numer kontaktowy do ww. osoby zostanie przekazany Zamawiającemu najpóźniej w dn. 01. 09. 2018 r.; - wyposażenie sali w projektor z ekranem, laptop umożliwiający odtwarzanie prezentacji w znanych formatach np. Microsoft Power Point a także umożliwienie realizacji prezentacji z własnych komputerów), flipchart z wystarczającą na całą konferencję ilością arkuszy papieru, tablicę suchościeralną, mazaki (4 kolory), nagłośnienie (2 mikrofony stacjonarne na statywach/uchwytach przy stole prezydialnym, 2 mikrofony bezprzewodowe do dyskusji panelowych wraz z niezbędnym osprzętem zapewniającym słyszalność w każdym punkcie sali, - stosowne oświetlenie - bezpłatny dostęp do prądu, sieci internet, - niezbędna infrastruktura sanitarna (toalety), - usytuowanie sali konferencyjnej powinno zapewnić możliwość przeprowadzenia konferencji bez zakłóceń ze strony innych osób, nie biorących udziału w konferencji, e) Obowiązki Wykonawcy dotyczące organizacji sali wystawienniczej oraz zakres wymaganego wyposażenia i świadczonej usługi: - sala klimatyzowana, dostosowana do potrzeb osób z niepełnosprawnościami, wyposażona w niezbędną ilość stołów i krzeseł dla wystawców (dokładana ilość/lista firm prezentujących swą ofertę w sali wystawienniczej zostanie przekazana w celach informacyjnych przez Zamawiającego nie później niż 20.08.2018 r. ) Zamawiający przewiduje orientacyjną liczbę 15 wystawców. Do obowiązków Wykonawcy należeć będzie komfortowe i zgodne obowiązującymi przepisami wytyczenie i usytuowanie wystaw w tym: - bezpłatny dostęp do prądu, sieci internet łącze symetryczne o przepustowości co najmniej 100 Mb/s, - stosowne oświetlenie; - dostęp do niezbędnej infrastruktury sanitarnej (toalety); - zapewnienie niezbędnej ilości stołów i krzeseł; - usytuowanie sali wystawienniczej powinno zapewnić możliwość organizacji bez zakłóceń ze strony innych osób, nie biorących udziału w konferencji; f) Obowiązki Wykonawcy dotyczące organizacji sali na przerwy kawowe oraz zakres wymaganego wyposażenia i świadczonej usługi: - sala klimatyzowana, dostosowana do potrzeb osób z niepełnosprawnościami, wyposażona w stoły tzw. koktajlowe i krzesła umożliwiające jednoczesne spożycie posiłku przez wszystkich uczestników konferencji podczas przerw kawowych a także część bufetową- stoły przykryte białymi obrusami na których znajdować się będą elementy serwisu kawowego; - dostęp do niezbędnej infrastruktury sanitarnej (toalety); - usytuowanie sali na przerwy kawowe powinno zapewnić możliwość organizacji bez zakłóceń ze strony innych osób, nie biorących udziału w konferencji; - na wyposażenie serwisu kawowego składać się będą niezbędne elementy takie jak: ekspres do kawy, minimum 3 termosy (tzw. „warniki”), odpowiednia dla 100 osób ilość naczyń (porcelanowych, ceramicznych itp.- zastawa plastikowa nie jest dopuszczalna) i sztućców (metalowych) do podawania i inne niezbędne elementy (serwetki, cukiernice itp.), - w programie przewidziane zostały 2 przerwy kawowe oraz obiad, do obowiązków Wykonawcy należy: zapewnienie posiłku i napojów zgodnie z ustalonym z Zamawiającym menu, zapewnienie profesjonalnej obsługi kelnerskiej podczas przerw kawowych, dbanie o porządek i estetykę sali na przerwy kawowe, zbiórka odpadów, uporządkowanie sali po każdej z przerw kawowych i po zakończeniu świadczenia serwisu kawowego; - Wykonawca zaproponuje Zamawiającemu minimum 3 propozycje serwisu na przerwy kawowe w terminie do 20 sierpnia 2018 r. W menu Wykonawca powinien uwzględnić odpowiednie dla ilości uczestników konferencji: 2 rodzaje soków 100 % (min. 0,2 l/osobę), wodę mineralną butelkowaną gazowana i niegazowaną (min. 0,5 l/osobę), 3 rodzaje ciast, świeżo parzoną kawę i herbatę z dodatkami-cukier, plastry cytryny, mleko skondensowane do kawy, różne rodzaje ciasteczek bankietowych (po min. 10 dkg/osobę), porcjowanych na małe kawałeczki – na jeden kęs, ciast (po min.10 dkg./osobę), 3 rodzaje świeżych owoców w porcjach, po min. 20 dkg./osobę (np. winogrona, kiwi, ananas, melon, pomarańcze/mandarynki) porcjowane na małe kawałeczki – na jeden kęs. Napoje, ciasteczka bankietowe, ciasta oraz owoce dostępne przez cały czas trwania konferencji.- Wykonawca zobowiązany jest do terminowego przygotowania i organizacji przerw kawowych, zgodnie z ramowym planem spotkania; - świadczenie usług żywienia powinno odbywać się wg ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia. (tj. Dz. U. z 2015 r. poz. 594 z późn. zm.) oraz zgodnie z innymi właściwymi przepisami, - Wykonawca zobowiązany jest do zachowania zasad higieny i obowiązujących przepisów, zwłaszcza sanitarnych, przy przygotowaniu posiłków, skomponowanych z pełnowartościowych świeżych posiłków z ważnym terminem przydatności do spożycia; g) Obowiązki Wykonawcy dotyczące organizacji sali restauracyjnej oraz zakres wymaganego wyposażenia i świadczonej usługi: - sala klimatyzowana, dostosowana do potrzeb osób z niepełnosprawnościami, wyposażona w stoły przykryte białymi obrusami na których znajdować się będą akcenty kwiatowe, krzesła umożliwiające jednoczesne komfortowe spożycie posiłku na siedząco, przez wszystkich uczestników konferencji; - profesjonalna obsługa kelnerska posiłku, nadzór nad serwowanymi potrawami i napojami oraz nadzór nad salą- porządkiem, estetyką, wsparciem uczestników; - zapewnienie w niezbędnej ilości zastawy porcelanowej, sztućców stalowych, szklanek/filiżanek porcelanowych lub ceramicznych (zastawa jednorazowa nie jest dopuszczalna), serwetek dla gości, tac do serwowania potraw itp., - zapewnienie zbiórki odpadów oraz uporządkowanie sali po posiłku, - zapewnienie posiłku obiadowego w ilościach odpowiadających ilości uczestników tzw. „catering obiadowy”- posiłek planowany jest w formie tzw. „szwedzkiego stołu” jednak uczestnicy mają mieć możliwość spożycia posiłku na siedząco, przy stołach; - Wykonawca zaproponuje i uzgodni z Zamawiającym menu obiadowe, (min. 3 propozycje, w tym dania wegetariańskie) w terminie do 20 sierpnia 2018 r. Menu powinno zawierać: - min. 3 rodzaje przystawek (zakąski zimne po min. 3 szt./osobę i zakąski gorące, po min. 3 szt./osobę ) - ciepłe danie główne z opcją wegetariańską, po min. 45 dkg/osobę (w tym mięso lub ryba min. 18 dkg), tzw. bufet sałatkowy- min. 3 rodzaje sałatek do wyboru w ilości min. 10 dkg/osobę)., deser (wyroby cukiernicze: ciasta- po min. 10 dkg/osobę, ciasteczka- po min. 10 dkg./osobę, świeże owoce po min. 20 dkg./osobę m.in. winogrona, ananas, melon, pomarańcze/mandarynki itp.), - napoje zimne (woda mineralna butelkowana gazowana i niegazowana- minimum 0,5 l/ osobę , soki owocowe 100%- 2 rodzaje- minimum 0,2 l/osobę, napoje gorące (kawa, herbata z dodatkami- mlekiem, cukrem, cytryną)- bez ograniczeń ilościowych/osobę. -wszystkie oferowane posiłki muszą uwzględniać potrzeby wegetarian, ponadto oferowane posiłki muszą być dostępne od co najmniej miesiąca w hotelowej, restauracyjnej karcie dań dla klientów Wykonawcy w miejscu organizowania cateringu obiadowego (hotel lub centrum konferencyjne o standardzie minimum 3***). - świadczenie usług żywienia powinno odbywać się wg ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia. (tj. Dz. U. z 2015 r. poz. 594 z późn. zm.) oraz zgodnie z innymi właściwymi przepisami, - Wykonawca zobowiązany jest do terminowego przygotowania i podania posiłków, zgodnie z ramowym planem spotkania; - Wykonawca zobowiązany jest do zachowania zasad higieny i obowiązujących przepisów, zwłaszcza sanitarnych, przy przygotowaniu posiłków, skomponowanych z pełnowartościowych świeżych produktów z ważnym terminem przydatności do spożycia; h) Wykonawca ma obowiązek zapewnić zbiórkę odpadów- co najmniej 2 pojemniki na odpady w każdej z sal. Do obowiązków Wykonawcy należy także zagwarantowanie serwisu sprzątającego utrzymującego czystość pomieszczeń w trakcie konferencji a także, po zakończeniu konferencji doprowadzenie wszystkich pomieszczeń, korytarzy w których odbywało się seminarium do stanu w jakim zostały przekazane. i) Do obowiązków Wykonawcy należeć będzie oznakowanie graficzne konferencji w j. polskim i j. angielskim (recepcji, sali na bagaże, sali konferencyjnej, sali na serwis kawowy, sali restauracyjnej oraz dróg prowadzących do nich jeśli to będzie konieczne) w formie plakatów o minimalnych wymiarach A3 na których znajdować się będą oprócz tekstu informacyjnego hasła, grafiki/logotypy przekazane przez Zamawiającego (herb Gminy, logo promocyjne oraz logotypy funduszy UE zgodne z „Podręcznikiem wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji” i inne jeśli będzie to konieczne); j) Do obowiązków Wykonawcy należeć będzie zatrudnienie prowadzącego (tzw. konferansjera- np. aktora, dziennikarza, prezentera), który powinien posiadać doświadczenie w prowadzeniu nie mniej niż 3 wydarzeń o podobnym charakterze i dla widowni nie mniejszej niż 100 osób. Obowiązkiem prowadzącego będzie rozpoczęcie i zakończenie konferencji, zapowiadanie prelegentów, moderowanie prelekcji i paneli dyskusyjnych. Prowadzący musi posługiwać się w bardzo dobrym stopniu językiem angielskim tak aby w razie konieczności pełnił funkcję tłumacza na potrzeby zagranicznych uczestników konferencji. k) Do obowiązków Wykonawcy należeć będzie zatrudnienie tłumacza języka migowego wraz z przygotowaniem niezbędnego stanowiska w części prezydialnej- jeśli taką potrzebę zgłoszą uczestnicy konferencji. Ewentualne informacje o takiej potrzebie zostaną przekazane Wykonawcy przez Zamawiającego po uzyskaniu informacji od uczestników, nie później jednak niż 01 września 2018 r. l) Do obowiązków Wykonawcy należeć będzie wykonanie dokumentacji fotograficznej i wideo konferencji; m) Wykonawca przekaże Zamawiającemu, w terminie do 15.09.2018r, w formie elektronicznej (nagrane np. na pendrive) co najmniej 80 zdjęć reportażowych w wysokiej rozdzielczości, minimum 1205x1795 pikseli wraz ze zrzutem matrycy - format raw ,w tym zdjęcia prelegentów, wystawców, uczestników, przedstawicieli władz itp. - Wykonawca przekaże Zamawiającemu w formie elektronicznej (np. nagrany na pendrive) film wideo w jakości HD, o częstotliwości wyświetlania minimum 25-30 klatek na sekundę, o w wymiarach stosowanych przez standardowe serwisy internetowe typu You Tube, o długości trwania min. 60 min. dokumentujący konferencję, wystawy, fragmenty prelekcji i paneli dyskusyjnych- materiał ten zostanie wykorzystany jako element filmu promocyjnego, który ma obowiązek wykonać Zamawiający w ramach realizowanego projektu; - W ramach wynagrodzenia określonego w § 6 umowy, stanowiącej załącznik do niniejszej SIWZ, Wykonawca przenosi autorskie prawa majątkowe na wszelkich możliwych polach eksploatacji dotyczące przedmiotu umowy w tym wykonanych zdjęć i przygotowanych filmów, zgodnie ze szczegółowymi zapisami zawartymi w § 3 umowy. - Wykonawca zobowiązany jest do przestrzegania przepisów Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r. poz.922) i innych przepisów mających zastosowanie. n) Wykonawca zapewni do obsługi konferencji i targów koordynatora głównego, dbającego o terminową i właściwą realizację wszystkich obowiązków Wykonawcy wynikających z niniejszej umowy oraz odpowiedzialnego za bieżący kontakt z przedstawicielami Zamawiającego, współpracę z uczestnikami, prowadzącym i prelegentami. o) Do obowiązków Wykonawcy należy także promocja konferencji i targów w mediach ogólnopolskich, na przykład poprzez umieszczenie np. po 1 reklamie-infografice (o rozmiarach min. 700x100 pikseli) na stronach głównych ogólnopolskich portali branżowych [1- branża rolna, 1- branża spożywcza, 1- przetwórstwo drewna, 1-energetyka, 1- Odnawialne Źródła Energii (OZE)] przez 7 dni poprzedzających rozpoczęcie konferencji i targów oraz poprzez umieszczenie reklam w prasie ogólnopolskiej (minimalnie 1/3 strony). Również należy przygotować posty sponsorowane na portalach społecznościowych tj. facebook, Instagram czy Snapchat w ilościach 2 x post na każdy tydzień poprzedzający wydarzenie, w ilościach 6 x na 3 tygodnie. Propozycje portali lub gazet w których Wykonawca planuje umieszczenie reklam zostaną przekazane Zamawiającemu w terminie w terminie 7 dni od podpisania umowy z Zamawiającym. Projekt infografiki zostanie przekazany przez Zamawiającego. p) Wykonawca przygotuje, w terminie 14 dni od podpisania umowy, regulamin konferencji i targów, zawierający wszelkie niezbędne informacje i wymogi dla uczestników ww. wydarzeń. Regulamin ten będzie zawierał grafiki, logotypy, hasła promocyjne przekazane przez Zamawiającego. Regulamin ten będzie wywieszony w widocznych miejscach na targach i seminarium (np. w punktach rejestracyjnych). Zamawiający otrzyma elektroniczną wersję regulaminu, który będzie mógł być zamieszczony na stronach internetowych Zamawiającego, przesyłany wraz z zaproszeniami itp. q) Zamawiający wymaga aby Wykonawca posiadał ubezpieczenie OC prowadzonej działalności gospodarczej obejmującej swym zakresem całokształt obowiązków wynikających z realizacji usługi oraz wszelkie podmioty działające w jego imieniu będą je posiadać w trakcie realizacji umowy z Zamawiającym. Wykonawca zobowiązuje się ponadto ubezpieczyć uczestników konferencji i targów od NNW. 3. Ogólne warunki współpracy pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym: a. Przed przystąpieniem do realizacji umowy Wykonawca zaproponuje i uzgodni ramowy harmonogram przygotowań, w którym przedstawiony i zatwierdzony zostanie czas na realizację kolejnych elementów zamówienia z uwzględnieniem czasu na akceptację i wprowadzenie ewentualnych zmian przez Zamawiającego. Harmonogram wymaga akceptacji Zamawiającego. b. W trakcie realizacji zadania Wykonawca będzie ściśle współpracował z Zamawiającym i wskazanymi przez niego osobami. Wykonawca zobowiązany jest do bieżących kontaktów z Zamawiającym w zakresie przygotowania i realizacji wydarzenia, w tym informowania o postępach prac na wezwanie Zamawiającego. c. Realizując usługę polegającą na kompleksowym zorganizowaniu II edycji międzynarodowej konferencji wraz z towarzyszącymi jej targami branżowymi w ramach projektu: „Wzrost eksportu sektora MŚP w Łódzkiem w wyniku zastosowania nowoczesnych metod regionalnego marketingu gospodarczego przez Gminę Moszczenica” Wykonawca oraz wszelkie podmioty działające w jego imieniu zobowiązują się do przestrzegania wszelkich mających zastosowanie, obowiązujących przepisów prawa polskiego i unijnego. 4. Ważne: zaproponowana przez Wykonawcę cena świadczenia usługi ma charakter ryczałtowy i musi uwzględniać wszystkie ww. koszty oraz inne koszty, niezbędne do świadczenia usługi. Zamawiający w żaden sposób nie może zostać obciążany dodatkowymi kosztami realizowania czynności i zadań wchodzących w zakres usługi, z zastrzeżeniem postanowień wynikających ze wzoru umowy (załącznik nr 6 do SIWZ). 5. Wymagania dot. zatrudnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę: 1) Zgodnie z art. 29 ust. 3a ustawy Prawo Zamówień Publicznych Zamawiający wymaga zatrudnienia przez Wykonawcę na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności w trakcie realizacji zamówienia jeżeli wykonanie tych czynności polega na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2014 r. poz. 1502, z późn. zm.), w całym okresie realizacji umowy (osoba obsługująca punkt rejestracyjny, pracownicy ochrony, pracownicy sprzątający, obsługa kelnerska, osoby do obsługi technicznej). 2) W trakcie realizacji zamówienia zamawiający uprawniony jest do wykonywania czynności kontrolnych wobec wykonawcy odnośnie spełniania przez wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane wyżej czynności. Zamawiający uprawniony jest w szczególności do: a) żądania oświadczeń i dokumentów w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów i dokonywania ich oceny, b) żądania wyjaśnień w przypadku wątpliwości w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów, c) przeprowadzania kontroli na miejscu wykonywania świadczenia. 3) W trakcie realizacji zamówienia na każde wezwanie Zamawiającego w wyznaczonym terminie Wykonawca przedłoży Zamawiającemu wskazane poniżej dowody w celu potwierdzenia spełnienia wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę przez Wykonawcę lub Podwykonawcę osób wykonujących wskazane wyżej czynności w trakcie realizacji zamówienia: a) oświadczenie wykonawcy lub podwykonawcy o zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności, których dotyczy wezwanie zamawiającego. Oświadczenie to powinno zawierać w szczególności: dokładne określenie podmiotu składającego oświadczenie, datę złożenia oświadczenia, wskazanie, że objęte wezwaniem czynności wykonują osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę wraz ze wskazaniem liczby tych osób, rodzaju umowy o pracę i wymiaru etatu oraz podpis osoby uprawnionej do złożenia oświadczenia w imieniu wykonawcy lub podwykonawcy; b) poświadczoną za zgodność z oryginałem odpowiednio przez wykonawcę lub podwykonawcę kopię umowy/umów o pracę osób wykonujących w trakcie realizacji zamówienia czynności, których dotyczy ww. oświadczenie wykonawcy lub podwykonawcy (wraz z dokumentem regulującym zakres obowiązków, jeżeli został sporządzony). Kopia umowy/umów powinna zostać zanonimizowana w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. Z kolei informacje takie jak: data zawarcia umowy, rodzaj umowy o pracę i wymiar etatu powinny być możliwe do zidentyfikowania; c) zaświadczenie właściwego oddziału ZUS, potwierdzające opłacanie przez Wykonawcę lub Podwykonawcę składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne z tytułu zatrudnienia na podstawie umów o pracę za ostatni okres rozliczeniowy; d) poświadczoną za zgodność z oryginałem odpowiednio przez Wykonawcę lub Podwykonawcę kopię dowodu potwierdzającego zgłoszenie pracownika przez pracodawcę do ubezpieczeń, zanonimizowaną w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. 4) Z tytułu niespełnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane w powyższych punktach czynności Zamawiający przewiduje sankcję w postaci obowiązku zapłaty przez wykonawcę kary umownej w wysokości 1/60 minimalnego wynagrodzenia za pracę za każdą osobę, za każdy dzień, w którym osoba nie była zatrudniona do realizacji zadania na podstawie umowy o pracę. Niezłożenie przez Wykonawcę lub Podwykonawcę w wyznaczonym przez zamawiającego terminie żądanych przez Zamawiającego dowodów w celu potwierdzenia spełnienia przez Wykonawcę lub Podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę traktowane będzie jako niespełnienie przez Wykonawcę lub Podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane w punkcie 1 czynności. 5) W przypadku uzasadnionych wątpliwości co do przestrzegania prawa pracy przez Wykonawcę lub Podwykonawcę, Zamawiający może zwrócić się o przeprowadzenie kontroli przez Państwową Inspekcję Pracy. 6) Wykonawca zobowiązany jest do zawarcia w umowie z Podwykonawcą postanowień zobowiązujących do zatrudnienia na umowę o pracę osób wykonujących czynności, o których mowa w pkt 1, oraz umożliwiających Zamawiającemu możliwość skontrolowania niniejszego obowiązku.