Kompleksowa bankowa obsługa budżetu Gminy Rejowiec Fabryczny i gminnych jednostek organizacyjnych

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia publicznego jest usługa pn. „Kompleksowa bankowa obsługa budżetu Gminy Rejowiec Fabryczny i gminnych jednostek organizacyjnych” realizowana w okresie od 1.01.2021 roku do 31.12.2023 roku obejmuje niżej wymieniony zakres: 1. Kompleksową bankową obsługę budżetu Gminy Rejowiec Fabryczny i niżej wymienionych gminnych jednostek organizacyjnych wchodzących w skład struktury organizacyjnej Gminy Rejowiec Fabryczny z możliwością rozszerzenia lub zmniejszenia listy: 1.1. Urząd Gminy Rejowiec Fabryczny, 1.2. Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej 1.3. Szkoła Podstawowa w Lisznie, 1.4. Szkoła Podstawowa w Pawłowie, 1.5. Gminny Ośrodek Kultury w Pawłowie, 2. Przedmiotem zamówienia jest również obsługa jednostek innych niż wymienione wyżej, których konieczność obsługi wystąpi w związku z realizacją zadań przez Gminę Rejowiec Fabryczny 3. Zakres zamówienia obejmuje: 3.1 otwarcie i prowadzenie rachunków bieżących i pomocniczych dla budżetu Gminy Rejowiec Fabryczny i wyżej wymienionych jednostek; 3.2 dla potrzeb przygotowania oferty przyjmuje się, iż w czasie obowiązywania umowy prowadzonych będzie 8 rachunków bieżących i 16 rachunków pomocniczych; 3.3 możliwość otwarcia dodatkowych rachunków bieżących i pomocniczych w trakcie trwania umowy w zależności od potrzeb; 3.4 potwierdzenie otwarcia i zamknięcia rachunków bankowych; 3.5 przyjmowanie wpłat i wypłat gotówkowych przez osoby upoważnione, działające w imieniu posiadaczy rachunków; 3.6 przyjmowanie wpłat gotówkowych od osób trzecich na rachunki zamawiającego – wykonawca nie obciąży płatników prowizjami od wpłat podatków, opłat i innych należności na rzecz Gminy Rejowiec Fabryczny i jej jednostek; 3.7 realizacja zleceń płatniczych – przelewów przekazywanych w formie elektronicznej oraz papierowej. Zlecenia płatnicze złożone do godziny 14 – tej realizowane powinny być w tym samym dniu. Dla potrzeb przygotowania oferty przyjmuje się, iż w czasie obowiązywania umowy dotyczącej przedmiotowego zamówienia wykonanych zostanie 66.900 sztuk przelewów: a) 66 600 szt. w formie elektronicznej b) 300 szt. w formie papierowej); 3.8 Generowanie i przekazywanie wyciągów bankowych jako zestawienia operacji przeprowadzanych na poszczególnych rachunkach bankowych na każdy dzień, w którym dokonano operacji finansowej na rachunki. Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć zamawiającemu oraz jednostkom organizacyjnym objętych zamówieniem wyciągi bankowe w formie pliku elektronicznego oraz pliku elektronicznego do wydruku w formacie PDF najpóźniej do godziny 10:00 następnego dnia roboczego. Wyciągi bankowe przekazywane w formie pliku elektronicznego muszą spełniać wszelkie cechy dowodu księgowego, oraz zawierać klauzulę, że w związku z art. 7 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Prawo bankowe (Dz. U. z 2018 r., poz. 2187 ze zm.) dokument jest wydrukiem i nie wymaga dodatkowego podpisu oraz stempla bankowego. W przypadku wystąpienia zdarzenia losowego skutkującego brakiem możliwości przekazania wyciągów w formie elektronicznej, wykonawca zobowiązany jest przekazać wyciągi w formie papierowej. Wyciągi w formie elektronicznej wykonawca przekaże zamawiającemu niezwłocznie po usunięciu skutków zdarzenia. Wyciągi muszą zawierać: a) wszystkie informacje o płatnościach jakie zostały umieszczone przez kontrahentów w opisie płatności; b) informacje tożsame z danymi umieszczonymi w systemie; c) pełną nazwę rachunku, walutę rachunku, pełna nazwę posiadacza rachunku, informacje o przeprowadzonych wpłatach, wypłatach, numer rachunku beneficjenta, zleceniodawcy i jego pełną nazwę, pełny tytuł płatności, datę wpłaty, aktualnego oprocentowania środków na rachunku; d) na żądanie zamawiającego wykonawca zobowiązany jest przekazać w możliwie najkrótszym terminie informację o godzinie dokonania wpłaty na rachunek zamawiającego. 3.9 wdrożenie systemu elektronicznej obsługi rachunków bankowych na dowolnej ilości stanowisk, jednolitego dla rachunków bankowych wszystkich jednostek, przekazywanie i instalowanie wersji aktualizujących w okresie trwania umowy oraz świadczenie jego serwisu. W ramach elektronicznej obsługi bankowej posiadacz rachunku będzie miał zapewnione w szczególności: a) dostępność systemu bankowości elektronicznej poprzez sieć szerokopasmową, b) uzyskiwanie w czasie rzeczywistym wiadomości o wszystkich operacjach i saldach na rachunkach bieżących i pomocniczych, c) składanie poleceń przelewów, w tym poleceń przelewów do ZUS i US, ze wszystkich rachunków w ramach dostępnych środków, d) tworzenie zbioru danych rachunków, kontrahentów i innych danych ewidencyjnych, e) uzyskiwanie raportów o zrealizowanych operacjach, f) generowanie (wydruk) wyciągów niewymagających stempla bankowego, g) generowanie potwierdzenia zrealizowanego przelewu, h) przeszkolenie pracowników Zamawiającego z zakresu obsługi systemu, i) zapewnienie wsparcia informatycznego, w razie awarii programu. 3.10 wydawanie opinii i zaświadczeń bankowych o prowadzonych rachunkach bankowych; 3.11 wydawanie blankietów czeków; 3.12 oprocentowanie środków na rachunkach bieżących i pomocniczych; 3.13 prowadzenie rachunków lokat terminowych; 3.14 ilość lokat terminowych oraz kwoty na nich ulokowane będą wynikać z aktualnych potrzeb zamawiającego i posiadanych środków finansowych. 3.15 naliczanie i kapitalizacja odsetek od środków na rachunkach powinno następować co miesiąc, ostatniego dnia miesiąca. O wysokości oprocentowania w każdym miesiącu bank zawiadomi zamawiającego, poprzez ujęcie stosownej informacji na wyciągach bankowych; 3.16 zerowanie rachunków bieżących, zgodnie z dyspozycjami, polegające na przekazaniu z dniem 31 grudnia każdego roku kwot pozostałych na wyżej wymienionych rachunkach (np. odsetki bankowe) na rachunek bieżący budżetu Gminy; 3.17 finansowanie kredytem, w rachunku bieżącym prowadzonym dla budżetu gminy występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetu gminy do wysokości wynikającej z uchwały budżetowej Rady Gminy. Zabezpieczenie kredytu weksel „in blanco”. Oprocentowanie kredytu w oparciu o stawkę WIBOR 1M ustaloną jako średnia arytmetyczna z miesiąca poprzedzającego rozpoczęcie kolejnych jednomiesięcznych okresów kredytowania powiększoną/pomniejszoną o stałą marżę banku. Od udzielonego kredytu Bank nie będzie pobierał żadnych dodatkowych prowizji i opłat. Dla potrzeb przygotowania oferty przyjmuje się, iż w czasie obowiązywania umowy dotyczącej przedmiotowego zamówienia zaciągnięty będzie kredyt w rachunku bieżącym w wysokości po 1000 000 zł we wskazanych latach budżetowych tj.: 2021 (12 m-cy), 2022 (12 m-cy), 2023 (12 m-cy) łącznie 3 mln PLN. Odsetki od kredytu w rachunku bieżącym będą naliczane na koniec każdego miesiąca w okresie, gdy kredyt ten jest uruchomiony. Odsetki będą naliczane od faktycznie wykorzystanych środków; 3.18 Bank nie będzie pobierał prowizji ani opłat z tytułu: a) otwarcia i prowadzenia rachunków bankowych, b) wydawania zaświadczeń bankowych o prowadzonych rachunkach, c) potwierdzenie salda na rachunkach bankowych, d) sporządzanie wyciągów bankowych, e) wpłat i wypłat gotówkowych, dotyczących realizacji zadań związanych z działalnością Gminy, f) wydawania opinii i historii rachunków bankowych, g) zainstalowania oraz korzystania z elektronicznej obsługi bankowej, h) potwierdzenie otwarcia i zamknięcia rachunków bankowych, i) wydawanie zaświadczeń o braku obciążeń kont Zamawiającego skutkujących zajęciem środków na rachunkach przez komornika, j) realizacji przelewów wewnętrznych, k) wydawania blankietów czeków. 3.19 Prowadzenie punktu kasowego w Rejowcu Fabrycznym w celu zapewnienia bieżącej obsługi. 3.20 Opłaty i prowizje za czynności objęte przedmiotem zamówienia pobierane będą przez wykonawcę z rachunku bankowego wskazanego przez zamawiającego, w przypadku braku środków na rachunku bank niezwłocznie poinformuje odrębnie każdą jednostkę organizacyjną objętą zamówieniem o ich wysokości, a dana jednostka niezwłocznie zasili rachunek bankowy wydatków niezbędną kwotą środków.