„Świadczenie na rzecz Gminy Ostrów Wielkopolski usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym, Gmina Ostrów Wielkopolski, woj. wielkopolskie”

Opis przedmiotu przetargu: 1. Opis przedmiotu zamówienia. Przedmiotem zamówienia jest: Świadczenie na rzecz Gminy Ostrów Wielkopolski usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym, Gmina Ostrów Wielkopolski, ul. Gimnazjalna 5, woj. wielkopolskie. 1) Przedmiotem zamówienia jest świadczenie na rzecz Gminy Ostrów Wielkopolski, z wyłączeniem jednostek organizacyjnych gminy, usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów w okresie od dnia 01.01.2021 r. do 31.12.2022 r. 2) Usługi pocztowe będą świadczone na rzecz Gminy Ostrów Wielkopolski, z wyłączeniem jednostek organizacyjnych gminy, mającej siedzibę w Urzędzie Gminy Ostrów Wielkopolski, 63-400 Ostrów Wielkopolski, ul. Gimnazjalna 5 - na zasadach określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa, w szczególności w ustawie z dnia 15.06.2020 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2020 r., poz. 1041); 3) Przesyłki pocztowe – listowe będące przedmiotem zamówienia rozumie się: a) Przesyłki listowe krajowe i zagraniczne o wadze do 2000g: ­ zwykłe ekonomiczne – przesyłki nierejestrowane nie będące przesyłkami o najszybszej kategorii w obrocie krajowym, ­ zwykłe priorytetowe – przesyłki nierejestrowane najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym, ­ polecone ekonomiczne – przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym, ­ polecone priorytetowe – przesyłki rejestrowane najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym, ­ polecone ekonomiczne za potwierdzeniem odbioru (zpo) – przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii, przyjęte za potwierdzeniem przyjęcia i doręczone za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym, ­ polecone priorytetowe za potwierdzeniem odbioru (zpo) – przesyłki rejestrowane, najszybszej kategorii, przyjęte za potwierdzeniem przyjęcia i doręczone za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym i zagranicznym; b) paczki krajowe i zagraniczne o wadze do 10 000 g: ­ zwykłe - rejestrowane nie będące paczkami o najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym, ­ priorytetowe - rejestrowane najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym, ­ z zadeklarowaną wartością – rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii z zadeklarowana wartością. 4) Poprzez wymiary nadawanych przesyłek rozumie się: a) Dla przesyłek listowych: • Format S – o masie do 500 g minimum – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 mm x 140 mm, maksimum – wymiary nie mogą przekroczyć: wysokości 20 mm, długości 230 mm, szerokości 160 mm; • Format M – o masie do 1000 g, minimum – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 mm x 140 mm, maksimum – wymiary nie mogą przekroczyć: wysokości 20 mm, długości 325 mm, szerokości 230 mm; • Format L – o masie do 2000 g, minimum – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 mm x 140 mm, maksimum – suma długości, szerokości i wysokości nie może przekroczyć 900 mm, przy czym największy z wymiarów nie może przekroczyć 600 mm, natomiast dla przesyłki w formie rulonu suma długości i podwójnej średnicy nie może przekroczyć 1040 mm, przy czym długość nie może przekroczyć 900 mm. b) Dla Paczek: a) Gabaryt A minimum – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 mm x 140 mm, maksimum – żaden z wymiarów nie może przekroczyć długości 600 mm, szerokości 500 mm, wysokości 300 mm; b) Gabaryt B minimum – jeżeli choć jeden z wymiarów przekracza długość 600 mm lub szerokość 500 mm lub wysokość 300 mm, maksimum – suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość – 3000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm. Wszystkie wymiary przyjmuje się z tolerancją +/- 2 mm. 5) Rodzaje i ilości przesyłek pocztowych do realizacji w ramach przedmiotowej usługi zostały szczegółowo opisane w załączniku nr 2 do SIWZ. W tabelach znajdujących się w ww. załączniku podane rodzaje i ilości przesyłek pocztowych są danymi orientacyjnymi. Zamawiający przyjął podane ilości przesyłek każdego rodzaju w oparciu o analizę potrzeb. Zestawienie to daje podstawę do wyliczenia ceny. Zamawiający nie jest zobowiązany do zrealizowania w 100% podanych ilości przesyłek. Ilości przesyłek w ramach świadczonych usług są szacunkowe i będą ulegały zmianie w danych rodzajach w zależności od potrzeb Zamawiającego. Faktyczne ilości realizowanych przesyłek pocztowych mogą odbiegać od określonych w załączniku. Wykonawca nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian ilościowych przesyłek. 6) W przypadku zaistnienia konieczności zwiększenia zakresu zamówienia spowodowanej zwiększeniem ilości przesyłek w ramach wykonania usługi, Zamawiający skorzysta z prawa opcji w wysokości 15% zamówienia podstawowego, określonego powyżej. Prawo opcji jest uprawnieniem Zamawiającego, z którego może, ale nie musi skorzystać w ramach realizacji umowy. Zamówienia w ramach prawa opcji będą realizowane po wykorzystaniu prognozowanej wielkości przesyłek pocztowych. W przypadku nie skorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji, Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia z tego tytułu. Zamówienie w ramach prawa opcji będą realizowane na takich samych warunkach, jak zamówienie podstawowe, włącznie z cenami jednostkowymi oferowanymi przez Wykonawcę na realizację zamówienia podstawowego. Warunkiem uruchomienia prawa opcji jest złożenie przez Zamawiającego pisemnego oświadczenia woli w przedmiocie skorzystania z prawa opcji, w jednoznacznie określonym zakresie. 7) Doręczanie przesyłek dokonywane będzie przez Wykonawcę w siedzibie Zamawiającego w dniach i godzinach wskazanych przez Zamawiającego: Zamawiający wymaga dostarczenia przesyłek pocztowych do siedziby Zamawiającego w Ostrowie Wielkopolskim, ul. Gimnazjalna 5, 63-400 Ostrów Wielkopolski, w dni robocze: od poniedziałku do piątku do Kancelarii Urzędu Gminy, pokój nr 1, w godzinach od 8:00 do 9:30. Przedstawiciel Wykonawcy powinien być wyposażony w telefon komórkowy umożliwiający kontakt z Zamawiającym. 8) Przesyłki pocztowe przygotowane do dystrybucji będą przygotowane przez Zamawiającego a Wykonawca zobowiązany jest do odbioru przesyłek w dni robocze: od poniedziałku do piątku w godzinach od 14:00 do 15:00 bezpośrednio z Kancelarii znajdującej się w budynku Urzędu Gminy w Ostrowie Wielkopolskim, ul. Gimnazjalna 5, pokój nr 1. 9) W przypadku określonym w pkt.8. Odbioru przesyłek wychodzących będzie dokonywać upoważniony przedstawiciel Wykonawcy po okazaniu stosownego upoważnienia wraz z dokumentem tożsamości. 10) W przypadku konieczności nadania dodatkowej/ch przesyłki/ek w innych godzinach niż określonych w pkt. 8. Zamawiający będzie we własnym zakresie dostarczać ww. przesyłkę/ki do wskazanej placówki Wykonawcy (siedziba placówki Wykonawcy musi być zlokalizowana w miejscowości, w której znajduje się siedziba Zamawiającego) w godzinach jej pracy, a Wykonawca zobowiązuje się do nadania przesyłki/ek w dniu jej/ich otrzymania od Zamawiającego. W przypadku przesyłki/ek priorytetowej/ych dostarczonej/ych przez Zamawiającego po godz. 15:00 Wykonawca nada przesyłkę/ki w dniu następnym. Wykonawca wskaże adres siedziby placówki nadawczej Wykonawcy, do której Zamawiający może dostarczyć przesyłkę/ki w przypadku opisanym w pkt. 10 11) Nadanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu ich przekazania przez Zamawiającego. 12) Przyjęcie przesyłek do obrotu pocztowego przez Wykonawcę będzie każdorazowo dokumentowane pieczęcią, podpisem i datą w pocztowej książce nadawczej (dla przesyłek rejestrowanych) oraz na zestawieniu ilościowym przesyłek nierejestrowanych. 13) Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana, przedłoży Zamawiającemu niezwłocznie wzór pocztowej książki nadawczej oraz zestawienia ilościowego, celem uzgodnienia przed zawarciem umowy. Uzgodniony przez Zamawiającego wzór formularzy ww. dokumentów stanowić będzie załącznik nr 3 do umowy. 14) Wykonawca zobowiązany będzie świadczyć usługi doręczania zwrotnych potwierdzeń odbioru i zwrotów niedoręczonych przesyłek pocztowych do siedziby Zamawiającego, od poniedziałku do piątku w godzinach od 8:00 do 15:00. 15) Wykonawca zobowiązany jest doręczać przesyłki pocztowe w terminach określonych w ustawie prawo pocztowe. 16) Zamawiający będzie przekazywał przesyłki do nadania w stanie uporządkowanym według rodzaju i wagi oraz umieszczał na przesyłkach w sposób trwały i czytelny informacje jednoznaczne identyfikujące adresata i nadawcę, jednocześnie określając rodzaj przesyłki tzn.: a) dla przesyłek rejestrowanych – wpisanie każdej przesyłki do rejestru – książek nadawczych – sporządzonego w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla placówki nadawczej Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia będzie stanowić dla Zamawiającego potwierdzenie nadania przesyłki b) dla przesyłek nierejestrowanych (zwykłych) – nadanie według zestawienia ilościowego z podziałem na kategorie i przedziały wagowe sporządzonego w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla placówki nadawczej Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek. 17) Zamawiający ma prawo dołączenia do przesyłki listowej rejestrowanej w obrocie krajowym (z wyłączeniem przesyłek z zdeklarowaną wartością) formularzy zwrotnego potwierdzenia odbioru w liczbie większej niż jedna. Wykonawca zobowiązuje się do nadania powyższej przesyłki i uzyskania w przypadku doręczenia /wydania przesyłki pokwitowania przez adresata na każdym z dołączonych do przesyłki formularzu zwrotnego potwierdzenia odbioru. Zamawiający będzie określał ilość wymaganych usług potwierdzenia odbioru na opakowaniu przesyłki (kopercie) w postaci np.: -2 x za potwierdzeniem odbioru (w przypadku 2 formularzy zwrotnego potwierdzenia odbioru dołączonego do jednej przesyłki), -3 x za potwierdzeniem odbioru (w przypadku 3 formularzy zwrotnego potwierdzenia odbioru dołączonego do jednej przesyłki) oraz w zestawieniu przesyłek rejestrowanych przeznaczonych do nadania w rubryce „rodzaj” w postaci; 2 ZPO, 3 ZPO itp. 18) Wzory książek nadawczych oraz zestawień ilościowych przesyłek winny być uzgodnione z Wykonawcą. 19) Do przesyłek listowych używane będą koperty Zamawiającego oraz potwierdzenia odbioru. 20) Wykonawca będzie dostarczał do siedziby Zamawiającego zwrotne potwierdzenia odbioru przesyłek pokwitowane przez adresata niezwłocznie po dokonaniu usługi doręczenia przesyłki. W przypadku nieobecności adresata przesyłki Wykonawca przechowa przesyłkę w swojej placówce przez okres 14 dni; przedstawiciel Wykonawcy pozostawi zawiadomienie (pierwsze awizo) o próbie doręczenia przesyłki ze wskazaniem gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę; termin do odbioru przesyłki przez adresata wynosi 7 dni, licząc od dnia pozostawienia pierwszego zawiadomienia. W przypadku nie podjęcia przesyłki w tym terminie przesyłka będzie awizowana powtórnie, poprzez pozostawienie drugiego zawiadomienia o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż 14 dni od daty pierwszego zawiadomienia ; po upływie 14-dniowego terminy odbioru Wykonawca zwróci przesyłkę Zamawiającemu z podaniem przyczyny nie doręczenia adresatowi. W przypadku przesyłek doręczonych w trybie określonym w ustawie z dnia 6 czerwca 1997r. Kodeks postępowania karnego, w przypadku nieobecności adresata przesyłki rejestrowanej Wykonawca przechowa przesyłkę w swojej placówce przez okres 7 dni; przedstawiciel Wykonawcy pozostawi zawiadomienie (pierwsze awizo) o próbie doręczenia przesyłki ze wskazaniem gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę; termin odbioru przesyłki przez adresata wynosi 7 dni, licząc od dnia pozostawienia pierwszego zawiadomienia jeżeli adresat nie zgłosi się po odbiór przesyłki w tym terminie, placówka pocztowa wysyła powtórnie zawiadomienie o możliwości jej odbioru a na przesyłce zaś umieszcza odcisk datownika i dokonuje adnotacji o ponownym awizowaniu; w zawiadomieniu tym określa 7-dniowy termin do odebrania przesyłki. 21) W przypadku przesyłek nadawanych w trybach postępowań administracyjnych i podatkowych Zamawiający będzie korzystał z własnych druków potwierdzeń odbioru. Zamawiający zapewnia, iż stosowane przez niego druki zwrotnych potwierdzeń odbioru będą spełniać wymogi Ordynacji podatkowej i k.p.a. 22) Z uwagi na fakt, iż część przesyłek listowych rejestrowanych przeznaczonych do nadania stanowią przesyłki zawierające pisma urzędowe (w trybie postępowania administracyjnego cywilnego, podatkowego, egzekucyjnego) zamawiający wymaga, by potwierdzenie nadania tych przesyłek miało moc dokumentu urzędowego. Przedmiot zamówienia został szczegółowo opisany w załączniku nr 2 do SIWZ Formularz cenowy, opis przedmiotu zamówienia.