Świadczenie usług pocztowych

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych na rzecz Powiatowego Urzędu Pracy w Ciechanowie w okresie od dnia 01.01.2021 r. do dnia 31.12.2021 r. w zakresie: 1) przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych w obrocie krajowym o masie do 2000 g oraz paczek o masie do 5000 g w obrocie krajowym; 2) doręczania zwrotów przesyłek listowych, po wyczerpaniu wszystkich możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy oraz doręczania zwrotnych potwierdzeń odbioru po skutecznym doręczeniu. 2. Zakres zamówienia obejmuje również odbiór z kancelarii Zamawiającego, przesyłek przeznaczonych do nadania w placówce nadawczej Wykonawcy. 3. Usługa realizowana musi być co najmniej przez 5 dni w tygodniu od poniedziałku do piątku. Szacunkowa ilość przesyłek do nadania w ww. okresie została określona w załączniku nr 1 a do SIWZ (formularz ofertowy - cennik szczegółowy). 4. Przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się: 1) Przesyłki listowe: a) zwykłe - przesyłki nierejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii; b) zwykłe priorytetowe - przesyłki nierejestrowane będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i w obrocie zagranicznym; c) polecone - przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i w obrocie zagranicznym; d) polecone priorytetowe - przesyłki rejestrowane najszybszej kategorii w obrocie krajowym i w obrocie zagranicznym; e) polecone ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO)- przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru; f) polecone priorytetowe ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) - przesyłki rejestrowane, najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru, o następujących wymiarach (przyjmuje się tolerancję wszystkich wymiarów ± 2 mm): • S – maksymalny wymiar koperty C5 (162 × 229 x 20mm) do 500g, • M – maksymalny wymiar koperty C4 (229 × 324 x 20mm) do 1000g, • L– ponad wymiar koperty C4, (suma wymiarów nie może przekroczyć 900mm, przy czym długość nie może być, większa niż 600mm) - do 2000g. 2) Paczki: a) zwykłe - rejestrowane nie będące paczkami najszybszej kategorii, b) priorytetowe - rejestrowane najszybszej kategorii, o następujących wymiarach (przyjmuje się tolerancję wszystkich wymiarów ± 2 mm): • „gabaryt A" - paczek o wymiarach: - minimum: wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 mm x 140 mm - maksimum: żaden z wymiarów nie może przekroczyć: długość 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm, • „gabaryt B" - paczek o wymiarach: - minimum: jeśli choć jeden z wymiarów przekracza: długość 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm; - maksimum: suma długości największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość - 3000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1.500 mm. 5. Wykonawcę obowiązuje świadczenie usług będących przedmiotem zamówienia na podstawie poniższych przepisów prawa, w szczególności: a) ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz.U. z 2020 r., poz. 1041 t.j.); b) rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. z 2019 r., poz. 474 t. j.); c) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r., poz. 1325 t. j. z późn. zm.); d) ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2020 r., poz. 256 t. j. z późn. zm.); e) ustawy z dnia 6 czerwca 1997r. Kodeks postępowania karnego (Dz. U. z 2020 r. poz. 30 t. j. z późn. zm.). 6. Przesyłki dostarczane będą przez Wykonawcę do każdego miejsca w kraju i za granicą objętego Porozumieniem ze Światowym Związkiem Pocztowym. 7. Wykonawca zobowiązany jest doręczać przesyłki krajowe z zachowaniem wskaźników czasu przebiegu przesyłek pocztowych w obrocie krajowym zgodnych z rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2020 r., poz. 1026 t.j.). 8. Doręczanie przesyłek rejestrowanych Wykonawca będzie realizował zgodnie z: a) art. 39-49 oraz art. 57 § 1 i 4 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2020 r., poz. 256 t. j. z późn. zm.); b) art. 128-142 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks postępowania karnego (Dz. U. z 2020 r., poz. 30 t. j. z późn. zm.). 9. Dla przesyłek ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru Wykonawca będzie doręczał Zamawiającemu, pokwitowane przez adresata „potwierdzenie odbioru" niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, nie później jednak, niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia doręczenia. 10. W związku z realizacją usług, o których mowa w pkt 6 i 7, używane będą formularze potwierdzenia odbioru Zamawiającego, za wyjątkiem potwierdzeń odbioru dla przesyłek zagranicznych i paczek. 11. Ze względu na szczególne znaczenie dla Zamawiającego doręczeń, o których mowa w pkt 7, Wykonawca jest zobowiązany usługi te realizować i dokumentować prawidłowo. 12. Wykonawca jest odpowiedzialny za wykonanie prawidłowego, zgodnego ze stanem faktycznym, opisu na formularzach potwierdzenia odbioru stosowanych do doręczeń, o których mowa w pkt 7, w sposób wskazany w formularzach, w szczególności; a) w przypadku doręczenia przesyłki - do uzyskania od odbiorcy pokwitowania odbioru przesyłki poprzez umieszczenie daty jej odbioru i czytelnego podpisu odbiorcy oraz do wskazania osoby, której doręczono przesyłkę poprzez oznaczenie odpowiedniego pola oraz ewentualne zaznaczenie właściwego fragmentu tekstu; b) w przypadku niemożności doręczenia przesyłki - do wskazania placówki pocztowej, w której pozostawiono przesyłkę do dyspozycji adresata oraz odnotowania daty jej pozostawienia, będącej zarazem datą pozostawienia pierwszego awizo; c) w przypadku niepodjęcia przesyłki w terminie 7 dni od daty pozostawienia pierwszego awizo - do odnotowania daty powtórnego awizowania; d) w przypadku zwrotu przesyłki do nadawcy - do wskazania powodu zwrotu poprzez oznaczenie odpowiedniego pola oraz do odnotowania daty zwrotu; e) do umieszczenia daty oraz złożenia podpisu przez osobę doręczającą lub wydającą przesyłkę (podpis powinien umożliwiać identyfikację tej osoby); 13. Usługę pocztową w zakresie przesyłki rejestrowanej uważa się za niewykonaną, jeżeli doręczenie przesyłki rejestrowanej lub zawiadomienie o próbie jej doręczenia nie nastąpiło w terminie 14 dni od dnia nadania, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. z 2019 r., poz. 474 t. j.). 14. Z uwagi na specyfikę wykonywanych zadań (m.in. składanie różnego rodzaju pism procesowych w trybie postępowania cywilnego, administracyjnego czy sądowo - administracyjnego) Zamawiający informuje, że część generowanych przesyłek listowych wymaga, aby potwierdzenie nadania i doręczenia przesyłki skutkowało: a) zachowaniem terminów, o których mowa w art. 57 § 5 pkt 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U z 2020 r., poz. 256 t. j. z późn. zm.); b) wniesieniem pisma do sądu, o którym mowa w: - art. 165 § 2 ustawy z dnia 17 listopada 1964r. Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. z 2020 r., poz. 1575 t. j. z późn. zm.) - art. 83 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2019 r., poz. 2325 t. j. z późn. zm.). Niedopuszczalne jest nieuzasadnione przetrzymywanie przesyłek przez Wykonawcę. Do odpowiedzialności Wykonawcy za nienależyte wykonanie usługi pocztowej stosuje się odpowiednio przepisy ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe, oraz rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r., w sprawie reklamacji usługi, a w sprawach nieuregulowanych tymi przepisami stosuje się odpowiednio przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny (Dz. U. z 2020 r., poz. 1740 t. j.). 15. W ramach przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany będzie do wykonywania m.in. następujących czynności: 1) odbierania przesyłek raz dziennie w dni robocze od poniedziałku do piątku od godz. 14.30 do godz. 15.00 z siedziby Zamawiającego w Ciechanowie przy ul. Sygietyńskiego 11. Nadanie przesyłek następować będzie w dniu ich odbioru przez Wykonawcę od Zamawiającego. 2) w przypadku uzasadnionych zastrzeżeń w stosunku do już nadanych przesyłek (np. nieprawidłowe opakowanie, brak pełnego adresu, niezgodność wpisów w dokumentach nadawczych z wpisami na przesyłkach, brak znaków opłaty itp.) Wykonawca bez zbędnej zwłoki wyjaśnia je z Zamawiającym; brak możliwości wyjaśnienia zastrzeżeń, o których mowa lub ich usunięcia w dniu nadania przesyłek przez Zamawiającego powoduje, iż nadanie przesyłek budzących zastrzeżenia Wykonawcy nastąpi w dniu następnym lub ich całkowitym usunięciu przez Zamawiającego”. 3) Zamawiający zastrzega sobie możliwość dodatkowego nadania przesyłek pocztowych po godz. 15.00 bezpośrednio w placówce pocztowej Wykonawcy znajdującej się w Ciechanowie najbliżej siedziby Zamawiającego; 4) potwierdzania każdorazowo przyjętych do wyekspediowania w kraju i za granicę przesyłek pieczęcią, podpisem i datą w pocztowej książce nadawczej (dla przesyłek rejestrowanych) oraz na zestawieniu ilościowym według poszczególnych kategorii wagowych (dla przesyłek zwykłych). Odbiór przesyłek potwierdzać będzie upoważniony przedstawiciel Wykonawcy; 5) zwrotu potwierdzonych pocztowych książek nadawczych, zestawienia nadanych przesyłek dla przesyłek zwykłych; 6) w przypadku uszkodzenia przesyłki Wykonawca ma obowiązek ją zabezpieczyć oraz nanieść adnotację z informacją o osobie dokonującej zabezpieczenia; 7) Zamawiający nie dopuszcza jakiejkolwiek ingerencji przez Wykonawcę w zewnętrzne opakowanie przesyłki mogące naruszać jej pierwotny format, kształt lub wagę, z wyjątkiem zamieszczania na przesyłkach listowych kodów kreskowych do identyfikacji przesyłek. 8) Wszelkie czynności związane z oznakowaniem kodami kreskowymi do identyfikacji przesyłek, rejestrowaniem elektronicznym przesyłek, itp. muszą zostać wykonane przez Wykonawcę. Wykonawca zobowiązany jest do zamieszczenia w książce nadawczej przekazanej przez Zamawiającego odpowiednich numerów przesyłek. Zamawiający nie dopuszcza innej możliwości, tj. przerzucenie ww. obowiązków na Zamawiającego. 16. Do obowiązków Zamawiającego będzie należeć: a) opakowanie przesyłek listowych i paczek w sposób umożliwiający Wykonawcy doręczanie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia. Opakowanie przesyłek listowych stanowi zaklejona koperta Zamawiającego, opakowanie paczki stanowi sztywne pudełko lub szary papier Zamawiającego. Zamawiający nie dopuszcza stosowania przez Wykonawcę własnych opakowań na listy i przesyłki; b) umieszczanie na przesyłce listowej lub paczce w sposób czytelny nazwy odbiorcy wraz z jego adresem, określanie jednocześnie rodzaju przesyłki (zwykła polecona, priorytet czy ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru) oraz umieszczanie na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki nadruku (pieczątki) określającej pełną nazwę i adres Zamawiającego; c) nadawanie przesyłek w stanie uporządkowanym, przez, co należy rozumieć: - dla przesyłek rejestrowanych - wpisanie każdej przesyłki do książki nadawczej, której każda strona będzie zawierała kopię wraz z określeniem wartości i wagi przesyłki. Oryginalne strony pocztowej książki nadawczej będą przeznaczone dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopie stanowić będą dla Zamawiającego potwierdzenie nadanej partii przesyłek; - dla przesyłek zwykłych - zestawienie ilościowe przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych sporządzone dla celów rozliczeniowych w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek. d) umieszczanie na stronie adresowej przesyłek, w miejscu przeznaczonym na opłatę, napisu (nadruku) lub odcisku pieczęci o treści wskazanej przez Wykonawcę, e) Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę oznaczenia nadawcy przesyłek przez Wykonawcę. f) Zamawiający będzie korzystał z własnego wzoru druku potwierdzenia odbioru, stanowiącego załącznik do umowy. Czynności Zamawiającego ograniczają się do wyżej wymienionych i nie dopuszcza się innych obowiązków obciążających Zamawiającego. 17. Wykazane w formularzu ofertowym – cennik szczegółowy (załącznik nr 1 a do SIWZ) ilości poszczególnych pozycji przesyłek listowych mają charakter szacunkowy i są wielkościami orientacyjnymi, przyjętymi w celu porównania ofert oraz wyboru oferty najkorzystniejszej i nie są ilościami zobowiązującymi Zamawiającego. Zmniejszenie lub zwiększenie ilości przesyłek nie stanowi zmiany umowy. W przypadku skorzystania przez Zamawiającego z usług nie ujętych w formularzu ofertowym – cennik szczegółowy, a stanowiących usługi dodatkowe do usług podstawowych będących przedmiotem postępowania, w tym zwrotów przesyłek z powodu wyczerpania możliwości doręczenia, podstawą rozliczeń będą ceny z aktualnego w dniu nadania cennika usług Wykonawcy. 18. Wartość należności za świadczenie usług pocztowych obliczana będzie w okresach miesięcznych, jako iloczyn ceny jednostkowej zaoferowanej w ofercie przetargowej za dany rodzaj przesyłki oraz nadanej rzeczywistej ilości przesyłek danego rodzaju. Rzeczywiste ilości przesyłek będą wynikać z aktualnych potrzeb Zamawiającego i mogą odbiegać od ilości podanych w formularzu cenowym. Wykonawcy nie przysługuje roszczenie wynikające z wykonania ilości przesyłek określonych w formularzu cenowym. 19. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dysponował placówką nadawczą w Ciechanowie oraz wymaga, aby punkty odbioru niedoręczonych pod adres przesyłek (awizowanych) znajdowały się na terenie każdej gminy powiatu ciechanowskiego. 20. przetwarzać dane osobowe uzyskane w związku z realizacją niniejszej umowy, tylko w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy, zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r., poz. 1781 t.j.) oraz zgodnie z art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. U. UE.L nr 119), zwanego dalej RODO.