Świadczenie usług bankowych polegających na obsłudze budżetu Gminy Brody i jednostek organizacyjnych Zamawiającego zaliczanych do sektora finansów publicznych

Opis przedmiotu przetargu: 4.1 Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług bankowych polegających na obsłudze budżetu Gminy w Brodach i jednostek organizacyjnych Zamawiającego zaliczanych do sektora finansów publicznych. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany liczby jednostek wskutek ewentualnych zmian organizacyjnych. Ich obsługa bankowa będzie prowadzona na warunkach zgodnych z zawartą Umową. 4.2 Obsługa bankowa obejmować ma okres od 01-01-2020 r. do 31-12-2023 r., wykonanie czynności/usług: 1) otwarcie i prowadzenie rachunków pomocniczych w złotych polskich, 2) otwarcie i prowadzenie rachunków pomocniczych walutowych, 3) otwarcie i prowadzenie rachunków sum depozytowych Zamawiającego i jego jednostek organizacyjnych, do obsługi np. kaucji za lokale mieszkalne i użytkowe, wadiów i innych depozytów wnoszonych do postępowań przetargowych, konkursów itp. z funkcją automatycznego ewidencjonowania odsetek bankowych od poszczególnych kwot, 4) zapewnienie funkcjonalnego systemu bankowości elektronicznej, 5) realizacja poleceń przelewów krajowych i zagranicznych składanych elektronicznie. W przypadku awarii systemu bank zapewni realizację przelewów w formie papierowej, 6) przechowywanie środków pieniężnych Posiadaczy rachunków oraz przeprowadzanie na ich zlecenie rozliczeń pieniężnych, 7) realizację dyspozycji Posiadaczy rachunków podpisywanych wyłącznie przez osoby upoważnione do dysponowania rachunkami, a wymienione w karcie wzorów podpisów – formularzu uprawnień pełnomocników, 8) wykonywanie obsługi płatności masowych, wpływających na rachunki , 9) lokowanie środków zgromadzonych na rachunkach, 10) udzielanie kredytu w rachunku bieżącym, 11) obsługa gotówkowa w zakresie wypłat i wpłat. Bank zapewni placówkę wyposażoną we wrzutnię nocną, wpłato mat i bankomat, 12) realizację przelewów i wypłat z wpływów bieżących, 13) dokonywanie przelewów w obrębie Banku, 14) sporządzanie czytelnych wyciągów bankowych w formie elektronicznej. W przypadku awarii systemu bank prześle drogą pocztową wyciągi bankowe,, 15) wydawanie i obsługa kart płatniczych, 16) obsługa płatności za pośrednictwem terminali POS, 17) Oprocentowanie środków na rachunkach bankowych, liczone jako dzienna stawka WIBID 1M skorygowana o współczynnik określony w złożonej ofercie, przy czym kapitalizacja (naliczenie) odsetek następować będzie raz na koniec każdego miesiąca tj. w ostatnim dniu kalendarzowym. Stopa WIBID 1M będzie korygowana przez pomnożenie przez stały współczynnik w okresie obowiązywania umowy (współczynnik musi być podawany z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku) tj. WIBID 1M razy stały współczynnik x, przy czym współczynnik ten nie może być niższy niż 0,25. W przypadku likwidacji stawki WIBID 1M, stawka ta zostanie zmieniona na stawkę, która ją zastąpi, albo na stawkę najbardziej zbliżoną swoją wielkością i charakterem (do stawki WIBID 1M) 18) Możliwość deponowania wolnych środków pieniężnych znajdujących się na rachunku bieżącym budżetu Gminy na lokatach terminowych automatycznych (typu OVERNIGHT), pod warunkiem uruchomienia takiej opcji przez Zamawiającego, automatycznie tj. bez dodatkowych formalności, na koniec dnia. Powrót środków pieniężnych z lokaty wraz z należnymi odsetkami nastąpi następnego dnia roboczego nie później niż do godz. 800 i będzie to pierwsza operacja na rachunku bankowym. Zamawiający zastrzega możliwość rezygnacji z tej usługi w dowolnym czasie obowiązywania umowy. Uruchomienie jak również rezygnacja z tej opcji odbędzie się na pisemny wniosek Zamawiającego bez żadnych prowizji i opłat. Oprocentowanie liczone jako dzienna stawka WIBID ON i współczynnika określonego w złożonej ofercie. Współczynnik stały w okresie obowiązywania umowy. W przypadku likwidacji stawki WIBID ON, stawka ta zostanie zmieniona na stawkę która ją zastąpi, albo na stawkę najbardziej zbliżoną swoją wielkością i charakterem. 19) Możliwość deponowania wolnych środków pieniężnych na lokatach terminowych jednomiesięcznych, pod warunkiem uruchomienia takiej opcji przez Zamawiającego na pisemny wniosek. Powrót środków pieniężnych wraz z należnymi odsetkami na konto bankowe z którego utworzono lokatę terminową. Zamawiający zastrzega możliwość rezygnacji z tej usługi w dowolnym czasie obowiązywania umowy. Uruchomienie jak również rezygnacja z tej opcji odbędzie się na pisemny wniosek Zamawiającego bez żadnych prowizji i opłat. Oprocentowanie liczone jako dzienna stawka WIBID 1M i współczynnika określonego w złożonej ofercie. Współczynnik stały w okresie obowiązywania umowy. W przypadku likwidacji stawki WIBID 1M, stawka ta zostanie zmieniona na stawkę która ją zastąpi, albo na stawkę najbardziej zbliżoną swoją wielkością i charakterem (do stawki WIBID 1M). 20) Możliwość udzielenia na rachunku bieżącym budżetu Gminy, w każdym roku budżetowym, kredytu krótkoterminowego w rachunku bieżącym na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetowego, do wysokości określonej w każdym roku przez Radę Gminy w uchwale budżetowej w kwocie nieprzekraczającej 2. 000.000 zł. Szczegółowe warunki kredytu określi odrębna umowa, przy czym: - Zabezpieczeniem kredytu będzie weksel własny In blanco wraz z deklaracją wekslową. Dopuszcza się również jako zabezpieczenie – oświadczenie o poddaniu się egzekucji, - Każdy wpływ na rachunek bieżący będzie powodował zmniejszenie salda kredytu, - Uruchomienie kredytu będzie następować bez żadnych prowizji i opłat, - Wykonawca nie będzie pobierał prowizji i opłaty od salda niewykorzystanej części kredytu, - Kredyt powinien zostać postawiony do dyspozycji w ciągu dwóch dni od daty podpisania odrębnej umowy kredytowej, - Zamawiający płaci odsetki od rzeczywistego zadłużenia, - Kredyt oprocentowany będzie według dziennej stawki bazowej WIBOR dla depozytów 1M ustalonej jako średnia arytmetyczna notowań stawki WIBOR 1M za miesiąc poprzedzający kolejny miesięczny okres odsetkowy, powiększonej (+) lub pomniejszonej (-) o marżę Wykonawcy w wysokości określonej w złożonej ofercie, stałą w okresie obowiązywania zamówienia. - Odsetki od wykorzystywanego kredytu naliczane będą w miesięcznych okresach obrachunkowych, przy czym pierwszy okres rozpoczyna się od dnia postawienia kredytu do dyspozycji Zamawiającego, kolejne okresy liczone są od następnego dnia po zakończeniu poprzedniego okresu, ostatni okres obrachunkowy kończy się w dniu poprzedzającym dzień całkowitej spłaty kredytu. - Zmiana stawek bazowych nie wymaga odrębnego powiadomienia Zamawiającego. - W przypadku likwidacji stawki WIBOR 1M, zostanie ona zmieniona na stawkę, która zastąpi stawkę WIBOR 1M, albo na stawkę najbardziej zbliżoną swoją wielkością i charakterem do stawki WIBOR 1M. 21) świadczenie innych usług bankowych na rzecz Posiadaczy rachunków, tj. depozytów, wydawanie opinii bankowych i zaświadczeń oraz udzielanie wszelkich informacji związanych z przedmiotem zamówienia. 4.3 Poprzez sporządzanie czytelnych wyciągów w formie elektronicznej należy rozumieć: sporządzanie i przekazywanie najpóźniej dnia następnego, Zamawiającemu wyciągów bankowych drogą elektroniczną, zawierających: pełną nazwę i numer rachunku, datę wyciągu bankowego (datę księgowania), pełną nazwę posiadacza rachunku, oznaczenie adresata wpłaty, informację o przeprowadzonych wpłatach, nr rachunku beneficjenta i zleceniodawcy oraz jego pełną nazwę, pełny tytuł płatności, datę wpłaty, datę stempla pocztowego/bankowego ze źródłowego dowodu wpłaty, kursie jaki był stosowany w przypadku operacji zagranicznych, informacje na temat otrzymanego kredytu, założonych lokatach, kwotach i okresach naliczonych odsetek. Wyciągi bankowe będą zawierały wszystkie informacje o płatnościach, jakie zostały umieszczone przez Kontrahentów w opisie płatności. Niezgodności dotyczące zapisów w wyciągach bankowych wyjaśniane będą przez Bank nie później niż w ciągu 2 dni roboczych od dnia zgłoszenia. Wykonawca zapewni sporządzanie i przekazywanie Zamawiającemu wyciągów bankowych w formie papierowej - w wyjątkowych sytuacjach na żądanie Zamawiającego. 4.4 Rachunek sum depozytowych umożliwi automatyczną obsługę wielu depozytów, poprzez indywidualne rachunki wirtualne, bez względu na ich wartość i pozwoli na ewidencjonowanie odsetek bankowych od poszczególnych sum depozytowych (np. kaucji) w taki sposób aby odsetki były doliczane do poszczególnych pozycji depozytowych i zwracane wraz z kaucją. System umożliwi również zarządzanie wpłatami dokonanymi bezpośrednio na rachunek sum depozytowych (w przypadku braku możliwości przyporządkowania interesantowi indywidualnego rachunku wirtualnego przed wpłatą np. wadia) i ewidencjonowanie odsetek bankowych od poszczególnych kwot. Zamawiający uzyska codziennie raporty o wszystkich otrzymanych płatnościach, saldach i naliczonych odsetkach. 4.5 Funkcjonalny system bankowości elektronicznej umożliwi za pomocą sieci Internet w szczególności: 1) dokonywanie przelewów (krajowych i zagranicznych), również z datą przyszłą przelewu, z możliwością przeglądania, modyfikacji i usuwania przed wysłaniem do Banku, dokonywanie jednorazowego wysyłania grupy przelewów, ze wszystkich rachunków w ramach dostępnych środków, w tym kredytowych; 2) ścisłe umożliwienie pełnego zastosowania podpisu elektronicznego zgodnie z systemem pełnomocnictw, na różnych poziomach autoryzacji, z uwzględnieniem różnej klasy podpisów, 3) uzyskanie szybkiego i łatwego dostępu w czasie rzeczywistym, do informacji o stanie środków na rachunkach oraz o przeprowadzonych transakcjach, w tym: a) tworzenia i wydruku raportów z operacji na poszczególnych rachunkach bankowych (dla określonego rachunku i dla grupy rachunków) z funkcją sortowania, filtrowania i podglądu wybranego typu operacji, b) podglądu aktualnego salda na wybranym rachunku (wybranej grupie rachunków) c) pobierania wyciągów w postaci plików, z możliwością ich automatycznego drukowania wraz z pojedynczymi poleceniami przelewów, d) ułatwienie zarządzania płynnością poprzez monitoring (podgląd) stanu rachunków i operacji bankowych na wszystkich rachunkach jednostek organizacyjnych wskazanych przez Zamawiającego, e) informacji o odrzuceniu transakcji z podaniem komunikatu o jej przyczynie, f) tworzenie zbiorów kontrahentów, numerów rachunków i innych danych ewidencyjnych, g) przeszukiwanie zbiorów wszystkich operacji według rodzaju operacji, nazwy kontrahenta, daty, kwoty, ciągu znaków z tytułu przelewu i innych możliwych do wyodrębnienia kryteriów; przy czym w okresie obowiązywania umowy Wykonawca zobowiązany jest zapewnić możliwość przeszukiwania on-line zbiorów danych z całego okresu objętego obsługą bankową oraz prowadzić w tym okresie archiwum; 4) Zapewnienie komunikacji z bankiem poprzez system bankowości elektronicznej w zakresie : a) dodania nowego użytkownika systemu bankowości elektronicznej, b) składania wniosku o otwarcie nowego rachunku bankowego, c) składania reklamacji i ich rozpatrywanie przez Bank; 5) Wykonawca dostarczy oprogramowanie systemu bankowości elektronicznej do Urzędzie Gminy w Brodach oraz do wszystkich jednostkach organizacyjnych, a także zapewni nieodpłatne przekazywanie i instalowanie wersji aktualizujących to oprogramowanie w okresie obowiązywania umowy. 6) Wykonawca zapewni bezpłatną pomoc techniczną w okresie wdrożeniowym i powdrożeniowym tj. przez cały okres umowy, polegającą na: a) w ciągu 1 miesiąca od podpisania "Umowy w sprawie zasad wykonywania obsługi bankowej budżetu” , Wykonawca zorganizuje praktyczne szkolenia dla wszystkich użytkowników (operatorów) systemu, w zakresie pełnej obsługi systemu. b) telefonicznej obsłudze typu help dysk, w godzinach pracy jednostek organizacyjnych Zamawiającego. 4.6 Minimalne wymogi bezpieczeństwa teleinformatycznego systemu bankowości elektronicznej: 1) system powinien prawidłowo pracować w środowisku pracy Zamawiającego; 2) na dzień wszczęcia postępowania Zamawiający realizuje połączenie z Internetem za pomocą serwera Proxy (squid 3.1.10) oraz dysponuje systemami operacyjnymi: Windows 7, 8, 10 z przeglądarkami internetowymi: Firefox (ostatnie trzy wersje) i wyższe, Internet Explorer 11.; 3) system powinien być przystosowany do wyświetlania w rozdzielczości ekranu 1280 x 1024 lub wyższej; 4) bezpieczna komunikacja przez system powinna być zapewniona dzięki certyfikacji WEB serwerów przez zaufane centrum autoryzacji i wykorzystaniu technologii szyfrowania nie gorszej niż SSL 3.0 z kluczem o długości co najmniej 128 bitów; 5) system powinien umożliwić logowanie: a) za pomocą hasła maskowanego, b) za pomocą klawiatury komputerowej, c) za pomocą klawiatury ekranowej, d) z wykorzystaniem podpisu elektronicznego na karcie procesorowej lub innego elementu bezpieczeństwa stanowiącego o jednoznacznej identyfikacji użytkownika 6) system powinien umożliwiać: a) ścisłe określenie uprawnień użytkowników zarówno do każdej funkcji oferowanej przez system, jak i dostępu do danych poszczególnych rachunków, zdefiniowania dowolnych schematów akceptacji transakcji z określeniem limitów, b) akceptację transakcji z uwzględnieniem różnej klasy podpisów (w tym podpisy łączne) z zachowaniem wszelkich kombinacji podpisów, c) ustawienie limitów terminowych, np. jednorazowych, dziennych, tygodniowych i miesięcznych, d) sprawdzenie numeru IP nawiązującego połączenie w przypadku łączności przez Internet, e) tworzenie rejestru czynności użytkowników, f) jednoczesne funkcjonowanie wszystkich stanowisk w tym samym czasie, g) informowanie użytkowników o wszystkich istotnych sprawach związanych z systemem, np. awarie, aktualizacje, przelewy odrzucone przez Bank. 7) zapewnienie automatycznej blokady konta użytkownika w przypadku kilkukrotnego (co najmniej 3 krotnego) podania złych danych podczas logowania oraz automatyczne wylogowanie użytkownika z systemu w przypadku stwierdzenia braku aktywności użytkownika w systemie w określonym czasie ustalonym przez Zamawiającego, 8) Wykonawca dostarczy Zamawiającemu wszystkie niezbędne do obsługi systemu bankowości elektronicznej akcesoria zapewniające bezpieczeństwo pracy dla użytkowników typu: karta, czytnik, token lub inne, nie później niż 10 dni przed rozpoczęciem okresu realizacji przedmiotu zamówienia. 4.7 Realizacja poleceń przelewów krajowych i zagranicznych (składanych elektronicznie i papierowo). Wykonawca zapewni realizowanie operacji bankowych we wszystkich trybach i systemach. W przypadku zleceń w rozliczeniach międzybankowych, składanych w systemie bankowości elektronicznej, do wysokości 1 mln zł, Wykonawca zapewni realizację poleceń przelewu w systemie elektronicznym ELIXIR. W przypadku zleceń w rozliczeniach międzybankowych, Wykonawca zapewni możliwość wysyłania przelewów poniżej 1 000 000 zł, w wyjątkowych sytuacjach, również przez system SORBNET. W przypadku zleceń w rozliczeniach wewnątrz Banku, ich realizacja będzie następowała w czasie rzeczywistym. Polecenia przelewu w formie papierowej będą składane przez Zamawiającego i jego jednostki organizacyjne w wyjątkowych sytuacjach. 4.8 Wykonawca zobowiązuje się udzielić Zamawiającemu, w każdym roku obowiązywania Umowy, krótkoterminowego kredytu w rachunku bieżącym budżetu w wysokości określonej w uchwale budżetowej na dany rok budżetowy. 4.9 Obsługa gotówkowa w zakresie wpłat i wypłat polega na: 1) Wykonawca zapewni obsługę gotówkową Zamawiającego oraz jego jednostek organizacyjnych i kontrahentów, 2) W ramach obsługi gotówkowej Wykonawca zapewni wypłaty środków pieniężnych dla świadczeniobiorców składanych przez Zamawiającego za pośrednictwem bankowości elektronicznej (czek elektroniczny) 3) Zapewnienie obsługi gotówkowej (w banknotach i bilonie) w formie zamkniętej dla potrzeb podmiotów objętych zamówieniem. Zamawiający powinien zapewnić przynajmniej 1 wrzutnię nocną. 4.10 Zamawiający zastrzega sobie prawo lokowania wolnych środków w innych bankach niż u Wykonawcy wyłonionego w niniejszym postępowaniu przetargowym, zgodnie z art. 264 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jednolity Dz.U. z 2013 r., poz. 885 z późn. zm.). 4.11 Zamawiający wymaga, aby osoby wykonujące zamówienie zobowiązane były do zachowania tajemnicy bankowej. Zamówienie nie obejmuje wypłat świadczeń pieniężnych gotówkowych świadczeniobiorcom Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Brodach (tj. świadczeń rodzinnych, świadczeń z funduszu alimentacyjnego, zasiłków: stałych, okresowych i celowych). Na powyższą usługę Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Brodach związany jest odrębną umową. Z uwagi na przedmiot zamówienia zawarta zostanie umowa ogólna z Gminą Brody na wykonanie obsługi bankowej budżetu Gminy w zakresie dotyczącym świadczenia usług bankowych dla Gminy jako jednostki samorządu terytorialnego i Urzędu Gminy w Brodach, jako jednostki budżetowej. Umowa ta będzie zawierać wszystkie elementy składające się na przedmiot zamówienia.