Obsługa bankowa budżetu Gminy Toszek i jej jednostek organizacyjnych

Opis przedmiotu przetargu: 1. Jednostki objęte zamówieniem: a) Urząd Miejski w Toszku, b) Ośrodek Pomocy Społecznej w Toszku, c) Centrum Usług Wspólnych w Toszku, d) Publiczne Przedszkole w Toszku, e) Szkoła Podstawowa nr 1 im. Ireny Sendler w Toszku, f) Szkoła Podstawowa nr 2 im. Gustawa Morcinka w Toszku, g) Szkoła Podstawowa w Pniowie, h) Szkoła Podstawowa w Kotulinie, i) Szkoła Podstawowa w Paczynie. 2. Zakres usług objętych przedmiotem zamówienia: a) otwieranie i prowadzenie rachunków bankowych w PLN dla obsługi budżetu Gminy Toszek i jej jednostek organizacyjnych (podstawowych i pomocniczych); b) otwieranie i zamykanie na pisemny wniosek Zamawiającego dodatkowych rachunków bankowych podstawowych i pomocniczych w trakcie wykonywania bankowej obsługi budżetu Gminy i jej jednostek organizacyjnych; c) stosowanie systemu identyfikacji masowych płatności (SIMP) do wybranych kont Urzędu Miejskiego w Toszku, zapewniającego automatyczną identyfikację płatnika poprzez wirtualny indywidualny numer rachunku bankowego: - uznanie rachunku podstawowego, do którego przypisane są rachunki masowych płatności sumaryczną kwotą przetworzonych płatności masowych otrzymanych przez Bank do godziny 20:00 powinno nastąpić w danym dniu roboczym; - system nie może posiadać możliwości obciążania rachunków funkcjonujących w ramach systemu identyfikacji masowych płatności. Ewentualne reklamacje winny obciążać rachunek podstawowy, do którego przypisane są rachunki masowych płatności; d) potwierdzanie otwarcia i zamknięcia rachunków bankowych; e) generowanie JPK_WB na żądanie Zamawiającego; f) przyjmowanie wpłat gotówkowych własnych: - w przypadku wpłat własnych zapewnienia możliwości codziennego odprowadzania gotówki na dowolne rachunki Zamawiającego w oddziale banku lub w przypadku braku oddziału banku na terenie Toszka za pośrednictwem innej jednostki współpracującej z Bankiem. Zamawiający zastrzega sobie również możliwość dokonywania wpłat do najbliższej dostępnej wrzutni; - w przypadku wpłat własnych jednostek organizacyjnych Zamawiającego zapewnienie możliwości odprowadzania gotówki w oddziale banku lub w przypadku braku oddziału banku na terenie Toszka, za pośrednictwem najbliższego wpłatomatu lub wrzutni bankowej. Prowizja nie może być pobierana od wpłat gotówkowych dokonywanych w Banku na rachunki bankowe objęte obsługa bankową Gminy i jej jednostek organizacyjnych; g) dokonywanie wypłat gotówkowych – zapewnienie możliwości codziennego pobierania gotówki z dowolnych rachunków bankowych Zamawiającego w oddziale banku lub w przypadku braku oddziału banku na terenie Toszka zapewnienie maksymalnie 3 zasileń w gotówkę miesięcznie, w postaci wypłaty w formie zamkniętej, dostarczonej przez konwój. Dostarczenie gotówki powinno nastąpić w godzinach między 8:00 a 12:00 dnia następnego po złożeniu dyspozycji; h) realizacja poleceń przelewów metodą tradycyjną jak i elektroniczną na terytorium UE bez dodatkowych opłat. Przelewy w formie tradycyjnej będą realizowane tego samego dnia jeśli zostaną złożone w Banku do godziny 14:00. Przelewów złożonych po godzinie 14:00 dokonuje się poprzez obciążenie rachunku tego samego dnia oraz wysłanie przelewów do Banku kontrahenta najbliższą sesją, jednak nie później niż do godziny 8:00 dnia następnego. Przelewy w formie elektronicznej przy pomocy systemu bankowości elektronicznej będą realizowane w czasie rzeczywistego zlecenia dokonanego w jednostce organizacyjnej Zamawiającego; i) wydawanie blankietów czekowych gotówkowych (możliwość zastąpienia czeków papierowych czekami elektrycznymi); j) sporządzanie zestawienia operacji na rachunkach na koniec dnia i udostępnienie, bez dodatkowych opłat, tego zestawienia w formie elektronicznych wyciągów bankowych do wszystkich rachunków bankowych za każdy dzień, w którym dokonano operacji finansowej na danym rachunku. Wyciągi bankowe będą udostępnione w dniu następnym do godziny 8:00; k) podawanie w wyciągu bankowym pełnych informacji o źródle płatności, rodzaju płatności, dacie obciążenia rachunku w innym banku lub dacie złożenia dyspozycji płatności przez dłużnika w innym Banku; l) wydawanie potwierdzenia stanu salda na każde żądanie, najpóźniej w następnym dniu roboczym po złożeniu zgłoszenia do Banku i na koniec roku kalendarzowego w formie papierowej; m) dopisywanie odsetek bankowych do wszystkich jednostek organizacyjnych Gminy Toszek za miesiąc grudzień w dniu 31 grudnia oraz przeksięgowanie z tą samą datą środków zgromadzonych na rachunkach bankowych, wskazanych na podstawie pisma Zamawiającego na rachunek budżetu Gminy. Za wymienioną usługę Bank nie będzie pobierał żadnych opłat i prowizji; n) możliwość deponowania ze wskazanych przez Zamawiającego rachunków bankowych wolnych środków pieniężnych, pozostających na koncie bankowym na koniec każdego dnia, na rachunkach lokat krótkoterminowych typu „overnight” bez ponoszenie z tego tytułu prowizji i opłat, w przypadku gdy stawka oprocentowania będzie wyższa niż oprocentowanie środków na rachunku bankowym. Uruchomienie takiej opcji będzie następować automatycznie bez dodatkowych formalności (bez odrębnej dyspozycji Zamawiającego) w postaci przeksięgowania środków pieniężnych z rachunku Zamawiającego na rachunek depozytu w wysokości salda. Powrót środków pieniężnych ze wskazanej lokaty wraz z należnymi odsetkami nastąpi następnego dnia roboczego. Środki będą do dyspozycji Zamawiającego nie później niż do godziny 8:00. Zamawiający wskaże rachunki bankowe, z których może zostać uruchomiona taka opcja. Zamawiający może wstrzymać otwarcie depozytu automatycznego zawiadamiając o tym fakcie Wykonawcę na piśmie; o) możliwość deponowania ze wskazanych przez Zamawiającego rachunków bankowych wolnych środków pieniężnych, pozostających na koncie bankowym na lokacie krótkoterminowej 3-dniowej weekendowej bez ponoszenia z tego tytułu dodatkowych opłat przez Zamawiającego, w przypadku gdy stawka oprocentowania będzie wyższa niż oprocentowanie środków na rachunku bankowym. Uruchomienie takiej opcji będzie następować automatycznie bez dodatkowych formalności (bez odrębnej dyspozycji Zamawiającego) w postaci przeksięgowania środków pieniężnych z rachunku Zamawiającego na rachunek depozytu w wysokości salda. Powrót środków pieniężnych ze wskazanej lokaty wraz z należnymi odsetkami nastąpi pierwszego dnia roboczego po weekendzie. Środki będą do dyspozycji Zamawiającego nie później niż do godziny 8:00. Zamawiający wskaże rachunki bankowe, z których może zostać uruchomiona taka opcja. Zamawiający może wstrzymać otwarcie depozytu automatycznego zawiadamiając o tym fakcie Wykonawcę na piśmie; p) możliwość deponowania wolnych środków na lokatach krótkoterminowych innych niż overnight lub 3-dniowe weekendowe, bez ponoszenia z tego tytułu dodatkowych opłat, na pisemny wniosek/elektroniczną dyspozycję Zamawiającego; q) możliwość pobierania opłat z tytułu kosztów związanych z funkcjonowaniem określonych przez Zamawiającego rachunków bankowych z innych wskazanych przez Zamawiającego rachunków bankowych bez ponoszenia dodatkowych opłat i prowizji; r) oprocentowanie środków, będzie stanowiła zmienna stopa procentowa oparta na stawce odpowiednio: - WIBID 1M – dla środków na rachunkach bieżących, - WIBID O/N dla lokat krótkoterminowych typu „overnihgt” oraz 3-dniowych weekendowych i innych, pomniejszona o marżę banku, stałą w całym okresie obowiązywania umowy; s) bezpłatne wdrożenie systemu elektronicznej obsługi rachunków bankowych wszystkich jednostek organizacyjnych i budżetu Gminy Toszek na dowolnej ilości stanowisk (najpóźniej w dniu podpisania umowy). Wykonawca winien zapewnić instalację (uruchomienie) stanowisk elektronicznej bankowości oraz poprawne działanie oprogramowania na stanowiskach komputerowych wskazanych przez poszczególne jednostki organizacyjne Gminy Toszek. W ramach elektronicznej obsługi bankowej posiadacz rachunku będzie miał zapewnione w szczególności: - uzyskanie w czasie rzeczywistym wiadomości o wszelkich operacjach i saldach na rachunkach podstawowych i pomocniczych, - składanie poleceń przelewów ze wszystkich rachunków w ramach dostępnych środków, - możliwość przeliczenia płatności wyrażonych w PLN na EUR przy równoczesnej realizacji przelewów na rachunki kontrahentów w EUR, - uzyskanie raportów o zrealizowanych operacjach, - sporządzenie wyciągów bankowych w formie elektronicznej, - generowanie potwierdzenia zrealizowanego przelewu, - umożliwienie użytkownikom dysponowania podpisem elektronicznym służącym jedynie do czynności związanych z obsługą bankowości elektronicznej. System bankowości elektronicznej musi umożliwić dokonywanie bezpiecznej akceptacji przelewów elektronicznych przez dwóch upoważnionych pracowników, - możliwość wymiany informacji pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym oraz jego jednostkami organizacyjnymi objętymi umową w trybie on-line, - współpracę systemu bankowości elektronicznej z systemem finansowo-księgowym działającym w Urzędzie Miejskim w Toszku w zakresie wymiany przelewów elektronicznych. System bankowości elektronicznej musi mieć możliwość przyjmowania plików z zewnętrznego systemu finansowo-księgowego, - zapewnienie wsparcia informatycznego w razie awarii programu, - umożliwienie Skarbnikowi Gminy lub osobie upoważnionej przez Zamawiającego dostępu (podglądu) do wszystkich sald rachunków bankowych jednostek organizacyjnych. Po zakończeniu realizacji umowy Wykonawca zobowiązany będzie przekazać Zamawiającemu w terminie 14 dni bazę danych z archiwum operacji na rachunkach oraz słowniki z danymi wprowadzonymi przez Zamawiającego (w tym m.in. rachunki Kontrahentów i dane teleadresowe), w formacie uzgodnionym z Zamawiającym; t) Wykonawca nie będzie pobierał od jednostek Zamawiającego innych niż zaproponowane w ofercie, opłat i prowizji za wykonywanie czynności wymienionych w zamówieniu; u) jeżeli w trakcie trwania umowy powstaną lub zostaną przekazane Zamawiającemu inne jednostki organizacyjne w tym jednostki budżetowe lub zakłady budżetowe, zostaną one włączone do tej usługi bez dodatkowych opłat. Zmiana stanu rachunków bankowych oraz form organizacyjnych jednostek powiązanych z budżetem Gminy nie spowoduje zmiany opłaty zaproponowanej w ofercie, v) udzielenie Zamawiającemu odnawialnego kredytu w rachunku bieżącym, w każdym roku budżetowym w okresie trwania umowy na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetu do wysokości uchwalonej przez Radę Gminy Toszek. Kredyt uruchamiany będzie na wniosek Zamawiającego. Odsetki pobierane będą od rzeczywiście wykorzystanej kwoty kredytu. Zamawiający nie dopuszcza możliwości pobierania opłat i prowizji od zaangażowania kredytu tj. od salda nie wykorzystanej części kredytu; w) oprocentowanie kredytu będzie stanowiła zmienna stopa procentowa oparta na stawce WIBOR 1M z pierwszego roboczego dnia miesiąca powiększona o marżę banku, stałą w całym okresie obowiązywania umowy; x) wydawanie oświadczeń, zaświadczeń i opinii bankowych na wniosek Zamawiającego oraz wykonywanie innych czynności bankowych (np. zmiana karty wzoru podpisów); y) sporządzanie historii do rachunku bankowego na prośbę Zamawiającego; z) potwierdzenie realizacji przelewu w dniu przyjęcia do realizacji. 3. Dodatkowe informacje dotyczące realizacji zamówienia: a) za otwarcie, obsługę rachunków, prowadzenie w ich ramach rozliczeń oraz za świadczenie innych usług objętych obsługą bankową, Bank nie będzie pobierał żadnych opłat ani prowizji poza miesięcznym wynagrodzeniem ryczałtowym w PLN. Wynagrodzenie ryczałtowe dotyczy obsługi bankowej Gminy Toszek oraz jej jednostek organizacyjnych objętych umową i będzie pobierane wyłącznie z rachunku wydatkowego Urzędu Miejskiego w ostatnim dniu miesiąca, za który naliczane jest wynagrodzenie ryczałtowe; b) Zamawiający nie będzie wypełniał żadnych druków dostarczonych przez Bank na etapie prowadzonego postępowania jak również przed podpisaniem umowy z wyłonionym bankiem; c) Zamawiający zastrzega sobie możliwość lokowania nadwyżek środków w innych bankach; d) Wykonawca, który przedstawi najkorzystniejszą ofertę zobowiązany będzie do podpisania umowy z każdą jednostka organizacyjna Gminy Toszek. Warunki obsługi kosztów z nią związanych rachunków szczegółowych odbywają się na warunkach określonych umową główną; e) Wykonawca zobowiązany jest bezpłatnie udzielić zamawiającemu porad i konsultacji; f) ilość i zakres obsługi, w tym liczba rachunków, może ulec zmianie w trakcie trwania umowy w zależności od potrzeb i wymagań wynikających z funkcjonowania Gminy Toszek i jej jednostek organizacyjnych; g) Wykonawca ponosi odpowiedzialność za wykonanie operacji niezgodnych z dyspozycją Zamawiającego i jego jednostek organizacyjnych. 4. Informacje dotyczące szacunkowego zakresu ilościowego przedmiotu zamówienia: a) ilość rachunków bankowych – 73; b) ilość płatników w systemie identyfikacji masowej płatności – 10.000; c) przelewy bankowe na rachunki w bankach: około 3.000 szt./m-c w ; d) wartość wypłat gotówkowych: średnio 50.000,00 zł/m-c (kwoty okresowo mogą być większe lub mniejsze); e) wartość wpłat gotówkowych: średnio 110.000,00 zł m-c (kwoty okresowo mogą być większe lub mniejsze); f) salda na rachunkach bieżących Urzędu i innych jednostek organizacyjnych Gminy Toszek są bardzo zróżnicowane, począwszy od wysokiego stanu środków na wybranych rachunkach (nawet do ok. 4.000.000,00 zł) przez dłuższy bądź krótszy okres czasu do stanu zerowego; g) przewidywana liczba stanowisk do obsługi rachunków bankowych przy pomocy systemu elektronicznego: 20; h) szacowana liczba blankietów czekowych: 600 szt.; i) przewidywana roczna wysokość kredytu odnawialnego w rachunku bankowym do 1.500.000,00 zł.