Dostawa materiałów eksploatacyjnych do drukarek

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest dostawa materiałów eksploatacyjnych do drukarek. Przewidywane orientacyjne zapotrzebowanie dostępne jest w załączniku nr 1 do SIWZ. Materiały eksploatacyjne muszą posiadać cechy pierwotnego opakowania, tj. opatrzenie materiału oraz opakowania jego symbolem, zabezpieczenie materiału przed uszkodzeniami w transporcie (opakowanie kartonowe, folia ochronna, zabezpieczenie producenta przed wysypaniem proszku z kasety, zabezpieczenie producenta przed wylaniem tuszu z kartridża/zaschnięciem głowicy). Zamawiający nie dopuszcza materiałów eksploatacyjnych regenerowanych (powtórnie napełnianych). Zamawiający wymaga dostawy oryginalnych materiałów eksploatacyjnych tj. wyprodukowanych od podstaw przez producenta danego urządzenia lub równoważnych oryginalnym. Przez pojęcie „równoważnych“ Zamawiający rozumie produkt w pełni kompatybilny ze sprzętem (urządzeniem drukującym) w którym ma być użytkowany jako materiał eksploatacyjny oraz posiadający nie gorsze niż produkt oryginalny parametry w zakresie wydajności, niezawodności oraz jakości. W przypadku oferowania materiałów równoważnych, zgodnie z art. 30 ust. 5 ustawy Prawo zamówień publicznych, Wykonawca obowiązany jest do wykazania, że oferowane przez niego materiały spełniają wymagania określone przez Zamawiającego. Do poniższych urządzeń drukujących Zamawiający wymaga wyłącznie oryginalnych materiałów eksploatacyjnych. Lp. Drukarka Uzasadnienie 1 OKI B432dn Drukowanie dokumentów z systemu CEPiK - na podstawie wymagań Państwowej Wytwórni Papierów Wartościowych S.A. 2 HP DesignJet T2300, Océ TCS500, Brother MFC-J6920DW Plotowanie i sprzedawanie kolorowych wyrysów z mapy zasadniczej lub kopii materiału zasobu Wydziału Geodezji, których jakość musi pozostać na najwyższym możliwym poziomie. 3 Brother DCP-T500WYJ1, Brother DCP-T510WYJ1, Brother MFC-J3930DW, OKI C612, OKI C823dn, OKI MB472, Drukarki objęte gwarancją producenta. Kolumna „Kod materiału” w załączniku nr 1 (Formularz oferty) informuje o rodzaju materiałów wymaganych przez Zamawiającego, zgodnie z zaleceniami producentów drukarek. Wydajność materiałów eksploatacyjnych równoważnych nie może być mniejsza niż wydajność podana przez producentów oryginalnych materiałów, przy zachowaniu tej samej metodologii badań. W przypadku oferowania materiałów równoważnych Wykonawca ma obowiązek: 1) załączyć do oferty oświadczenie producenta materiałów równoważnych (w formie oryginału lub kopi poświadczonej za zgodność z oryginałem) o tym, że proces produkcji i stosowanie jego materiałów eksploatacyjnych nie narusza praw patentowych producentów oryginalnych (produkowanych lub zalecanych przez producentów urządzeń drukujących) tuszy i tonerów; 2) załączyć do oferty ważne terminowo dokumenty (certyfikaty), wystawione dla producenta materiałów eksploatacyjnych (w formie oryginału lub kopi poświadczonej za zgodność z oryginałem) - zaświadczające o spełnieniu normy ISO 9001:2008 (System Zarządzania Jakością) oraz normy ISO 14001:2004 (System Zarządzania Środowiskowego); 3) załączyć do oferty w postaci wydruku specyfikację (kartę katalogową) każdego z zaoferowanych materiałów (dane producenta materiałów zawierające jego wydajność oraz pojemność w porównaniu do materiału oryginalnego); 4) dla każdego rodzaju oferowanych materiałów równoważnych załączyć do oferty: - wyniki testów jakościowych i wydajnościowych przeprowadzonych według standardu ISO/IEC 19752 dla tonerów do monochromatycznych drukarek laserowych w postaci certyfikatu (zaświadczenia) wydanego przez niezależny podmiot, - wyniki testów jakościowych i wydajnościowych przeprowadzonych według standardu ISO/IEC 24711 i ISO/IEC 24712 dla wkładów atramentowych (tuszy) w postaci certyfikatu (zaświadczenia) wydanego przez niezależny podmiot, - wyniki testów jakościowych i wydajnościowych przeprowadzonych według standardu ISO/IEC 19798 dla tonerów kolorowych drukarek laserowych w postaci certyfikatu (zaświadczenia) wydanego przez niezależny podmiot. Poprzez „niezależny podmiot” Zamawiający rozumie podmiot zajmujący się testowaniem i sprawdzaniem jakości, który nie jest producentem oferowanych materiałów, Wykonawcą składającym ofertę, importerem lub dystrybutorem oferowanych materiałów. Zamawiający żąda powyższego zaświadczenia w celu potwierdzenia, że dostarczane produkty odpowiadają określonym normom lub specyfikacjom technicznym. Możliwość żądania tego dokumentu jest narzędziem, jakie ustawodawca przyznaje Zamawiającemu w celu sprawdzenia jakości produktów. Zamawiający ma na celu zakup materiałów eksploatacyjnych o udowodnionej jakości. 5) załączyć do oferty pisemne oświadczenie, że produkt równoważny jest kompatybilny ze sprzętem, do którego jest zamówiony, o parametrach takich samych bądź lepszych w stosunku do oryginału produkowanego przez producenta urządzenia; 6) podania odpowiedniego kodu materiału równoważnego w zestawieniu Formularza oferty (dodatkowa kolumna). UWAGA: W przypadku, niedołączenia do oferty ww. dokumentów wymaganych dla oferowanych materiałów równoważnych - oferta zostanie odrzucona zgodnie z art. 89 ust. 1 pkt 2 ustawy Prawo zamówień publicznych, z powodu niezgodności treści oferty z treścią SIWZ. Dokumenty nie podlegają uzupełnieniu. Opis procedury reklamacji materiałów eksploatacyjnych: 1) Zamawiający przesyła zgłoszenia pocztą elektroniczną z informacją o ich ilości, symbolu oraz z opisem powodu reklamacji, 2) data wysłania korespondencji email będzie datą zgłoszenia reklamacji materiałów, 3) reklamowany materiał będzie zawierał wydruk testowy lub opis problemu, 4) Wykonawca odbierze osobiście reklamowane materiały z siedziby Zamawiającego w godzinach pracy Urzędu, w terminie do 2 dni roboczych od otrzymanego zgłoszenia, potwierdzając odbiór na protokole reklamacji (załącznik nr 1 do umowy), 5) Wykonawca w terminie do 1 dnia roboczego od dnia odebrania reklamowanych materiałów dostarczy odpowiednie materiały wolne od wad, 6) Zamawiający może żądać wymiany wadliwego materiału w terminie do 12 miesięcy od daty zakończenia umowy. Ogólne wymagania Zamawiającego: a) Zamawiający zastrzega sobie prawo niepełnej realizacji zamówienia; b) Określony w postępowaniu przetargowym zakres ilościowy zamawianego asortymentu stanowi maksymalny zakres potrzeb Zamawiającego. Zamawiający gwarantuje realizację umowy w wysokości 70% wartości umowy brutto (o ile nie nastąpi rozwiązanie umowy lub wypowiedzenie umowy na podstawie okoliczności opisanych w SIWZ). c) Rzeczywiste ilości zamówienia poszczególnych materiałów eksploatacyjnych mogą różnić się od podanych w załączniku nr 1 i będą zależne od rzeczywistego zapotrzebowania Zamawiającego; d) Realizacja dostawy materiałów odbywać się będzie sukcesywnie na zlecenie przesłane faksem, mailem lub telefonicznie przez przedstawiciela Zamawiającego. Wielkość poszczególnych dostaw określana będzie każdorazowo w zleceniu. Realizacja nastąpi w terminie 72 godzin od złożenia zlecenia przez Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć zamówione materiały do siedziby Urzędu Miasta Rybnika przy ul. Bolesława Chrobrego 2 i złożyć we wskazane miejsce magazynowe; e) W ramach umowy Wykonawca zobowiązuje się do odbioru z miejsca wskazanego przez Zamawiającego zużytych materiałów eksploatacyjnych celem ich późniejszej utylizacji. Przedstawiony wymóg dotyczy wszystkich zużytych materiałów eksploatacyjnych znajdujących się u Zamawiającego - zarówno do drukarek, jak i kserokopiarek. Ilości te każdego dnia zmieniają się dynamicznie więc nie da się określić jaką ilość oraz wagę będą miały materiały pozostałe po wygaśnięciu obecnie obowiązującej umowy na dostawę (i odbiór) materiałów eksploatacyjnych. Można przyjąć, że w ramach umowy łączna ilość odbieranych materiałów do drukarek będzie zbliżona do ilości materiałów dostarczonych. Dodatkowo przez ostatni rok zużyto ok. 190 tonerów kserokopiarek oraz ok 20 szt. Pojemników na zużyty toner. Zużyte materiały mają być odbierane partiami. f) Wynagrodzenie rozliczane będzie przy zastosowaniu cen jednostkowych zawartych w Załączniku nr 1 do oferty, będzie wynikać z faktycznego zapotrzebowania na materiały i nie przekroczy wartości umowy; g) W trakcie trwania umowy Wykonawca zobowiązuje się do utrzymania stałej ceny jednostkowej na poszczególne materiały; h) Zapłata następować będzie na podstawie faktur częściowych, wystawionych za każdą zrealizowaną dostawę; i) Należność będzie regulowana przelewem na wskazany na fakturze rachunek Wykonawcy; j) Termin zapłaty ustala się na 30 dzień od daty otrzymania faktury; k) W przypadku wystąpienia 15 reklamacji materiałów eksploatacyjnych, Zamawiający zastrzega sobie prawo do rozwiązania umowy; l) Oferowane materiały eksploatacyjne muszą posiadać gwarancję na minimum 12 miesięcy liczoną od daty dostawy; m) Wykonawca jest zobowiązany do pokrycia kosztów naprawy urządzenia drukującego, gdy uszkodzenie powstało w wyniku stosowania materiału eksploatacyjnego dostarczonego przez Wykonawcę. Za podstawę żądania przez Zamawiającego naprawy urządzenia (włączając w to wymianę bębna lub głowicy) uważa się pisemną opinię autoryzowanego serwisu producenta urządzenia. Naprawa zostanie zlecona w autoryzowanym serwisie producenta urządzenia. Wykonawca zostanie poinformowany e-mailem lub faksem przez Zamawiającego o konieczności wykonania naprawy. Koszty związane z naprawą ponosi Wykonawca; n) W przypadku wystąpienia reklamacji materiałów równoważnych, których wartość wyniesie powyżej 10% wartości umowy, Zamawiający zastrzega sobie prawo do rozwiązania umowy.