Usługi konfekcjonowania, doręczania oraz przyjmowania (odbierania) zwrotów przesyłek, zawierających czasopisma Wojskowego Instytutu Wydawniczego w Warszawie

Opis przedmiotu przetargu: 1.Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usług, polegających na konfekcjonowaniu, doręczaniu oraz przyjmowaniu (odbieraniu) zwrotów przesyłek, zawierających czasopisma Wojskowego Instytutu Wydawniczego w Warszawie, zwanego dalej WIW. 2.Zamówienie pewne: Przedmiot zamówienia pewnego, stanowiący jednocześnie najmniejszy rozmiar zamówienia, obejmuje usługi polegające na konfekcjonowaniu, doręczaniu oraz przyjmowaniu (odbieraniu) zwrotów przesyłek, zawierających następujące czasopisma WIW: 2.1.Miesięcznik „Polska Zbrojna” (PZ), nakład 1 edycji – 9.000 egzemplarzy, waga 1 egzemplarza ok. 380 g: ogółem 10 edycji. 2.2.Dwumiesięcznik „Przegląd Sił Zbrojnych” (PSZ), nakład 1 edycji – 4.000 egzemplarzy, waga 1 egzemplarza ok. 350 g: ogółem 5 edycji. 2.3.Kwartalnik „Kwartalnik Bellona” (KB), nakład 1 edycji – 1.000 egzemplarzy, waga 1 egzemplarza ok. 300 g: ogółem 3 edycje. 2.4.Kwartalnik „Polska Zbrojna - Historia” (PZH), nakład 1 edycji – 6.000 egzemplarzy, waga 1 egzemplarza ok. 380 g: ogółem 3 edycje. 3.Zamówienie opcjonalne 3.1.Zgodnie z art. 34 ust. 5 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. 2016. poz.1020) Zamawiający przewiduje zastosowanie prawa opcji. O skorzystaniu z zamówienia opcjonalnego Zamawiający powiadomi Wykonawcę drogą mailową w terminie 1 dnia przed dostarczeniem Wykonawcy przez Zamawiającego czasopism przeznaczonych do doręczenia. Wykonawca oświadcza, że zgadza się na przewidziane niniejszą umową prawo opcji i nie przysługuje mu żadne roszczenie z tytułu niezlecenia przez Zamawiającego wykonania przedmiotu zamówienia opcjonalnego. 3.2.Przedmiot zamówienia opcjonalnego obejmuje usługi polegające na konfekcjonowaniu, doręczaniu oraz przyjmowaniu (odbieraniu) zwrotów przesyłek zawierających czasopisma WIW. Przewidywane opcje zamówienia: Konfekcjonowanie, doręczanie oraz przyjmowanie (odbieranie) zwrotów miesięcznika „Polska Zbrojna”: - nakład 1 edycji od 9.001 egz. do 11.000 egz. waga 1 egz. ok. 380-500 g; - nakład 1 edycji od 11.001 egz. do 13.000 egz. waga 1 egz. ok. 380-500 g; - nakład 1 edycji od 9.001 egz. do 11.000 egz. waga 1 egz. ok. 501-600 g; - nakład 1 edycji od 11.001 egz. do 13.000 egz. waga 1 egz. ok. 501-600 g. Konfekcjonowanie, doręczanie oraz przyjmowanie (odbieranie) zwrotów dwumiesięcznika „Przegląd Sił Zbrojnych”: - nakład 1 edycji od 4.001 egz. do 4.700 egz. waga 1 egz. ok. 350-400 g; - nakład 1 edycji od 4.701 egz. do 5.500 egz. waga 1 egz. ok. 350-400 g. Konfekcjonowanie, doręczanie oraz przyjmowanie (odbieranie) zwrotów „Kwartalnika Bellona”: nakład 1 edycji od 1.001 egz. do 1.100 egz. waga 1 egz. ok. 300-400 g. Konfekcjonowanie, doręczanie oraz przyjmowanie (odbieranie) zwrotów kwartalnika „Polska Zbrojna - Historia”: - nakład 1 edycji od 6.001 egz. do 8.000 egz. waga 1 egz. ok. 380-500 g; - nakład 1 edycji od 8,001 egz. do 10.000 egz. waga 1 egz. ok. 380-500 g; - nakład 1 edycji od 6.001 egz. do 8.000 egz. waga 1 egz. ok. 501-600 g; - nakład 1 edycji od 8.0001 egz. do 10.000 egz. waga 1 egz. ok. 501-600 g. 3.3.Największy możliwy zakres zamówienia opcjonalnego obejmuje usługi polegające na konfekcjonowaniu, doręczaniu oraz przyjmowaniu (odbieraniu) zwrotów przesyłek zawierających następujące czasopisma WIW: 3.3.1.miesięcznik „Polska Zbrojna” (PZ), nakład 1 edycji – 13.000 egzemplarzy, waga 1 egzemplarza ok. 600 g: ogółem 12 edycji, 3.3.2.dwumiesięcznik „Przegląd Sił Zbrojnych” (PSZ), nakład 1 edycji – 5.500 egzemplarzy, waga 1 egzemplarza ok. 400 g: ogółem 6 edycji, 3.3.3.kwartalnik „Kwartalnik Bellona” (KB), nakład 1 edycji – 1.100 egzemplarzy, waga 1 egzemplarza ok. 400 g: ogółem 4 edycje, 3.3.4.kwartalnik „Polska Zbrojna - Historia” (PZH), nakład 1 edycji – 10.000 egzemplarzy, waga 1 egzemplarza ok. 600 g: ogółem 4 edycje. 3.4.Edycja danego czasopisma to jednorazowy nakład tego czasopisma wyrażony w egzemplarzach. 4.Formaty czasopism WIW: 4.1.miesięcznik „Polska Zbrojna” – zbliżony do A4 (205x285 mm), 4.2.dwumiesięcznik „Przegląd Sił Zbrojnych” – zbliżony do A4 (205x285 mm), 4.3.„Kwartalnik Bellona” – zbliżony do B5 (165x240 mm), 4.4.kwartalnik „Polska Zbrojna - Historia” – zbliżony do A4 (205x285 mm). 5.Zlecenia obejmować będą: 5.1.konfekcjonowanie, to jest: 5.1.1.zafoliowanie albo zapakowanie w koperty lub paczki egzemplarzy czasopism do wysyłki według bazy adresowej (rozdzielnika), dostarczanej każdorazowo przez Zamawiającego pocztą e-mail, 5.1.2.naniesienie na przesyłkę danych adresata z bazy adresowej (rozdzielnika) Zamawiającego, 5.1.3.naniesienie na przesyłkę danych Zamawiającego (nadawcy) i oznaczenia danego czasopisma (wzory etykiet Zamawiający przekaże pocztą e-mail), 5.1.4.naniesienie na przesyłkę danych Wykonawcy (nazwa, adres), który będzie nadawał przesyłki w imieniu i na rzecz Zamawiającego, 5.1.5.naniesienie na przesyłkę informacji o kierowaniu zwrotów na adres Wykonawcy, 5.2.doręczanie określonej liczby przesyłek do adresatów w kraju i za granicą, zgodnie z bazą adresową, dostarczaną każdorazowo przez Zamawiającego pocztą e-mail, 5.3.przyjmowanie (odbieranie) zwrotów przesyłek, poza przesyłkami zagranicznymi, 5.4.przechowywanie zwrotów przesyłek oraz egzemplarzy reklamacyjnych i archiwalnych czasopism przez okres trwania umowy. 6.Zamawiający będzie informował Wykonawcę o liczbie przesyłek z określoną liczbą egzemplarzy przeznaczonych do doręczenia w danej edycji, przesyłając mu pocztą e-mail aktualną bazę adresową (rozdzielnik), w której będą wyszczególnione następujące dane: 6.1.liczba adresatów, 6.2.liczba egzemplarzy do wysłania dla danego adresata, 6.3.liczba egzemplarzy do wysłania ogółem, 6.4.liczba egzemplarzy reklamacyjnych i archiwalnych (nie więcej niż 5% nakładu) do wysłania w terminie innym niż główna część nakładu. 7.Nakład poszczególnych czasopism nie jest równy liczbie przesyłek, które Zamawiający zobowiązuje się przekazać do konfekcjonowania i doręczenia na podstawie umowy. Termin „liczba egzemplarzy” nie jest tożsamy z terminem „liczba przesyłek”. 8.Zamawiający będzie przesyłał do Wykonawcy: 8.1.główną (ok. 95%) bazę adresową – najpóźniej 1 dzień przed datą dostarczenia przez Zamawiającego do Wykonawcy nakładu danej edycji, przeznaczonej do wysyłki, 8.2.dodatkową (ok. 5%) bazę adresową do wysyłki egzemplarzy reklamacyjnych i archiwalnych – na bieżąco w ciągu trwania umowy. 9.Cena zrealizowanego nakładu danej edycji czasopisma będzie wynikała z przemnożenia nakładu tej edycji przez średnią wartość doręczenia 1 egzemplarza, określoną w Załączniku nr 3 do SIWZ – Formularz średniej ceny netto konfekcjonowania, doręczania oraz przyjmowania (odbierania) zwrotu 1 egzemplarza. 10.Średnia cena netto: 10.1. konfekcjonowania, doręczania oraz przyjmowania (odbierania) zwrotu (w zależności od jego wagi i nakładu danej edycji) jest określona w Załączniku nr 3 do SIWZ, 10.2. konfekcjonowania, doręczania oraz przyjmowania (odbierania) zwrotu 1 egzemplarza archiwalnego jest zgodna ze średnią ceną netto 1 egzemplarza dla nakładu minimalnego (w zależności od jego wagi) określoną w Załączniku nr 3 do SIWZ. 11.Zamawiający nie ma możliwości ścisłego określenia liczby adresatów i liczby przesyłek. W ramach realizacji przedmiotu umowy, o którym mowa w Rozdziale III pkt. 1-5, Zamawiający szacuje, że minimalna liczba przesyłek w każdym miesiącu wyniesie około 2000, a maksymalna liczba przesyłek w niektórych miesiącach może wynieść około 6000 – w zależności od cyklu wydawniczego (miesięcznik, dwumiesięcznik, dwa kwartalniki). 12.Zgodnie z Rozdziałem III pkt. 3 SIWZ Zamawiający może skorzystać z zamówienia opcjonalnego, a to oznacza możliwość zmiany liczby przesyłek lub (oraz) zmiany liczby egzemplarzy w przesyłce. 13.Przesyłki muszą być zaadresowane i zapakowane w taki sposób, aby dotarły nieuszkodzone do właściwych adresatów, dokładnie pod adresy z bazy adresowej (rozdzielnika), dostarczanej przez Zamawiającego pocztą e-mail. Przesyłki do różnych adresatów nie mogą być łączone, nawet jeśli są doręczane pod ten sam adres. 14.Termin doręczenia przesyłek VIP do wskazanych w bazie adresowej (rozdzielniku) adresatów w Warszawie nie może być dłuższy niż 3 dni – zgodnie z terminem zaoferowanym przez Wykonawcę w ofercie w ramach kryterium oceny ofert „Termin doręczenia przesyłek VIP do adresatów w Warszawie”. W ramach przesyłek VIP Zamawiający przewiduje wysyłkę od 1500 do 2500 egzemplarzy czasopism do 130 – 250 adresatów (w zależności od miesiąca). Wybór sposobu doręczenia przesyłek należy do Wykonawcy. Wykonawca jest odpowiedzialny za opóźnienia spowodowane przez podmioty, którym zlecił dokonanie doręczenia (np. Poczta Polska, kurier), zgodnie z art. 474 Kodeksu cywilnego. 15.Termin doręczenia przesyłek do wskazanych w bazie adresowej (rozdzielniku) adresatów krajowych nie może być dłuższy niż 8 dni – zgodnie z terminem zaoferowanym przez Wykonawcę w ofercie w ramach kryterium oceny ofert „Termin doręczenia przesyłek do adresatów krajowych”. Wybór sposobu doręczenia przesyłek należy do Wykonawcy. Wykonawca jest odpowiedzialny za opóźnienia spowodowane przez podmioty, którym zlecił dokonanie doręczenia (np. Poczta Polska, kurier), zgodnie z art. 474 Kodeksu cywilnego. 16.Termin doręczenia przesyłek do wskazanych w bazie adresowej (rozdzielniku) adresatów zagranicznych nie może być dłuższy niż 14 dni kalendarzowych. Wybór sposobu doręczenia przesyłek należy do Wykonawcy. Wykonawca jest odpowiedzialny za opóźnienia spowodowane przez podmioty, którym zlecił dokonanie doręczenia (np. Poczta Polska, kurier), zgodnie z art. 474 Kodeksu cywilnego. Łączna liczba egzemplarzy czasopism wysyłanych za granicę będzie stanowić nie więcej niż 1,5% całości zamówienia. 17.Zamawiający planuje przekazywać do wysyłki nakłady poszczególnych edycji czasopism głównie w pierwszej dekadzie danego miesiąca. 18.Termin doręczenia przesyłek do wskazanych adresatów VIP w Warszawie, adresatów krajowych i zagranicznych będzie liczony od następnego dnia po otrzymaniu przez Wykonawcę nakładu danego czasopisma do dnia doręczenia przesyłek do adresatów. W tak określonym terminie Wykonawca konfekcjonuje i doręcza przesyłki. 19.Termin doręczania przesyłek z egzemplarzami reklamacyjnymi i archiwalnymi będzie liczony od następnego dnia po otrzymaniu przez Wykonawcę bazy adresowej (rozdzielnika) – zgodnie z Rozdz. III pkt 8.2 SIWZ – do dnia doręczenia przesyłek do adresatów. W tak określonym terminie Wykonawca konfekcjonuje i doręcza przesyłki. 20.Termin przechowywania przez Wykonawcę zwrotów przesyłek oraz egzemplarzy reklamacyjnych i archiwalnych jest równoznaczny z okresem trwania umowy. Po upływie tego terminu Wykonawca na własny koszt przekaże Zamawiającemu wszystkie pozostałe z przechowywanych egzemplarzy reklamacyjnych i archiwalnych. 21.Zamawiający będzie dostarczał przeznaczone do doręczenia nakłady poszczególnych edycji czasopism w miejsce na terenie kraju, uzgodnione z Wykonawcą. 22.W celu rozliczenia konfekcjonowania, doręczenia oraz przyjmowania (odbierania) zwrotów czasopism, każdorazowo po wykonaniu miesięcznego zlecenia, Wykonawca przekaże Zamawiającemu wypełnioną przez siebie Tabelę rozliczeniową realizacji umowy za dany miesiąc (Załącznik nr 9 do SIWZ). 23.W przypadku braku zastrzeżeń co do jakości usług Zamawiający w terminie 5 dni zaakceptuje Tabelę rozliczeniową realizacji umowy za dany miesiąc. Korespondencja w tym zakresie będzie prowadzona pocztą e-mail. 24.Podstawę do wystawienia faktury VAT przez Wykonawcę stanowić będzie zaakceptowana przez Zamawiającego i podpisana przez Wykonawcę Tabela rozliczeniowa realizacji umowy za dany miesiąc. 25.Należność za wykonanie przedmiotu umowy będzie rozliczana w cyklu miesięcznym, a zapłata będzie następowała po przesłaniu Zamawiającemu faktury VAT i podpisanej przez Wykonawcę Tabeli rozliczeniowej realizacji umowy za dany miesiąc – w terminie do 30 dni od daty dostarczenia faktury przez Wykonawcę. Tabela rozliczeniowa realizacji umowy za dany miesiąc musi być dostarczona w oryginale na adres Zamawiającego.