Sprzątanie pomieszczeń w budynkach Sądu Rejonowego w Ostródzie i Prokuratury Rejonowej w Ostródzie oraz terenu zewnętrznego przynależnego do budynków - zlokalizowanych w Ostródzie i Morągu

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest sprzątanie pomieszczeń w budynkach Sądu Rejonowego w Ostródzie i Prokuratury Rejonowej w Ostródzie oraz terenu zewnętrznego przynależnego do budynków - zlokalizowanych w Ostródzie i Morągu, zgodnie z zakresem rzeczowym przedmiotu zamówienia - zał. 4 do siwz, zestawieniem powierzchni - zał. nr 4 a do siwz oraz projektem umowy (zał. nr 3 do siwz). 2. Przedmiot zamówienia, o którym mowa w ust. 1, w szczególności obejmuje: 1) Utrzymanie czystości pomieszczeń w budynkach: a) w budynku zlokalizowanym w Ostródzie przy ul. Jana III Sobieskiego 12: powierzchnia pomieszczeń – 4.477,31 m2; powierzchnia okien 560,94 m2; b) w budynku zlokalizowanym w Morągu przy ul. Warmińskiej 17A: powierzchnia pomieszczeń - 782,33 m2; powierzchnia okien – 205,92 m2. 2) Utrzymanie terenów zielonych: a) przynależnych do budynku zlokalizowanego w Ostródzie, ul. Jana III Sobieskiego 12 – 1.826,47 m2 (w tym 30 krzewów i 2 drzewa); b) przynależnych do budynku zlokalizowanego w Morągu przy ul. Warmińskiej 17A – 666,40 m2. 3) Utrzymanie czystości i porządku na ciągach komunikacyjnych i parkingach: a) przynależnych do budynku zlokalizowanego w Ostródzie, przy ul. Jana III Sobieskiego 12 – 3.941,53 m2; b) przynależnych do budynku zlokalizowanego w Morągu przy ul. Warmińskiej 17A – 894,90 m2. Szczegółowy zakres prac oraz zakres rzeczowy określają zakres rzeczowy przedmiotu zamówienia stanowiący załącznik nr 4 do siwz oraz wykaz powierzchni stanowiący zał. nr 4a do siwz. 3. Wymagania Zamawiającego dotyczące wykonywania usługi: 1) Wykonawca będzie wykonywał prace porządkowe i utrzymania czystości, o których mowa w pkt 1 zakresu rzeczowego zamówienia (załącznik nr 4 do siwz), własnym sprzętem i środkami czystości, w szczególności: środkami do czyszczenia mebli, płynami do mycia i konserwacji podłóg, pastami, płynami do dezynfekcji wc, środkami do mycia naczyń. 2) Wykonawca zobowiązuje się, iż celem prawidłowej realizacji usługi stosował będzie środki czystości, w tym wymienione w pkt 1, odpowiadające obowiązującym standardom, zaś zastosowane przez niego produkty chemii gospodarczej oraz ogrodniczej posiadać będą stosowne świadectwa kontroli jakości typu atesty i certyfikaty, poświadczające dopuszczenie tych produktów do ogólnego stosowania, które to świadectwa Wykonawca udostępni na każde żądanie Zamawiającego. 3) Wykonawca w miarę zużywania, zabezpieczy – wyposaży wyznaczone miejsca w środki czystości i artykuły higieniczne, tj. w: a) mydło w płynie dobrej jakości zawierające kolagen, pochodne lanoliny i substancje zapobiegające wysuszaniu skóry, b) stojące, żelowe odświeżacze powietrza, c) worki na śmieci, d) worki do recyklingu (3 rodzaje: makulatura, szkło, tworzywa sztuczne), e) papier toaletowy w rolkach biały dwuwarstwowy, gofrowany miękki, łatwo rozpuszczający się (rozdrabniający) w wodzie, dostosowany wielkością do dozowników posiadanych przez Zamawiającego, f) ręczniki papierowe do podajników posiadanych przez Zamawiającego, g) płyny do mycia naczyń dobrej jakości, nieuczulające, zmywaki kuchenne, ręczniki papierowe na rolce, dobrej jakości, dwuwarstwowe, posiadające dużą chłonność wody. 4) Zużycie papieru toaletowego, ręczników oraz mydła należy założyć na około 150 osób dziennie, w tym w Ostródzie 130 osób oraz w Morągu - 20 osób. W budynkach objętych przedmiotem umowy znajduje się: a) w Ostródzie - 16 pomieszczeń sanitarnych / 32 toalety + 3 odrębne toalety (w pokoju gościnnym, w pomieszczeniu kuratora, toaleta dla niepełnosprawnych); b) w Morągu – 7 pomieszczeń sanitarnych / 7 toalet. 5) Wykonawca będzie wykonywał prace porządkowe w godzinach jn.: a) Ostróda, ul. Jana III Sobieskiego 12 – po godzinach pracy Sądu i Prokuratury, tj. od godz.15:30, b) Morąg, ul. Warmińska 17A – od godziny 10:00 do 18:00, z zastrzeżeniem pkt 6 – 9. 6) Wykonawca zapewni wykonywanie kompleksowego sprzątania: a) Ostróda, ul. Jana III Sobieskiego 12 : w godzinach od 7:15 do 15:15 od poniedziałku do piątku w budynku w pomieszczeniach: kasa, archiwum (bez korytarzy), Kancelaria Tajna, pomieszczenie monitoringu, pomieszczenia serwerowni, pokój gościnny, pomieszczenie rzemieślnika, pomieszczenia techniczne oraz monitorowanie i utrzymanie czystości toalet; b) Morąg, ul. Warmińska 17A: w godzinach od 10:00 do 15:00 od poniedziałku do piątku w budynku w pomieszczeniach: archiwum (bez korytarzy), serwerownia, pomieszczenia techniczne. 7) Czynności, o których mowa w pkt 6, wykonywane będą zgodnie z przedstawionym przez Wykonawcę harmonogramem, uzgodnionym z upoważnionym pracownikiem Zamawiającego. Sprzątanie tych pomieszczeń odbywać się będzie tylko i wyłącznie w obecności pracownika ochrony lub pracownika Zamawiającego. 8) Czynności związane ze sprzątaniem codziennym zewnętrznych terenów przynależnych do budynków (ciągów komunikacyjnych pieszych i jezdnych oraz parkingów), o których mowa w pkt 2 zakresu rzeczowego zamówienia (załącznik nr 4 do siwz), Wykonawca wykonywał będzie własnym sprzętem i środkami w godzinach od 6:00 do 11:00 w każdym dniu pracy Sądu i Prokuratury, z zastrzeżeniem postanowień ust. 4 pkt 9 siwz. 9) Czynności związane z utrzymaniem zimowym, o których mowa w pkt 2 ppkt 1 lit. e zakresu rzeczowego zamówienia (załącznik nr 4 do siwz), w przypadku obfitych bądź ciągłych opadów śniegu lub utrzymywania się śliskości ciągów komunikacyjnych pieszych i jezdnych oraz parkingów, wykonywane będą we wczesnych godzinach rannych, nie później niż do godz. 7:00, w razie potrzeby również na bieżąco w ciągu całego dnia pracy Sądu i Prokuratury, zaś oczyszczanie chodników zewnętrznych odbywać się będzie przez cały czas utrzymywania się opadów śniegu bądź śliskości. 10) Czynności związane z utrzymaniem i konserwacją zieleni, o których mowa w pkt 3 zakresu rzeczowego zamówienia (załącznik nr 4 do siwz), Wykonawca wykonywał będzie własnym sprzętem i środkami, z zastrzeżeniem postanowień ust. 8 pkt 2 siwz, sukcesywnie w miarę potrzeb (z uwzględnieniem cyklu wegetacyjnego roślin), z tym, że wszelkie zanieczyszczenia trawników usuwane będą na bieżąco. 11) Wykonawca zobowiązany jest do podjęcia czynności, o których mowa w zakresie rzeczowym zamówienia (załącznik nr 4 do siwz), również na każdorazowe zgłoszenie pisemne, faks, pocztą elektroniczną, ustne lub telefoniczne Zamawiającego. 4. Wykonawca zobowiązany jest do: 1) zamykania, po zakończeniu sprzątania, okien i drzwi sprzątanych pomieszczeń, 2) wyłączania urządzeń elektrycznych, świateł oraz zakręcania punktów czerpania wody, 3) bezzwłocznego zgłaszania Zamawiającemu następujących zdarzeń: a) zagubienie kluczy do pomieszczeń, b) pozostawienie niedopałków papierosów w koszach na śmieci, c) pozostawienie włączonych urządzeń elektrycznych, d) awarii elektrycznych i wszelkich oznak nieszczelności urządzeń c.o. i wod.-kan., e) pozostawienie pieczątek i innych cennych przedmiotów, f) pozostawienie otwartych szaf, g) wszystkie inne istotne zdarzenia. 5. Wymagania dotyczące zatrudnienia na umowę o pracę: 1) Na podstawie art. 29 ust. 3a ustawy Pzp, w związku z art. 36 ust. 2 pkt 8a ustawy Pzp, Zamawiający wymaga, aby czynności w zakresie realizacji zamówienia, o których mowa w pkt 1-3 załącznika nr 4 do siwz, bezpośrednio były wykonywane przez osoby zatrudnione przez Wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r., poz. 108 z późn. zm.). W przypadku wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy, z którymś z pracowników wykonujących usługi objęte umową Wykonawca zobowiązuje się do bezzwłocznego zatrudnienia w jego miejsce, innej osoby, która będzie w dalszym czasie wykonywać usługi objęte umową. Powyższe nie zwalnia Wykonawcy z obowiązku, o którym mowa w ust. 7 pkt 1. 2) W trakcie realizacji przedmiotu zamówienia, nie później niż do 10 dnia miesiąca rozpoczynającego dany kwartał, Wykonawca zobowiązany będzie do przedłożenia niżej wymienionych dowodów w celu potwierdzenia spełniania wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę przez Wykonawcę lub podwykonawcę osób, o których mowa w pkt 1, tj.: a) oświadczenia Wykonawcy i/lub podwykonawcy o zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności, o których mowa w pkt 1-3 zał. nr 4 do siwz. Oświadczenie to powinno zawierać w szczególności: dokładne określenie podmiotu składającego oświadczenie, datę złożenia oświadczenia, wskazanie, że czynności, o których mowa w pkt 1-3 załącznika nr 4 do siwz, wykonują osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę wraz ze wskazaniem liczby tych osób, okresu na jaki umowy z tymi osobami zostały zawarte i wymiaru etatu oraz podpis osoby uprawnionej do złożenia oświadczenia w imieniu Wykonawcy lub podwykonawcy; b) zaświadczenia właściwego oddziału ZUS, potwierdzającego opłacanie przez Wykonawcę i/lub podwykonawcę składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne z tytułu zatrudnienia na podstawie umów o pracę za ostatni okres rozliczeniowy, tj. za przedostatni miesiąc uprzedniego kwartału. 3) Za każdorazowe nieudokumentowanie przez Wykonawcę w terminie, o którym mowa w pkt 2, że czynności mieszczące się w zakresie przedmiotu zamówienia, o których mowa w pkt 1 - 3 zał. nr 4 do siwz – bezpośrednio są wykonywane przez osoby zatrudnione przez Wykonawcę i/lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę w rozumieniu przepisów Kodeksu Pracy, w liczbie zgodnej z postanowieniem ust. 7 pkt 1 siwz - Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 1.000,00 zł. 4) W przypadku uzasadnionych wątpliwości co do przestrzegania prawa pracy przez Wykonawcę lub podwykonawcę, Zamawiający może zwrócić się o przeprowadzenie kontroli przez Państwową Inspekcję Pracy. 6. Wymagania dotyczące pracowników Wykonawcy biorących bezpośredni udział w realizacji przedmiotu zamówienia: 1) Wykonawca będzie wykonywał prace porządkowe w składzie osobowym niezbędnym do wykonywania prac porządkowych i utrzymania czystości na najwyższym, satysfakcjonującym Zamawiającego poziomie jakościowym w zakresie zawartym w załączniku nr 4 do siwz, tj. pracownicy fizyczni w przeliczeniu na pełne etaty w liczbie nie mniejszej niż 8 osób (w tym osoby, o których mowa w § 5 siwz ust. 2 pkt 3 lit. b tiret drugie). 2) Pracownicy Wykonawcy muszą być wyposażeni w jednolitą, estetyczną odzież ochronną. 3) Pracownicy Wykonawcy zobowiązani są do przestrzegania przepisów bhp i p.poż. w zakresie czynności zgodnych z opisem przedmiotu zamówienia. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność prawną i finansową za przestrzeganie przepisów bhp i p.poż. przez podległe mu osoby. 4) Pracownicy Wykonawcy muszą być zobowiązani do: a) zachowania tajemnicy mającej wpływ na bezpieczeństwo Zamawiającego i prowadzonych przez niego spraw urzędowych, zarówno w trakcie trwania umowy jak i po jej wygaśnięciu; b) przestrzegania przepisów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1000) oraz Polityki Bezpieczeństwa Przetwarzania i Ochrony Danych Osobowych w Sądzie Rejonowym w Ostródzie oraz w Prokuraturze Okręgowej w Elblągu. c) przestrzegania i stosowania: • Regulaminu bezpieczeństwa i porządku obowiązujący w budynkach Sądu Rejonowego w Ostródzie; • Instrukcji Bezpieczeństwa Pożarowego; • Polityki Bezpieczeństwa Danych Osobowych Sądu Rejonowego w Ostródzie w zakresie przebywania w pomieszczeniach; • Polityka Bezpieczeństwa Informacji Sądu Rejonowego w Ostródzie w zakresie instrukcji gospodarki kluczami oraz zabezpieczenia pomieszczeń w budynku Sądu Rejonowego w Ostródzie i Zamiejscowych Wydziałów w Morągu oraz w zakresie gospodarki kodami dostępu w budynku Sądu Rejonowego w Ostródzie i Zamiejscowych Wydziałów w Morągu. 5) Pracownicy Wykonawcy w trakcie realizacji czynności objętych przedmiotem zamówienia zobowiązani są do wykonywania poleceń Dyrektora Sądu Rejonowego w Ostródzie oraz Prokuratora Rejonowego w Ostródzie lub innej upoważnionej osoby - w zakresie utrzymania czystości i porządku. 7. Inne postanowienia: 1) Zamawiający udostępni nieodpłatnie Wykonawcy pomieszczenia do przechowywania drobnego, podręcznego sprzętu, środków czyszczących i artykułów higienicznych oraz odzieży ochronnej, z zastrzeżeniem, że przechowywane środki nie mogą stanowić zagrożenia dla osób znajdujących się budynku jak również dla całego obiektu. 2) Zamawiający ponosi koszty energii elektrycznej i wody niezbędnych do wykonania usługi będącej przedmiotem zamówienia. 3) Wykonawca zabezpieczy we własnym zakresie piasek oraz mieszankę piasku z solą niezbędne do usuwania zimowej śliskości na ciągach komunikacyjnych pieszych i jezdnych oraz parkingach objętych przedmiotem zamówienia. 4) Wykonawca zabezpieczy we własnym zakresie sprzęt do koszenia, rekultywowania i podlewania trawy, przycinania krzewów oraz środki chemiczne niezbędne do prawidłowego wzrostu trawy i kwiatów oraz ich odchwaszczania. 5) W zakresie wymiany powłoki polimerowej, o której mowa w pkt 1 p.pkt 4 zakresu rzeczowego zamówienia (załącznik nr 1 do umowy) mieści się również przygotowanie pomieszczeń do wykonania usługi, tj. opróżnienie pomieszczeń z mebli i urządzeń oraz ponowne ich wniesienie i ustawienie po zakończeniu realizacji usługi. 6) Wykonawca będzie przestrzegać przepisów BHP i P.POŻ w zakresie czynności zgodnych z opisem przedmiotu zamówienia i odpowiadać za przestrzeganie tych przepisów.