Zapewnienie wyżywienia, noclegów, sal konferencyjnych oraz imprez towarzyszących na potrzeby konferencji Instytutu Fizyki w dniach 14-19.09.2014r. DZP.381.11.2014.UG

Opis przedmiotu przetargu: 1) Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie wyżywienia, noclegów, sal konferencyjnych oraz imprez towarzyszących na potrzeby konferencji organizowanej przez Instytut Fizyki Uniwersytetu Śląskiego pn. 8th International Conference on Broadband Dielectric Spectroscopy and its Applications (8th Conference of the International Dielectric Society and 14th Conference on Dielectric & Related Phenomena). Maksymalna przewidywana liczba uczestników: 200 osób.
2) Warunki realizacji usługi:
a)Wykonawca odpowiada za sprawną organizację pracy przy realizacji przedmiotu umowy, w szczególności zobowiązany jest do zaangażowania właściwej liczby osób. Zaangażowane osoby winny posiadać konieczne ze względu na przedmiot umowy uprawnienia, kwalifikacje zawodowe oraz odpowiedni stan zdrowia;
b)Wykonawca bierze na siebie pełną odpowiedzialność za sprawy związane z bezpieczeństwem i higieną pracy osób zaangażowanych przy realizacji przedmiotu umowy;
c)Na Wykonawcy spoczywa odpowiedzialność za naruszenie przepisów p. poż., BHP oraz przepisów sanitarnych oraz brak stosownych zezwoleń na prowadzenie działalności będącej przedmiotem zamówienia. Sankcje nałożone przez właściwe organy, w razie naruszenia ww. zasad obciążają Wykonawcę.
d)Wykonawca zapewnia wysoką jakość świadczonych usług, w szczególności poprzez zapewnienie świeżych posiłków, czystości w miejscu zakwaterowania.
e)Rozliczenie za wykonane usługi nastąpi w oparciu o faktyczną liczbę wykorzystanych świadczeń. Wykonawcy nie przysługują z tytułu zmniejszenia liczby uczestników żadne roszczenia.
f)Uczestnicy konferencji nie są w żaden sposób zobowiązani do zakwaterowania (nocleg ze śniadaniem) w obiekcie, w którym będzie organizowana konferencja.
g)Wskazane w ofercie ceny jednostkowe zakwaterowania, gwarantowane dla uczestników konferencji, będą miały jedynie charakter informacyjny (tzn. nie będą wliczane do wartości oferty ani wynagrodzenia Wykonawcy) i nie powinny przekraczać cen w aktualnym na dzień opublikowania ogłoszenia o zamówieniu cenniku proponowanego przez Wykonawcę w ofercie obiektu/hotelu.
h)Kosztem za noclegi (ze śniadaniem i opłatą klimatyczną wliczonymi w cenę) będą obciążeni indywidualnie uczestnicy konferencji, w wysokości wskazanej w ofercie Wykonawcy. Koszt noclegów nie wlicza się do wartości oferty i nie stanowi elementu wynagrodzenia Wykonawcy.
i)Opłata za noclegi uiszczana będzie przez uczestników na rzecz obiektu, w którym odbędzie się konferencja. Możliwe formy płatności oraz numer konta zostanie przekazany Zamawiającemu przez upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy w obiekcie w terminie 14 dni od daty zawarcia umowy.
j)Wykonawca zapewni na terenie obiektu obecność upoważnionego przedstawiciela (rezydenta) przez cały czas trwania konferencji. Upoważniony przedstawiciel Wykonawcy (rezydent) będzie zobowiązany do stałego kontaktu telefonicznego, mailowego lub osobistego z organizatorami konferencji lub przedstawicielami obiektu przez cały czas trwania konferencji. Na 30 dni przed rozpoczęciem konferencji Wykonawca wskaże Zamawiającemu w formie pisemnej imię i nazwisko upoważnionego przedstawiciela (rezydenta) wraz z podaniem nr telefonu oraz emaila.
k)Do kontaktu bezpośredniego Zamawiającego z obiektem Wykonawca wyznaczy upoważnionego przedstawiciela w obiekcie, w terminie 14 dni od daty zawarcia umowy.
l)Obiekt winien posiadać umeblowanie i wyposażenie w dobrym stanie technicznym, i spełniać wszelkie wymogi bezpieczeństwa określone obowiązującymi przepisami prawa. Wykonawca zapewnia wysoką jakość świadczonych usług, w szczególności poprzez zapewnienie świeżych posiłków oraz czystości w miejscu zakwaterowania.
m)Wynagrodzenie uiszczone zostanie przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze, w terminie 14 dni od daty przyjęcia przez Zamawiającego prawidłowo sporządzonej faktury.
n)Ostateczne wynagrodzenie Wykonawcy nastąpi według faktycznej liczby zrealizowanych świadczeń.
3) Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 2 do SIWZ.