„Obsługa bankowa budżetu Gminy Miejskiej Lubaczów oraz jednostek organizacyjnych Gminy”

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia będzie obsługa budżetu Gminy Miejskiej Lubaczów oraz jednostek organizacyjnych, zwanej dalej Zamawiającym w następującym szacunkowym zakresie: 1) Otwarcia i prowadzenia 51 rachunków bankowych budżetu gminy oraz jednostek organizacyjnych, w tym: rachunków bieżących i rachunków pomocniczych w PLN, 2) Realizacji poleceń przelewu na rachunki zamawiającego, w banku obsługującym w formie papierowej i w formie elektronicznej, w tym przelewy ZUS i US, 3) Realizacji poleceń przelewu na rachunki w innych bankach w formie papierowej i w formie elektronicznej, w tym; przelewy ZUS i US, 4) Realizacja poleceń przelewów wysyłanych, 5) Realizacja poleceń przelewów przychodzących, 6) Przyjmowanie wpłat gotówkowych, 7) Dokonywanie wypłat gotówkowych, 8) Potwierdzenie stanu salda, 9) Sporządzanie wyciągów z rachunku bankowego elektronicznie i papierowo, 10) Potwierdzenie stanu salda na koniec roku obrotowego, 11) Opłata za blankiety czekowe, 12) Opłata za depozyt, 13) Uruchomienie kredytu w rachunku bieżącym- krótkoterminowego do wysokości określanej na dany rok budżetowy w Uchwale budżetowej /przyjmujemy szacunkową kwotę kredytu w rachunku bieżącym w wysokości 500.000,-zł/, 14) Automatyczna identyfikacja płatności masowych. 15) Przyjmowanie lokat w rachunku bieżącym, jednodniowych /nocnych/, weekendowych, 14- sto dniowych, 6-cio miesięcznych, jedno rocznych, 36-cio miesięcznych a) automatyczne potrącanie prowizji za dokonane przelewy w określonej jednostce ze wskazanego rachunku oraz przekazywanie kapitalizacji odsetek na wskazany przez jednostkę rachunek, na podstawie stosownych dyspozycji posiadacz rachunku; b) ”zerowanie „ rachunków bieżących i pomocniczych jednostek budżetowych Miasta zgodnie z dyspozycjami, polegające na przekazywaniu z ostatnim dniem roboczym każdego roku, lub na koniec innego wskazanego okresu sprawozdawczego, kwot środków pozostałych na ww. rachunkach na wskazany rachunek bankowy. 16) Dla wydzielonych kont prowadzenie rachunków wirtualnych. 17) Przyjmowanie wpłat i przelewów na podstawie dokumentów zawierających kod kreskowy. 18) Obsługa kart debetowych 19) Wydzielenie stanowiska do obsługi kasjera Urzędu Miejskiego i jednostek organizacyjnych Uwaga! Podane wielkości są wielkościami szacunkowymi służącymi jedynie do obliczenia ceny oferty. W związku z możliwością wystąpienia zmian organizacyjnych lub zmiany zapotrzebowania na poszczególne usługi zastrzegamy sobie możliwość wprowadzenia zmian jednostkowych, które nie będą wpływały na zmianę cen (jednostkowych) oferowanej usługi. • Przed upływem terminu składania ofert Zamawiający może zmodyfikować treść dokumentów składających się na specyfikację istotnych warunków zamówienia. Każda wprowadzona zmiana stanie się częścią specyfikacji istotnych warunków zamówienia i zostanie doręczona oferentom. W tym przypadku Zamawiający może przesunąć termin składania ofert, celem umożliwienia wprowadzenia zmian, przez oferentów. 3. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dla celów realizacji zamówienia posiadał co najmniej jeden oddział banku na terenie Miasta Lubaczów lub zobowiązał się w złożonej ofercie do otwarcia przynajmniej jednego punktu kasowego do celów obsługi wpłat i wypłat gotówki w Lubaczowie w terminie do 14 dni od dnia podpisania umowy. 4.Wymagania określone w art. 29 ust. 3a Pzp. Zamawiający wymaga zatrudnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane przez Zamawiającego czynności w zakresie wykonywania bankowej obsługi budżetu Miasta. Sposób dokumentowania zatrudnienia w/w osób, uprawnienia zamawiającego w zakresie kontroli spełnienia przez wykonawcę powyższych wymagań z tytułu niespełnienia tych wymagań określa wzór umowy stanowiący załącznik do SIWZ. 5. Standardy jakościowe odnoszące się do wszystkich istotnych cech przedmiotu zamówienia 1) Uruchomienie i prowadzenie przez wykonawcę (bank) obsługi rachunków bankowych Gminy oraz jednostek gminnych, a w szczególności: a) rachunku bieżącego budżetu Gminy Miejskiej Lubaczów służącego do przechowywania środków pieniężnych oraz do przeprowadzania rozliczeń wynikających z wykonywanej działalności; b) rachunków bieżących Urzędu Miejskiego jako jednostki budżetowej; c) rachunków bieżących jednostek organizacyjnych gminy Miejskiej Lubaczów; d) innych rachunków budżetu Gminy Miejskiej Lubaczów zgodnie z dyspozycjami wydanymi przez Gminę, m.in. takich jak: rachunki otwarte na potrzeby realizacji projektów współfinansowanych środkami UE, wydzielone rachunki dochodów jednostek oświatowych, rachunki zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, rachunki depozytowe i innych wynikających z przepisów prawa; e) lokowanie środków na lokatach terminowych; f) prowadzenie przez bank konsolidacji sald dla wskazanych przez zamawiającego rachunków bankowych. Ilość rachunków podlegających konsolidacji może ulegać zmianie w trakcie trwania umowy; g) umożliwienie zamawiającemu podglądu na wszystkie swoje uruchomione rachunki bankowe wskazane przez zamawiającego; h) otwarcie rachunków bankowych Gminy Miejskiej Lubaczów ma nastąpić w terminie umożliwiającym sprawne przekazanie środków z dotychczasowych rachunków zamawiającego na nowe rachunki wraz z zachowaniem płynności obsługi bankowej w dniach 1 i 2 styczeń 2019 r.; i) otwieranie kolejnych rachunków bankowych będzie następowało w terminie nie dłuższym niż do 2 dni roboczych od dnia złożenia przez zamawiającego wniosku o otwarcie rachunku bankowego w formie pisemnej za pośrednictwem poczty elektronicznej; dodanie nowego użytkownika bankowości elektronicznej odbywać się będzie za pośrednictwem wniosku w formie pisemnej za pośrednictwem poczty elektronicznej; j) środki na rachunkach bankowych oprocentowane będą według zmiennej stopy procentowej, oprocentowanie środków na rachunkach bankowych zgodnie ze stawką złożoną w ofercie przez wykonawcę, opartą na stawce WIBID dla 1-miesięcznych depozytów międzybankowych, pomniejszonej o koszt rezerwy obowiązkowej banku i korygowanej wskaźnikiem banku; k) wydawanie i realizacja blankietów czekowych bez dodatkowych opłat; l) nieodpłatne wydawanie na wniosek zamawiającego opinii o wywiązywaniu się zamawiającego z obowiązków wobec banku, oraz innych zaświadczeń, związanych z prowadzoną obsługą bankową bez dodatkowych opłat. 2) Zapewnienie systemu elektronicznej obsługi rachunków bankowych zamawiającego oraz jego serwisowania. System elektronicznej obsługi rachunków bankowych musi spełniać wymogi bezpieczeństwa teleinformatycznego. System musi umożliwiać w szczególności: a) uzyskiwanie w czasie rzeczywistym wiadomości o wszystkich operacjach i saldach na rachunkach zamawiającego; b) tworzenie zbiorów danych rachunków, kontrahentów i innych danych ewidencyjnych; c) przeszukiwanie zbiorów wszystkich operacji na wszystkich rachunkach wg rodzaju operacji, nazwy kontrahenta, daty, okresu, kwoty i innych możliwych do wyodrębnienia kryteriów, przy czym w okresie obowiązywania umowy wykonawca zobowiązany jest zapewnić możliwość przeszukiwania on-line zbiorów danych z całego okresu objętego obsługą bankową oraz prowadzić w tym okresie archiwum; d) składanie poleceń przelewu, w tym poleceń przelewu zagranicznego ze wszystkich rachunków w ramach dostępnych środków w tym kredytowych; e) weryfikację danych kontrahenta na rzecz którego dokonywane są płatności w systemie bankowości elektronicznej przez zamawiającego z numerem jego rachunku bankowego; f) składanie poleceń przelewu z datą przyszłą, z możliwością ich usuwania, przeglądania, modyfikowania przed wysłaniem do wykonawcy; g) eksport poleceń przelewów z systemu zamawiającego wg zdefiniowanego schematu do systemu bankowości elektronicznej; h) import potwierdzeń przelewów z systemu bankowości elektronicznej do systemu finansowo-księgowego zamawiającego; i) import wyciągów bankowych w formie elektronicznej z systemu bankowości elektronicznej do systemu finansowo-księgowego zamawiającego; j) jednoczesne funkcjonowanie wszystkich stanowisk w tym samym czasie (wymóg systemu wielostanowiskowego); k) informowanie elektronicznie lub telefonicznie wskazanych pracowników zamawiającego o wszystkich istotnych sprawach związanych z systemem (np. awarie, aktualizacje, przelewy odrzucone); l) zapewnienie w instalowanym systemie bankowości elektronicznej wymogów związanych z bezpieczeństwem pracy, tj.: jednoznacznej identyfikacji użytkowników w procesie logowania się do systemu, dodatkowego uwierzytelnienia użytkownika i sprawdzenia jego uprawnień przy korzystaniu z usług aktywnych, szyfrowania transmisji danych, automatycznej blokady konta użytkownika po maksymalnie 5 próbach dostępu z błędnie podanym hasłem z możliwością odblokowania konta poprzez autoryzowany kontakt telefoniczny zablokowanego użytkownika ze specjalistą wsparcia systemu bankowości internetowej (zamawiający nie wyraża zgody na odblokowanie konta użytkownika poprzez wysyłanie nowego hasła dostępu wiadomością sms). Wykonawca zobowiązany jest na czas trwania umowy: ­ udzielić zamawiającemu (niewyłącznej) licencji na system obsługi bankowej; ­ dostarczyć i zainstalować u zamawiającego oprogramowanie umożliwiające korzystanie z sytemu online oraz bezpłatnie aktualizować wersję oprogramowania; ­ wdrożyć u zamawiającego i we wszystkich jednostkach organizacyjnych objętych zamówieniem, jednolite oprogramowanie i akcesoria oraz urządzenia systemu elektronicznej obsługi oraz zapewnić jego aktualizowanie w okresie trwania umowy; ­ przeszkolić pracowników; ­ zapewnić serwis obsługi zainstalowanych urządzeń i oprogramowania. W ramach usługi serwisowej systemu wykonawca będzie sprawował stałą i kompleksową opiekę nad systemem, w tym nadzór i kontrolę nad integralnością struktury systemu, tak aby zapewnić prawidłową pracę urządzeń komputerowych i sprawne funkcjonowanie systemu, a także zapewnić pomoc telefoniczną użytkownikowi w zakresie systemu obsługi. • W przypadku planowania jakiejkolwiek zmiany systemu lub formatu wymiany danych niezbędnej dla prawidłowego funkcjonowania banku, wykonawca musi zawiadomić zamawiającego o takiej zmianie z wyprzedzeniem sześciomiesięcznym, pozwalającym na terminową modyfikację systemu informatycznego zamawiającego. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić korzystanie z automatycznej komunikacji z systemem finansowo-księgowym zamawiającego poprzez wymianę plików danych źródłowych z systemu bankowego. • Po zakończeniu realizacji umowy wykonawca zobowiązany będzie przekazać zamawiającemu w terminie 14 dni bazę danych z archiwum operacji na rachunkach oraz słowniki z danymi wprowadzonymi przez zamawiającego w formacie uzgodnionym z zamawiającym. 3) Pobieranie / nie pobieranie prowizji i opłat od dokonywanych przelewów / wpłat gotówkowych od wpłacającego, który będzie dokonywał płatności na rachunek(-i) bankowy(-e) zamawiającego we wszystkich punktach kasowych banku zlokalizowanych w granicach administracyjnych Gminy Miejskiej Lubaczów – wykonawcy umowy, zgodnie ze stawkami w złożonej przez wykonawcę ofercie. 4) Pobieranie / Nie pobieranie prowizji i opłat od dokonywanych przelewów / wypłat gotówkowych (w tym również dewiz) z rachunków zamawiającego, w tym również w formie wypłat elektronicznych we wszystkich punktach kasowych wykonawcy zlokalizowanych w granicach administracyjnych Gminy Miejskiej Lubaczów, zgodnie ze stawkami w złożonej przez wykonawcę ofercie. 5) Zapewnienie Gminie Miejskiej Lubaczów i jej jednostkom Systemu Identyfikacji Płatności Masowych (Informatyczny System Masowych Płatności) umożliwiającego ich jednoznaczną identyfikację i automatyczne elektroniczne księgowanie na indywidualnych kontach rozrachunkowych wpłacających w systemach księgowych wskazanych przez zamawiającego. Informatyczny System Płatności Masowych dotyczy następujących rodzajów wpłat z tytułu: ­ użytkowania wieczystego gruntów Gminy; ­ gospodarowania odpadami komunalnymi; ­ podatku od nieruchomości; ­ podatku od środków transportu; ­ podatku rolnego; ­ podatku leśnego; ­ podatków łącznie; ­ dzierżawy; ­ innych podatków i opłat lokalnych; ­ opłaty za wodę i ścieki (MZGKiM); ­ usługi cmentarne (MZGKiM); ­ czynsze komunalne (MZGKiM); rozpoznawalnych po identyfikatorze konta bankowego oraz identyfikatorze wpłaty i polega na: a) przeprowadzeniu rozliczeń pieniężnych z tytułu zrealizowanych dyspozycji płatniczych na rachunkach wirtualnych zamawiającego (wpłat gotówkowych, poleceń przelewu, w tym dokonywanych przy użyciu systemu bankowości elektronicznej, wpłat otrzymywanych z urzędów pocztowych lub innych banków); b) uznaniu rachunku bieżącego kwotami przetworzonymi płatności masowych w tym samym dniu roboczym, w którym przetwarzane (wpłacone) były płatności masowe; c) zapisywaniu na rachunku bieżącym sumarycznej kwoty zrealizowanych dyspozycji płatniczych w tym samym dniu roboczym banku, w którym były przetwarzane płatności masowe; d) generowaniu i przekazywaniu informacji o masowych płatnościach dokonywanych na rzecz zamawiającego (plik wyjściowy) za pomocą bankowości elektronicznej; plik wyjściowy powinien być udostępniany najpóźniej w następnym dniu roboczym banku do godziny 8 rano następującym po dniu przetwarzania płatności masowych; e) przekazywaniu pełnych informacji w pliku wyjściowym dla zamawiającego o źródle płatności, rodzaju płatności, dacie obciążenia rachunku w innym banku (pod warunkiem korzystania z systemu eliksir i możliwości przekazania takich informacji z banku dłużnika do banku zamawiającego) oraz reklamacjach i dokonanych zwrotach. 6) Zapewnienie możliwości zaciągania kredytu w bieżącym rachunku bankowym prowadzonym dla Gminy Miejskiej Lubaczów do wysokości określonej corocznie uchwałą budżetową. Wysokość kredytu ustalana będzie każdorazowo w umowie z bankiem na warunkach wynikających z niniejszej SIWZ w momencie potrzeby jego zaciągnięcia. Kwota maksymalna takiego kredytu jest corocznie określana w uchwale budżetowej. Z uwagi na roczny charakter budżetu zamawiający dla celów oceny ofert przyjął, że limit roczny tego kredytu w poszczególnych latach nie powinien przekroczyć 1.500.000,00 zł. Kredyt w rachunku bieżącym zaciągany jest wyłącznie w trakcie roku budżetowego, jego stan na początek i koniec roku wynosi 0. Kredyt w rachunku bieżącym udzielany będzie na następujących warunkach: a) bez dodatkowego zabezpieczenia przez zamawiającego; b) oprocentowanie kredytu na rachunku bieżącym oparte jest na stawce WIBOR-u dla 1miesięcznych złotówkowych depozytów międzybankowych, powiększonej o marżę banku. Stopa procentowa kredytu jest zmienna; c) jednorazowa prowizja bankowa pobierana będzie od kwoty uruchomionego kredytu w wysokości podanej w % w ofercie przetargowej; d) wykonawca nie będzie pobierał innych prowizji oraz jakichkolwiek innych dodatkowych opłat od udzielonego kredytu, poza opłatami wymienionymi w ofercie wykonawcy (m.in . za złożenie wniosku, za rozpatrzenie wniosku, przygotowawczej, za gotowość/zaangażowanie/ do uruchomienia kredytu itp.); e) kredyt w rachunku bieżącym będzie przeznaczony na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetu Gminy Miejskiej Lubaczów co oznacza, że podlega on spłacie ostatniego dnia roboczego danego roku, a w ostatnim roku obowiązywania umowy - ostatniego dnia obowiązywania umowy; f) uruchomiony kredyt zamawiający może wykorzystać w dowolnej wysokości bez wcześniejszego informowania wykonawcy; g) od kwoty wykorzystanego kredytu wykonawca będzie naliczał i pobierał odsetki w miesięcznych okresach obrachunkowych z dołu w pierwszym dniu roboczym po zakończeniu każdego okresu obrachunkowego, a w ostatnim roku obowiązywania umowy ostatniego dnia obowiązywania umowy; h) zapłata odsetek będzie następowała wg następującej procedury: w dniu naliczenia odsetek wykonawca niezwłocznie poinformuje zamawiającego o wysokości odsetek i terminie ich zapłaty. 7) Generowanie i przekazywanie wyciągów bankowych jako zestawienia operacji przeprowadzanych na poszczególnych rachunkach bankowych. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić zamawiającemu oraz jednostkom organizacyjnym objętych zamówieniem gotowość systemu obsługi bankowej do generowania wyciągów bankowych w formie pliku elektronicznego oraz pliku elektronicznego do wydruku w formacie PDF najpóźniej do godziny 8:00 następnego dnia roboczego. Wyciągi bankowe przekazywane w formie pliku elektronicznego muszą spełniać wszelkie cechy dowodu księgowego, oraz zawierać klauzulę, że w związku z art. 7 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Prawo bankowe (j.t. z 2016 r. Dz.U. z 2016 r., poz.1988) dokument jest wydrukiem i nie wymaga dodatkowego podpisu oraz stempla bankowego. W przypadku wystąpienia zdarzenia losowego skutkującego brakiem możliwości przekazania wyciągów w formie elektronicznej, wykonawca zobowiązany jest przekazać wyciągi w formie papierowej. Wyciągi w formie elektronicznej wykonawca przekaże zamawiającemu niezwłocznie po usunięciu skutków zdarzenia. Wyciągi muszą zawierać: a) wszystkie informacje o płatnościach jakie zostały umieszczone przez kontrahentów w opisie płatności; b) informacje tożsame z danymi umieszczonymi w systemie; c) pełną nazwę rachunku, walutę rachunku, pełna nazwę posiadacza rachunku, informacje o przeprowadzonych wpłatach, wypłatach, numer rachunku beneficjenta, zleceniodawcy i jego pełną nazwę, pełny tytuł płatności, datę wpłaty, kurs jaki był zastosowany w przypadku operacji zagranicznych, informacje na temat otrzymanego kredytu, założonych lokatach, kwotach i okresach naliczonych odsetek, aktualnego oprocentowania środków na rachunku; d) wykonawca zobowiązany jest przekazać w możliwie najkrótszym terminie informację o godzinie dokonania wpłaty na rachunek zamawiającego. 8) Realizowanie przelewów krajowych i zagranicznych: a) dokonywanie przelewów wewnątrz banku. Za dokonanie przelewu wykonawca będzie / nie będzie pobierał opłaty (zgodnie ze złożoną ofertą); b) dokonywanie przelewów poza bank wykonawcy. Za dokonanie przelewu wykonawca będzie / nie będzie pobierał opłaty (zgodnie ze złożoną ofertą). Realizacja zlecenia płatności wewnątrz banku wykonawcy umowy i poza bank wykonawcy nastąpi w dniu złożenia zlecenia, łącznie z przekazaniem środków do banku beneficjenta. Nie dopuszcza się możliwości przetrzymywania zlecenia w banku, u beneficjenta muszą one zostać uznane w pierwszym możliwym do przeprowadzenia przez bank przelewie. c) w przypadku awarii systemu bankowości elektronicznej zamawiający celem realizacji przelewu w formie papierowej w dniu jego złożenia, dostarczy przelew do banku do godz. 15.00. d) w przypadku dopuszczenia przez system do zrealizowania transakcji nieautoryzowanych z winy wykonawcy, na wykonawcy ciąży obowiązek pokrycia strat z tytułu dopuszczenia przez system do zrealizowania transakcji nieautoryzowanych. 9) Postawienie (udostępnienie) zamawiającemu środków do dyspozycji w dniu, w którym wpłynęły na jego rachunek bez stosowania prowizji. 10) Wymogi bezpieczeństwa: a) System bankowości elektronicznej (zwany dalej systemem) musi prawidłowo działać w środowisku zamawiającego (stacje robocze zamawiającego pracują pod kontrolą systemów: Windows 7, Windows 8.1 oraz Windows 10, wykorzystywane przeglądarki internetowe: Firefox 51 i wyższe, Internet Explorer 11.0 i wyższe, (przy czym system powinien współpracować zawsze z najnowszymi wersjami wymienionych przeglądarek oraz zachować pełną funkcjonalność w przypadku pojawienia się nowych/innych przeglądarek internetowych pracujących pod kontrolą systemów operacyjnych zamawiającego). System powinien być przystosowany do wyświetlania w rozdzielczości ekranu 1280x1024 lub wyższej. b) Komunikacja pomiędzy stacjami roboczymi wykorzystywanymi przez zamawiającego a serwerem wykonawcy (banku) na którym działa system musi być szyfrowana protokołem SSL za pomocą certyfikatu Extended Validation o długości klucza min. 2048 bitów. c) Udostępniony przez wykonawcę system musi umożliwiać logowanie i autoryzację zleceń z wykorzystaniem certyfikatu cyfrowego na nośniku kryptograficznym, wpisywane hasła muszą być maskowane. d) System musi zapewniać pełną rozliczalność na poziomie wykonanych przez pracownika zamawiającego operacji. e) System musi zapewniać zarządzanie uprawnieniami dla poszczególnych użytkowników przez uprawnionego pracownika zamawiającego na poziomie funkcji systemu oraz poszczególnych rachunków. f) System musi umożliwiać zdefiniowanie okresu bezczynności pracownika po której nastąpi automatyczne wylogowanie. g) System musi spełniać wymogi powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie ochrony danych osobowych. h) Wykonawca musi zapewniać całodobową ochronę systemu przed atakami cyberprzestępców z wyłączeniem stacji roboczych i infrastruktury teleinformatycznej zamawiającego. i) Udostępniony przez wykonawcę system musi umożliwiać ograniczenie adresów IP z których możliwe będzie logowanie pracowników do wskazanej przez zamawiającego puli. j) Udostępniony przez wykonawcę system musi zapewniać możliwość zdefiniowania okien czasowych w których dozwolone jest logowanie do systemu. k) System musi zapewniać jednoczesne funkcjonowanie wszystkich stanowisk. l) System musi informować użytkowników o wszystkich istotnych dla użytkownika wydarzeniach, np. awarie, aktualizacje, przelewy odrzucone przez bank.