Utrzymanie i kompleksowe zarządzanie amfiteatrem wraz z zapleczem socjalnym, infrastrukturą techniczną i zagospodarowaniem terenu, przy ul. Jaszczurcza Góra w Mrągowie, w tym również organizowanie imprez kulturalno – artystycznych i rozrywkowych, zgodnie z funkcją amfiteatru

Opis przedmiotu przetargu: 1. Charakterystyka obiektu: Amfiteatr wraz z zapleczem socjalnym, towarzyszącą mu infrastrukturą techniczną i zagospodarowaniem terenu zlokalizowany jest na działkach Gminy Miasto Mrągowo o numerach ewidencyjnych 307/5, 252/3, 306/3, obręb 5, przy ul. Jaszczurcza Góra w Mrągowie. 1/ Obiekt posiada następujące parametry techniczne i funkcje: a/ scena - powierzchnia zabudowy 391,48 m2 b/ widownia, podzielona na cztery sektory z 5280 szt. siedzisk - 2313 m2 c/ budynek toalet - 93,53 m2 d/ wiata reżyserki - 43,00 m2 e/ wiata - kasa - 3,8 m2 f/ część pomieszczeń trafostacji z urządzeniami zasilania energetycznego - 58,9 m2 g/ ciągi pieszo -jezdne i piesze HanzaVia (tarasy widokowe, ciąg komunikacyjny przed sceną, h/ parking od strony północnej) - 1130 m2 i/ ciągi piesze Avanti (schody widownia, podjazdy dla osób niepełnosprawnych) - 1191 m2 j/ ciągi pieszo - jezdne kostka betonowa - 674 m2 k/ ciągi pieszo - jezdne kostka brukowa - 948 m2 l/ skarpy i trawniki z nasadzeniami - 2127,7 m2 2/ Wykaz pomieszczeń wraz z zestawieniem powierzchni użytkowych w obiektach amfiteatru przedstawia się następująco: a/ pomieszczenia i ich powierzchnie użytkowe pod sceną: Lp. Nazwa pomieszczenia Powierzchnia użytkowa w m2 1 Garderoba 13,7 2 Łazienka 6,04 3 Garderoba 26,71 4 Łazienka 5,35 5 Garderoba 24 6 Łazienka 5,35 7 Łazienka 4,07 8 Garderoba 17,8 9 Wc 6,13 10 Wc 5,45 11 Wc 4,42 12 Ciągi komunikacyjne 25,62 13 Pomieszczenie prowadzącego 6,03 14 Pomieszczenie techniczne 4,89 15 Pomieszczenie porządkowe 3,99 16 Pomieszczenie socjalne 5,23 17 Ciągi komunikacyjne 3,86 18 Zmywak 5,83 19 Kuchnia 5,85 20 Ciągi komunikacyjne 4,34 21 Magazynek 5,12 22 Magazyn 10,55 23 Magazyn 13,36 24 Bar letni 116,3 Scena zlokalizowana jest od strony zachodniej, bezpośrednio przy promenadzie nad brzegiem jez. Czos. Pod sceną znajduje się zaplecze z garderobami, pomieszczeniami technicznymi, pomieszczeniami higieniczno -sanitarnymi oraz pomieszczeniami małej gastronomii. Zaplecze podzielone jest na część związaną z obsługą sceny i koncertów. W tej części znajdują się cztery garderoby dla artystów z pomieszczeniami sanitarnymi, pomieszczenie techniczne oraz pomieszczenie prowadzącego imprezę. Drugą część zaplecza zajmują pomieszczenia związane z obsługą małej gastronomii. Mała gastronomia zlokalizowana jest w wiacie dostępnej od strony zachodniej, bezpośrednio przy promenadzie biegnącej wzdłuż jez. Czos. b/ powierzchnie użytkowe toalet : Lp. Nazwa pomieszczenia Powierzchnia użytkowa w m2 1 Przedsionek 21,42 2 Toaleta męska 32,32 3 Toalety zewnętrzne 15 4 Przedsionek 20,56 5 Toaleta żeńska 31,55 Dwupoziomowy budynek toalet znajduje się w północnej części działki amfiteatru. W budynku znajdują się toalety ogólnodostępne, jak również przeznaczone dla obsługi gastronomii. W dolnej kondygnacji znajduje się toaleta damska, natomiast w górnej toaleta męska, toaleta dla obsługi, podczas imprez masowych oraz toaleta dla osób niepełnosprawnych. 3/ Media: Obiekt posiada zaopatrzenie w wodę z istniejącej sieci wodociągowej, zaopatrzenie w energię elektryczną z istniejącej sieci energetycznej oraz zaopatrzenie w ciepło poprzez ogrzewanie elektryczne (grzejniki elektryczne zamontowane w poszczególnych pomieszczeniach). Ponadto w obiekcie odprowadzanie ścieków sanitarnych następuje do istniejącej kanalizacji sanitarnej, natomiast wody opadowe z każdej rynny odprowadzono do oddzielnego układu rozsączania wód opadowych do ziemi poprzez system skrzynek rozsączających. Odpady stałe usuwane są do pojemników na odpady stałe na terenie amfiteatru. 4/ Dodatkowe informacje: Obiekt jest przystosowany dla osób niepełnosprawnych. Obiekt spełnia wymogi bezpieczeństwa imprez masowych. Obiekt spełnia normę PN -EN 1300 -1 z grudnia 2005 r. dla obiektów widowiskowych. 2. Przeznaczenie i cele obiektu: Amfiteatr jest obiektem kulturalnym, zaprojektowanym na 5280 miejsc na widowni, rozlokowanych w czterech sektorach. Na terenie amfiteatru znajduje się zadaszona scena wraz z zapleczem, reżyserka znajdująca się w centrum widowni, budynek kas oraz budynek toalet. Całość stanowi budowlę umożliwiającą profesjonalną organizację imprez kulturalno - artystycznych i rozrywkowych. Amfiteatr jest w pełni przystosowany do organizacji dużych imprez o charakterze masowym. Szczegółowy zakres obowiązków Wykonawcy: I. W zakresie prowadzenia i utrzymania obiektu amfiteatru, Wykonawca w szczególności zobowiązany jest do: 1. W zakresie prowadzenia i utrzymania obiektu amfiteatru, Wykonawca w szczególności zobowiązany jest do: 1/ Utrzymania amfiteatru i jego otoczenia, a zwłaszcza budynków, zadaszonej sceny, wyposażenia i zaplecza w należytym stanie technicznym wraz z urządzeniami instalacji wodno-kanalizacyjnej, instalacji elektrycznej oraz sieci kanalizacji deszczowej. 2/ Wykonywania okresowych przeglądów oraz prowadzenia dokumentacji obiektu, a w szczególności: a/ zapewnienia przeglądów budynków i urządzeń przez odpowiednie służby, zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie, b/ przeprowadzenia pomiarów technicznych urządzeń elektrycznych i całej instalacji elektrycznej, zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie (minimum raz w roku), c/ zapewnienia zabezpieczenia ppoż. – instrukcja przeciwpożarowa, legalizacja gaśnic, zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie. 3/ Ewidencjonowania i przechowywania protokołów z przeprowadzanych przeglądów, pomiarów, kontroli budynków i instalacji oraz informowania Zamawiającego o ich wynikach. 4/ Prowadzenia książek obiektów budowlanych. 5/ Zawarcia umów i ponoszenia kosztów dostawy mediów do obiektu: wody i ścieków oraz energii elektrycznej. 6/ Zapewnienia wywozu nieczystości stałych. 7/ Bieżącej konserwacji i czyszczenia membrany, stanowiącej pokrycie zadaszenia sceny – zgodnie z Instrukcją konserwacji i czyszczenia konstrukcji cięgnowych, przekazaną przez producenta. 8/ Sprzątania pomieszczeń – bieżące minimum raz na dwa tygodnie, kompleksowe przed, w trakcie i po imprezach (minimum 5 imprez rocznie). 9/ Sprzątania i dezynfekcji pomieszczeń sanitarnych – bieżące minimum raz na tydzień, kompleksowe przed, w trakcie i po imprezach (minimum 5 imprez rocznie). 10/ Utrzymania i bieżącej konserwacji wyposażenia. 11/ Utrzymania i bieżącej konserwacji siedzisk (5280), poprzez mycie, dokręcanie, uzupełnianie mocowań - w sezonie wiosenno - letnim według potrzeb jednak nie mniej niż raz w tygodniu,w okresie jesienno-zimowym raz w miesiącu. 12/ Utrzymania i bieżącej konserwacji elementów małej architektury – w sezonie wiosenno - letnim według potrzeb, jednak nie mniej niż raz w tygodniu, w okresie jesienno-zimowym raz w miesiącu. 13/ Utrzymania i bieżącej konserwacji oświetlenia zewnętrznego, poprzez m.in. wymianę uszkodzonych opraw świetlnych. 14/ Usuwania bieżących awarii oraz szkód powstałych w ich wyniku w amfiteatrze. 15/ Utrzymania i bieżącej konserwacji monitoringu. Zamawiający zapewni wstępne szkolenie w zakresie obsługi monitoringu, o ile zajdzie taka potrzeba. 16/ Zawarcie umowy oraz opłacanie ubezpieczenia OC i okazanie go Zamawiającemu. 17/ Pisemnego informowania Zamawiającego, w ciągu 3 dni od zdarzenia, o wszelkich szkodach, incydentach, itp. podlegających ubezpieczeniu oraz natychmiastowego powiadamiania o tych zdarzeniach Policji. 2. W zakresie utrzymania zieleni oraz porządku i czystości na terenie amfiteatru, Wykonawca zobowiązany jest w szczególności do: 1/ Utrzymania i pielęgnacji trawników oraz skarp, znajdujących się na terenie amfiteatru, poprzez koszenie w zależności od wzrostu trawy – raz w tygodniu w okresie wegetacji, nawadnianie - w zależności od warunków atmosferycznych, szczególnie w okresie suszy – 1-2 razy w tygodniu, nawożenie i odchwaszczanie – 1 – krotne (lipiec-sierpień). 2/ Utrzymania w należytym stanie drzew oraz krzewów rosnących na terenie amfiteatru, poprzez cięcia sanitarne raz do roku oraz wykonywanie zabiegów ochrony roślin przed chorobami i szkodnikami w chwili zauważenia pierwszych objawów. 3/ Utrzymania w należytym stanie ciągów pieszych oraz ciągów pieszo-jezdnych, poprzez usuwanie zanieczyszczeń stałych (butelek, puszek, papierów, gałęzi, itp.), zamiatanie oraz odchwaszczanie – w sezonie wiosenno - letnim – według potrzeb jednak nie mniej niż raz w tygodniu, a w okresie jesienno-zimowym raz w miesiącu. 3. W zakresie organizacji imprez kulturalno-artystycznych i rozrywkowych na terenie amfiteatru, Wykonawca jest zobowiązany w szczególności do: 1/ Pozyskiwania organizacji w amfiteatrze imprez kulturalno-artystycznych i rozrywkowych oraz innych wynikających z funkcji obiektu, organizowanych przez podmioty zewnętrzne, z zastrzeżeniem pkt 3. 2/ Organizowania we własnym zakresie lub współorganizowania imprez kulturalno-artystycznych i rozrywkowych oraz innych wynikających z funkcji obiektu, odbywających się w amfiteatrze, z zastrzeżeniem pkt 3. 3/ Zapewnienia dostępności amfiteatru, w pierwszej kolejności, na organizację imprez wskazanych przez Zamawiającego. Zamawiający, w terminie do dnia 31 marca 2021 r., przekaże Wykonawcy wykaz imprez planowanych do organizacji na dany rok wraz z terminami obejmującymi montaż i demontaż techniki scenicznej. 4/ Ustalenia cennika korzystania z amfiteatru w uzgodnieniu z Zamawiającym. 5/ Prowadzenia wszelkiej dokumentacji finansowej i prawnej, związanej z udostępnianiem amfiteatru podmiotom zewnętrznym, zgodnie z obowiązującymi przepisami. 6/ Ponoszenia pełnej odpowiedzialność prawnej i finansowej za wszelkie czynności związane z udostępnianiem amfiteatru. 7/ Prowadzenia nadzoru nad właściwym wykorzystaniem amfiteatru, zgodnie z aktualnie obowiązującym regulaminem określającym zasady i tryb korzystania z obiektu amfiteatru. 8/ Niezwłocznego powiadamiania Zamawiającego o stwierdzonych nieprawidłowościach, mających wpływ na wykonywanie praw i obowiązków wynikających z zawartych umów z użytkownikami amfiteatru, a w szczególności o dokonywaniu, przez użytkowników obiektu, samowolnych zmian na obiekcie (jego części) lub wyposażeniu technicznym. 9/ Przyjmowania oraz załatwiania wniosków, skarg i interwencji użytkowników obiektu, prowadzenia ich ewidencji oraz reagowania na zgłaszane uwagi, a w przypadku, gdy załatwienie danej sprawy przekracza zakres uprawnień Wykonawcy, do niezwłocznego skontaktowania się z Zamawiającym. II. Wykonawca dodatkowo jest zobowiązany w szczególności do: 1. Pełnienia funkcji zarządcy obiektu w zakresie uprawnień i obowiązków wynikających z przepisów prawa. 2. Zapewnia wszelkiego sprzętu do realizacji przedmiotu zamówienia. 3. Zagwarantowania przestrzegania w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia, określonych przepisami prawa ograniczeń, nakazów i zakazów, w związku z wystąpieniem na terenie RP stanu epidemii wywołanego zakażeniami wirusem SARS-CoV-2. 4. Współpracy z ubezpieczycielem w zakresie zniszczeń i dewastacji przedmiotu umowy, powierzonego w ramach niniejszej umowy, na warunkach ustalonych w umowie ubezpieczenia majątku. 5. Zagwarantowania Zamawiającemu, w okresie trwania umowy, wstęp bez ograniczenia na teren obiektu w celu zbadania i sprawdzenia stanu wywiązywania się Wykonawcy z zawartej między stronami umowy oraz uwzględniania uwag Zamawiającego i rekomendacji w zakresie realizacji poszczególnych postanowień umowy. 6. Nie poddawania obiektu znaczącym modyfikacjom, mającym wpływ na jego charakter i funkcję. Wykonawca nie ma prawa wykorzystywania elementów składowych obiektu, poza jego lokalizacją, jak również nie ma prawa dokonywania żadnych prac budowlanych polegających na przebudowie lub modernizacji obiektu i jego elementów składowych, bez pisemnej zgody Zamawiającego. III. W zakresie gospodarki finansowej, Wykonawca jest zobowiązany w szczególności do: 1. Zapewnienia właściwej gospodarki ekonomiczno – finansowej, w tym prowadzenie odrębnej ewidencji księgowej dla dokumentowania osiągniętych przychodów i ponoszonych kosztów, dotyczących przedmiotowego zamówienia. 2. Wszystkie ewentualne pożytki, osiągnięte w trakcie realizacji zadania, stanowić będą przychód Wykonawcy, który je rozliczy a uzyskane wpływy przekaże na realizację przedmiotu niniejszej umowy. 3. Udostępniania Zamawiającemu na każde jego żądanie wszelkich dokumentów (w tym m.in. w zakresie uzyskanych przychodów oraz poniesionych wydatków), dotyczących realizacji przedmiotu umowy w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego. III. W zakresie zatrudnienia personelu, Wykonawca jest zobowiązany w szczególności do: 1. Dołożenia należytej staranności w zapewnieniu personelu posiadającego odpowiednie kwalifikacje, doświadczenie oraz przeszkolenie, przy pomocy którego realizować będzie swoje obowiązki, będące przedmiotem umowy, mając na uwadze przede wszystkim jakość świadczonych usług, pozyskiwane przychody i ponoszone koszty. 2. Stosownie do treści art. 29 ust. 3a ustawy Pzp, Zamawiający wymaga zatrudnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę, w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j.: Dz.U. z 2020 r., poz. 1320), osób wykonujących czynności określone w pkt I (poza czynnościami należącymi do odpowiednich służb specjalistycznych). 3. W trakcie realizacji zamówienia Zamawiający uprawniony jest do wykonywania czynności kontrolnych wobec Wykonawcy odnośnie spełniania przez Wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane wyżej czynności. Zamawiający uprawniony jest w szczególności do: 1/ żądania oświadczeń i dokumentów w zakresie potwierdzenia spełniania wyżej wymienionych wymogów i dokonywania ich oceny, 2/ żądania wyjaśnień w przypadku wątpliwości w zakresie potwierdzenia spełniania wyżej wymienionych wymogów, 3/ przeprowadzania kontroli na miejscu wykonywania świadczenia. 4. W trakcie realizacji zamówienia, na każde wezwanie Zamawiającego w wyznaczonym w tym wezwaniu terminie, Wykonawca przedłoży Zamawiającemu wskazane poniżej dowody w celu potwierdzenia spełnienia wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę przez Wykonawcę lub podwykonawcę osób wykonujących wskazane wyżej czynności w trakcie realizacji zamówienia: 1/ oświadczenie Wykonawcy lub podwykonawcy o zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności, których dotyczy wezwanie Zamawiającego. Oświadczenie to powinno zawierać w szczególności: dokładne określenie podmiotu składającego oświadczenie, datę złożenia oświadczenia, wskazanie, że objęte wezwaniem czynności wykonują osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę wraz ze wskazaniem liczby tych osób, rodzaju umowy o pracę i wymiaru etatu oraz podpis osoby uprawnionej do złożenia oświadczenia w imieniu Wykonawcy lub podwykonawcy; 2/ poświadczoną za zgodność z oryginałem odpowiednio przez Wykonawcę lub podwykonawcę kopię umowy/umów o pracę osób wykonujących w trakcie realizacji zamówienia czynności, których dotyczy w/w oświadczenie Wykonawcy lub podwykonawcy (wraz z dokumentem regulującym zakres obowiązków, jeżeli został sporządzony). Kopia umowy/umów powinna zostać zanonimizowana w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (t.j.: Dz. U. 2019 r. poz. 1781), (tj.: w szczególności bez imion, nazwisk, adresów, nr PESEL pracowników). Informacje takie jak: data zawarcia umowy, rodzaj umowy o pracę i wymiar etatu powinny być możliwe do zidentyfikowania; 3/ zaświadczenie właściwego oddziału ZUS, potwierdzające opłacanie przez Wykonawcę lub podwykonawcę składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne z tytułu zatrudnienia na podstawie umów o pracę za ostatni okres rozliczeniowy; 4/ poświadczoną za zgodność z oryginałem odpowiednio przez Wykonawcę lub podwykonawcę kopię dowodu potwierdzającego zgłoszenie pracownika przez pracodawcę do ubezpieczeń, zanonimizowaną w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (t.j.: Dz. U. 2019 r. poz. 1781). 5. Z tytułu niespełnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane w powyższych punktach czynności Zamawiający przewiduje sankcję w postaci obowiązku zapłaty przez Wykonawcę kary umownej w wysokości określonej w istotnych postanowieniach umowy w sprawie zamówienia publicznego. Niezłożenie przez Wykonawcę w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie żądanych przez Zamawiającego dowodów w celu potwierdzenia spełnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę traktowane będzie jako niespełnienie przez Wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane w ust. 2 czynności. 6. W przypadku uzasadnionych wątpliwości co do przestrzegania prawa pracy przez Wykonawcę lub podwykonawcę, Zamawiający może zwrócić się o przeprowadzenie kontroli przez Państwową Inspekcję Pracy