PZP.7/2020/PODRÓŻE

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest obsługa Polskiego Instytutu Ekonomicznego w zakresie świadczenia usług związanych z organizację wyjazdów służbowych na wydarzenia organizowane w celu współpracy z polskimi i zagranicznymi instytucjami oraz jednostkami naukowymi i akademickimi obejmująca w szczególności: dokonywanie rezerwacji, wystawianie, sprzedaż i dostarczanie biletów lotniczych, kolejowych i autobusowych, rezerwację i sprzedaż usług noclegowych oraz transportowych, ubezpieczenie wyjazdu służbowego, wykonanie wszelkich niezbędnych czynności do uzyskania wiz lub innych wymaganych dokumentów podróżnych 2. Obowiązki Wykonawcy 1) W zakresie wystawiania i sprzedaży biletów lotniczych (w razie konieczności wraz z transferem lotniskowym): a) wysyłanie każdorazowo do Zamawiającego w terminie nie dłuższym niż jedna godzina od przesłanego pocztą elektroniczną zapotrzebowania, propozycji co najmniej trzech różnych opcji połączeń lotniczych, dostępnych na rynku, gwarantując propozycje w dwóch wariantach:  w przypadku połączeń wieloetapowych jako najkorzystniejsze logistycznie (najkrótszy czas podróży z maksymalnie krótkim czasem oczekiwania na kolejny środek lokomocji): od najkrótszego do najdłuższego;  jako najkorzystniejsze cenowo: od najtańszego do najdroższego; wraz z podaniem informacji o tym, jak przesunięcie terminu wyjazdu (np. wyjazd jeden dzień wcześniej, powrót jeden dzień później) wpłynie na zmianę czasu podróży i ceny biletu; b) wystawianie i sprzedaż biletów lotniczych na warunkach i w klasach zlecanych przez Zamawiającego, na trasach europejskich i pozaeuropejskich, z uwzględnieniem klasy standardu przelotu: klasa ekonomiczna i business, a także w tzw. „low cost airlines", wszystkich dostępnych promocji wynikających z terminu rezerwacji i wykupienia biletów, połączeń weekendowych oraz czasu podróży, w tym także tzw. biletów wirtualnych (przewoźników „low cost airlines"); weryfikacja w ciągu jednej godziny od wysłania pisemnego zamówienia (przesłanego pocztą elektroniczną) wybranych przez Zamawiającego połączeń lotniczych, a w przypadku posiadania informacji o korzystniejszych logistycznie lub cenowo połączeniach, przekazanie ich Zamawiającemu; 2) W zakresie rezerwacji, wystawiania i sprzedaży biletów kolejowych i autobusowych: a) rezerwacja i sprzedaż biletów kolejowych i autobusowych zgodnie z każdorazowym zapotrzebowaniem Zamawiającego, który będzie określać rodzaj i ilość biletów, a także miejsce i termin podróży; b) zaoferowanie Zamawiającemu, w terminie nie dłuższym niż jedna godzina od wysłania pisemnego zamówienia (przesłanego pocztą elektroniczną) trzech różnych wariantów połączeń kolejowych lub autobusowych, dostępnych na rynku, najkorzystniejszych logistycznie i cenowo z uwzględnieniem klas podróżnych kolejowych i autobusowych oraz wszystkich dostępnych promocji wynikających z terminu rezerwacji i wykupienia biletów, połączeń weekendowych oraz czasu podróży, wraz z podaniem informacji o tym, jak przesunięcie terminu wyjazdu (np. wyjazd jeden dzień wcześniej, powrót jeden dzień później) wpłynie na zmianę czasu podróży i ceny biletu; 3) W zakresie rezerwacji i sprzedaży usług noclegowych oraz voucherów: a) zaoferowanie trzech wariantów noclegów w hotelach trzy- lub czterogwiazdkowych (określonych na podstawie wytycznych Światowej Organizacji Turystyki Narodów Zjednoczonych (UNWTO) znajdujących się w systemach rezerwacyjnych i poza systemami, w odległości nie większej niż trzech kilometrów od miejsca wskazanego w zamówieniu; b) rezerwacja i sprzedaż usług noclegowych do wysokości kwoty limitu środków na nocleg dla wskazanego państwa określonej w załączniku do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z dnia 5 lutego 2013 r., poz. 167 – Załącznik nr 4). W przypadku wprowadzenia zmian w kwotach limitów na noclegi, zamówienia będą realizowane zgodnie z poziomem limitów obowiązującym od dnia nowelizacji. Zamawiający dopuszcza rezerwację i sprzedaż usług noclegowych powyżej wysokości kwoty limitu środków na nocleg dla wskazanego państwa określonej w załączniku do ww. rozporządzenia w wyjątkowych sytuacjach i przy akceptacji Zamawiającego. 4) W zakresie rezerwacji i sprzedaży usług transportowych niewymienionych w pkt 2): a) rezerwacja i sprzedaż usług transportowych, zgodnie z każdorazowym zapotrzebowaniem Zamawiającego, które będzie określać liczbę osób korzystających z transportu, miejsce i termin podróży; b) organizacja trasy podróży, która zapewni najkorzystniejsze logistycznie i cenowo połączenia, a w przypadku połączeń wieloetapowych wskazanie połączeń zapewniających, oprócz korzystnej ceny, najkrótszy czas podróży z maksymalnie krótkim czasem oczekiwania na kolejny środek lokomocji, bezkolizyjną realizację, gwarantującą terminowe przybycie do miejsca delegowania osób podróżujących; 5) W zakresie ubezpieczenia wyjazdu służbowego pracowników: a) dokonywania najkorzystniejszego cenowo ubezpieczenia wyjazdów służbowych pracowników Polskiego Instytutu Ekonomicznego zgodnie z każdorazowym zapotrzebowaniem Zamawiającego określającym zakres, rodzaj i wysokość ubezpieczenia. 6) Obowiązki ogólne: a) dostarczanie (dopuszcza się dostarczenie w wersji elektronicznej), bez naliczania dodatkowych opłat, biletów lotniczych, kolejowych lub autobusowych oraz voucherów lub potwierdzeń zakupionej usługi noclegowej do siedziby Zamawiającego w godzinach urzędowania Zamawiającego (poniedziałek-piątek w godz. 8-16); w wyjątkowych sytuacjach sposób dostarczenia biletów, voucherów lub potwierdzeń zakupionej usługi hotelowej może ulec zmianie - może być wymagany w innym terminie, niż dni i godziny pracy Zamawiającego. Wówczas bilet, voucher lub potwierdzenie zakupionej usługi hotelowej powinien być dostępny w przedstawicielstwie biura podróży lub linii lotniczej w kraju wylotu lub dostarczony w inny, uzgodniony z Zamawiającym sposób, umożliwiający pracownikowi rozpoczęcie podróży w wyznaczonym terminie; b) wskazanie osób po stronie Wykonawcy odpowiedzialnych za organizację podróży służbowej odbywanej przez przedstawicieli Zamawiającego, którzy, na wyraźne zlecenie Zamawiającego, zobowiązani są do:  kompleksowego zorganizowania podróży służbowej odbywanej przez przedstawicieli Zamawiającego, w tym m.in.: rezerwacji biletów, noclegów, zapewnienia transportu, transferu z lotniska i na lotnisko;  sprawdzenia jakości zaproponowanych usług w zakresie połączeń i noclegów z odpowiednim wyprzedzeniem przed rozpoczęciem podróży, pozwalającym na wprowadzenie zmian w jej przebiegu, jeśli, z uwagi na powstałe problemy komunikacyjne lub niski standard noclegów, okażą się konieczne; c) zapewnienie poza godzinami pracy Zamawiającego oraz całodobowo w soboty i dni ustawowo wolne od pracy, serwisu telefonicznego, umożliwiającego obsługę Zamawiającego i jego Pracowników w zakresie przedmiotu zamówienia; d) wykonywanie wszelkich czynności niezbędnych do uzyskania wiz dla Zamawiającego odbywających podróż służbową. Kwota opłaty zależy od rodzaju wizy, której dotyczy wniosek, oraz kraju do którego został delegowany pracownik Zamawiającego; e) informowanie Zamawiającego o konieczności wykonywania niezbędnych szczepień ochronnych podróżującym służbowo szczególnie do krajów o tropikalnym i subtropikalnym klimacie, w których występuje ryzyko zachorowania na choroby tropikalne zagrażające zdrowiu oraz życiu oddelegowanych pracowników, w szczególności: żółtą gorączkę, żółtą febrę, zapalenie wątroby typu A + B, błonicę, tężec, dur brzuszny, polio, cholerę, zakażenia meningokokowe A + C czy malarię oraz inne, które winien zidentyfikować Wykonawca; f) informowanie Zmawiającego o wymaganych i zalecanych rodzajach ubezpieczeń ochronnych podróżującym służbowo w zależności od destynacji. 3. Uwagi dodatkowe 1) W przypadku zmian w rezerwacjach, Wykonawca nie będzie pobierał opłat do chwili wystawienia biletu, a także w przypadku anulowania biletów w dniu ich wystawienia. Wykonawca nie będzie pobierał opłat do chwili wystawienia vouchera lub potwierdzenia zakupu noclegu. 2) Wykonawca przyjmie zwrot biletu w przypadku odwołania wyjazdu lub, na zlecenie Zamawiającego, dokona zmiany zakupionego biletu zgodnie z zasadami przewoźnika. W sytuacji, kiedy zmiana biletu wiązać się będzie z koniecznością dokonania ponownej rekalkulacji ceny biletu, Zamawiający będzie zobowiązany do pokrycia powstałej z tego tytułu niedopłaty, zaś Wykonawca do zwrotu ewentualnej nadpłaty. 3) Zwrot tych kosztów powinien nastąpić na podstawie faktury korygującej w ciągu 30 dni kalendarzowych, licząc od daty otrzymania informacji o odwołaniu wyjazdu lub zwrotu biletu. 4) Wykonawca wyraża zgodę na dokonywanie wzajemnych rozliczeń z przysługującego wynagrodzenia, na podstawie faktur korygujących. 5) W sytuacji braku możliwości bezkosztowego zwrotu biletu, Zamawiający pokryje koszty wynikające z jego zwrotu. 6) W przypadku rezygnacji z usługi noclegowej Wykonawca odwoła rezerwację bez naliczania kar i opłat. 7) Wykonawca przejmie obowiązki dotyczące składania odwołań i reklamacji do linii lotniczych, przedsiębiorstw przewozowych, transportowych oraz hoteli, do reprezentowania Zamawiającego w sprawach reklamacyjnych dotyczących przewozów realizowanych na podstawie rezerwacji i zakupów dokonywanych u Wykonawcy, w szczególności w przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika lub ze względów losowych oraz odwołania rezerwacji hotelowej. 8) Wykonawca zobowiązuje się do każdorazowego, niezwłocznego, przekazywania drogą elektroniczną informacji dot. zmiany cen biletów, wpisania na listę rezerwową, zmiany godziny rejsu, odwołania rejsu oraz zmian w usłudze noclegowej. 9) W przypadku losowego przedłużenia czasu podróży, odwołania rejsu itp. Wykonawca gwarantuje, bez naliczania dodatkowych kosztów obsługi, pomoc organizacyjną dla pracowników Zamawiającego związaną z bezgotówkowym uzyskaniem noclegu, zmianą biletu lotniczego, itp. 10) W przypadku dokonania grupowej rezerwacji biletów dla Zamawiającego, Wykonawca zobowiązuje się do wniesienia z własnych środków przedpłat żądanych przez przewoźnika. Wniesiona przedpłata zostanie rozliczona w jednostkowych cenach za zakupione bilety. 11) Wykonawca sporządzał będzie dla Zamawiającego miesięczne raporty z wystawionych przez Wykonawcę faktur na bilety lotnicze, kolejowe, autobusowe, usługi hotelarskie do 10-go dnia następnego miesiąca. 12) W przypadku transportu autokarem/busem przewoźnik powinien posiadać wymagane przepisami dokumenty m.in. licencje przewoźnika oraz pełną dokumentację gwarantującą jego przejazd na trasie określonej w umowie zgodnie z obowiązującymi przepisami (m.in. aktualne badanie techniczne pojazdu, którym będą podróżować uczestnicy, aktualną licencję na wykonywanie transportu drogowego osób - dla przewoźnika, odpowiednie kwalifikacje zawodowe kierowcy/kierowców), a także posiadać odpowiednie ubezpieczenie. Nazwa i kod CPV: • 63500000-4 Usługi biur podróży, podmiotów turystycznych i pomocy turystycznej, • 63510000-7 Usługi biur podróży i podobne, • 63512000-l Usługi sprzedaży biletów podróżnych i pakietów wycieczkowych, • 6300000-6 Usługi dodatkowe w zakresie transportu lądowego, wodnego i lotniczego • 630000009 Usługi dodatkowe i pomocnicze w zakresie transportu, usługi biur podróży.