ORGANIZACJA i REALIZACJA IMPREZY - DNI PUSZCZYKOWA 2013

Puszczykowo: ORGANIZACJA i REALIZACJA IMPREZY - DNI PUSZCZYKOWA 2013


Numer ogłoszenia: 85922 - 2013; data zamieszczenia: 01.03.2013

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Urząd Miejski , ul. Podleśna 4, 62-040 Puszczykowo, woj. wielkopolskie, tel. 061 8133225, 8983719, faks 061 8133225.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.puszczykowo.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
ORGANIZACJA i REALIZACJA IMPREZY - DNI PUSZCZYKOWA 2013.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest organizacja i realizacja plenerowej imprezy Dni Puszczykowa 2013 w dniu 22 czerwca 2013 roku pod względem artystycznym, rekreacyjno-rozrywkowym, gastronomicznym i usługowo-handlowym. Zakres usługi przewiduje: Przygotowanie i zorganizowanie plenerowej imprezy o charakterze rodzinnym i rozrywkowym Dni Puszczykowa 2013, na terenie Centrum Animacji Sportu, ul. Kościelna 7, Puszczykowo w dniu 22 czerwca 2013 roku w godz. 12.00 - 24.00 w tym plenerowej imprezy masowej odbywającej się w godzinach 21.00 - 24.00 w ramach Dni Puszczykowa 2013 na tym samym terenie (koncert gwiazdy wieczoru i dyskoteka). Warunki udostępnienia terenu określać będzie zawarta przez wykonawcę odrębna umowa z administratorem terenu. Przewidywana liczba uczestników imprezy: 1500 osób. Wykonawca zobowiązuje się do realizacji wymagań organizacyjno - technicznych niezbędnych do przeprowadzenia imprezy masowej w ww. terminie, w tym do realizacji wymagań zgodnie z ustawą o bezpieczeństwie imprez masowych z dnia 20 marca 2009 roku (Dz. U. Nr 62, poz. 504 z późn. zm.). Wykonawca imprezy zapewni zaplecze: techniczne, medyczne, ochronę, urządzenia rozrywkowe, gastronomię, piwo, napoje bezalkoholowe, jednolite estetyczne stoiska handlowe z różnym asortymentem, występy artystyczne zespołów i gwiazd, dyskotekę, turnieje, konkursy, konferansjera, atrakcje dla dzieci i dorosłych (np. malowanie twarzy, pokaz baniek mydlanych itp.), technikę estradową zgodnie z wymaganiami występujących artystów w tym scenę, oświetlenie, nagłośnienie, akustyków, opłacenie ZAIKSu, wywóz śmieci i nieczystości, zaplecza sanitarne (toalety przenośne). Obowiązki wykonawcy: a) związane z organizacją imprezy masowej - uzyskanie wszelkich niezbędnych zezwoleń na zorganizowanie i przeprowadzenie imprezy masowej w dniu 22 czerwca 2013 roku w godz. 21.00 - 24.00, zgodnie z ustawą o bezpieczeństwie imprez masowych z dnia 20 marca 2009 roku (Dz. U. Nr 62, poz. 504 z późn. zm.), - zapewnienie ochrony imprezy masowej przez koncesjonowaną firmę, - wygrodzenie terenu imprezy masowej (transport, rozstawienie, złożenie profesjonalnych płotków zaporowych), - opracowanie i udostępnienie uczestnikom imprezy regulaminu terenu i regulaminu imprezy masowej zawierającego warunki uczestnictwa i zasady zachowania się uczestników imprezy, - spełnienia wymogów sanitarnych i przeciwpożarowych, - zabezpieczenie imprezy pod względem medycznym poprzez zapewnienie podmiotu świadczącego usługi transportu sanitarnego wraz z opieką medyczną. b) związane z programem scenicznym - zapewnienie sceny, nagłośnienia, akustyków, oświetlenia, zaplecza technicznego na cały okres trwania imprezy, zgodnie z wymaganiami w zakresie bezpieczeństwa użytkowania, - zapewnienie oprawy artystycznej na scenie przez cały czas trwania imprezy, - zapewnienie konferansjera na cały czas trwania imprezy, który posiada doświadczenie w prowadzeniu tego rodzaju wydarzeń artystycznych. Konferansjer oprócz zapowiadania kolejnych punktów scenariusza imprezy, będzie prowadził konkursy dla publiczności, jak również będzie zobowiązany do odczytania listy sponsorów oraz komunikatów przygotowanych przez Zamawiającego, - organizacja prezentacji i występów lokalnych zespołów i grup warsztatowych na scenie w porozumieniu z Zamawiającym, - opłacenie ZAIKS-u z tytułu organizacji imprezy plenerowej o charakterze rozrywkowym (w tym organizacja dyskoteki), - zorganizowanie dyskoteki, po występie gwiazdy wieczoru, w godz. 23.00 - 24.00, - zapewnienie osoby kierownika sceny, dbającego o sprawny przebieg imprezy według ustalonego scenariusza. c) związane z występem gwiazdy wieczoru - zorganizowanie koncertu plenerowego gwiazdy wieczoru (min. cztery propozycje). Przez gwiazdę Zamawiający rozumie zespół, wokalistę, wokalistkę o ugruntowanej pozycji artystycznej, medialnej i wysokiej rozpoznawalności, którzy odnieśli sukces poprzez wysokie pozycje na ogólnopolskich listach przebojów, odnoszą stale komercyjne sukcesy i są uznawani przez przedstawicieli różnych pokoleń. Minimalny czas trwania koncertu to 60 min + bisy. - zawarcie umów i opłacenie kosztów koncertów artystycznych wraz z rozliczeniem z tytułu tantiem autorskich (ZAIKS), - zapewnienie noclegów, wyżywienia, garderób, ochrony i innych wymagań określonych w ww. umowach, - zapewnienie warunków technicznych zgodnie z wymogami ww. umów, w szczególności: sceny, nagłośnienia, akustyków, oświetlenia, zaplecza technicznego, zabezpieczenia sceny profesjonalnymi płotkami zaporowymi, - ustalenie z artystami i występującymi czasu trwania wszelkich prób akustycznych, technicznych, które muszą zakończyć się przed rozpoczęciem imprezy. d) związane z atrakcjami dostępnymi podczas trwania imprezy - zapewnienie urządzeń rekreacyjnych w tym dmuchanych dla dzieci. Urządzenia muszą mieć aktualne certyfikaty sprawności i bezpieczeństwa. Korzystanie z urządzeń ma być bezpłatne. Minimalna liczba zaproponowanych urządzeń - 3. - organizacja zabaw i konkursów dla dzieci i młodzieży w tym o tematyce ekologicznej, - organizacja atrakcji (konkursów, turniejów, rywalizacji sportowych itp.) adresowanych do odbiorców wszystkich grup wiekowych, umożliwiających czynny udział mieszkańców i gości, w tym o tematyce profilaktyki zdrowotnej lub promocji zdrowia, - zapewnienie na terenach objętych imprezą sprzedaży gastronomii, piwa, napojów bezalkoholowych. Obowiązkiem Wykonawcy jest wyegzekwowanie od wystawiających się firm gastronomicznych i innych podmiotów pozytywnej opinii Państwowego Powiatowego Inspektoratu Sanitarnego oraz innych niezbędnych zezwoleń, - zapewnienie min. 70 miejsc siedzących (np. ławostoły) wraz z parasolami, - zorganizowanie przestrzeni handlowej. Zamawiający zastrzega, że liczba punktów handlowych jest ograniczona powierzchnią. e) związane z technicznym przygotowanie imprezy - zawarcie umowy z administratorem na bezpłatne udostępnienie terenu, na którym będzie realizowana impreza, - ubezpieczenie imprezy (OC+NW), - zabezpieczenie imprezy pod względem medycznym, - zapewnienie całodobowej ochrony osób i mienia podczas trwania imprezy przez koncesjonowaną firmę ochroniarską, w dniu poprzedzającym imprezę (od czasu montażu urządzeń technicznych np. sceny, namiotów), w trakcie trwania imprezy oraz po jej zakończeniu do czasu demontażu wszystkich urządzeń, - zapewnienie agregatu prądotwórczego, zapewniającego niezależną obsługę energetyczną imprezy przez cały czas jej trwania oraz osoby posiadającej uprawnienia potwierdzone świadectwem kwalifikacyjnym uprawniającym do zajmowania się eksploatacją urządzeń, instalacji i sieci. Wykonawca zapewni dostęp do energii elektrycznej dla zaplecza sceny, gastronomii oraz przestrzeni handlowej oraz namiotów, - ogrodzenie sceny głównej wraz z zapleczem technicznym profesjonalnymi płotkami zaporowymi, które zostaną zamówione, opłacone wraz z transportem i rozstawione przez Wykonawcę do godz. 10:00 dnia 22.06.2013 r. oraz zostaną one złożone po zakończeniu imprezy, - zapewnienie przenośnych toalet, w tym przystosowanych dla osób niepełnosprawnych, - zapewnienie utrzymania w czystości terenu w trakcie trwania imprezy (w tym osób sprzątających oraz koszy na śmieci wraz z ich bieżącym opróżnianiem), - pokrycie kosztów wywozu nieczystości i śmieci, - uporządkowania terenu po zakończeniu imprezy nie później niż do godz. 9.00 w dniu 23.06.2013 r. i przekazania go Zamawiającemu w stanie niepogorszonym nie później niż do godz. 10.00 w dniu 24.06.2013 r. W przypadku stwierdzenia jakichkolwiek uszkodzeń i zniszczeń Wykonawca zobowiązany jest do doprowadzenia terenu do stanu pierwotnego na własny koszt w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego, - rozmieszczenie i zdjęcie banerów sponsorów dostarczonych przez Zamawiającego, - zorganizowanie dwóch garderób (namioty min. 4x4) dla osób występujących z wyposażeniem: krzesła - 10 sztuk, stoły - 2 sztuki, oświetlenie, - przygotowanie identyfikatorów bądź opasek dla osób uprawnionych do przebywania w obrębie sceny: artystów, obsługi technicznej, Zamawiającego, przedstawicieli mediów, fotoreporterów, - zapewnienie 5 namiotów o wym. 3x3m dla organizacji pozarządowych i 1 namiotu 5x5m dla Zamawiającego, - zapewnienie wyposażenia namiotów w: oświetlenie, 14 stołów, 30 krzeseł, - Wykonawca zobowiązany jest do uzgodnienia z Zamawiającym rozmieszczenia namiotów i stoisk, - ścisła współpraca Wykonawcy z Zamawiającym w kwestii należytej i bezpiecznej organizacji imprez jak również w celu przekazywania wszelkich informacji o realizacji zadań, informowanie o występujących zagrożeniach, konsultowanie decyzji, mających wpływ na zabezpieczenie. f) promocja i reklama imprezy - projekt, druk oraz rozmieszczenie materiałów reklamujących imprezę wykorzystując bezpłatnie system informacji miejskiej, w tym 4 billboardów w rozmiarach 5x3m, 3x2m, 4x3m -2x oraz plakatów przystosowanych do ekspozycji zewnętrznej w formacie minimum A2, B2 lub C2 i zaproszeń wg. propozycji Wykonawcy. Wymagane jest zatwierdzenie projektów przez Zamawiającego, - wyklejenie ww. billboardów do dnia 1 czerwca 2013 roku, - rozmieszczenie plakatów do dnia 5 czerwca 2013 roku na terenie miasta Puszczykowa na tablicach informacyjnych, gablotach na przystankach autobusowych, w placówkach oświatowych, oraz w dniu imprezy przy wejściach na teren imprezy i w garderobach, - rozmieszczenie plakatów do dnia 5 czerwca 2013 roku na terenie gmin ościennych (Mosina, Komorniki, Luboń), - przeprowadzenie akcji reklamowej w prasie (min. w jednym tytule) o zasięgu regionalnym, 1 tydzień przed imprezą, - przeprowadzenie akcji reklamowej w radiu o zasięgu regionalnym - minimum przez 2 tygodnie przed imprezą, - przeprowadzenie akcji reklamowej w innych mass mediach zaproponowanych przez Wykonawcę, - wszystkie materiały promocyjne i informacyjne dotyczące imprezy muszą zawierać logotypy przekazane przez Zamawiającego. g) przygotowanie koncepcji całej imprezy pod względem artystycznym, rekreacyjno-rozrywkowym, gastronomicznym, usługowo-handlowym i technicznym Koncepcja powinna składać się z następujących punktów: 1. Program artystyczny odbywający się na scenie z podaniem propozycji konferansjera, zespołów i artystów, w tym gwiazdy wieczoru (min. 4 propozycje). 2. Program całej imprezy. 3. Opis proponowanych atrakcji adresowanych do odbiorców wszystkich grup wiekowych. 4. Wykaz proponowanych zabaw i konkursów dla dzieci i młodzieży. 5. Wykaz proponowanych urządzeń rozrywkowych umieszczonych na terenie imprezy. 6. Opis sceny, nagłośnienia, oświetlenia. 7. Propozycję akcji reklamowej, wykorzystującej system informacji miejskiej: billboardy, tablice informacyjne, gabloty na plakaty na przystankach autobusowych, 8. Propozycję gastronomii, piwa, napojów bezalkoholowych wraz ze strefą do siedzenia. 9. Propozycje ilości i jakości toalet przenośnych. 10. Propozycje zapewnienia ochrony, porządku i utrzymania czystości na terenie objętym imprezą..

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających:
nie.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
92.00.00.00-1.

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Zakończenie: 24.06.2013.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium:
Zamawiający wymaga wniesienia wadium. Ustala się wadium dla całości przedmiotu zamówienia w wysokości: 2.500,00 pln (słownie: dwa tysiące pięćset 00/100).

III.2) ZALICZKI

• 
  Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia:
  nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnienie Wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny.

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Warunek ten zostanie spełniony, jeśli Wykonawca wykaże, że w ciągu ostatnich trzech lat lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie,: a) wykonał przynajmniej trzy usługi polegające na kompleksowej organizacji i przeprowadzeniu imprezy masowej o wartości jednostkowej nie mniejszej niż 150.000,00 pln brutto, b) wykonał przynajmniej jedną usługę polegającą na organizacji imprezy masowej, w programie której znalazły się działania z zakresu edukacji ekologicznej, c) zorganizował i przeprowadził minimum jedną kampanię społeczną w zakresie promocji zdrowia lub działań profilaktycznych, d) zorganizował i przeprowadził kampanię promocyjno-informacyjną w zakresie edukacji kulturalnej, e) współpracował z organizacjami pozarządowymi. Uwaga! Posiadanie wiedzy i doświadczenia stanowi dodatkowe kryterium oceny ofert. Zamawiający uzna warunek za spełniony jeśli Wykonawca wykaże swoje doświadczenie w zakresie punktu a - warunek konieczny. Wykonawca może uzyskać dodatkowe punkty jeżeli wykaże swoje doświadczenia w zakresie punktów b-e.

• 
  III.3.3) Potencjał techniczny
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnienie Wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny.

• 
  III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnienie Wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny.

• 
  III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnienie Wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny.

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• 
  III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:
  

  • wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie

• 
  III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:
  

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
  • aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy
  • wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełniania warunków udziału w postępowaniu na potencjał innych podmiotów, które będą brały udział w realizacji części zamówienia, przedkłada także dokumenty dotyczące tego podmiotu w zakresie wymaganym dla wykonawcy, określonym w pkt III.4.2.

• III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

  Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

  III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

  • nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

Ponadto Wykonawca składa: 1) wypełniony i podpisany formularz ofertowy (wg. wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszej specyfikacji), 2) koncepcję przygotowaną zgodnie z założeniami określonymi w rozdziale III pkt g niniejszej SIWZ, 3) dowód wniesienia wadium, 4) upoważnienie w przypadku składania oferty wspólnej do reprezentowania wszystkich podmiotów.

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne:
nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
cena oraz dodatkowe kryteria i ich znaczenie:

• 1 - Cena - 40
• 2 - Przygotowanie koncepcji - 30
• 3 - Doświadczenie - 30

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna:
nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:
tak

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

Zamawiający dopuszcza możliwość istotnej zmiany postanowień zawartej Umowy w stosunku do treści oferty na podstawie, której dokonał wyboru Wykonawcy. Zmiany mogą dotyczyć: Po akceptacji Zamawiającego - zmiany podwykonawców, (powyższa zmiana nie wymaga zawarcia aneksu do umowy).

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
www.puszczykowo.pl

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Urząd Miejski w Puszczykowie ul. Podleśna 4 ,62-040 Puszczykowo pn. 8.00-16.00 wt-pt. 7.30-15.30.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
11.03.2013 godzina 08:55, miejsce: Oferty należy składać do dnia 11 marca 2013 roku do godz. 08:55 w: Urzędzie Miejskim w Puszczykowie - kancelaria, budynek A..

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej:
nie dotyczy.

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie