Rezerwacja, sprzedaż i dostawa biletów lotniczych krajowych i zagranicznych na zamówienie Instytutu Oceanologii Polskiej Akademii Nauk. - polska-sopot: bilety

Opis przedmiotu przetargu: 1. przedmiotem zamówienia jest rezerwacja, sprzedaż i dostawa na zamówienie instytutu oceanologii polskiej akademii nauk biletów lotniczych krajowych i zagranicznych. 2. w ramach przedmiotu zamówienia wykonawca jest zobowiązany do 1) sukcesywnej kompleksowej rezerwacji i zakupu biletów lotniczych w klasach wymaganych przez zamawiającego tj. w klasie biznes i w klasie ekonomicznej na trasach krajowych i zagranicznych, przewoźników zrzeszonych w iata (international air transport association) lub posiadających status agenta (autoryzację) iata, a także w klasie przewoźników tzw. tanich linii lotniczych. 2) przyjmowania od zamawiającego i realizacji zlecenia w zakresie rezerwacji, zmiany rezerwacji, zakupu biletu i dokonania wszelkich możliwych zmian odnośnie zakupionego biletu; 3) przyjmowania zamówień składanych pocztą elektroniczną, telefonicznie, pisemnie, faksem lub w innych uzgodnionej formie – przez osobę upoważnioną przez zamawiającego; 4) realizacji zlecenia w zakresie rezerwacji najpóźniej w ciągu 1 godziny od jego otrzymania; 5) niezwłocznego potwierdzenia otrzymania zlecenia zakupu oraz jego realizacji w ciągu 4 godzin od jego otrzymania; 6) całodobowej możliwości dokonania rezerwacji przez 7 dni w tygodniu, zmiany rezerwacji i wykupu biletu, również w dni wolne od pracy i święta, w tym wyznaczenie pracowników i linii telefonicznych dla kontaktów z zamawiającym; 7) proponowania optymalnego połączenia oraz połączeń alternatywnych, w których ważny jest łączny czas podróży. wykonawca zobowiązany jest do wyszukania z zachowaniem należytej staranności najkorzystniejszych połączeń; 8) oferowania najtańszych biletów na danej trasie określonej przez zamawiającego z uwzględnieniem najniższych dostępnych taryf publikowanych i stawek negocjowanych oraz stawek promocyjnych; 9) oferowania zróżnicowanych wariantów połączeń (minimum dwa najtańsze połączenia związane z jedną podróżą) z uwzględnieniem najkorzystniejszych warunków przelotu (czas podróży, długości trasy, jak najmniejsza liczba międzylądowań, promocje cenowe i zniżki) przy zachowaniu odpowiedniego standardu podróży wymaganego przez zamawiającego, wraz z podaniem informacji o tym, jak przesunięcie terminu wylotu (np. wylot jeden dzień wcześniej lub podróż jeden dzień później) wpłynie na zmianę ceny biletu lotniczego; 10) stosowania przy każdorazowym zakupie biletów upustu, określonego w ofercie wykonawcy (jeśli wykonawca zaoferował upust); 11) przypominania o zbliżających się terminach wykupu biletów przy dokonanych wcześniej rezerwacjach; 12) każdorazowego informowania zamawiającego drogą elektroniczną, faksem, telefonicznie lub w inny uzgodniony sposób na temat zmiany ceny biletu, wpisania na listę rezerwową, zmiany godziny wylotu lub odwołania wylotu, zmiany numeru lotu – niezwłocznie po uzyskaniu takiej informacji; 13) bezpłatnego dostarczania (tj. na koszt i ryzyko wykonawcy, bez dodatkowych opłat) biletów lotniczych oraz faktur vat do siedziby zamawiającego, w terminie wymaganym przez zamawiającego, nie później niż na 24 godziny przed planowanym terminem wylotu, w godzinach pracy zamawiającego, z zastrzeżeniem, iż w wyjątkowych sytuacjach termin dostarczenia biletów lotniczych może ulec skróceniu i być wymagany w innym terminie niż dni i godziny pracy zamawiającego; 14) negocjowania z określonymi przewoźnikami korzystnych dla zamawiającego warunków rezygnacji z zamówionych biletów; 15) zorganizowania i zabezpieczenia kompleksowej realizacji przedmiotu zamówienia zgodnie z warunkami umownymi, obowiązującymi przepisami polskimi, jak również przepisami krajów docelowych; 16) w przypadku konieczności pilnych wyjazdów wykonawca zobowiązany jest do dołożenia wszelkich starań umożliwiających realizację najkorzystniejszego połączenia lotniczego, które zapewni terminowe przybycie na miejsce przeznaczenia osób podróżujących; 17) pośrednictwa między zamawiającym a przewoźnikiem w przypadku ewentualnych spraw reklamacyjnych składanych do przewoźnika w zakresie usług objętych zamówieniem; 18) zmiany na bilecie nazwiska oraz wszelkich innych wymaganych danych osoby (osób), na którą (na które) wystawiono bilety (rezerwacje), zmiany trasy, terminu podróży lub klasy oraz ewentualnego anulowania zaplanowanego przelotu, którego dana rezerwacja dotyczy, zgodnie z warunkami taryf, o ile fakt ten został zgłoszony pisemnie (faksem lub drogą elektroniczną) wykonawcy nie później niż na 48 godzin przed planowanym terminem rozpoczęcia podróży. w sytuacji, gdy zmiana rezerwacji wiązać się będzie z koniecznością dokonania rekalkulacji ceny biletu, to wówczas (i tylko w takim wypadku) zamawiający zobowiązany jest do pokrycia z tego tytułu niedopłaty, zaś wykonawca do zwrotu ewentualnej nadpłaty; 19) wystawiania faktur z uwidocznieniem ceny jednostkowej biletu w pln i walucie wskazanej przez zamawiającego, opłaty transakcyjnej, upustu udzielonego przez wykonawcę; 20) przesłania faktur vat drogą elektroniczną na zlecenie zamawiającego; 21) sporządzania na zlecenie zamawiającego miesięcznych raportów z wystawionych przez wykonawcę faktur vat; 22) zapewnienia możliwości odbioru biletu poza granicami polski, w przypadku gdy podróż będzie się rozpoczynać w miejscu innym niż w polsce. w takiej sytuacji bilet powinien być dostępny w przedstawicielstwie w kraju wylotu lub w inny sposób dostarczony odbiorcy, po uzgodnieniu z zamawiającym, umożliwiający rozpoczęcie podróży w wyznaczonym terminie; 23) zapewnienia możliwości kupowania biletów w ramach zamiany punktów lojalnościowych przyznawanych przez przewoźników. 3. w celu ułatwienia przygotowania oferty, w tym oszacowania ceny oferty zamawiający wskazuje w załączniku nr 8 do siwz kierunki i ilości połączeń lotniczych realizowanych na przestrzeni 2012 2014 r. zamawiający zastrzega, że ilość i kierunki lotów wynikające z niniejszego zamówienia mogą ulec zmianie. ii.1.6)