Opracowanie kart usług oraz projektów procedur monitorowania i

Siemiatycze: Opracowanie kart usług oraz projektów procedur monitorowania i aktualizowania opisów usług publicznych świadczonych przez Starostwo Powiatowe w Siemiatyczach i Urząd Miasta Siemiatycze


Numer ogłoszenia: 98940 - 2013; data zamieszczenia: 12.03.2013

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Powiat Siemiatycki , ul. Legionów Piłsudskiego 3, 17-300 Siemiatycze, woj. podlaskie, tel. 85 65 66 500, faks 85 65 66 501.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Opracowanie kart usług oraz projektów procedur monitorowania i aktualizowania opisów usług publicznych świadczonych przez Starostwo Powiatowe w Siemiatyczach i Urząd Miasta Siemiatycze.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
1.Przedmiotem zamówienia jest opracowanie kart usług oraz projektów procedur monitorowania i aktualizowania opisów usług publicznych świadczonych przez Starostwo Powiatowe w Siemiatyczach i Urząd Miasta Siemiatycze. 2.W ramach realizacji przedmiotu zamówienia wykonawca zobowiązany jest do wykonania następujących zadań: a)dokonanie przeglądu opisów usług zawartych na stronach WWW i BIP Urzędów, b)przygotowanie na podstawie obowiązujących przepisów prawa spisu wszystkich usług do realizacji przez Starostwo Powiatowe w Siemiatyczach i Urząd Miasta Siemiatycze, c)opracowanie merytoryczne we współpracy z pracownikami SP i UM Kart Usług dla wszystkich usług wynikających z przygotowanego spisu usług (nie mniej niż po 50 kart dla SP i UM) . Każda karta ma zawierać: Wydział/stanowisko Nazwa usługi (temat) Wymagane dokumenty Miejsce złożenia dokumentów Osoby do kontaktu Opłaty Termin i sposób załatwienia Podstawa prawna Tryb odwoławczy Dodatkowe informacje, uwagi Formularze do pobrania d)Opracowanie merytoryczne i graficzne formularzy (wniosków) dotyczących wszystkich usług świadczonych w poszczególnych wydziałach SP i referatach UM, e)Przeprowadzenie procesu weryfikacji Kart Usług przez naczelników, kierowników referatów i innych komórek organizacyjnych Starostwa Powiatowego w Siemiatyczach i Urzędu Miasta Siemiatycze, f)Opracowanie szablonu graficznego Kart Usług (dla elektronicznej i papierowej wersji Kart Usług) dla Starostwa Powiatowego w Siemiatyczach i Urzędu Miasta Siemiatycze, g)Opracowanie graficzne wszystkich Kart Usług na szablonie karty (wszystkie karty muszą być jednorodne pod względem formatu i standardu opracowania usług dla każdego Urzędu), h)Opracowanie i wykonanie zestawu Kart Usług po uwzględnieniu uwag naczelników i kierowników w formie elektronicznej i papierowej, Wersja elektroniczna: zestaw kart na płycie CD, każda karta w formacie edytowalnym (doc. lub rtf.) i pdf, Wersja papierowa: każda karta ma być na papierze o gramaturze min. 160gram/m2, w formacie A4, kolorze 4+0, każda ma być zalaminowana, każda karta w jednym egzemplarzu, i)Opracowanie zasad obiegu informacji związanych z opisami załatwiania spraw (kart usług) oraz zasad i wzorców tworzenia formularzy poprzez: weryfikację dotychczasowego trybu opracowywania, zatwierdzania i udostępniania klientom opisu usług i formularzy (określenie słabych i mocnych stron), opracowanie projektu założeń dla nowych zasad obiegu informacji związanych z opisami załatwiania spraw (usług) oraz zasad tworzenia formularzy, j)Opracowanie metod monitoringu kart dla oceny przejrzystości, jasności, jednoznaczności kart usług dla klienta (opracowanie ankiety wstępnej dla badań bezpośrednio i on-line), k)Przeprowadzenia badań pilotażowych Kart Usług przy pomocy wypracowanych wcześniej narzędzi na grupie min. po 50 klientów UM i SP. l)Opracowanie wyników badań w formie raportu i weryfikacja Kart Usług zgodnie z wynikami analizy badań, m)Opracowanie ostatecznej wersji elektronicznej i papierowej Kart Usług z uwzględnieniem analiz, uwag naczelników i kierowników i innych danych zebranych w trakcie realizacji umowy. Wersja elektroniczna: zestaw kart na płycie CD, każda karta w formacie edytowalnym (doc. lub rtf.) i pdf. Wersja papierowa: każda karta ma być na papierze o gramaturze min. 160gram/m2, w formacie A4, kolorze 4+0, każda ma być zalaminowana, każda karta w trzech egzemplarzach, jeden zestaw kart w formie połączonego trwale zestawu z podziałem na wydziały, referaty poszczególnych JST w uzgodnieniu z zamawiającym. n)Opracowanie ostatecznej wersji narzędzia do monitorowania kart dla badań bezpośrednio i on-line o)Opracowanie projektu dokumentu procedury aktualizowania i monitorowania Kart Usług dla Starostwa Powiatowego i Miasta Siemiatycze. p)Przeprowadzenie badań oceny kart przy pomocy wypracowanych wcześniej narzędzi. Badanie ma być przeprowadzone minimum trzy miesiące od opublikowania kart na stronie internetowych jst i udostępnienia w Punkcie Obsługi Klienta w SP i Biurze Obsługi Klienta w UM na grupie po minimum 100 klientów każdego jst. Opracowanie raportu końcowego z badań zawierającego rekomendacje dotyczące ewentualnych zmian. 3.Zamawiający wymaga, aby co najmniej 60 godzin (po 30 na Urząd) zostało zrealizowane w siedzibie Starostwa Powiatowego i Urzędu Miasta Siemiatycze z przeznaczeniem na konsultacje z pracownikami w zakresie opracowania kart usług, narzędzi do oceny kart, prezentacji wyników badań. 4.Przed przystąpieniem do realizacji zamówienia Wykonawca przedstawi w formie pisemnej Zamawiającemu szczegółowy harmonogram prac realizacji kolejnych etapów zamówienia..

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających:
tak.

• 
  Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówień uzupełniających
  
• Zamawiający przewiduje udzielenie Wykonawcy zamówień uzupełniających, zgodnie z art. 67 ust. 1 pkt 6 uPzp w okresie 3 lat od udzielenia niniejszego zamówienia podstawowego. Zamówienia te będą polegały na powtórzeniu tego samego rodzaju usług jak te, które stanowią przedmiot niniejszego zamówienia określonego w SIWZ. Zamówienia uzupełniające będą stanowiły nie więcej niż 20 % wartości zamówienia podstawowego.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
73.22.00.00-0.

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Zakończenie: 15.10.2013.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.2) ZALICZKI

• 
  Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia:
  nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnienie Wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny. Wykonawca potwierdza spełnianie warunku poprzez złożenie oświadczenia

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Warunek ten zostanie spełniony, jeśli Wykonawca wykaże, że w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie, wykonał: co najmniej 1 usługę polegającą na opracowaniu kart usług oraz projektów procedur monitorowania i aktualizowania opisów usług publicznych świadczonych przez jednostki samorządu terytorialnego o wartości co najmniej 10.000,00 zł,

• 
  III.3.3) Potencjał techniczny
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnienie Wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny. Wykonawca potwierdza spełnianie warunku poprzez złożenie oświadczenia

• 
  III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnienie Wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny. Wykonawca potwierdza spełnianie warunku poprzez złożenie oświadczenia

• 
  III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnienie Wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny. Wykonawca potwierdza spełnianie warunku poprzez złożenie oświadczenia

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• 
  III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:
  

  • wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie

• 
  III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:
  

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia

• III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

  Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

  III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

  • nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

1.oświadczenie wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu określonych w art. 22 ust. 1 uPzp, wg wzoru Załącznika Nr 2 do SIWZ (oryginał), 2. aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 uPzp, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. 3.W celu wykazania spełnienia warunku udziału w postępowaniu dotyczącego braku podstaw do wykluczenia wykonawcy z postępowania o udzielenie zamówienia w okolicznościach, o których mowa w art. 24 ust. 2 pkt 5 ustawy uPzp, wykonawca, wraz z ofertą, składa listę podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej, albo informacje o tym, że nie należy do grupy kapitałowej. 4.dokument określający zasady reprezentacji oraz osoby uprawnione do reprezentacji Wykonawcy, a jeżeli Wykonawcę reprezentuje pełnomocnik - także pełnomocnictwo, określające zakres umocowania podpisane przez osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy, 5. pisemne zobowiązanie innych podmiotów do oddania Wykonawcy do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia, jeżeli Wykonawca powołuje się przy wykazywaniu spełnienia warunków udziału w postępowaniu na potencjał innych podmiotów,

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne:
nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
najniższa cena.

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna:
nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:
tak

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

Zamawiający dopuszcza istotne zmiany postanowień niniejszej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której Wykonawca został wybrany do realizacji umowy w przypadku, wystąpienia co najmniej jednej z okoliczności wymienionych poniżej, z uwzględnieniem podawanych warunków ich wprowadzenia: a)zmiany organizacji prawnej Wykonawcy, b)zmian powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu zamówienia. 3. Zmiana postanowień umowy, o których mowa w punkcie 2 może nastąpić w okresie obowiązywania umowy, na podstawie uzasadnionego, pisemnego wystąpienia jednej ze stron niezwłocznie po zaistnieniu okoliczności powodujących zmianę umowy.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
www.bip.siemiatycze.pl

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
W siedzibie zamawiającego ul. Legionów Piłsudskiego 3, 17-300 Siemiatycze.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
20.03.2013 godzina 10:00, miejsce: W siedzibie zamawiającego ul. Legionów Piłsudskiego 3, 17-300 Siemiatycze - Punkt Obsługi Klienta -parter.

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej:
Siemiatycze na drodze nrozwoju/Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie