świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Urzędu Miasta Chorzów w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczenia przesyłek pocztowych poleconych za zwrotnym potwierdzeniem odbioru oraz ich zwrotów

Opis przedmiotu przetargu: 1). Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Urzędu Miasta Chorzów w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczenia przesyłek pocztowych poleconych za zwrotnym potwierdzeniem odbioru oraz ich zwrotów, Zamówienie należy wykonać zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia, Warunki ogólne : Terminy doręczania przesyłek pocztowych: zgodnie z Ustawą z dnia 23 listopada 2012 roku Prawo pocztowe (t. j. Dz.U. z 2017 r., poz.1481 z późn. zm.). Wymagania w zakresie realizacji przedmiotu zamówienia wynikają z następujących przepisów: • Ustawa z dnia 23 listopada 2012 roku Prawo pocztowe ( t. j. Dz.U. z 2017 r., poz.1481 z późn. zm.) oraz obowiązujące przepisy wykonawcze do ustawy, • Polskiej Normy PN-T-85003 - koperty listowe i automatycznego opracowania; • Polskiej Normy PN-T-85004 - koperty listowe i kartki pocztowe; • Polskiej Normy PN-IS0269 - koperty listowe i kartki pocztowe; • Aktów wewnętrznych wydanych przez Wykonawcę na podstawie art. 21 ustawy Prawo Pocztowe Wykonawca zobowiązany będzie do świadczenia usługi dostarczania przesyłek w Polsce i za granicami kraju. Wykonawca zobowiązany będzie świadczyć usługi codziennego odbioru przesyłek do wysyłki od Zamawiającego, w dni robocze dla Zamawiającego od poniedziałku do środy w godzinach 14 - 15, we czwartek w godzinach 16 - 17 oraz w piątek w godzinach 12 – 13 przez upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy z placówki Zamawiającego, tj.: Urząd Miasta Chorzów, ul. Rynek 1, 41 - 500 Chorzów. Przesyłki muszą być nadane przez Wykonawcę w dniu ich przyjęcia od Zamawiającego. W przypadku zastrzeżeń dotyczących odebranych przesyłek, Wykonawca wyjaśnia je z Zamawiającym telefonicznie. Przy braku możliwości ich wyjaśnienia z Zamawiającym lub ich usunięcia w dniu ich odbioru, nadanie odebranych przesyłek nastąpi w następnym dniu roboczym. Wykonawca będzie doręczał przesyłki krajowe zaliczone do powszechnych usług pocztowych z zachowaniem wskaźników terminowości doręczeń przesyłek w obrocie krajowym wskazanym w rozporządzeniu „Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego, (Dz. U. z 2013 r., poz. 545)”. Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych i paczek w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczanie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia. Opakowanie przesyłek listowych stanowi zaklejona koperta Zamawiającego, opakowanie paczki stanowi sztywne pudełko lub szary papier Zamawiającego. Zamawiający umieszcza w sposób trwały i czytelny informacje jednoznacznie identyfikujące adresata i nadawcę, jednocześnie określając rodzaj przesyłki oraz pełną nazwę i adres zwrotny nadawcy. Zamawiający dopuszcza umieszczanie na przesyłce listowej lub paczce pocztowej odmiennych elementów oznaczenia. Realizacja przedmiotu zamówienia odbywać się będzie na podstawie właściwie przygotowanych przez Zamawiającego przesyłek do nadania oraz zestawienia ilościowego. W przypadku przesyłek rejestrowanych zestawienie będzie sporządzane w 2 egzemplarzach, po jednym egzemplarzu dla Zamawiającego i Wykonawcy. W przypadku przesyłek, które nie są rejestrowane - ilość i waga przyjętych lub zwróconych przesyłek, stwierdzona będzie na podstawie zestawienia nadanych lub zwróconych przesyłek, sporządzonego przez Zamawiającego w dwóch egzemplarzach po jednym dla Wykonawcy i Zamawiającego. Usługę pocztową w zakresie przesyłki rejestrowanej uważa się za niewykonaną, jeżeli doręczenie przesyłki rejestrowanej lub zawiadomienie o próbie jej doręczenia nie nastąpiło w terminie zgodnym z Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 1468). Do odpowiedzialności Wykonawcy za nienależyte wykonanie usługi pocztowej stosuje się odpowiednio przepisy ustawy z dnia 23 listopada 2012 roku Prawo pocztowe ( t. j. Dz.U. z 2017 r., poz.1481 z późn. zm.) oraz Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 1468), a w sprawach nieuregulowanych tymi przepisami stosuje się odpowiednio przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz.155 z późn. zm.). Podane przez Zamawiającego ilości poszczególnych pozycji przesyłek wyszczególnionych w formularzach ofertowych dla każdej części mają charakter szacunkowy. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niewykorzystania ilości wskazanych przesyłek. Określone rodzaje i ilości poszczególnych przesyłek w ramach świadczonych usług mogą ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego. Zmniejszenie lub zwiększenie przesyłek nie stanowi zmiany umowy. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dysponował placówką nadawczą w miejscowości, w której znajduje się jednostka Zamawiającego oraz wymaga, aby Wykonawca dysponował placówką awizacyjną (odbiorczą) na terenie każdej gminy w kraju. Szczegółowe informacje dotyczące wykonywanej usługi: 1. usługi pocztowe w obrocie krajowym i zagranicznym; 2. usługi codziennego doręczania ZPO (zwrotnego potwierdzenia odbioru) i zwrotów przesyłek pocztowych do Zamawiającego po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy. Przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zadania rozumie się przesyłki listowe: 1. polecone ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO - zał. nr 6) - przesyłki nie będące przesyłkami najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczenia za pokwitowaniem odbioru; 2. polecone priorytetowe za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO - zał. nr 6) - przesyłki najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczenia za pokwitowaniem odbioru. Wykonawca zobowiązany będzie świadczyć usługi doręczania ZPO (zwrotnego potwierdzenia odbioru) i zwrotów niedoręczonych przesyłek pocztowych do zamawiającego, w dni robocze od poniedziałku do piątku w godzinach pracy Zamawiającego. Zamawiający będzie korzystał ze wzorów druków ZPO (zwrotnego potwierdzenia odbioru), określonych w Załączniku nr 6 do SIWZ. Dla przesyłek ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego, pokwitowane przez adresata potwierdzenie odbioru niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, w terminach określonych przez Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego, (Dz. U. z 2013 r., poz. 545 ze zm.). Wykonawca zobowiązany jest doręczać przesyłki zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. 2018 r. poz. 800 ze zm.) oraz ustawą z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 1257 ze zm.). 2). Wymagania zatrudnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane przez zamawiającego czynności w zakresie realizacji zamówienia. 1. Zamawiający stosownie do art. 29 ust. 3a ustawy, wymaga zatrudnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności w zakresie realizacji zamówienia, których wykonanie polega na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 2018 r. poz. 917, z późn. zm.) 2. Sposób i okres wymaganego zatrudnienia osób wykonujących czynności w zakresie realizacji zamówienia: 1) Zamawiający wymaga, aby osoby - doręczyciele i osoby wydające korespondencję, które wykonywać będą czynności faktycznie związane z przedmiotem zamówienia opisane w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, były zatrudnione na podstawie umowy o pracę. Wykonawca lub podwykonawca zatrudni wyżej wymienione osoby na okres realizacji zamówienia. W przypadku rozwiązania stosunku pracy przed zakończeniem tego okresu, zobowiązuje się do niezwłocznego zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na to miejsce innej osoby. 3. Sposób dokumentowania zatrudnienia ww. osób: 1) W trakcie realizacji zamówienia zamawiający uprawniony jest do wykonywania czynności kontrolnych wobec wykonawcy odnośnie spełniania przez wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane ust. 2 w punkcie 1 czynności. Zamawiający uprawniony jest w szczególności do: a) żądania oświadczeń i dokumentów w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów i dokonywania ich oceny, b) żądania wyjaśnień w przypadku wątpliwości w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów, c) przeprowadzania kontroli na miejscu wykonywania świadczenia. 2) W trakcie realizacji zamówienia na każde wezwanie zamawiającego w wyznaczonym w tym wezwaniu terminie, uwzględniającym czas niezbędny do przygotowania żądanych dokumentów, wykonawca przedłoży zamawiającemu dowody w celu potwierdzenia spełnienia wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę przez wykonawcę lub podwykonawcę osób wykonujących wskazane w ustępie 2 w punkcie 1 czynności w trakcie realizacji zamówienia. Zamawiający może żądać następujących dokumentów: a) oświadczenia wykonawcy lub podwykonawcy o zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności, których dotyczy wezwanie zamawiającego. Oświadczenie to powinno zawierać w szczególności: dokładne określenie podmiotu składającego oświadczenie, datę złożenia oświadczenia, wskazanie, że objęte wezwaniem czynności wykonują osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę wraz ze wskazaniem tych osób, rodzaju umowy o pracę i wymiaru etatu oraz podpis osoby uprawnionej do złożenia oświadczenia w imieniu wykonawcy lub podwykonawcy; b) poświadczonej za zgodność z oryginałem odpowiednio przez wykonawcę lub podwykonawcę kopii umowy/umów o pracę osób wykonujących w trakcie realizacji zamówienia czynności, których dotyczy ww. oświadczenie wykonawcy lub podwykonawcy (wraz z dokumentem regulującym zakres obowiązków, jeżeli został sporządzony). Kopia umowy/umów powinna zostać zanonimizowana w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. Informacje takie jak: imię i nazwisko, data zawarcia umowy, rodzaj umowy o pracę i wymiar etatu powinny być możliwe do zidentyfikowania; c) zaświadczenia właściwego oddziału ZUS, potwierdzającego opłacanie przez wykonawcę lub podwykonawcę składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne z tytułu zatrudnienia na podstawie umów o pracę za ostatni okres rozliczeniowy; d) poświadczonej za zgodność z oryginałem odpowiednio przez wykonawcę lub podwykonawcę kopii dowodu potwierdzającego zgłoszenie pracownika przez pracodawcę do ubezpieczeń, zanonimizowanej w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. 4. Rodzaj czynności niezbędnych do realizacji zamówienia, których dotyczą wymagania zatrudnienia na podstawie umowy o pracę przez wykonawcę lub podwykonawcę osób wykonujących czynności w trakcie realizacji zamówienia: czynności związane z doręczaniem, wydawaniem korespondencji, paczek. 5. Sankcje z tytułu niespełnienia wymagań w zakresie zatrudnienia: 1) W przypadku nie wywiązania się z obowiązku wskazanego ust. 3, wykonawca będzie każdorazowo płacił zamawiającemu karę w wysokości 25,00 PLN. 2) W przypadku dwukrotnego nie wywiązania się z obowiązku wskazanego ust. 3 lub zmiany sposobu zatrudnienia osób wykonujących czynności w trakcie realizacji zamówienia związanych z doręczaniem, wydawaniem korespondencji, paczek, zamawiający wezwie Wykonawcę do podjęcia stosownych czynności, a w przypadku braku ze strony Wykonawcy reakcji w terminie 2 tygodni zamawiający ma prawo od umowy odstąpić w terminie 14 dni od bezskutecznego upływu terminu wyznaczonego przez Zamawiającego i naliczyć karę umowną za odstąpienie od umowy w wysokości 1% całkowitego wynagrodzenia umownego oraz naliczyć dodatkowo kary umowne wskazane w ust. 5 pkt 1) i 3). 3) W przypadku niezatrudnienia przy realizacji zamówienia osób wykonujących czynności na podstawie umowy o pracę lub zmiany sposobu zatrudnienia osób wykonujących te czynności w trakcie realizacji zamówienia, wykonawca będzie zobowiązany do zapłacenia kary umownej zamawiającemu, w wysokości 100,00 zł , za każdą osobą zatrudnioną w sposób niezgodny z wymaganiami określonymi w SIWZ. 4) W uzasadnionych przypadkach, nie z przyczyn leżących po stronie wykonawcy, możliwe jest zastąpienie ww. osoby lub osób innymi osobami pod warunkiem, że spełnione zostaną wszystkie powyższe wymagania co do sposobu zatrudnienia na okres realizacji zamówienia określone w SIWZ, co nie wymaga sporządzenia aneksu do umowy, tylko przedłożenia zamawiającemu pisemnej informacji. 5) Przed nałożeniem kary zamawiający przeprowadzi postępowanie wyjaśniające z udziałem Wykonawcy.