ZAKUP BILETÓW LOTNICZYCH, KOLEJOWYCH ORAZ REZERWACJA I ZAKUP MIEJSC HOTELOWYCH DLA UCZESTNIKÓW PROJEKTU „INNOWACYJNE PODEJŚCIE DO METOD PRZECIWDZIAŁANIA PRZEMOCY W RODZINIE W WSPÓŁPRACY PONADNARODOWEJ”

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest zakup biletów lotniczych, kolejowych oraz rezerwacja i zakup miejsc hotelowych dla uczestników projektu „Innowacyjne podejście do metod przeciwdziałania przemocy w rodzinie w współpracy ponadnarodowej”. 2. Zamawiający przewiduje realizację zamówienia: 1) w 2019 roku dla 16 osób; 2) w 2021 roku dla 12 osób. 3. Zamawiający, w terminie wykonania zamówienia, może w ramach prawa opcji zwiększyć zakres zamówienia o 10 osób. 4. Opis przedmiotu zamówienia w zakresie zakupu biletów lotniczych: 1) Wymagania ogólne: a) Zamawiający wymaga od Wykonawcy zorganizowania oraz pełnego zabezpieczenia kompleksowej realizacji przedmiotu zamówienia, zgodnie z obowiązującymi przepisami- dotyczy wszelkiego rodzaju opłat- np. opłat lotniskowych, podatków, obowiązkowych ubezpieczeń, opłat dodatkowych za bagaż ponadwagowy / ponadwymiarowy itp. b) Przelot oznacza podróż jednej osoby do wskazanego miejsca w relacji „tam i z powrotem”, realizowanej na trasie Warszawa- Paryż (lotnisko Charles de Gaulle) i Paryż (lotnisko Charles de Gaulle)- Warszawa. 2) Rezerwacja: a) Wykonawca zapewni bezkosztową rezerwację połączeń lotniczych i sprzedaż biletów lotniczych z uwzględnieniem: - warunków podróży określonych przez Zamawiającego: podróż w klasie ekonomicznej z możliwością bagażu podręcznego (min. 8 kg) oraz bagażem rejsowym (min. 20 kg), zapewnienie przekąsek i napoi w czasie podróży; - zapewnienia bezpośredniego połączenia z uwzględnieniem najkrótszych połączeń na danej trasie z zastrzeżeniem, że Zamawiający jest uprawniony do wyboru trasy połączenia; - zapewnienia połączenia w terminie określonym przez Zamawiającego; b) Wykonawca zobowiązuje się do dołożenia wszelkich starań umożliwiających realizację najkorzystniejszego połączenia podróży, tj. takiego które zapewni terminowe przybycie na miejsce przeznaczenia osób podróżujących, o jak najkrótszym łącznym czasie podróży; c) Zamawiający zastrzega sobie prawo odwołania rezerwacji objętej zamówieniem lub jej zmiany w zakresie danych osoby podróżującej, a także prawo rezygnacji z rezerwacji (anulowanie rezerwacji). Wszelkie zmiany rezerwacji będą dokonywane przez Wykonawcę zgodnie z regulaminem przewoźnika, u którego została ona dokonana. Jeżeli zmiany takie spowodują zmianę ceny biletu / biletów, Zamawiający pokryje udokumentowaną różnicę w cenie. Poza różnicą w cenie, o której mowa powyżej, Wykonawca nie będzie pobierał z tytułu odwołania lub zmiany rezerwacji albo rezygnacji z zakupionego biletu dodatkowych opłat i nie przysługuje mu dodatkowe wynagrodzenie. d) Wykonawca oddeleguje do realizacji przedmiotowego zamówienia osobę/y do kontaktu z Zamawiającym dostępną/e we wszystkie dni tygodnia (osoba odpowiedzialna za prawidłową realizację umowy), określając nr telefonu do ww. osób. Ww. osoby będą wykonywać zadania wynikające z opisu przedmiotu zamówienia, w szczególności będą udzielały informacji w sprawie zamawiania, rezygnacji z lotów (anulowania przelotu), zmiany rezerwacji; 3) Bilet: a) Wykonawca ma obowiązek wystawiania biletów lub innych właściwych dokumentów podróży; b) procedura zamawiania biletów będzie realizowana każdorazowo drogą elektroniczną (e-mail) na wskazany przez Wykonawcę adres mailowy; c) bilety mają być dostarczane bezpłatnie, na własny koszt i ryzyko Wykonawcy, w formie elektronicznej na wskazany przez Zamawiającego adres mailowy, w terminie ustalonym przez strony, jednak nie później niż na 24 godziny przed terminem planowanej podróży; d) Wykonawca jest zobowiązany do przejęcia obowiązków dotyczących składania ewentualnych odwołań i reklamacji do linii lotniczych, a zwłaszcza do reprezentowania Zamawiającego w sprawach reklamacji dotyczących przewozów realizowanych na podstawie rezerwacji i zakupów dokonywanych u Wykonawcy, a w szczególności w przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika lub z przyczyn losowych; e) każdy imienny bilet powinien być wysyłany w oddzielnym mailu na wskazany przez Zamawiającego adres mailowy. Bilet powinien zawierać cenę przelotu ze wskazaniem składników kosztu przelotu, takich jak podatki, opłaty lotniskowe itp.; f) umożliwienia Zamawiającemu, zgodnie z zasadami przewoźnika, zmiany rezerwacji: czasu rozpoczęcia i/lub zakończenia podróży, terminu podróży oraz danych pasażera. Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia Zamawiającemu potwierdzenia zmiany rezerwacji ze wskazaniem całkowitej ceny za dane zlecenie oraz terminu wykupu biletu za pomocą poczty elektronicznej niezwłocznie, lecz nie później niż 1 godzinę od momentu otrzymania ze strony Zamawiającego polecenia dokonania zmiany rezerwacji. Wszelkie koszty operacyjne w/w zmian nie zwiększą wynagrodzenia Wykonawcy; g) przekazania biletów elektronicznych za pomocą poczty elektronicznej we wskazanym terminie. Bilety papierowe zostaną wystawione w przypadku, gdy na danej trasie nie ma możliwości wystawienia biletu elektronicznego i zostaną dostarczone do siedziby Zamawiającego lub w inne miejsce wskazane przez Zamawiającego w terminie określonym przez Zamawiającego, jednak nie później niż na 24 godziny przed planowanym wylotem; h) anulowania lub zmiany zakupionego biletu zgodnie z zasadami przewoźnika, u którego wykupiono bilet. Wszelkie koszty operacyjne anulowania lub zmiany biletu nie zwiększą wynagrodzenia Wykonawcy. W sytuacji, w której zmiana biletu wiązać się będzie z koniecznością dokonania ponownej rekalkulacji ceny biletu, Zamawiający będzie zobowiązany do pokrycia powstałej z tego tytułu niedopłaty, zaś Wykonawca do zwrotu ewentualnej nadpłaty. 5. Opis przedmiotu zamówienia w zakresie zakupu kolejowych: 1) Przedmiotem zamówienia obejmuje zakup i dostarczenie biletów kolejowych na trasie Paryż (Dworzec Montparnasse)- Saint-Brieuc (bilety „tam i z powrotem”). 2) Wykonawca jest zobowiązany do kompleksowej, całodobowej obsługi w zakresie rezerwacji, sprzedaży i dostawy biletów. 3) Rezerwacja, sprzedaż i dostawa biletów odbywać się będzie zgodnie z rzeczywistymi potrzebami Zamawiającego na podstawie zamówień przekazywanych do Wykonawcy telefonicznie, e-mailem. Wybór formy przekazywanych zamówień należeć będzie do Zamawiającego. 4) Bilety wystawiane będą w formie e-biletów lub w formie papierowej. 5) Bilet wystawiony przez Wykonawcę musi być wygenerowany bezpośrednio z serwera systemu rezerwacyjnego. 6) Bilety Wykonawca będzie przesyłał na wskazany w umowie adres e-mailowy lub do miejsca wskazanego przez Zamawiającego najpóźniej na 24 godziny przed terminem podróży, a w sytuacji nagłej- na 6 godzin przed planowaną podróżą. 7) Wykonawca zobowiązany jest bezzwłocznie i na bieżąco informować Zamawiającego telefonicznie o wszystkich zmianach dotyczących zarezerwowanej podróży. Informacje te muszą być potwierdzone przez Wykonawcę drogą e-mailową. 8) Wykonawca zobowiązany jest do proponowania optymalnego połączenia oraz na żądanie Zamawiającego, co najmniej dwóch połączeń alternatywnych: a) połączenia o najkrótszym łącznym czasie podróży i jak najmniejszej ilości przesiadek; b) najtańszego połączenia. 9) W ramach rezerwacji biletów Zamawiający musi otrzymać, co najmniej następujące informacje: a) przewoźniku świadczącej usługę przewozu; b) miejscu i terminie (data, godzina) odjazdu pociągu; c) miejscu i terminie (data, godzina) przyjazdu pociągu; d) czasie trwania przejazdu, a w przypadku połączeń wieloetapowych o łącznym czasie trwania przejazdu; e) w przypadku połączeń wieloetapowych - o ilości i miejscu ewentualnych przesiadek, wraz z terminami (data, godzina) przyjazdu i odjazdu; f) warunkach taryfy; g) cenie biletu przewoźnika (bez opłaty transakcyjnej); h) terminie wykupu biletu w określonej cenie; i) możliwości i warunkach anulowania biletu; j) możliwości zmian terminu odjazdu, przyjazdu; k) możliwości zmian danych dotyczących pasażera. 10) Wykonawca każdorazowo powiadomi drogą elektroniczną Zamawiającego o dokonanej rezerwacji zawierającej informacje, o których mowa powyżej. 11) Wykonawca zobowiązany jest do przejęcia obowiązków dotyczących składania ewentualnych odwołań i reklamacji do przewoźnika, a zwłaszcza reprezentowania Zamawiającego w sprawach reklamacyjnych dotyczących przewozów realizowanych na podstawie sprzedanych biletów, w szczególności w przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika lub z przyczyn losowych. 12) Wykonawca zobowiązany jest nie obciążać Zamawiającego kosztami manipulacyjnymi przy zwrocie biletów kolejowych, lub przy zmianie terminu podróży. 6. Opis przedmiotu zamówienia w zakresie rezerwacji i zakupu miejsc hotelowych: 1) Przedmiotem zamówienia jest usługa rezerwacji i zakupu miejsc hotelowych w pokojach 1, 2 i ewentualnie 3-osobowych. 2) Miejsce hotelowe należy rozumieć jako dobę hotelową ze śniadaniem. 3) Pobyt w hotelu o standardzie nie niższym niż trzygwiazdkowy lub w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie o równorzędnym standardzie oraz z uwzględnieniem limitu 300,00 PLN za dobę za pokój jednoosobowy z łazienką i ze śniadaniem. 4) Miejsca hotelowe w miejscowości Saint-Brieuc, Departament Côtes-d’Armor, Francja. Hotel powinien również znajdować się w miarę możliwości, jak najbliżej centrum miasta. W przypadku braku miejsc noclegowych w 1 hotelu dopuszcza się zakwaterowani grupy w dwóch obiektach. 5) Wykonawca zobowiązany będzie do rezerwacji noclegów zgodnie ze złożonym pisemnie zamówieniem, pokoje jedno- i dwuosobowe z łazienką i śniadaniem, zgodnie ze standardem świadczonym przez hotel, w cenie. 6) Rezerwacje noclegów dla Zamawiającego będą dokonywane po najniższych cenach, możliwych do uzyskania przez Wykonawcę za pośrednictwem systemów rezerwacyjnych lub na podstawie umów zawartych przez Wykonawcę z hotelami, czy też bezpośrednio we wskazanych przez Zamawiającego hotelach. 7) W hotelu zapewnione zostanie ponadto wyżywienie w formie kolacji w dniach, w których zaplanowany został nocleg, zgodnie ze standardem usług świadczonych w hotelu, Koszt 1 kolacji nie może przekroczyć 55,00 PLN. 8) Wykonawca jest zobowiązany do przedstawienie co najmniej dwóch wariantów cenowych możliwości dokonania rezerwacji i zakupu miejsc hotelowych, do wyznaczonej kwoty. 7. Pod nazwą jeden bilet należy rozumieć bilet na trasie „tam i z powrotem”. Zamawiający zastrzega możliwość zakupu biletów „w jedną stronę”. 8. Wymagania dotyczące zatrudnienia na umowę o pracę: na podstawie art. 29 ust. 3a uPzp, w związku z art. 36 ust. 2 pkt 8a uPzp, Zamawiający wymaga, aby pracownicy wykonujący czynności polegające na rezerwacji, zakupie i sukcesywnej dostawie biletów lotniczych i kolejowych, rezerwacji i zakupie miejsc hotelowych, zatrudnieni byli przez wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę w rozumieniu art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2018 r., poz. 917 ze zm.; dalej: KP).