Dostawa systemu do elektronicznej archiwizacji dokumentów bezrobotnych

Słupsk: Dostawa systemu do elektronicznej archiwizacji dokumentów bezrobotnych


Numer ogłoszenia: 237396 - 2010; data zamieszczenia: 04.08.2010

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - dostawy

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Powiatowy Urząd Pracy , ul. Leszczyńskiego 8, 76-200 Słupsk, woj. pomorskie, tel. 059 8457501, faks 059 8457500.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.pup.slupsk.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Dostawa systemu do elektronicznej archiwizacji dokumentów bezrobotnych.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
dostawy.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa systemu do elektronicznej archiwizacji dokumentów bezrobotnych wraz z wdrożeniem, szkoleniem i wsparciem technicznym oraz serwerem, systemem operacyjnym serwera, odpowiednią ilością licencji i niezbędnym oprogramowaniem. 2. System ma umożliwić stworzenie elektronicznego, kompleksowego archiwum dokumentów, które pozwoli na szybkie odszukanie dowolnego dokumentu w bardzo krótkim czasie. W swoim zakresie objąć musi wszystkie dokumenty związane z obsługą bezrobotnych. 3. System ma być zgodny z zasadami archiwizowania dokumentów. 4. System ma posiadać zaawansowany mechanizm zarządzania użytkownikami z możliwością przydzielania uprawnień do określonych uprawnień określonym grupom i użytkownikom. 5. System ma posiadać wsparcie z zakresu wsparcia programistycznego i obsługi serwerowo administracyjnego. 6. Organizacja pracy serwisu musi umożliwiać dokonywania czynności serwisowo administracyjnych w dniu wolnym od pracy dla urzędu by nie przerywać pracy urzędu. 7. W ramach serwisu cały serwer ma podlegać stałemu monitoringowi dostępności zasobów systemowych. 8. Serwer musi być w obudowie RACK o parametrach niezbędnych do pracy systemu, jednak nie mniejszych niż: - procesor co najmniej 2-rdzeniowy - pamięć operacyjna co najmniej 4 GB -dysk lub dyski twarde zapewniające przechowanie 700 000 zeskanowanych dokumentów formatu A-3 - karta sieciowa 1GB 9. Dodatkowo przedmiot umowy obejmuje niezbędną konfigurację urządzeń skanujących Konica Minolta Bizhub współpracujących z archiwum. 10. Założenia ogólne systemu: 1) Oferent ma przedstawić konkretne wymagania sprzętowe dla systemu. 2) Wyszukiwanie zarchiwizowanych dokumentów ma być możliwe z dowolnego stanowiska komputerowego w urzędzie. 3) Podstawowym kluczem przeszukiwania archiwum na być numer pesel bezrobotnego 4) Oprogramowanie ma funkcjonować na jednym urządzeniu serwerowym z oprogramowaniem zainstalowanym i skonfigurowanym. 5) Oprogramowanie ma mieć zintegrowany mechanizm do zarządzania paczkami dokumentów wywożonych i przywożonych z archiwum zewnętrznego wraz z możliwością prowadzenia rejestru przesyłek i kompletowaniem ich zawartości. 6) Dokumenty rejestrowane systemie muszą mieć możliwość określenia miejsca ich przechowywania a w szczególności oznaczenie miejsc przechowywania takich jak: - u zamawiającego - w archiwum zamawiającego - w archiwum zewnętrznym Wprowadzanie danych 1) Mają powstać dwa stanowiska przetwarzania dokumentów papierowych w wersję elektroniczną 2) Każde stanowisko ma składać się z: - Przemysłowego skanera do przetwarzania dokumentów. - Oprogramowania umożliwiającego - skanowanie i dekretowanie dokumentów Przeszukiwanie danych 1) Ma być dostępne co najmniej 30 stanowisk do przeszukiwania danych. 2) Ma być dostępne zarówno z poziomu stanowiska do skanowania dokumentów jak również z poziomu każdego stanowiska komputerowego w urzędzie. 3) Przeszukiwanie ma być możliwe po: - Numerze PESEL - Typie dokumentu - Dacie skanowania - Osobie wprowadzającej dane - Statusie dokumentu Uprawnienia i zabezpieczenia 1) Uczestnicy systemu zarządzani są na podstawie grup i użytkowników 2) Różne grupy pracowników realizują różne dokumenty, wobec czego nie każdy typ dokumentu musi być widoczny w panelu dekretacji. Widoczne są tylko te typy dokumentów, jakie są właściwe dla danego stanowiska pracy. Zarządzanie i administracja Zarządzanie użytkownikami ma być realizowane przez panel administracyjny dostępny dla administratorów systemu informatycznego urzędu Wdrożenie u Zamawiającego Wdrożenie ma obejmować: 1) Instalację i konfigurację serwera i systemu operacyjnego serwera 2) Instalację i konfigurację baz danych 3) Instalację i konfigurację silnika archiwum 4) Stworzenie i zaimplementowanie mechanizmu backup dla przechowywanych w systemie dokumentów 5) Konfigurację kont użytkowników 6) Konfigurację urządzeń skanujących 7) Pomoc przy niezbędnej rekonfiguracji ustawień bezpieczeństwa i sieci lokalnej urzędu Szkolenie w siedzibie Zamawiającego - zakres 1) Szkolenie dla osób wprowadzających dane 2) Szkolenie dla administratora danych przechowywanych w rejestrach 3) Szkolenie dla administratora it Utrzymanie systemu ma objąć w szczególności. 1) Bezawaryjne wprowadzanie aktualizacji do systemu - Utrzymywanie testowego systemu w celu wykorzystania go do badania integralności bazy danych przy kolejnych aktualizacjach - dostawca w ramach umowy serwisowej 2) Monitorowanie zajętości dysków pod archiwami elektronicznymi. 3) Ujednolicanie i integrowanie systemów w wypadku zmiany bazy danych oprogramowania.

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających:
nie.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
48.00.00.00-8.

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Okres w dniach: 21.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium:
Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium

III.2) ZALICZKI

• 
  Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia:
  nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający uzna, że Wykonawca spełnia ten warunek, jeżeli złoży oświadczenie zgodne z zał. Nr 2 do SIWZ

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający uzna, że Wykonawca spełnia ten warunek, jeżeli wykonał w sposób należyty w okresie ostatnich trzech lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, co najmniej 2 wdrożenia z zakresu elektronicznego archiwizowania dokumentów w instytucjach reprezentujących sferę administracji publicznej i potwierdził należyte wykonanie tych wdrożeń odpowiednim dokumentem.

• 
  III.3.3) Potencjał techniczny
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający uzna, że Wykonawca spełnia ten warunek, jeżeli złoży oświadczenie zgodne z zał. Nr 2 do SIWZ

• 
  III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający uzna, że Wykonawca spełnia ten warunek, jeżeli złoży oświadczenie zgodne z zał. Nr 2 do SIWZ

• 
  III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający uzna, że Wykonawca spełnia ten warunek, jeżeli złoży oświadczenie zgodne z zał. Nr 2 do SIWZ

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• 
  III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:
  

  • wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie

• 
  III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:
  

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
  • aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy
  • wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełniania warunków udziału w postępowaniu na potencjał innych podmiotów, które będą brały udział w realizacji części zamówienia, przedkłada także dokumenty dotyczące tego podmiotu w zakresie wymaganym dla wykonawcy, określonym w pkt III.4.2.

• III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

  Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

  III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

  • nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

1) wypełniony formularz oferty (na załączniku nr 1 do SIWZ) wraz ze szczegółowym opisem systemu oferowanym przez Wykonawcę, (tzn. wykorzystanej technologii programistycznej, nazwy silnika baz danych, sposobu przesyłania danych, protokołów komunikacyjnych, formatu plików zawierających skany dokumentów, przykładowe screeny sytemu, podanie pełnej komercyjnej nazwy produktu) oraz szczegółowymi parametrami serwera, systemu operacyjnego serwera i danych dotyczących ewentualnego dodatkowego oprogramowania 2)w przypadku Wykonawców działających przez pełnomocnika - pełnomocnictwo 3)w przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie - dokument stwierdzający ustanowienie przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie niniejszego zamówienia publicznego albo reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne:
nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
najniższa cena.

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna:
nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:
nie

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
www.pup.slupsk.pl

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Powiatowy Urząd Pracy Słupsk ul. Fabryczna 1 pok. 36.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
16.08.2010 godzina 09:00, miejsce: Powiatowy Urząd Pracy Słupsk ul. Fabryczna 1 pok. 25 (sekretariat).

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie