Obsługa bankowa budżetu Miasta i Gminy Kańczuga oraz jednostek organizacyjnych Miasta i Gminy w okresie 01.01.2018-31.12.2021

Opis przedmiotu przetargu: Wartość szacunkowa poniżej 30 000 euro. Przedmiotem zamówienia jest prowadzenie bankowej obsługi budżetu Miasta i Gminy Kańczuga oraz jednostek organizacyjnych Miasta i Gminy Kańczuga w okresie od 01.01.2018 r. do 31.12.2021 r. Wykaz jednostek organizacyjnych objętych zamówieniem wg stanu na dzień 1 września 2017 r. zawiera załącznik nr 10 do SIWZ. Liczba jednostek może ulec zmianie w następstwie zmian organizacyjnych w trakcie trwania umowy. W przypadku powołania nowych jednostek bądź wyodrębnienia nowych rachunków bankowych tych jednostek, ich obsługa bankowa będzie prowadzona na warunkach zgodnych z SIWZ, ofertą wykonawcy oraz zawartą umową. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany ilości prowadzonych w poszczególnych jednostkach rachunków bankowych, bez konieczności zmiany umowy na obsługę bankową Miasta i Gminy Kańczuga. Przedmiot zamówienia obejmuje następujące działania: 1. Uruchomienie i prowadzenie przez wykonawcę (bank) obsługi rachunków bankowych Miasta i Gminy Kańczuga oraz jednostek określonych w załączniku nr 10 do SIWZ, a w szczególności: a) nieodpłatne otwarcie rachunku bieżącego, rachunków pomocniczych budżetu Miasta i Gminy Kańczuga, rachunków podstawowych i pomocniczych jednostek organizacyjnych wymienionych w załączniku nr 10 do SIWZ, b) prowadzenie rachunku bieżącego, rachunków pomocniczych budżetu Miasta i Gminy Kańczuga, rachunków podstawowych i pomocniczych jednostek organizacyjnych wymienionych w załączniku nr 10 do SIWZ, (poz. 1, 2 – zał. 1a – symulacja kosztu obsługi budżetu) c) nieodpłatna likwidacja rachunków bankowych na pisemny wniosek, d) nieodpłatne potwierdzanie otwarcia i zamknięcia rachunków bankowych, e) nieodpłatne prowadzenie przez bank konsolidacji sald dla wskazanych przez zamawiającego rachunków bankowych. Środki zgromadzone na skonsolidowanym rachunku obniżają kwotę zadłużenia w rachunku bankowym budżetu Miasta i Gminy Kańczuga - w przypadku występowania tego zadłużenia, a w przypadku salda dodatniego są przedmiotem lokaty typu overnight łącznie z pozostałymi środkami na rachunku budżetu Miasta i Gminy. Konsolidacji podlegają codziennie wszystkie środki, niezależnie od ich wielkości pozostające na rachunkach wskazanych przez zamawiającego. Zapewnienie możliwości umieszczania w danym dniu wolnych środków pieniężnych przez zamawiającego (łącznie z wpływami z ostatniej sesji rozliczanej przez bank) wraz z wpływami z konsolidacji na lokatach typu overnight i weekendowych (dotyczy wyłącznie rachunku bankowego budżetu Miasta). f) bank nieodpłatnie przekazywał będzie zamawiającemu miesięczne raporty z konsolidacji sald (nie rzadziej niż pierwszego dnia roboczego miesiąca za m-c poprzedni); g) nieopłatne umożliwienie zamawiającemu podglądu na wszystkie swoje uruchomione rachunki bankowe oraz jednostek organizacyjnych wskazanych przez zamawiającego; h) otwarcie rachunków bankowych Miasta i Gminy Kańczuga i jednostek organizacyjnych o których mowa w załączniku nr 10 do SIWZ ma nastąpić w terminie umożliwiającym sprawne przekazanie środków z dotychczasowych rachunków zamawiającego (w tym jednostek organizacyjnych) na nowe rachunki wraz z zachowaniem płynności obsługi bankowej. Ewentualne koszty przeniesienia rachunków bankowych z banku obsługującego obecne rachunki Miasta i Gminy Kańczuga, pokryje Bank, którego oferta będzie najkorzystniejsza, wybranego przez Zamawiającego; i) nieodpłatne otwieranie kolejnych rachunków bankowych będzie następowało w terminie nie dłuższym niż do 2 dni roboczych od dnia złożenia przez zamawiającego wniosku o otwarcie rachunku bankowego j) nieodpłatne wydawanie na wniosek zamawiającego zaświadczeń i innych dokumentów związanych z prowadzoną obsługą bankową k) nieodpłatne przyjmowanie wpłat gotówkowych, l) dokonywanie wypłat gotówkowych dla Zamawiającego, (poz. 6 – zał. 1a – symulacji kosztu obsługi budżetu); m) nieodpłatne wydawanie blankietów czekowych; 2. Zapewnienie systemu elektronicznej obsługi rachunków bankowych zamawiającego oraz jego serwisowania, (poz. 3 – zał. 1a – symulacja kosztu obsług budżetu) System elektronicznej obsługi rachunków bankowych musi spełniać wymogi bezpieczeństwa teleinformatycznego. System musi umożliwiać w szczególności: a) uzyskiwanie w czasie rzeczywistym wiadomości o wszystkich operacjach i saldach na rachunkach zamawiającego; b) tworzenie zbiorów danych rachunków, kontrahentów i innych danych ewidencyjnych; c) przeszukiwanie zbiorów wszystkich operacji na wszystkich rachunkach wg rodzaju operacji, nazwy kontrahenta, daty, okresu, kwoty i innych możliwych do wyodrębnienia kryteriów, przy czym w okresie obowiązywania umowy wykonawca zobowiązany jest zapewnić możliwość przeszukiwania on-line zbiorów danych z całego okresu objętego obsługą bankową oraz prowadzić w tym okresie archiwum; d) składanie poleceń przelewu, e) łączenie dowolnej liczby pojedynczych przelewów bankowych w grupy pozwalające na złożenie na nich akceptacji przez osoby upoważnione; f) autoryzację sporządzanych przelewów przez minimum dwie osoby, g) weryfikację danych kontrahenta na rzecz którego dokonywane są płatności w systemie bankowości elektronicznej przez zamawiającego z numerem jego rachunku bankowego; h) składanie poleceń przelewu z datą przyszłą, z możliwością ich usuwania, przeglądania, modyfikowania przed wysłaniem do wykonawcy; i) dostęp do właściwego rachunku bankowego poprzez uszeregowanie w bazie prowadzonych rachunków wg ich nazwy i numerów; j) dostęp upoważnionym pracownikom Miasta do sald rachunków bankowych podległych jednostek organizacyjnych poprzez system; k) w ramach systemu bankowości elektronicznej Wykonawca zapewni dostosowanie dziennych limitów dokonywanych operacji oraz limitów zleceń płatniczych każdorazowo dla potrzeb Zamawiającego; l) import poleceń przelewów zamawiającego do systemu bankowości elektronicznej; m) import potwierdzeń przelewów z systemu bankowości elektronicznej do systemu finansowo-księgowego zamawiającego; n) import wyciągów bankowych w formie elektronicznej z systemu bankowości elektronicznej do systemu finansowo-księgowego zamawiającego; o) jednoczesne funkcjonowanie wszystkich stanowisk w tym samym czasie (wymóg systemu wielostanowiskowego); p) informowanie użytkowników o wszystkich istotnych sprawach związanych z systemem (np. awarie, aktualizacje, przelewy odrzucone); q) zapewnienie w instalowanym systemie bankowości elektronicznej wymogów związanych z bezpieczeństwem pracy, tj.: jednoznacznej identyfikacji użytkowników w procesie logowania się do systemu, dodatkowego uwierzytelnienia użytkownika i sprawdzenia jego uprawnień przy korzystaniu z usług aktywnych, szyfrowania transmisji danych, automatycznej blokady konta użytkownika po 5 próbach dostępu z błędnie podanym hasłem z możliwością odblokowania konta poprzez autoryzowany kontakt telefoniczny zablokowanego użytkownika ze specjalistą wsparcia systemu bankowości internetowej (zamawiający nie wyraża zgody na odblokowanie konta użytkownika poprzez wysyłanie nowego hasła dostępu wiadomością sms), tworzenia rejestru czynności użytkowników; r) nadawanie nowych bądź zmiana istniejących uprawnień użytkowników systemu w dowolnym momencie obowiązywania umowy, Wykonawca zobowiązany jest na czas trwania umowy bezpłatnie: a) udzielić zamawiającemu niewyłącznej licencji na system; b) dostarczyć i zainstalować u zamawiającego oprogramowanie umożliwiające korzystanie z sytemu online oraz bezpłatnie aktualizować wersję oprogramowania; c) wdrożyć u zamawiającego i we wszystkich jednostkach organizacyjnych objętych zamówieniem, jednolite oprogramowanie i akcesoria oraz urządzenia systemu elektronicznej obsługi oraz zapewnić jego aktualizowanie w okresie trwania umowy; d) przeszkolić pracowników; e) zapewnić serwis obsługi zainstalowanych urządzeń i oprogramowania. W ramach usługi serwisowej systemu wykonawca będzie sprawował stałą i kompleksową opiekę nad systemem, w tym nadzór i kontrolę nad integralnością struktury systemu, tak aby zapewnić prawidłową pracę urządzeń komputerowych i sprawne funkcjonowanie systemu, a także zapewnić pomoc telefoniczną użytkownikowi w zakresie systemu obsługi. W przypadku planowania jakiejkolwiek zmiany systemu lub formatu wymiany danych niezbędnej dla prawidłowego funkcjonowania banku, wykonawca musi zawiadomić zamawiającego o takiej zmianie z wyprzedzeniem jednomiesięcznym, pozwalającym na terminową modyfikację systemu informatycznego zamawiającego. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić korzystanie z automatycznej komunikacji z systemem finansowo-księgowym zamawiającego (jak również jednostek organizacyjnych wymienionych w załączniku nr 10 do SIWZ) poprzez wymianę plików danych źródłowych z systemu bankowego. Po zakończeniu realizacji umowy wykonawca zobowiązany będzie przekazać zamawiającemu w terminie 14 dni bazę danych z archiwum operacji na rachunkach oraz słowniki z danymi wprowadzonymi przez zamawiającego w formacie uzgodnionym z zamawiającym. 3. Nie pobieranie prowizji i opłat od dokonywanych wpłat gotówkowych od wpłacającego, który będzie dokonywał płatności na rachunek(-i) bankowy(-e) zamawiającego i wszystkich jednostek organizacyjnych objętych zamówieniem. 4. W ramach wykonywania przedmiotu zamówienia wykonawca zobowiązany jest zapewnić: a) obsługę kasową zamawiającego na warunkach wynikających z SIWZ we wszystkich oddziałach, filiach, punktach kasowych banku wykonawcy na terenie Miasta i Gminy Kańczuga, b) Wykonawca zobowiązany jest do posiadania lub utworzenia w terminie umożliwiającym prawidłowe rozpoczęcie realizacji przedmiotu zamówienia minimum jednego punktu obsługi kasowej na terenie Miasta Kańczuga o którym mowa powyżej. Punkt powinien zapewnić całodzienną obsługę bankową (min. 8 godz. dziennie od poniedziałku do piątku). c) obsługę wypłat gotówkowych z rachunków zamawiającego i wszystkich jednostek organizacyjnych objętych zamówieniem, d) obsługa wypłat gotówkowych świadczeń dla osób trzecich zleconych przez Miasto i Gminę Kańczuga oraz jednostek organizacyjnych. Za dokonywanie wypłat gotówkowych wykonawca nie będzie pobierał opłaty; 5. Otwarcie i prowadzenie w Urzędzie Miasta i Gminy w Kańczudze bezpłatnego Systemu Identyfikacji Płatności Masowych (Informatyczny System Masowych Płatności) umożliwiającego ich jednoznaczną identyfikację i automatyczne elektroniczne księgowanie na indywidualnych kontach rozrachunkowych wpłacających w systemach księgowych wskazanych przez zamawiającego, Informatyczny System Płatności Masowych dotyczy następujących rodzajów wpłat z tytułu: - gospodarowania odpadami komunalnymi; - podatku od nieruchomości; - podatku od środków transportu; - podatku rolnego; - podatku leśnego rozpoznawalnych po identyfikatorze konta bankowego oraz identyfikatorze wpłaty i polega na: a) przeprowadzeniu rozliczeń pieniężnych z tytułu zrealizowanych dyspozycji płatniczych na rachunkach wirtualnych zamawiającego (wpłat gotówkowych, poleceń przelewu, w tym dokonywanych przy użyciu systemu bankowości elektronicznej, wpłat otrzymywanych z urzędów pocztowych lub innych banków); b) uznaniu rachunku bieżącego kwotami przetworzonymi płatności masowych w tym samym dniu roboczym, w którym przetwarzane (wpłacone) były płatności masowe; c) zapisywaniu na rachunku bieżącym sumarycznej kwoty zrealizowanych dyspozycji płatniczych w tym samym dniu roboczym banku, w którym były przetwarzane płatności masowe; d) generowaniu i przekazywaniu informacji o masowych płatnościach dokonywanych na rzecz zamawiającego (plik wyjściowy) za pomocą bankowości elektronicznej; plik wyjściowy powinien być udostępniany najpóźniej w następnym dniu roboczym banku do godziny 8 rano następującym po dniu przetwarzania płatności masowych; e) przekazywaniu pełnych informacji w pliku wyjściowym dla zamawiającego o źródle płatności, rodzaju płatności, dacie obciążenia rachunku w innym banku oraz reklamacjach i dokonanych zwrotach. Szacowana ilość rachunków w Systemie Identyfikacji Masowych Płatności – 10 285 +/- 10% 6. Udzielenie Miastu i Gminie Kańczuga, na jego wniosek krótkoterminowego kredytu w rachunku bieżącym o zmiennym oprocentowaniu wg WIBOR 1M, powiększonym o stałą marżę banku w wysokości ustalonej każdorazowo w uchwale budżetowej na dany rok budżetowy, z przeznaczeniem na pokrycie przejściowego deficytu budżetowego. 7. Generowanie i przekazywanie wyciągów bankowych jako zestawienia operacji przeprowadzanych na poszczególnych rachunkach bankowych. Nieodpłatnie wykonawca zobowiązany jest dostarczyć zamawiającemu oraz jednostkom organizacyjnym objętych zamówieniem wyciągi bankowe w formie papierowej. Nieodpłatne wykonawca zobowiązany jest dostarczyć zamawiającemu oraz jednostkom organizacyjnym objętych zamówieniem w formie pliku elektronicznego oraz pliku elektronicznego do wydruku w formacie PDF najpóźniej do godziny 8:00 następnego dnia roboczego. Możliwość drukowania pojedynczych transakcji uznaniowych i obciążeniowych ze wszystkich rachunków bankowych oraz możliwość zapisu danych w formacie PDF. Wyciągi bankowe przekazywane w formie pliku elektronicznego muszą spełniać wszelkie cechy dowodu księgowego, oraz zawierać klauzulę, że w związku z art. 7 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Prawo bankowe (j.t. z 2016 r. Dz.U. z 2016 r., poz.1988) dokument jest wydrukiem i nie wymaga dodatkowego podpisu oraz stempla bankowego. Wyciągi muszą zawierać: a) wszystkie informacje o płatnościach jakie zostały umieszczone przez kontrahentów w opisie płatności; b) informacje tożsame z danymi umieszczonymi w systemie; c) pełną nazwę rachunku, walutę rachunku, pełna nazwę posiadacza rachunku, informacje o przeprowadzonych wpłatach, wypłatach, numer rachunku beneficjenta, zleceniodawcy i jego pełną nazwę, pełny tytuł płatności, datę wpłaty, kurs jaki był zastosowany w przypadku operacji zagranicznych, informacje na temat otrzymanego kredytu, założonych lokatach, kwotach i okresach naliczonych odsetek, aktualnego oprocentowania środków na rachunku; d) na żądanie zamawiającego wykonawca zobowiązany jest przekazać w możliwie najkrótszym terminie informację o godzinie dokonania wpłaty na rachunek zamawiającego. 8. Realizowanie przelewów krajowych i zagranicznych: a) dokonywanie przelewów wewnątrz banku. Za dokonanie przelewu wykonawca nie będzie pobierał opłaty; b) dokonywanie przelewów poza bank wykonawcy. Za dokonanie przelewu wykonawca będzie pobierał opłatę w PLN w wysokości podanej w ofercie przetargowej, (poz. 4 – zał. 1a - symulacja kosztu obsługi budżetu). Realizacja zlecenia płatności wewnątrz banku wykonawcy umowy i poza bank wykonawcy nastąpi w dniu złożenia zlecenia, łącznie z przekazaniem środków do banku beneficjenta. Nie dopuszcza się możliwości przetrzymywania zlecenia w banku, u beneficjenta muszą one zostać uznane w pierwszym możliwym do przeprowadzenia przez bank przelewie. c) w przypadku awarii systemu bankowości elektronicznej zamawiający celem realizacji przelewu w formie papierowej w dniu jego złożenia, dostarczy przelew do banku do godz. 14.00. Za dokonanie przelewu wykonawca będzie pobierał opłatę w PLN w wysokości podanej w ofercie przetargowej, (poz. 5 – zał. 1a - symulacja kosztu obsługi budżetu). d) w przypadku dopuszczenia przez system do zrealizowania transakcji nieautoryzowanych z winy wykonawcy, na wykonawcy ciąży obowiązek pokrycia strat z tytułu dopuszczenia przez system do zrealizowania transakcji nieautoryzowanych. 9. Bieżące oprocentowanie środków pieniężnych na rachunkach jednostek nie objętych konsolidacją – oprocentowanie stałe - (z wyjątkiem nieoprocentowanego rachunku dotacji z budżetu Państwa) w oparciu o stawkę WIBID 1M skorygowaną o marżę banku. Oprocentowanie środków na rachunkach wskazanych przez zamawiającego jako nie podlegające konsolidacji podlega odniesieniu na właściwe konta, jakiego dotyczą. 10. Usługę „wyzerowania” rachunków bieżących jednostek budżetowych Miasta i Gminy Kańczuga, polegające na przekazaniu z dniem 31 grudnia każdego roku kwot pozostałych na rachunkach bieżących jednostek budżetowych Miasta i Gminy Kańczuga (np. niewykorzystane środki, naliczone odsetki bankowe) na rachunek bieżący Miasta i Gminy Kańczuga, 11. Wymogi bezpieczeństwa: a) System bankowości elektronicznej (zwany dalej systemem) musi prawidłowo działać w środowisku zamawiającego (stacje robocze zamawiającego pracują pod kontrolą systemów: Windows 7, Windows 8.1 oraz Windows 10, wykorzystywane przeglądarki internetowe: Firefox 51 i wyższe, Internet Explorer 11.0 i wyższe, (przy czym system powinien współpracować zawsze z najnowszymi wersjami wymienionych przeglądarek oraz zachować pełną funkcjonalność w przypadku pojawienia się nowych/innych przeglądarek internetowych pracujących pod kontrolą systemów operacyjnych zamawiającego). System powinien być przystosowany do wyświetlania w rozdzielczości ekranu 1280x1024 lub wyższej. b) Komunikacja pomiędzy stacjami roboczymi wykorzystywanymi przez zamawiającego a serwerem wykonawcy (banku) na którym działa system musi być szyfrowana protokołem SSL za pomocą certyfikatu Extended Validation o długości klucza min. 2048 bitów. c) Udostępniony przez wykonawcę system musi umożliwiać logowanie i autoryzację zleceń z wykorzystaniem certyfikatu cyfrowego na nośniku kryptograficznym, wpisywane hasła muszą być maskowane. d) System musi zapewniać pełną rozliczalność na poziomie wykonanych przez pracownika zamawiającego operacji. e) System musi zapewniać zarządzanie uprawnieniami dla poszczególnych użytkowników przez uprawnionego pracownika zamawiającego na poziomie funkcji systemu oraz poszczególnych rachunków. f) System musi umożliwiać zdefiniowanie okresu bezczynności pracownika po której nastąpi automatyczne wylogowanie. g) System musi spełniać wymogi powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie ochrony danych osobowych. h) Wykonawca musi zapewniać całodobową ochronę systemu przed atakami cyberprzestępców, i) Udostępniony przez wykonawcę system musi umożliwiać ograniczenie adresów IP z których możliwe będzie logowanie pracowników do wskazanej przez zamawiającego puli. j) System musi zapewniać jednoczesne funkcjonowanie wszystkich stanowisk. k) System musi informować użytkowników o wszystkich istotnych dla użytkownika wydarzeniach, np. awarie, aktualizacje, przelewy odrzucone przez bank.