Kompleksowa organizacja i realizacja dwóch masowych imprez plenerowych - Imprezy promującej ścieżkę rowerową oraz obchodów Święta Karpia Milickiego 2011 r

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i realizacja dwóch masowych imprez plenerowych. Zadanie 1: Obchody Święta Karpia Milickiego 2011 Zadanie 2: Impreza promująca ścieżkę rowerową trasą dawnej kolejki wąskotorowej w Dolinie Baryczy. Zadanie 1: Obchody Święta Karpia Milickiego 2011 Termin: - w dniu 10 września 2011 r. od godz. 14.00 do godz. 24.00 - w dniu 11 września 2011r. od godz. 12.00 do godz. 22.00 Miejsce: - na terenie miasta Milicz, przy ulicy Trzebnickiej ( działki o numerach 70 AM 20, 71-9 AM 20, 71-10 AM 20 ) Planowana ilość uczestników: minimum 7000 osób, W ramach działania wymagane jest między innymi: 1. Przygotowanie oferty artystycznej, kulturalnej, rekreacyjnej obejmującej propozycje dla różnych grup wiekowych odbiorców. Wykonawca zobowiązany jest ująć w programie co najmniej dwa zespoły lub wykonawców ( w tym 1 folkowy), rozpoznawalne na rynku ogólnopolskim lub regionalnym, których występy trwać będą min. 1 godz. 2. Zapewnienie osób prowadzących imprezę - konferansjerów, rozpoznawalnych na scenie ogólnopolskiej lub regionalnej, posiadających odpowiednie doświadczenie ( np. Magdalena Pawlinow i Marek Obszarny), a także kadry obsługującej wydarzenia odbywające się poza sceną główną, w ramach imprezy. 3. Organizacja dwudniowej Biesiady rybnej podczas obchodów ŚKM, w ramach której, odbędzie się: - tradycyjne gotowanie wielkiego gara (minimum 1000 litrów) zupy rybnej Polewka Rybna z Doliny Baryczy, którą częstowani będą goście uczestniczący w obchodach Święta Karpia Milickiego. Wykonawca zapewni bezpłatną degustację zupy rybnej (min. 4500 porcji po min. 200 ml). Zamawiający zastrzega, iż podawana potrawa powinna być sporządzona według zaakceptowanej przez lokalnego restauratora receptury i proporcji, z wykorzystaniem lokalnych produktów - w tym karpia milickiego. - pokaz znanego mistrza kulinarnego (np. Robert Sowa lub równoważny), trwający minimum 2 godziny, - organizacja i przeprowadzenie zawodów kulinarnych z udziałem min. pięciu lokalnych gastronomów-restauratorów. Restauratorzy - uczestnicy konkursu - powinni przygotować co najmniej 50 porcji potraw (każdy) przeznaczonych do bezpłatnej degustacji przez jury i publiczność. Dopuszczalne jest, aby uczestnicy konkursu przygotowali większość potraw w swoich lokalach, ewentualnie tylko smażenie karpia odbywać się powinno na miejscu imprezy. !!!!! Zamawiający zastrzega, iż wszelkie potrawy z karpia muszą być przygotowane z karpia milickiego, który jest markowym produktem promowanym podczas Święta. !!!! Zamawiający zastrzega, iż każdy element programu imprezy, musi być konsultowany z Zamawiającym i uprzednio zaakceptowany, zanim znajdzie się w programie. 4. Kompleksowe przygotowanie techniki estradowej: - Montaż i obsługa sceny głównej włącznie z nagłośnieniem, oświetleniem, zespołem obsługującym obiekt, zapleczem technicznym, garderobami, wyposażonymi w wodę mineralną, napoje i zimne przekąski, itp. - parametry techniczne muszą być zgodne z wymogami (riderami) wszystkich artystów, - Przygotowanie harmonogramu terminów rozpoczęcia montażu techniki estradowej i ostatecznego zakończenia jej demontażu oraz określenie terminu montażu i demontażu innych urządzeń i stoisk na terenie objętym organizacją imprezy. 5. Przygotowanie jarmarku rybnego oraz produktów lokalnych we współpracy z lokalnymi producentami oraz organizacjami pozarządowymi, promującymi markę Dolina Baryczy poleca poprzez zapewnienie odpowiednich 15 stoisk, które muszą mieć dostęp do prądu i być oświetlone. W jarmarku uczestniczyć musi minimum 15 lokalnych usługodawców i producentów. 6. Przygotowanie i zapewnienie na terenach objętych imprezami (w miejscach uzgodnionych z Zamawiającym) estetycznych punktów małej gastronomii w ilości wystarczającej dla obsługi minimum 7000 osób przez 2 dni imprezy. Preferowani są lokalni restauratorzy, posiadający znak Dolina Baryczy Poleca lub promujący produkty lokalne, w szczególności karpia milickiego. Punkty muszą być przygotowane do sprzedaży smażonego i wędzonego karpia milickiego z uwzględnieniem wszystkich wymogów i zasad w tym zakresie (m.in. zmywaki i bieżąca woda).Wykonawca zapewnia, że karp smażony i wędzony będzie w stałej i ciągłej ofercie gastronomicznej restauratorów przez cały czas trwania imprezy, a sprzedawany produkt będzie pochodził z terenu Doliny Baryczy. 7. Postawienie namiotu na 90 stołów (lub dwa na 45 stołów) oraz odpowiednio zapewnienie miejsc siedzących dostępnych dla uczestników imprezy w trybie ciągłym przez 2 dni imprezy. 8. Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania i zapewnienia działań zgodnie z obowiązującymi wymogami zawartymi w Ustawie o bezpieczeństwie imprez masowych, na cały czas trwania imprez, na terenach objętych jej realizacją, w szczególności w zakresie: (a) zabezpieczenia imprezy oraz ochrony ludzi i sprzętu przez licencjonowaną Agencję Ochrony (w tym również w godzinach nocnych), (b) ustawienia toalet przenośnych w liczbie wystarczającej dla planowanej liczby uczestników, (c) odpowiedniego przygotowania terenu gdzie odbywać się będzie impreza, (d) dostawy energii elektrycznej (wraz z dodatkowym oświetleniem terenu), (e) sprzątania i wywozu nieczystości, (f) stałego utrzymania porządku i higieny, (g) ubezpieczenia imprezy, (h) zapewnienia pozostałej infrastruktury i usług gwarantujących bezpieczeństwo i porządek podczas imprezy, (i) zapewnienie dostępu do bieżącej wody, (j) koszty tantiem i opłat dla ZAIKS. 9. Pokaz sztucznych ogni trwający w sposób ciągły i intensywny przez co najmniej 8 minut. 10. Zakup 150 chińskich latających lampionów i rozdysponowanie ich wśród uczestników w celu jednoczesnego ich odpalenia. 11. Organizacja Strefy dla najmłodszych: stoisko z animatorem (malowanie twarzy, malowanie toreb, itp.), zapewnienie placu zabaw (min. 2 dmuchańce, min. 3 karuzele, i inne) 12. Promocja imprezy odpowiednia, ażeby zapewnić uczestnictwo min. 7000 osób: a) Ogłoszenia w prasie lokalnej i regionalnej nie później niż 5 dni przed imprezą: - lokalna dolnośląska: minimum 6 modułów w kolorze - 2 emisje, - lokalna wielkopolska: minimum 6 modułów w kolorze - 2 emisje, - regionalna dolnośląska: minimum 3 moduły w kolorze - 1 emisja, b) Projekt, wydruk, rozwieszenie na terenie województwa nie później niż 10 dni przed imprezą, minimum 100 plakatów w pełnym kolorze, papier kredowy, o formacie min. 150 cm x 80 cm. 13. Wszelkie kwestie, które nie zostały wyszczególnione powyżej, a są niezbędne lub regulowane w ustawie z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz. U. z 2009 r. Nr 62, poz. 504), pozostają w gestii Wykonawcy i muszą być wliczone do ogólnego budżetu planowanej imprezy, bez możliwości zwiększenia kwoty świadczonej usługi po zawarciu umowy. Zadanie 2: Impreza promująca ścieżkę rowerową trasą dawnej kolejki wąskotorowej w Dolinie Baryczy. Termin: - w dniu 10 września 2011 r. od godz. 14.00 do godz. 24.00 - w dniu 11 września 2011r. od godz. 12.00 do godz. 22.00 Miejsce: - na terenie miasta Milicz, przy ulicy Trzebnickiej ( działki o numerach 70 AM 20, 71-9 AM 20, 71-10 AM 20 ) Planowana ilość uczestników: minimum 7000 osób, W ramach działania wymagane jest między innymi: 1. Przygotowanie oferty artystycznej, kulturalnej, rekreacyjnej obejmującej propozycje dla różnych grup wiekowych odbiorców. Wykonawca zobowiązany jest ując w programie imprezy: b) co najmniej dwa (każdy co najmniej godzinny) występy gwiazd polskiej sceny muzycznej (np. Happysad, Sidney Polak, Gienek Loska lub inne równoważne - akceptowalne przez zamawiającego). c) Zapewnienie osób prowadzących imprezę i wszystkie wydarzenia towarzyszące (konkursy, pokazy, konkurencje itp.) - konferansjerów, rozpoznawalnych na scenie ogólnopolskiej lub regionalnej, posiadających odpowiednie doświadczenie ( np. Magdalena Pawlinow i Marek Obszarny ), a także kadry obsługującej wydarzenia odbywające się poza sceną główną, w ramach imprezy. d) Co najmniej dwa pokazy akrobacji rowerowych, trwające minimum 1 godz. każdy, wykonane przez znanych artystów, posiadających doświadczenie i dorobek artystyczny w tej branży. e) Co najmniej jeden pokaz oryginalnych pojazdów jednośladowych, minimum 5 jednośladów, pokaz polegać będzie na przejeździe po ścieżce na odcinku min. 1 km. f) Co najmniej jeden pokaz mody rowerowej, trwający minimum 1 godzinę, wykonany przez znanego projektanta-projektantkę, prezentowany przez minimum 10 osób w różnych grupach wiekowych, pokaz odbędzie się na ścieżce lub scenie. g) Organizacja punktu bezpłatnego przeglądu rowerów, czynnego przez dwa dni imprezy w godzinach 14.00-19.00, w którym do dyspozycji pozostawać będzie osoba posiadająca doświadczenie w naprawie i konserwacji rowerów, a także możliwe będzie odpowiednie znakowanie roweru, Wykonawca zapewnić powinien namiot-stoisko i osoby kompetentne do jego prowadzenia. h) Organizacja i przeprowadzenie konkurencji sportowych (rowerowych) z nagrodami, między innymi: - Konkurencje dla najmłodszych (min. 2 konkurencje dla min. 20 uczestników w każdej), nagrody o wartości min. 1500 zł łącznie, - Konkurencja dla amatorów (min. 2 konkurencje dla min. 20 uczestników w każdej): rekord prędkości na odcinku Sułów - Milicz, nagrody o wartości min. 1500 zł łącznie, - Konkurencja dla profesjonalistów (min. 1 konkurencja dla min. 20 uczestników), rekord prędkości na odcinku Sułów - Milicz, nagrody o wartości min. 2000 zł łącznie, - Nordic walking dla każdego (min. 20 uczestników). Oraz udział znanego kolarza, w przeprowadzeniu konkurencji (np. Czesław Lang lub równoważny). Dla wszystkich uczestników drobne upominki promujące ścieżkę. i) Organizacja projekcji filmu w jednym z wagonów ekspozycyjnych (projekcja przez dwa dni trwania imprezy w godzinach, ciągła, o pełnych godzinach 14.00 - 20.00) - Zamawiający zapewnia materiały merytoryczne, Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia zaplecza technicznego (projektor, ekran, itp.). j) Współpraca w zorganizowaniu wystawy Historia Kolejki wąskotorowej w Dolinie Baryczy, w jednym z wagonów ekspozycyjnych, ciągła - Zamawiający zapewnia materiały merytoryczne. k) Dla wszystkich uczestników konkurencji sportowych, a także dla osób, które dokonają przeglądu swojego roweru podczas imprezy i go oznakują, Zamawiający zleca wykonanie 1000 koszulek w pełnej rozmiarówce z logo ścieżki oraz 1000 znaczków na rowery z logo ścieżki. !!! Zamawiający zastrzega, iż każdy element programu imprezy, musi być konsultowany z Zamawiającym i uprzednio zaakceptowany, zanim znajdzie się w programie. 2. Promocja imprezy odpowiednia, ażeby zapewnić uczestnictwo min. 7000 osób: a) Ogłoszenia w prasie lokalnej i regionalnej nie później niż 5 dni przed imprezą: - lokalna dolnośląska: minimum 6 modułów w kolorze - 2 emisje, - lokalna wielkopolska: minimum 6 modułów w kolorze - 2 emisje, - regionalna dolnośląska: minimum 3 moduły w kolorze - 1 emisja, b) Projekt, wydruk, rozwieszenie na terenie województwa nie później niż 10 dni przed imprezą, minimum 100 plakatów w pełnym kolorze, papier kredowy, o formacie min. 150 cm x 80 cm. 3. Kompleksowe przygotowanie techniki estradowej: - Montaż i obsługa sceny głównej włącznie z nagłośnieniem, oświetleniem, zespołem obsługującym obiekt, zapleczem technicznym, garderobami, wyposażonymi w wodę mineralną, napoje i zimne przekąski, itp. - parametry techniczne muszą być zgodne z wymogami (riderami) wszystkich artystów, - Przygotowanie harmonogramu terminów rozpoczęcia montażu techniki estradowej i ostatecznego zakończenia jej demontażu oraz określenie terminu montażu i demontażu innych urządzeń i stoisk na terenie objętym organizacją imprezy. 4. Przygotowanie i zapewnienie na terenie objętym imprezą (w miejscach uzgodnionych z Zamawiającym) estetycznych punktów małej gastronomii wraz z miejscami siedzącymi, w ilości wystarczającej dla obsługi minimum 7000 osób przez 2 dni. 5. Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania i zapewnienia działań zgodnie z obowiązującymi wymogami zawartymi w Ustawie o bezpieczeństwie imprez masowych, na cały czas trwania imprez, na terenach objętych jej realizacją, w szczególności w zakresie: (a) zabezpieczenia imprezy oraz ochrony ludzi i sprzętu przez licencjonowaną Agencję Ochrony (w tym również w godzinach nocnych), (b) ustawienia toalet przenośnych w liczbie wystarczającej dla planowanej liczby uczestników, (c) odpowiedniego przygotowania terenu gdzie odbywać się będzie impreza, (d) dostawy energii elektrycznej (wraz z dodatkowym oświetleniem terenu), (e) sprzątania i wywozu nieczystości, (f) stałego utrzymania porządku i higieny, (g) ubezpieczenia imprezy, (h) zapewnienia pozostałej infrastruktury oraz usług gwarantujących bezpieczeństwo i porządek podczas imprezy, (i) zapewnienie dostępu do bieżącej wody, (j) koszty tantiem i opłat dla ZAIKS. 14. Wszelkie kwestie, które nie zostały wyszczególnione powyżej, a są niezbędne lub regulowane w ustawie z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz. U. z 2009 r. Nr 62, poz. 504), pozostają w gestii Wykonawcy i muszą być wliczone do ogólnego budżetu planowanej imprezy, bez możliwości zwiększenia kwoty świadczonej usługi po zawarciu umowy.