ORGANIZACJA KONFERENCJI PN. „FORUM RYNKU PRACY WOJEWÓDZTWA ŚLĄSKIEGO”

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest organizacja konferencji pn. „FORUM RYNKU PRACY WOJEWÓDZTWA ŚLĄSKIEGO” w celu prezentacji wyników badań empirycznych dotyczących regionalnego rynku pracy (województwo śląskie) w dniach 25 – 26 września 2017 r. dla 65 osób oraz wynajem sali konferencyjnej i zapewnienie usługi hotelarskiej oraz gastronomicznej. 1. Merytoryczna organizacja konferencji Przedmiotem konferencji jest jej organizacja merytoryczna, w tym: a) przygotowanie przez Wykonawcę w uzgodnieniu z Zamawiającym, 7 propozycji referatów/wystąpień dotyczących zrealizowanych badań empirycznych z obszaru rynku pracy województwa śląskiego w latach 2015 – 2016 (w przypadku projektów kilkuletnich dopuszcza się wyniki badań rozpoczętych w roku 2014), b) zorganizowanie przez Wykonawcę wystąpień 7 prelegentów prezentujących wybrane tematy badawcze zaakceptowane przez Zamawiającego, c) zorganizowanie przez Wykonawcę 3 paneli dyskusyjnych (2 panele w pierwszym dniu konferencji, 1 panel w drugim dniu konferencji): - w każdym z paneli dyskusyjnych powinno uczestniczyć 5 panelistów. Powinny to być te same osoby w każdym panelu podczas całej konferencji; - każdy panel dyskusyjny powinien być prowadzony przez tą samą osobę moderatora podczas całej konferencji. Wybór uczestników 3 paneli dyskusyjnych oraz moderatora musi być zaakceptowany przez Zamawiającego. 2. Organizacja usługi hotelarsko - gastronomicznej wraz z wynajęciem sali konferencyjnej a) zapewnienie usługi hotelarskiej dla 65 osób, b) zapewnienie usługi gastronomicznej dla 65 osób, c) zapewnienie odpowiedniej ilości miejsc parkingowych – co najmniej 25. 2.1. Specyfika obiektu i organizacja obsługi konferencji. a) Konferencja rozpocznie się 25 września 2017 r. o godz. 11.00. Przewiduje się zakończenie konferencji w dniu 26 września 2017 r. ok. godz. 14.00 (po obiedzie). b) Zamawiający wymaga, aby miejscem świadczenia usług był obiekt hotelowy przystosowany dla osób niepełnosprawnych spełniający wymagania dla hotelu o standardzie, co najmniej trzech gwiazdek, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006 r. Nr 22, poz. 169 z późn. zm.), posiadający nie mniej niż 65 pokoi oraz posiadający na terenie obiektu własną restaurację, zapewniający bezpłatne dozorowane miejsca parkingowe - co najmniej 25 stanowisk; c) Zamawiający wymaga, aby hotel był zlokalizowany na terenie województwa śląskiego nie dalej niż 120 km jazdy samochodem od siedziby WUP w Katowicach ul. Kościuszki 30. Przy ocenie czy obiekt zaoferowany przez Wykonawcę spełnia wymagania, Zamawiający obligatoryjnie zweryfikuje stronę internetową hotelu oraz zweryfikuje poprzez portal http://www.mapa-google.pl, czy oferowany przez Wykonawcę obiekt spełnia wymagania określone w tym punkcie Opisu Przedmiotu Zamówienia przy wykorzystaniu następującej metody liczenia odległości: Na stronie http://www.mapa-google.pl w pasku bocznym (bocznej belce nawigacyjnej) w punkcie „Początek trasy” należy wpisać „ul. Kościuszki 30, 40-048 Katowice”, a w punkcie „Koniec trasy” wpisać adres hotelu. Następnie należy zaznaczyć pozycję Auto i nacisnąć przycisk „WYZNACZ TRASĘ”. Wynik podany po przeprowadzeniu powyższej procedury zostanie zaokrąglony do pełnego kilometra (do .5 w dół, od .6 w górę). 2.2. Zapewnienie sali konferencyjnej wraz z wyposażeniem i obsługą techniczną. a) Wykonawca zapewni salę konferencyjną na czas trwania wydarzenia dla 65 osób, wyposażoną w: rzutnik multimedialny/projektor, laptop, możliwość podłączenia do zasilania 230V minimum 5 urządzeń o mocy 2000W, stół konferencyjny, krzesła dla wszystkich uczestników konferencji, nagłośnienie (3 mikrofony bezprzewodowe), regulowane oświetlenie, klimatyzację, bezpłatny dostęp do sieci Internet (WiFi) dla wszystkich uczestników konferencji; b) Wykonawca zapewni obsługę techniczną przed i w trakcie konferencji, c) Sala powinna być odpowiednio wyposażona tzn.: posiadać stół konferencyjny oraz odpowiednią liczbę miejsc siedzących, z możliwością przeprowadzenia panelu dyskusyjnego (6 osób); d) Sala musi spełniać wymogi BHP i p.poż., odpowiednią odległość od źródeł hałasu, zapewniać warunki dyskrecji (sala zamknięta, bez możliwości przechodzenia przez nią lub przebywania osób nie biorących udziału w konferencji); e) Wykonawca zapewni temperaturę wewnątrz pomieszczeń odpowiednią do panujących warunków atmosferycznych, nie niższą niż 22 st C. i nie wyższą niż 24 st C; f) Sala powinna mieścić się w kompleksie hotelowym, w którym uczestnicy będą zakwaterowani; g) Sala konferencyjna musi być dostępna dla uczestników konferencji: w pierwszym dniu nie krócej niż 8 godzin zegarowych, w drugim dniu nie krócej niż 6 godzin zegarowych (nie licząc przerw i posiłków); h) Wykonawca zapewni osoby odpowiedzialne za przygotowanie sali oraz jej bieżącą obsługę (np. przestawienie mebli, obsługę techniczno-informatyczną sprzętu, etc); i) Wykonawca zapewni dla każdego uczestnika konferencji (65 osób):  materiały piśmiennicze: • notatnik w formacie A5 o objętości min. 20 kartek, • plastikowy lub metalowy długopis z nadrukiem FORUM RYNKU PRACY WOJEWÓDZTWA ŚLĄSKIEGO. Ostateczna wersja nadruku do uzgodnienia z Zamawiającym.  materiały konferencyjne: • ekologiczna torba bawełniana z długimi uchwytami, gramatura 150g, wielkość: 42 x 38 x 0,2 cm lub zbliżona +/- 10% z jednostronnym nadrukiem (jeden kolor). Ostateczny kształt torby i kolor oraz wersja nadruku do uzgodnienia z Zamawiającym, • program konferencji, • pendrive 8GB z wgranymi materiałami konferencyjnymi, • wydruk 7 prezentacji w formacie A4 (materiały informacyjne 3 slajdy na stronę), • identyfikator osobisty wykonany z przezroczystego, sztywnego tworzywa, wyposażony w klips sprężynujący i niewielką agrafkę, format 57 x 90 mm lub zbliżony +/- 10% wraz z kartonikiem z nadrukiem FORUM RYNKU PRACY WOJEWÓDZTWA ŚLĄSKIEGO oraz imieniem i nazwiskiem uczestnika Ostateczna wersja wyglądu identyfikatorów do uzgodnienia z Zamawiającym. 2.3. Zapewnienie wyżywienia 1) Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia wyżywienia i przerwy kawowej dla 65 osób, w tym: 1 śniadanie, 2 obiady, 1 kolacja i 3 przerwy kawowe (serwis kawowy ciągły uzupełniany wg potrzeb); 2) Obiady, śniadania i serwis kawowy mają być podane w formie bufetu szwedzkiego, przy czym przerwy kawowe powinny być zorganizowane bezpośrednio przy sali, w której będzie konferencja. Kolacja powinna mieć charakter uroczysty, tzn. nie może być serwowana w postaci bufetu szwedzkiego. 3) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić wyżywienie w formie i rodzaju, o którym mowa poniżej: a. Obiady składające się z:  przekąsek zimnych (co najmniej 150 g na osobę);  sałatek-surówek obiadowych (co najmniej 200 g na osobę);  2 zupy do wyboru (co najmniej 0,35 l na osobę);  dania głównego (co najmniej 500-600 g na osobę), zawierającego dodatki do wyboru: ziemniaki, ryż, makaron, kasza jaglana, kopytka lub kluski śląskie, potrawy mięsne dwa rodzaje, w tym jedno z mięsa wołowego, rybne oraz potrawy jarskie;  wody gazowanej i niegazowanej (co najmniej 0,5 l na osobę) oraz soków owocowych (co najmniej 0,3 l na osobę);  3 desery do wyboru i owoce (co najmniej 250 g na osobę); b. 3 przerwy kawowe, serwis kawowy ciągły uzupełniany wg potrzeb, składający się z:  świeżo parzonej kawy, kawy z ekspresu ciśnieniowego, oraz herbaty ekspresowej w różnych wariantach smakowych do wyboru (minimum 3 - każda torebka herbaty pakowana w osobnych kopertkach), mleka/śmietanki do kawy, cytryny krojonej w plasterki, cukier (biały i trzcinowy);  soków owocowych w 3 smakach (soki typu 100%) podawanych w szklanych dzbankach (w ilości przynajmniej 0,5 l na osobę);  wody mineralnej gazowanej i niegazowanej podawanej w dzbankach lub butelkach szklanych (0,3-0,5 l) w łącznej ilości nie mniej jak 0,5 l na osobę;  słodkiej przekąski serwowanej dodatkowo do przerwy kawowej, zawierającej ciasta pieczone co najmniej dwa rodzaje oraz ciasteczka kruche i owoce, w ilości 200 g na osobę, przy czym w 1 dniu konferencji podczas pierwszej dopołudniowej przerwy kawowej poza ciastami będą dostępne kanapki nie mniej niż 5 szt./os. (do wyboru z pieczywa białego i pełnoziarnistego, zawierające różne składniki typu ser żółty, wędlinę, rybę wędzoną, plasterki ogórka zielonego, pomidora, listki sałaty); c. Uroczysta kolacja składająca się z (przykładowe menu):  przystawki: pasztet z żurawiną;  zupy: krem pomidorowy z mozzarellą, zupa z leśnych grzybów z łazankami;  dania głównego: polędwiczki wieprzowe w sosie z gotowanymi warzywami i ziemniakami lub danie wegetariańskie lub dorsz pieczony z sosem z cytryny (jedno danie do wyboru na osobę);  deseru: sorbet owocowy z sezonowymi owocami, torcik czekoladowy, lody z owocami i bitą śmietaną (3 gałki po ok. 45 g), mus z białej i czarnej czekolady z wiśniami;  pieczywa (co najmniej 5 szt./os. kromek białe i pełnoziarniste);  zimnej płyty (sery żółte, nabiał, plasterki pomidora i ogórka, drobne przekąski np. koreczki, sałatka śledziowa, sałatka warzywna, tradycyjna sałatka grecka, sałatka ziemniaczana z jogurtem, sałatka z drobiu z ananasem – wszystkie sałatki 150 g/osobę);  dodatkowo w formie bufetu szwedzkiego „stół wiejski” – swojskie wędliny, mięsa (150 g/osobę);  masła i margaryny do pieczywa (co najmniej 25g/os.);  napoi: Coca-Cola, Fanta, Sprite lub równoważne (w ilości przynajmniej 0,5 l na osobę), woda mineralna gazowana i niegazowana podawana w dzbankach lub butelkach szklanych (0,3-0,5 l) w łącznej ilości 0,5 l na osobę, kawa, herbata w różnych wariantach smakowych do wyboru (nielimitowane spożycie), mleko do kawy, cytryna krojona w plasterki, cukier (biały i trzcinowy); d. Śniadanie składające się z:  dania na gorąco: min. 3 potrawy do wyboru: kiełbaski lub parówki, jajecznica z jaj, jajka gotowane na miękko lub twardo, naleśniki z dodatkami typu dżem, krem czekoladowo-orzechowy itp. min. 3 rodzaje;  dania na zimno: wędliny i pasztety – co najmniej 2 rodzaje, sałatki co najmniej 3 rodzaje, ryba wędzona, sery żółte, twarożki różne smaki, plasterki świeżych pomidorów i ogórków, jogurty, płatki śniadaniowe z ciepłym mlekiem, dżem, pieczywo, masło;  dania na słodko: 2 rodzaje ciast z nadzieniem – 1 szt./osobę, kruche ciasteczka itp.;  napoje: kawa, herbata w różnych wariantach smakowych, cukier, mleko do kawy, cytryna w plasterkach. 5) Posiłki powinny być utrzymywane we właściwej temperaturze przez cały czas ich serwowania, podane na zastawie ceramicznej z kompletem sztućców metalowych i serwetek, z pełnowartościowych, świeżych produktów z ważnymi terminami przydatności do spożycia. 6) Usługa gastronomiczna rozpoczyna się przerwą kawową w dniu przyjazdu, a kończy obiadem w dniu wyjazdu. 7) W zakresie realizacji usługi gastronomicznej Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia pełnego serwisu gastronomicznego związanego z wyżywieniem, tzn. przygotowaniem, obsługą kelnerską, nakryciem stołów, zapewnieniem zastawy (nie dopuszcza się stosowania plastikowych lub papierowych kubeczków, sztućców, talerzy itp.) oraz innych naczyń niezbędnych do serwowania zimnych i ciepłych posiłków w formie bufetu szwedzkiego (np. podgrzewacze, warniki, zaparzacze, termosy). 2.4. Zapewnienie noclegu 1) Wykonawca ma obowiązek zapewnić nocleg dla 65 uczestników konferencji we wskazanym terminie, w pokojach 1-osobowych lub w pokojach 2-osobowych do korzystania wyłącznie przez jedną osobę. 2) Wykonawca zapewni pokoje wyposażone w bezpłatny internet bezprzewodowy Wi-Fi, telewizor, telefon, węzeł sanitarny obejmujący wannę z baterią oraz natryskiem bądź kabinę natryskową, ceramiczną ubikację i umywalkę z blatem, suszarkę do włosów, ręczniki oraz zestaw przyborów toaletowych i kosmetycznych. 2.5 Inne a) Zamawiający wymaga zapewnienia recepcji konferencji, której zadaniem będzie obsługa uczestników przez cały czas trwania konferencji, w tym udzielanie uczestnikom wszelkich informacji dotyczących organizacji konferencji, rejestracja uczestników, dystrybucja materiałów wśród uczestników konferencji, prowadzenie listy obecności uczestników konferencji i przekazanie jej Zamawiającemu po zakończonej konferencji; b) Wykonawca oznaczy po konsultacji z Zamawiającym miejsce realizacji konferencji. Wykonawca przygotuje w tym celu odpowiednie oznaczenia w formacie A4 do wizualizacji sali konferencyjnej; c) Zamawiający zapłaci za liczbę uczestników, która zostanie podana Wykonawcy drogą elektroniczną najpóźniej 5 dni przed terminem konferencji.