OPRACOWANIE I WDROŻENIE SYSTEMU ELEKTRONICZNEGO OBIEGU DOKUMENTÓW ORAZ DOSTAWA NIEZBĘDNEGO SPRZĘTU I OPROGRAMOWANIA

Opis przedmiotu przetargu: 2.1 Przedmiotem zamówienia jest opracowanie i wdrożenie Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów oraz dostawa niezbędnego sprzętu i oprogramowania, w czterech etapach: Etap I - Dostawa sprzętu niezbędnego do wdrożenia EOD - w terminie do 3 tygodni od dnia zawarcia umowy, Etap II - Dostawa oprogramowania niezbędnego do wdrożenia EOD oraz jego wdrożenie w siedzibie Zamawiającego - w terminie do 6 tygodni od dnia zakończenia Etapu I, Etap III - Przeprowadzenie szkoleń dla pracowników Starostwa Powiatowego w Tczewie z EOD - w terminie do 7 tygodni od dnia zakończenia Etapu II, Etap IV - Prowadzenie opieki autorskiej systemu EOD - w terminie od 1 stycznia 2012 r. do 31 grudnia 2016 r. 2.2 Wymagania formalno-organizacyjne: 2.2.1 Dostosowanie oferowanego EOD do potrzeb Zamawiającego. 2.2.2 Dostosowanie musi być poprzedzone audytem przedwdrożeniowym w siedzibie Zamawiającego. Audyt musi być zakończony protokołem 2.2.3 System EOD musi charakteryzować się minimalnymi wymaganiami opisanymi w SIWZ. 2.2.4 Wdrożenie systemu EOD nie może trwać dłużej niż do 30 listopada 2011 r. 2.2.5 Wdrożenie obejmuje dostawę niezbędnego sprzętu i oprogramowania, jego instalację w siedzibie Zamawiającego oraz przeszkolenie pracowników. 2.2.6 Dostarczenie szczegółowego harmonogramu wdrożenia systemu, obrazującego w sposób graficzny wzajemne powiązania i czas trwania poszczególnych etapów wraz z punktami kontrolnymi. Każdy etap wyszczególniony w harmonogramie musi być zakończony protokołem. 2.2.7 Wdrożenie minimum 20 procedur przepływu dokumentów (tzw. workflow), udzielenie bezterminowej licencji na dostarczone oprogramowanie, wraz z umożliwieniem zainstalowania kopii oprogramowania przez Zamawiającego na serwerze zapasowym, który przejmie pracę w przypadku awarii głównego serwera. 2.2.8 Udzielona licencja musi umożliwiać jednoczesną pracę 90 użytkowników oraz być udzielona na czas nieokreślony. 2.2.9 Udzielona licencja musi umożliwiać wykorzystanie systemu EOD w sposób zgodny z działalnością Zamawiającego, w tym udostępnienie części systemu EOD na stronach internetowych Zamawiającego. 2.2.10 Na dostarczone oprogramowanie systemowe, bazodanowe i narzędziowe, z chwilą jego dostarczenia Zamawiającemu, zostanie - w zależności od systemu dystrybucji oprogramowania stosowanego przez danego producenta - udzielona licencja, sublicencja lub Wykonawca będzie pośredniczył przy zawarciu umowy licencyjnej. 2.2.11 Licencja nie może być związana z dostarczonym serwerem lub stacją roboczą Zamawiającego. 2.2.12 Dostarczenie i przekazanie licencji na wdrożone oprogramowanie systemowe serwera, bazodanowe i każde inne niezbędne do poprawnego i w pełni funkcjonalnego działania systemu EOD wraz z nośnikami instalacyjnymi. W przypadku zastosowania licencji terminowych, ich okres obowiązywania nie może być krótszy niż 5 lat. Licencje na bazy danych nie mogą być ograniczone czasowo, funkcjonalnie i wielkościowo. Wykonawca oświadcza, że przysługują mu prawa udzielania licencji, sublicencji albo pośredniczenia przy zawarciu umowy licencyjnej. Zamawiający wymaga, aby udzielone licencje na oprogramowanie bazodanowe, narzędziowe, systemowe oraz standardowe będące elementem Oferty Wykonawcy, nie ograniczały Zamawiającemu praw i pól eksploatacji w stopniu uniemożliwiającym lub utrudniającym korzystanie z systemu. 2.2.13 Przeszkolenie użytkowników i administratorów systemu w stopniu gwarantującym umiejętność poprawnej pracy. Przeszkolenie 140 użytkowników systemu (około 6 godzin na grupę). Szkolenie odbywać się będzie w sali przygotowanej przez Zamawiającego. Wykonawca zapewni niezbędny sprzęt do przeprowadzenia szkoleń (komputery, laptopy, rzutniki, itp.). Do przeprowadzenia szkolenia wymaganych jest co najmniej 2 instruktorów - jeden tłumaczący, a drugi chodzący po sali i bezpośrednio udzielający porad użytkownikom. Szkolenie kończyć się będzie uzyskaniem zaświadczenia. 2.2.14 Poszczególne grupy szkoleniowe nie powinny liczyć więcej niż 15-20 osób. 2.2.15 Wykonawca może zaproponować inny sposób przeprowadzenia szkoleń. 2.2.16 Przeprowadzenie wizyty w siedzibie Zamawiającego nie wcześniej niż 2 tygodnie lecz nie później niż 4 tygodnie od zakończenia szkoleń i uruchomienia systemu. W czasie wizyty wymagana jest obecność minimum 4 instruktorów, którzy będą wspomagać użytkowników bezpośrednio przy ich stanowiskach pracy. Na jednego użytkownika będzie przypadać nie więcej niż 60 minut czasu. 2.2.17 Termin szkolenia oraz wizyty zostaną ustalone z Zamawiającym. 2.2.18 Umieszczenie na stronie logowania do systemu logotypów UE i POKL oraz tekstu Zamówienie realizowane w ramach projektu Ja tam do urzędu nie chodzę - wolę ich unikać, współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach środków Europejskiego Funduszu Społecznego, w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet V Dobre rządzenie, Działanie 5.2 Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Poddziałanie 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej. Logotypy oraz informacja tekstowa powinna zajmować nie mniej niż 15% ekranu logowania. 2.3 Wymagania techniczne i technologiczne: 2.3.1 Dostarczony system musi być zbudowany w oparciu o architekturę trójwarstwową, złożoną z: 2.3.1.1 klienta - kod generowany dla przeglądarki internetowej; 2.3.1.2 serwera aplikacji - kod zarządzający aplikacją, wykonujący funkcje z zakresu logiki biznesowej, pośredniczący między żądaniami klienta, a motorem bazy danych; 2.3.1.3 motoru bazy danych - motor zarządzający w pełni transakcyjną SQL-ową bazą danych, która umożliwia, a warstwa aplikacyjna systemu wykorzystuje: - podzapytania (ang. subqueries), - kontrolę spójności referencyjnej danych (ang. referential integrality), - wbudowane języki proceduralne (ang. stored procedural languages), - rozbudowane indeksy, - klucze obce, - sekwencje, - kursory, - widoki, - definiowane typy, 2.3.2 System EOD musi działać w dowolnej sieci komputerowej opartej o protokół TCP/IP. 2.3.3 Systemem operacyjnym serwera może być Windows Server 2008 R2 Standard, wówczas będzie on członkiem domeny ActiveDirectory lub system typu OpenSource. 2.3.4 System EOD musi umożliwiać pracę na stacjach roboczych działających pod kontrolą MS Windows XP/Vista/7 i nowszych opartych na procesorach typu x86 w tym procesorach 64 bitowych. 2.3.5 System EOD musi poprawnie działać z czołowymi przeglądarkami internetowymi, w tym szczególnie z MS Internet Explorer 8 i nowszym oraz Mozilla Firefox i Google Chrome. 2.3.6 W przypadku zastosowania oprogramowania typu OpenSource, oprogramowanie to nie może być oparte na wersjach niestabilnych. Zastosowane rozwiązania muszą być dostatecznie rozwinięte i rozpowszechnione. Nie dopuszcza się zastosowania rozwiązań niszowych oraz przestarzałych. Zastosowane rozwiązania nie mogą pozostawać w konflikcie do systemu automatycznej aktualizacji na stacjach roboczych lub serwerach. 2.3.7 Wszystkie funkcje systemu muszą być zintegrowane z systemem i dostępne dla użytkowników oraz administratorów poprzez graficzną przeglądarkę internetową. Niedopuszczalne jest, aby do osiągnięcia funkcjonalności lub wprowadzania zmian użytkownicy lub administratorzy musieli z poziomu serwera edytować pliki, np.: pliki konfiguracyjne lub wprowadzać zmiany bezpośrednio w bazie danych. 2.3.8 Dopuszcza się, by do niektórych czynności, np. skanowania dokumentów lub czynności administracyjnych, system na czas obsługi tych funkcji pobierał z serwera i uruchamiał dodatkowe aplety, np.: aplety Java lub ActiveX. Aplety te muszą się uruchamiać bez konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania po stronie klienta. 2.3.9 Transmisja danych pomiędzy stacją roboczą a serwerem musi być prowadzona w sposób zaszyfrowany, z wykorzystaniem protokołu SSL (HTTPS). 2.3.10 Wszelkie pliki dokumentów oraz załączniki tworzone i przetwarzane przez system EOD muszą być przechowywane w systemie plików serwera. Zastosowane rozwiązanie musi umożliwiać rozdzielenie serwera plików oraz serwera bazy danych na co najmniej dwa fizyczne serwery. 2.3.11 Dla każdego zapisanego w systemie pliku musi być generowana suma kontrolna, która w sposób jednoznaczny potwierdza jego wiarygodność. Weryfikacja sum kontrolnych powinna być przeprowadzana przez system automatycznie i publikowana podczas przeglądania pliku. 2.3.12 Uwierzytelnianie użytkowników musi opierać się o usługę katalogową ActiveDirectory oraz poprzez stosowanie kart elektronicznych i zawartych na nich certyfikatach. 2.3.13 System musi być skalowalny, tj. musi umożliwiać dołączanie nowych stanowisk, rozbudowę warstwy aplikacyjnej, rozbudowy warstwy bazodanowej. 2.3.14 Dane zawarte w systemie muszą być zabezpieczone przed utratą. Awaria stacji roboczej powoduje jedynie utratę danych, które wprowadzone zostały na tym komputerze w edytowanych w momencie awarii dokumentach. 2.3.15 Tworzenie kopii zapasowych (backup) odbywać się będzie w oparciu o system Symantec BackupExec 2010. Wykonawca musi dostarczyć licencje agenta, odpowiednią do zastosowanego systemu operacyjnego i bazy danych. 2.3.16 Generowanie plików w formacie XML do wymiany informacji z innymi systemami Zamawiającego, np. z Biuletynem Informacji Publicznej. 2.4 Wymagania wydajnościowe i ergonomiczne: 2.4.1 System musi charakteryzować się odpowiednio szybką reakcją na działania użytkowników. Średni czas odświeżenia/odbudowy ekranu po czynności wykonanej przez użytkownika nie może być dłuższy niż 1,5 sekundy, przy połączeniu szyfrowanym między przeglądarką, a serwerem, w warunkach pełnej przepustowości sieci wewnętrznej Zamawiającego (100Mb/s). Warunek ten nie dotyczy funkcji, które są związane z wykonywaniem globalnych operacji na bazie danych takich jak np. sporządzanie raportów i jednocześnie nie są wykonywane w trakcie codziennej, rutynowej pracy z systemem. Znaki we wprowadzanym tekście w pojedynczym polu muszą ukazywać się na ekranie w czasie poniżej 0.1 sek. od naciśnięcia klawisza. 2.4.2 System musi umożliwiać przechowywanie takiej ilości danych, jaka będzie średnio gromadzona przez Zamawiającego w okresie 5 lat. Należy przyjąć, że w systemie będą przechowywane odwzorowane cyfrowo pisma wchodzące w postaci papierowej. System EOD musi poprawnie działać w Urzędzie obsługującym powiat z liczbą mieszkańców 113 tyś, 150 urzędników zatrudnionych w Urzędzie oraz szacowaną liczbą inicjowanych spraw 30 000 rocznie. Wielkości te powinny stanowić podstawę do oszacowania przez Wykonawcę wymaganej wydajności oraz pojemności systemu. 2.4.3 Oszacowana wydajność musi uwzględniać okresowe (w określonych porach roku) spiętrzenia prac skutkujące trzykrotnym wzrostem obciążenia w stosunku do obciążenia przeciętnego. 2.4.4 System musi cechować się przyjaznym interfejsem użytkownika opartym na typowych rozwiązaniach interfejsów systemów inter i intranetowych: wykorzystywać menu, listy, formularze, przyciski, odnośniki (linki), itp. 2.4.5 System musi być wyposażony w polskojęzyczne podręczniki użytkownika i administratora w wersji papierowej i elektronicznej (zawierającej wyszukiwarkę kontekstową) oraz w dokumentację techniczną. Podręczniki muszą wyjaśniać działanie systemu oraz pokazywać na przykładach, jak użytkownik/administrator może wykonać w systemie typowe zadania. Wersja elektroniczna instrukcji musi mieć możliwość jej wydrukowania. 2.4.6 System musi być wyposażony w pomoc kontekstową przeznaczoną dla wszystkich typów użytkowników.