Organizacja i przeprowadzenie szkoleń realizowanych w ramach projektu Profesjonalny urzędnik - wysoka jakość usług publicznych w powiecie kętrzyńskim, projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Działania 5.2. Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest: Organizacja i przeprowadzenie szkoleń realizowanych w ramach projektu Profesjonalny urzędnik - wysoka jakość usług publicznych w powiecie kętrzyńskim, projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Działania 5.2. Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Poddziałanie 5.2.1. Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej, dla pracowników administracji samorządowej z terenu powiatu kętrzyńskiego. 2. Zrealizowane szkolenia ogólne i specjalistyczne przyczynią się do poprawy jakości obsługi klienta oraz podniesienia sprawności funkcjonowania urzędów pod względem merytorycznym i organizacyjnym. 3. Łączna szacunkowa liczba uczestników szkoleń wyniesie 165 osób. 4. Łączna szacunkowa liczba godzin szkoleniowych wyniesie 520 godzin. 5. Szkolenia odbywać się będą w grupach 15 osobowych. 6. Rekrutację osób do projektu (uczestników szkoleń) przeprowadzi Zamawiający. 7. Szkoleniami zostaną objęci pracownicy z następujących urzędów: - Starostwo Powiatowe w Kętrzynie, - Urząd Miasta w Kętrzynie, - Urząd Gminy w Kętrzynie, - Urząd Miasta i Gminy w Korszach, - Urząd Miasta i Gminy w Reszlu, - Urząd Gminy w Srokowie, - Urząd Gminy w Barcianach. 8. Zakres merytoryczny, liczbę uczestników każdego z poszczególnych zadań, ilość godzin szkoleniowych niezbędnych dla realizacji każdego z zadań oraz ilość grup określono w Załączniku nr 1 do SIWZ Program szkoleń. 9. Wykonawca określi w Załączniku Nr 10 do SIWZ proponowane terminy przeprowadzenia szkoleń. Szczegółowy harmonogram zostanie ustalony z Zamawiającym po podpisaniu umowy z Wykonawcą. 10. Zamówienie realizowane będzie w formie szkoleń w zakresach tematycznych, z których każdy stanowi odrębne zadanie: I. Rozwój osobisty a) Organizacja czasu pracy b) Komunikacja c) Relacje interpersonalne d) Negocjacje i mediacje e) Autoprezentacja f) Zarządzanie stresem II. Zarządzanie a) Zarządzanie jakością b) Planowanie i zarządzanie strategią c) Zintegrowane zarządzanie rozwojem d) Kontrola i audyt wewnętrzny e) Rozwiązywanie konfliktów III. Zarządzanie zasobami ludzkimi a) Polityka kadrowa b) Wynagradzanie pracowników c) Motywowanie d) Opis stanowisk i ocena pracowników IV. Zamówienia publiczne a) Praktyczne aspekty udzielania zamówień publicznych b) Prawidłowe stosowanie zamówień publicznych przy realizacji projektów inwestycyjnych V. Finanse publiczne a) Rachunkowość budżetowa b) Sprawozdawczość podatkowa i finansowa c) Budżetowanie zadaniowe d) Odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych VI. Prawne aspekty funkcjonowania urzędu a) Procedury administracyjne w praktyce b) Instrukcja kancelaryjna c) Zasady korespondencji biurowej w jst d) Udostępnianie informacji publicznej e) KPA VII. Zarządzanie projektami a) Budowanie i zarządzanie zespołem projektowym b) Aspekty przygotowania wniosków o dofinansowanie c) Aspekty realizacji i rozliczania wniosków o dofinansowanie d) Nadzór procesu budowlanego realizowanego w projektach inwestycyjnych e) Monitoring i ewaluacja projektów VIII. Stanowienie prawa miejscowego a) Działalność uchwałodawcza z elementami techniki legislacyjnej b) Kontrola aktów prawa miejscowego c) Stanowienie aktów prawa miejscowego wg rodzajów d) Stanowienie aktów administracyjnych IX. Partycypacja społeczna a) Zadania administracji w pobudzaniu aktywności obywateli i partycypacji społecznej b) Rola i formy konsultacji społecznych c) Diagnoza potencjalnych konfliktów społecznych i działania mediacyjne X. Obsługa klienta a) Telefoniczna i bezpośrednia obsługa klienta b) Obsługa klienta wewnętrznego c) Asertywność i sytuacje konfliktowe w kontakcie z klientem Załącznik Nr 1 do SIWZ określa miesiące w których dane szkolenia muszą się odbywać. 11. Zakłada się, że szkolenia 8 h będą szkoleniami jednodniowymi (odbywającymi się w sali w siedzibie Starostwa Powiatowego w Kętrzynie); szkolenia 12 h będą realizowane w cyklu weekendowym (piątek popołudnie - 4 h i sobota - 8 h); a szkolenia 24 h w dwóch cyklach weekendowych (piątek popołudnie - 4 h i sobota - 8 h). 12. Warunki pracy osób szkolących się w trakcie trwania szkolenia będą zgodne z przepisami bezpieczeństwa i higieny pracy. 13. Udostępnienie sal w Starostwie będzie realizowane nieodpłatnie, z założeniem, że szkolenia jednodniowe co do zasady odbywać się będą w środy (warunkiem jest wcześniejsze zarezerwowanie sal u pracownika starostwa). 14. Na szkolenia jednodniowe oraz w cyklu weekendowym Wykonawca zapewnia uczestnikom dowóz do miejsca szkoleń i z powrotem lub gwarantuje zwrot kosztów dojazdu. 15. Szkolenia weekendowe odbywać się będą w ośrodku szkoleniowo - wypoczynkowym lub hotelu o standardzie 3* lub równoważnym. 16. Wykonawca zapewnia wyżywienie i nocleg uczestnikom szkoleń w cyklach weekendowych: a) wyżywienie - kolacja w pierwszym dniu, w drugim dniu śniadanie i obiad, do tego przerwy kawowe w dniu pierwszym i drugim, b) nocleg - noclegi z piątku na sobotę w ośrodku szkoleniowo - wypoczynkowym lub hotelu o standardzie 3* lub równoważnym. 17. Wykonawca zapewni uczestnikom szkoleń jednodniowych przerwy kawowe w czasie trwania szkoleń. 18. Firma szkoleniowa/Wykonawca jest odpowiedzialna/y za organizację techniczną szkoleń, zapewnienie wyżywienia, materiałów szkoleniowych, obsługę techniczną oraz zapewnienie odpowiednich trenerów. 19. Kadra dydaktyczna musi posiadać odpowiednie kwalifikacje i umiejętności adekwatne do zakresu programowego przeprowadzanych szkoleń. 20. Realizator szkoleń przeprowadzi również ewaluację szkoleń na 3 poziomach: reakcji, wiedzy i zachowania. a) Poziom reakcji oceniany tuż po szkoleniach przez wypełnienie ankiet oceniających, b) Poziom wiedzy sprawdzany na postawie różnych form sprawdzania wiedzy (testy, pytania kontrolne itp.) sprawdzane przed i po szkoleniu, c) Poziom zachowania oceniany po 3 miesiącach od zakończenia szkolenia przez wypełnienie ankiety przez uczestnika (w formie elektronicznej) oraz przeprowadzenie indywidualnych wywiadów pogłębionych (21 IDI) z przełożonymi oceniającymi stopień wykorzystania nabytej wiedzy i umiejętności w praktyce. Na zakończenie ewaluacji szkoleń przeprowadzone będzie badanie fokusowe, obejmujące kadrę kierowniczą oraz osoby odpowiedzialne za politykę kadrową w poszczególnych urzędach (10-12 osób). 21. Wykonawca w terminie 30 dni od podpisania umowy przygotuje w formie raportu plan ewaluacji wraz z harmonogramem i narzędziami badawczymi (ankiety, scenariusze, IDI i FGI). 22. Wykonawca zapewni wszystkim uczestnikom szkoleń materiały drukowane (konspekty, skrypty, odpowiadające zakresowi merytorycznemu poszczególnych modułów szkoleniowych) oraz materiały szkoleniowe: segregator, materiały na CD, identyfikator i długopis oznakowane zgodnie z wytycznymi Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym Kapitał Ludzki. 23. Wykonawca podejmie działania informacyjne i promocyjne zgodne z wytycznymi Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym Kapitał Ludzki, m.in. oznaczenia sal szkoleniowych, materiałów szkoleniowych, dokumentów. 24. Po ukończonych szkoleniach uczestnicy otrzymają od Wykonawcy szkoleń zaświadczenia o ukończeniu szkoleń. 25. Realizator usług szkoleniowych na bieżąco będzie raportował koordynatorowi szkoleń postęp w realizacji, szczególnie informując o frekwencji. 26. Szczegółowy harmonogram szkoleń będzie ustalany z koordynatorem szkoleń w terminie 7 dni od podpisania umowy i dopasowany do możliwości uczestników, tak aby nie zaburzać normalnej pracy urzędów. 27. Wykonawca jest zobowiązany do składania co 14 dni sprawozdań merytorycznych z przeprowadzonych szkoleń. Złożone sprawozdania do koordynatora szkoleń będą stanowiły podstawę wypłaty wynagrodzenia dla Wykonawcy.