Zakwaterowanie i wyżywienie uczestników 49. Tygodnia Kultury Beskidzkiej i 23. Międzynarodowych Spotkań Folklorystycznych na terenie Szczyrku, Wisły i Żywca

Bielsko-Biała: Zakwaterowanie i wyżywienie uczestników 49. Tygodnia Kultury Beskidzkiej i 23. Międzynarodowych Spotkań Folklorystycznych na terenie Szczyrku, Wisły i Żywca


Numer ogłoszenia: 72550 - 2012; data zamieszczenia: 08.03.2012

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Regionalny Ośrodek Kultury , ul. 1 Maja 8, 43-300 Bielsko-Biała, woj. śląskie, tel. 033 8220593, faks 033 8123333.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.rok.bielsko.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Inny: samorządowa instytucja kultury.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Zakwaterowanie i wyżywienie uczestników 49. Tygodnia Kultury Beskidzkiej i 23. Międzynarodowych Spotkań Folklorystycznych na terenie Szczyrku, Wisły i Żywca.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
1. Specyficzne warunki pobytu. Tydzień Kultury Beskidzkiej i odbywające się w jego ramach Międzynarodowe Spotkania Folklorystyczne stanowią imprezę specyficzną, wymagającą zapewnienia szczególnych warunków pobytu dla jej uczestników. Elementem wyróżniającym tę imprezę spośród innych jest przede wszystkim jej wielkość. Łącznie uczestniczy w niej około 80 zespołów polskich i 20 zagranicznych, które przez 9 dni koncertują w 9 miejscowościach. Skomplikowany harmonogram koncertów zespołów w poszczególnych miejscowościach oraz wielkość imprez towarzyszących wymuszają opisany sposób zakwaterowania i wyżywienia uczestników. Określenie uczestnicy obejmuje: członków zespołów zagranicznych i krajowych, pilotów, tłumaczy, kierowców, członków komisji oceniających, gości zaproszonych i organizatorów. 2. Termin pobytu uczestników: od 27 lipca (przyjazd większości uczestników w godzinach wieczornych) do 6 sierpnia 2012 r. (wyjazd większości uczestników w godzinach rannych). Natomiast impreza realizowana będzie od 28 lipca do 5 sierpnia 2012 r. 3. Planowana liczba członków zespołów: około 720 osób. Planuje się pobyt: - ok. 450 osób w terminie od 27.07 do 6.08.2012 r. , - ok. 80 osób w terminie od 30.07 do 6.08.2012 r., - ok. 190 osób w terminie od 31.07 do 6.08.2012 r., 4. Wskazane ze względów organizacyjnych miejscowości pobytu to: Szczyrk, Wisła i Żywiec. 5. Określenie szczegółowych warunków zakwaterowania: a) Obiekt nie może mieć mniej niż 80 miejsc noclegowych. Szczególnie wskazana jest wielokrotność tej liczby, gdyż optymalne jest zakwaterowanie możliwie dużej liczby uczestników w jednym miejscu. Pozwala to na skuteczniejsze zarządzanie i koordynację działań podczas trwania imprezy, sprawniejsze wykorzystanie środków transportu, zapewnienie większego bezpieczeństwa uczestników itp. b) Każdy zespół musi być w całości (wraz z osobami towarzyszącymi) zakwaterowany w jednym obiekcie. Wykluczone jest kwaterowanie jednego zespołu w dwóch, nawet blisko siebie położonych obiektach (m. in. ze względu na wspólny środek transportu itp.). c) Pokoje maksymalnie 4-osobowe, z własnym węzłem sanitarnym. Konieczne jest całodobowe zapewnienie ciepłej wody. d) W trakcie trwania imprezy może nastąpić wymiana zespołów i osób indywidualnych w pokojach, a zatem konieczny jest odpowiedni zapas czystej pościeli. e) Pokoje muszą być na tyle duże, aby można w nich było przechowywać stroje ludowe, rekwizyty i instrumenty. W przeciwnym przypadku w obiekcie muszą być zapewnione oddzielne pomieszczenia na ich przechowywanie. f) Zamawiający zastrzega sobie możliwość kwaterowania zespołów w okresie krótszym niż liczba dni wskazanych w harmonogramie. g) W obiekcie musi być czynna całodobowa recepcja wraz z telefonem. h) Obiekt musi posiadać kuchnię i jadalnię celem wyżywienia uczestników. i) Obiekt musi posiadać salę lub inne wyznaczone miejsce umożliwiające realizację prób. j) Otoczenie obiektu musi być ogrodzone i odpowiednio zabezpieczone, z możliwością bezpiecznego parkowania przy obiekcie dużych autokarów, mikrobusów i samochodów osobowych bez dodatkowej opłaty. Konieczne jest zapewnienie bezpośredniego dojazdu pod obiekt autokaru z minimum 40 miejscami. k) Minimum jeden z obiektów wybranych przez zamawiającego musi dysponować odpowiednim zapleczem plenerowym do realizacji koncertów i spotkań zespołów (z możliwością np. zapalenia ogniska, czynnym bufetem itp.). 6. Obiekt musi być czysty, estetyczny i bezpieczny, z niezniszczonym wyposażeniem (meble, kafelki, armatura łazienkowa, itp.). Prowadzony przez wykwalifikowany i doświadczony personel. 7. Określenie szczegółowych warunków wyżywienia: a) zamawiający zastrzega sobie prawo do: - rezygnacji z części posiłków, zwłaszcza kolacji, - ustalania różnych godzin wydawania posiłków (w tym również w godz. nocnych) dla poszczególnych zespołów i osób indywidualnych, - przygotowania odrębnych jadłospisów dla różnych zespołów oraz przygotowania posiłków wegetariańskich, - zapewnienia wody mineralnej i dodatkowych porcji pieczywa, - przygotowania tzw. suchych prowiantów zamiast posiłków spożywanych na miejscu. b) jadalnia musi być czysta i estetyczna, ze szczególnym uwzględnieniem obrusów, naczyń i sztućców; c) konieczne jest zapewnienie sprawnej obsługi kelnerskiej. 8. Każdy obiekt musi posiadać koordynatora, imiennie określonego przez Oferenta, odpowiedzialnego przez cały czas trwania zadania za załatwianie wszystkich spraw dotyczących zakwaterowania i wyżywienia, ściśle współpracującego z biurem organizacyjnym TKB. 9. Szczegółowe warunki zakwaterowania i wyżywienia wymienione w punktach 5, 6 i 7 obiekt musi spełniać zarówno w okresie realizacji zadania, jak i w dniu składania oferty. Ogłaszający przetarg zastrzega sobie prawo do kontroli spełniania szczególnych warunków zakwaterowania i wyżywienia w zgłoszonych obiektach przed wyborem najkorzystniejszej oferty..

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających:
tak.

• 
  Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówień uzupełniających
  
• Zakwaterowanie członków dodatkowego zespołu uczestniczącego w imprezie, około 40 osób.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
55.00.00.00-0.

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
tak, liczba części: 9.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Rozpoczęcie: 27.07.2012.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium:
1. Przed złożeniem oferty wykonawca przystępujący do przetargu jest obowiązany wnieść wadium. W przypadku złożenia oferty kompleksowej na całość zamówienia - wadium wynosi 4.800,00 zł. 2. Przy składaniu ofert częściowych wysokość wadium ustala się proporcjonalnie do ilości zaproponowanych miejsc, tj. dla obiektów oferujących: od 80 do 160 miejsc - 900,00 zł od 161 do 200 miejsc - 1.200,00 zł od 201 do 240 miejsc - 1.500,00 zł od 241 do 280 miejsc - 1.800,00 zł od 281 do 320 miejsc - 2.100,00 zł od 321 do 360 miejsc - 2.400,00 zł od 361 do 400 miejsc - 2.700,00 zł od 401 do 440 miejsc - 3.000,00 zł od 441 do 480 miejsc - 3.300,00 zł od 481 do 520 miejsc - 3.600,00 zł od 521 do 560 miejsc - 3.900,00 zł od 561 do 600 miejsc - 4.200,00 zł od 601 do 680 miejsc - 4.500,00 zł od 681 do 720 miejsc - 4.800,00 zł

III.2) ZALICZKI

• 
  Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia:
  nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • na podstawie podpisanego oświadczenia o spełnianiu warunków udziału określonych w ustawie Prawo zamówień publicznych - art. 22 ust. 1

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • na podstawie podpisanego oświadczenia o spełnianiu warunków udziału określonych w ustawie Prawo zamówień publicznych - art. 22 ust. 1

• 
  III.3.3) Potencjał techniczny
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • na podstawie podpisanego oświadczenia o spełnianiu warunków udziału określonych w ustawie Prawo zamówień publicznych - art. 22 ust. 1 oraz wykazu obiektów, zgodnych z wymogami specyfikacji, w których będą zakwaterowani uczestnicy imprezy z podaniem liczby osób, które mogą tam być zakwaterowane, mając na uwadze wymogi siwz

• 
  III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • na podstawie podpisanego oświadczenia o spełnianiu warunków udziału określonych w ustawie Prawo zamówień publicznych - art. 22 ust. 1 oraz informacji o sobie lub osobach, które w imieniu Oferenta będą przez cały czas realizacji zadania pełnić funkcję koordynatora odpowiedzialnego za załatwianie wszystkich spraw dotyczących zakwaterowania i wyżywienia w obiekcie lub obiektach

• 
  III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • na podstawie podpisanego oświadczenia o spełnianiu warunków udziału określonych w ustawie Prawo zamówień publicznych - art. 22 ust. 1

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• 
  III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:
  

• 
  III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:
  

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
  • aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy
  • aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
  • aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, lub potwierdzenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

• III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

  Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

  III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

  • nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
  • nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne albo że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

1. Wypełniony formularz oferty, stanowiący załącznik do siwz. 2. Wykaz osób uprawnionych do podpisywania dokumentów przetargowych i podejmowania zobowiązań w imieniu Oferenta oraz pełnomocnictwa udzielane osobom podpisującym dokumenty ofertowe, o ile prawo do reprezentowania Oferenta w powyższym zakresie nie wynika wprost z dokumentu rejestrowego. 3. Parafowany wzór umowy, stanowiący załącznik do siwz. 4. Informacja o ewentualnych podwykonawcach. W razie powierzenia usługi podwykonawcom w załączniku nr 10 należy określić zakres usługi wykonywanej przez podwykonawcę. 5. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku podmioty występujące wspólnie o dopuszczenie do udziału w postępowaniu ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu i/lub do zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, a pełnomocnictwo przedstawiają zamawiającemu wraz z ofertą. Pełnomocnictwo musi być złożone w formie oryginału bądź kopii poświadczonej przez notariusza. Wykonawcy ci, występujący wspólnie, będą musieli przed zawarciem umowy na realizację przedmiotu zamówienia mieć uregulowany stan prawny w postaci umowy zawartej pomiędzy nimi, ustalającej zasady ich współpracy, przewidującej ich współdziałanie, sposób odpowiedzialności wraz z jej zakresem, pełnomocnictwa. Umowa taka może być zawarta już na etapie składania ofert i przedłożona zamawiającemu wraz z ofertą. W przypadku oferty składanej wspólnie przez kilka podmiotów (dwa lub więcej) konieczne jest przedłożenie przez każdy z tych podmiotów oddzielnie dokumentów, o których mowa powyżej, aby potwierdzić, iż nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie art. 24 ust. 1. Pozostałe dokumenty składają podmioty ubiegające się o udzielenie zamówienia publicznego w taki sposób, aby potwierdzić, iż wspólnie spełniają warunki udziału w postępowaniu zgodnie z opisem sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków.

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne:
nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
cena oraz dodatkowe kryteria i ich znaczenie:

• 1 - Cena - 90
• 2 - ilość oferowanych miejsc - 5
• 3 - ilość oferowanych obiektów - 5

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna:
nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:
tak

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

Zamawiający przewiduje możliwość dokonywania zmian postanowień zawartej umowy w ramach niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, jeżeli konieczność takich zmian będzie wynikać z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, lub zmiany te będą korzystne dla Zamawiającego i interesu publicznego.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
www.rok.bielsko.pl

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Regionalny Ośrodek Kultury 43-300 Bielsko-Biała ul. 1 Maja 8.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
03.04.2012 godzina 10:00, miejsce: Regionalny Ośrodek Kultury 43-300 Bielsko-Biała ul. 1 Maja 8 sekretariat (pok. 201).

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie