Świadczenie usługi kompleksowego serwisu i napraw kserokopiarek

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiot zamówienia obejmuje kompleksową usługę serwisowania kserokopiarek eksploatowanych w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Białymstoku. 2. Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych na następujące zakresy zamówienia: I część - serwisowanie 6 szt. kserokopiarek Oce 3165; II część - serwisowanie 39 szt. kserkoparek: Sharp MX-350N (szt. 6), Sharp AR 5520N (szt. 5) Toshiba 603 (szt. 1), Kyocera Mita 4530 (szt. 8), Gestetner 3235 (szt. 7), Ricoh 5632 (szt. 12). UWAGA: Wykonawca może złożyć ofertę na jedną lub wszystkie części zamówienia. W obrębie każdej części zamówienia oferta musi być kompletna, co oznacza, że Wykonawca musi świadczyć usługi będące przedmiotem danej części zamówienia, w odniesieniu do wszystkich typów kserokopiarek w niej występujących. 3. Szczegółowy wykaz kserokopiarek objętych zamówieniem w danej części zamówienia w Oddziale ZUS w Białymstoku zawiera załącznik nr 2 do SIWZ. 4. Obowiązki Wykonawcy 4.1. w zakresie I części zamówienia: a) serwis obejmuje przeglądy konserwacyjne, naprawy oraz wymianę części eksploatacyjnych zgodnie z wynikającymi z dokumentacji użytkowania danego typu kserokopiarek; b) przeprowadzanie konserwacji kserokopiarek 1 raz w trakcie obowiązywania umowy bez dodatkowego wezwania w terminie wcześniej uzgodnionym z Zamawiajacym; c) zapewnienie wszelkich (z wyłączeniem papieru) materiałów eksploatacyjnych (tonery zszywki) oraz fabrycznie nowych nieregenerowanych części zamiennych; d) zapewnienie tonerów oraz zszywek dopuszczonych do zastosowania przez producenta serwisowanych kserokopiarek w ilościach zapewniających ciągłość pracy urządzeń; e) ilości zapasów tonera i zszywek powinny zapewnić wykonanie co najmniej 40 000 kopii na każdej kserokopiarce; 4.2. w zakresie II części zamówienia: a) serwis obejmuje przeglądy konserwacyjne, naprawy oraz wymianę części eksploatacyjnych zgodnie z wynikającymi z dokumentacji użytkowania danego typu kserokopiarek; b) przeprowadzanie konserwacji kserokopiarek będzie dokonywane podczas naprawy danej kserokopiarki przy wymianie części eksploatacyjnych; c) zapewnienie wszelkich (z wyłączeniem papieru i tonerów) materiałów eksploatacyjnych oraz fabrycznie nowych nieregenerowanych części zamiennych. 4.3. dotyczące I i II części zamówienia: a) Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia prawidłowego funkcjonowania kserokopiarek w sposób gwarantujący uzyskanie kopii dobrej jakości; b) fakt wykonania usługi przeglądu lub naprawy musi być potwierdzony protokołem; c) prace serwisowe Wykonawca zobowiązany jest wykonywać w miejscu eksploatacji kserokopiarek od poniedziałku do piątku w godzinach 800- 1500; d) Wykonawca zobowiązany jest po zakończeniu okresu umowy lub rozwiązania umowy z przyczyn leżących po jego stronie do komisyjnego przekazania kserokopiarek w stanie pełnej sprawności technicznej. W przypadku stwierdzenia, że urządzenia są niesprawne Wykonawca zobowiązany będzie w terminie uzgodnionym z Zamawiającym do usunięcia usterek; e) Wykonawca ponosi odpowiedzialność za szkody powstałe z jego winy podczas wykonywania prac będących przedmiotem umowy oraz za uszkodzenia sprzętu Zamawiającego powstałe podczas wykonywania czynności serwisowych; f) Wykonawca umożliwi przyjmowanie zgłoszeń wystąpienia awarii kserokopiarek za pomocą emaila lub faksu w dni robocze w godzinach 800-1500; g) Wykonawca przed podpisaniem umowy przedłoży Zamawiającemu listę osób uprawnionych do wykonywania prac serwisowych; h) Wykonawca zobowiązuje się do usunięcia niesprawności w ciągu 5 dni roboczych od powiadomienia, a w przypadku braku możliwości naprawy w powyższym terminie, do dostarczenia w ciągu 2 dni roboczych - na czas naprawy - Zamawiającemu urządzenia zastępcze o równoważnych lub lepszych parametrach technicznych (a zakresie II części zamówienia dostarczenie urządzenia zastępczego wraz z tonerem, w ilości zabezpieczającej ciągłość pracy urządzenia); i) w przypadku zwiększonych potrzeb dostarczenie na żądanie Zamawiającego dodatkowych tonerów w ciągu 5 dni roboczych od chwili powiadomienia; j) każda instalacja części zamiennej wymaga akceptacji - wcześniejszego uzgodnienia z uprawnioną osobą ze strony Zamawiającego; k) Wykonawca zobowiązuje się do dokonywania usługi serwisowej urządzenia zgodnie z dokumentacją i wymogami producenta kopiarek oraz przestrzegania przepisów BHP i ppoż, l) w przypadku dostarczenia urządzenia zastępczego Wykonawca zobowiązuje się do usunięcia niesprawności kserokopiarki Zamawiającego w okresie nie dłuższym niż 30 dni roboczych od zgłoszenia niesprawności; m) wszelkie naprawy i regulacje kserokopiarek w okresie trwania umowy będą wykonywane przez Wykonawcę w ramach kosztów serwisu; n) na prawidłowe funkcjonowanie dostarczonych i wymienionych w ramach napraw części zamiennych i podzespołów Wykonawca udzieli gwarancji zgodnych z dokumentacją techniczno-użytkową lub kartą gwarancyjną producenta licząc od dnia ich zamontowania; o) okres gwarancji zostanie zamieszczony w protokole po wykonanym przeglądzie/naprawie; p) papier jest wyłączony z przedmiotu zamówienia; q) Wykonawca jest zobowiązany do uzgadniania z Zamawiającym terminów realizacji czynności objętych przedmiotem zamówienia, z odpowiednim wyprzedzeniem czasowym; r) Wykonawca jest zobowiązany do utrzymywania kontaktu z osobą upoważnioną przez Zamawiającego; s) Wykonawca jest zobowiązany do zgłaszania uprawnionemu pracownikowi ZUS wszelkich uwag o usterkach wymagających napraw. 5. Wykonawca otrzyma wynagrodzenie miesięczne na podstawie miesięcznego raportu stanu licznika, sporządzonego przez Zamawiającego na ostatni dzień każdego miesiąca i przesłanego Wykonawcy faksem lub emailem do dnia 5-go każdego następnego miesiąca. Liczenie przebiegu kserokopiarki rozpoczyna się od stanu licznika odnotowanego w miesięcznym raporcie stanu licznika sporządzonym podczas przekazania urządzenia do serwisowania w terminie do 7 dni od rozpoczęcia trwania umowy i zatwierdzonym przez przedstawicieli obydwu Stron. 6. Podstawą wystawienia faktury będzie: a) miesięczny raport stanu licznika, sporządzony przez Zamawiającego i przesłany faksem lub pocztą elektroniczną do Wykonawcy, b) koszt serwisu miesięcznego będzie liczony indywidualnie dla każdej kserokopiarki następująco: cena jednostkowa 100 kopii brutto x liczba kopii wykonanych miesięcznie podzielonych przez 100. 7. Zamawiający zastrzega sobie prawo dowolnego rozmieszczania kserokopiarki w obrębie siedziby Oddziału i podległych jednostek terenowych bez zgody Wykonawcy. O fakcie przemieszczenia kserokopiarki do innej jednostki organizacyjnej Zamawiający zobowiązany jest powiadomić Wykonawcę. Organizacja i koszty transportu w takim przypadku należą do obowiązków Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić w takim przypadku opiekę serwisową. 8. Płatność wystawionej faktury realizowana będzie przelewem na konto Wykonawcy wskazane w fakturze w terminie 30 dni od daty wystawienia faktury przez Zamawiającego. 9. Wykonawca jest zobowiązany do wskazania w ofercie części zamówienia (wskazać zakres czynności jakie ma wykonać podwykonawca), której realizację zamierza powierzyć podwykonawcom [wymagane oświadczenie w ww. zakresie zawarte jest na formularzu ofertowym].