Organizacja dwudniowego seminarium/warsztatów dla kadr Centrów Obsługi Inwestorów w terminie 23-25 marca 2015

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest organizacja i obsługa dwudniowego seminarium/warsztatów dla Partnerów projektu pn. Tworzenie i rozwój sieci współpracy centrów obsługi inwestora w dniach 23-25 marca 2015 r. Zamówienie jest współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach projektu Tworzenie i rozwój sieci współpracy COI w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007 - 2013 Osi priorytetowej I Nowoczesna Gospodarka Działanie I.4 Promocja i Współpraca. Zakres zamówienia obejmuje: 1. Zapewnienie obiektu na potrzeby realizacji seminarium: a) zakwaterowania w dniach 23-25 marca 2015 r. w obiekcie na terenie województwa podlaskiego. Proponowany obiekt musi spełniać normy funkcjonalne i jakościowe hotelu czterogwiazdkowego zgodnie z przepisami zawartymi w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach turystycznych (tekst jednolity Dz.U.2014.196) oraz w rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (tekst jednolity Dz.U.2006.22.169). Zakwaterowanie ze śniadaniami dla 20 osób w pokojach 1-osobowych lub dwuosobowych z możliwością pojedynczego wykorzystania (śniadanie hotelowe musi być wliczone w cenę noclegu, podane w godzinach zgodnych z harmonogramem seminarium - Załącznik nr 4 do SIWZ); b) zapewnienie bezpłatnego parkingu dla samochodów uczestników seminarium; 2. Zapewnienie sali konferencyjnej wraz z niezbędnym wyposażeniem technicznym na potrzeby realizacji części merytorycznej seminarium dla 25 osób w obiekcie, gdzie będą miały miejsce noclegi oraz realizacja seminarium. Sala powinna być zapewniona w godzinach zgodnych ze wstępnym harmonogramem seminarium (załącznik nr 4 do SIWZ). a) w skład wyposażenia technicznego wchodzą: krzesła i stoły dla 25 osób, klimatyzacja, mikrofon przenośny na salę wraz z nagłośnieniem, laptop z dostępem do Internetu oraz stolik do jego ustawienia, rzutnik multimedialny LCD kompatybilny z laptopem oraz stolik do jego ustawienia, pilot do rzutnika multimedialnego, ekran projekcyjny min. 2m x 2m, flipchart z papierem, mazaki; b) do zadań Wykonawcy należeć będzie również zapewnienie materiałów warsztatowych (teczka, skrypt szkoleniowy lub książka w twardych okładkach, notes, długopis, ołówek, pendrive ze wskazaniem na produkty z linii eko - np. korek, drewno lub skórzane), wydruki materiałów w kolorze; (konieczność przekazania Zamawiającemu w terminie do 7 dni przed datą seminarium) w ilości odpowiadającej liczbie uczestników; c) opracowanie i prowadzenie dokumentacji tj. dziennik zajęć, listy obecności, listy odbioru materiałów szkoleniowych, pre i post testy; wystawienie uczestnikom zaświadczeń potwierdzających udział w warsztatach. Wszystkie materiały dotyczące warsztatów muszą zawierać logo projektowe zgodnie z wytycznymi Zamawiającego; d) zapewnienie fotograficznej dokumentacji przebiegu seminarium; 3. Zapewnienie kadry trenerskiej do przeprowadzenia warsztatów w ramach seminarium; a) tematyka seminarium: Blok I: Targi i misje międzynarodowe - jak przygotować delegację i ofertę oraz np. jak zorganizować stoisko wystawiennicze. Blok II: Działania z zakresu public relations w celu efektywnego pozyskiwania inwestorów; a) kadra trenerska zaproponuje plan seminarium na 10 h (2 dni) szkoleniowych i je poprowadzi (łącznie z przygotowaniem uczestnikom materiałów szkoleniowo - informacyjnych) - do akceptacji Zamawiającego. Seminarium powinno zawierać część teoretyczną oraz warsztatową. Plan seminarium może zawierać wizyty studyjne w obiektach i na terenach będących w ofercie miasta; b) ekspert lub eksperci powinni posiadać odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie w ww. dziedzinie. Dopuszcza się zaproszenie praktyka ze wskazanej dziedziny - w tym przypadku należy przedłożyć CV prelegenta; 4. Zorganizowanie w dniu 23 marca 2015 r. wieczoru integracyjnego w formie teambuildingu opartego o scenariusz w formie gry plenerowej - do akceptacji Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia transportu do miejsca realizacji tego punktu programu i transportu powrotnego do hotelu w dniu 23 marca 2015 r; 5. Zorganizowanie w dniu 24 marca 2015 r. wieczoru integracyjnego w tym zapewnienie atrakcji o charakterze regionalnym, na terenie województwa podlaskiego, poza granicami miasta. Pomysł atrakcji do akceptacji Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia transportu do miejsca realizacji tego punktu programu i transportu powrotnego do hotelu w dniu 24 marca 2015 r; 6. Zapewnienie w dniach 23-25 marca 2015 r. transportu na potrzeby realizacji warsztatów w formie wizyty studyjnej oraz transportu dla uczestników seminarium z Białegostoku do miejsca realizacji elementów programu seminarium (min. 20 osób); 7. Wyznaczenie osoby do kontaktu ze strony Wykonawcy na okres od dnia zawarcia umowy z Zamawiającym do zakończenia realizacji seminarium w zakresie kwestii organizacyjnych i merytorycznych; 8. Zapewnienie zestawu upominków regionalnych w ilości 20 szt., w skład których będą wchodzić produkty regionalne województwa podlaskiego. W skład zestawu powinny wchodzić: kindziuk konfekcjonowany 100 g, miód kwiatowy regionalny 400 g, sękacz krążek 200 g. Wykonawca zobowiązany jest do zapakowania zestawów w opakowaniu ułatwiającym ich przeniesienie np.: torba papierowa lub z materiału). Zamawiający dopuszcza zmianę poszczególnych pozycji powyższego zestawu, po wcześniejszym uzgodnieniu z Zamawiającym, pod warunkiem że dokonana zmiana zapewni wyższą jakość realizacji zamówienia przy zachowaniu określonych ilości i bez zmiany ustalonego wynagrodzenia. Zmiana poszczególnych pozycji zestawu nie wymaga zmiany umowy; 9. Wszystkie działania Wykonawcy powinny być na bieżąco konsultowane z Zamawiającym; 10. Zapewnienie wyżywienia dla 25 osób podczas realizacji seminarium w obiekcie, w którym będą miały miejsce nocleg oraz seminarium. Zarówno w trakcie posiłków jak i przerw kawowych, Wykonawca odpowiada za zapewnienie sprawnej, profesjonalnej obsługi oraz zapewnienie porządku, czystości, estetyki podania oraz właściwej temperatury dań. W odniesieniu do zastawy stołowej używanej podczas świadczenia usług gastronomicznych Zamawiający nie dopuszcza stosowania naczyń i sztućców jednorazowych praz wykonanych z plastiku lub innych tworzyw sztucznych. Do zadań Wykonawcy należeć będzie zapewnienie: a) uroczystej kolacji w dniu 23.03.2015 r. w obiekcie, w którym realizowany będzie wieczór integracyjny. Wymagania dotyczące usługi: Wykonawca odpowiada za przygotowanie spotkania zgodnie z ustalonym menu. Wykonawca zadba o właściwy stan dostarczonych posiłków. Posiłki muszą być urozmaicone, wysokiej jakości zarówno co do wartości odżywczej, gramatury jak i estetyki. Stan posiłków musi spełniać wymogi Państwowej Stacji Sanitarno - Epidemiologicznej. Wykonawca jest zobowiązany dopilnować, by przygotowane posiłki były o wysokim standardzie, na bazie produktów wysokiej jakości i normami bezpieczeństwa zgodnymi ze standardami HACCP. Menu kolacji w dniu 23.03.2015 r. powinno zawierać: dania gorące; przystawki zimne; sałatki; dodatki do dań zgodnie z menu; desery; napoje zimne; napoje gorące; b) obiadu w dniu 24.03.2015 r. w obiekcie, w którym realizowane będzie seminarium. Wymagania dotyczące usługi: Wykonawca odpowiada za przygotowanie spotkania zgodnie z ustalonym menu. Wykonawca zadba o właściwy stan dostarczonych posiłków. Posiłki muszą być urozmaicone, wysokiej jakości zarówno co do wartości odżywczej, gramatury jak i estetyki. Stan posiłków musi spełniać wymogi Państwowej Stacji Sanitarno - Epidemiologicznej. Wykonawca jest zobowiązany dopilnować, by przygotowane posiłki były o wysokim standardzie, na bazie produktów wysokiej jakości i normami bezpieczeństwa zgodnymi ze standardami HACCP. Menu obiadu w dniu 03.2015 r. powinno zawierać: danie gorące; przystawki zimne; dodatki do dań zgodnie z menu; desery; napoje zimne; napoje gorące; c) kolacji w dniu 24.03.2015 r. w obiekcie, w którym realizowany będzie wieczór z atrakcjami regionalnymi. Wymagania dotyczące usługi: Wykonawca odpowiada za przygotowanie spotkania zgodnie z ustalonym menu. Wykonawca zadba o właściwy stan dostarczonych posiłków. Posiłki muszą być urozmaicone, wysokiej jakości zarówno co do wartości odżywczej, gramatury jak i estetyki. Stan posiłków musi spełniać wymogi Państwowej Stacji Sanitarno - Epidemiologicznej. Wykonawca jest zobowiązany dopilnować, by przygotowane posiłki były o wysokim standardzie, na bazie produktów wysokiej jakości i normami bezpieczeństwa zgodnymi ze standardami HACCP. Menu kolacji w dniu 24.03.2015 r. powinno zawierać: dania gorące; przystawki zimne; sałatki; dodatki do dań zgodnie z menu; desery; napoje zimne; napoje gorące; d) cztery przerwy kawowe w dniach 23-24.03.2015 r. przygotowane w sali konferencyjnej w obiekcie, gdzie realizowane będzie seminarium, w godzinach zgodnych z harmonogramem seminarium. Wymagania dotyczące usługi: Wykonawca odpowiada za przygotowanie spotkania zgodnie z ustalonym menu. Wykonawca zadba o właściwy stan dostarczonych posiłków. Posiłki muszą być urozmaicone, wysokiej jakości zarówno co do wartości odżywczej, gramatury jak i estetyki. Stan posiłków musi spełniać wymogi Państwowej Stacji Sanitarno - Epidemiologicznej. Wykonawca jest zobowiązany dopilnować, by przygotowane posiłki były o wysokim standardzie, na bazie produktów wysokiej jakości i normami bezpieczeństwa zgodnymi ze standardami HACCP. Menu jednej przerwy kawowej powinno zawierać: desery; napoje zimne; napoje gorące.