Świadczenie usług polegających na sprzątaniu pomieszczeń w Urzędzie Miejskim przy ulicy Trzebnickiej 2 oraz budynku gminnego przy pl. ks. E. Waresiaka 7 w Miliczu

Opis przedmiotu przetargu: Świadczenie usług polegających na sprzątaniu pomieszczeń w Urzędzie Miejskim przy ulicy Trzebnickiej 2 oraz budynku gminnego przy pl. ks. E. Waresiaka 7 w Miliczu. A) W odniesieniu do sprzątania w budynku Urzędu Miejskiego przy ulicy Trzebnickiej 2 w Miliczu : 1. Sprzątanie codzienne obejmować będzie: 1) na parterze budynku: a) pokoje biurowe nr: 2, 3, 6-22, dyżurka i pomieszczenia przyległe, b) 4 toalety, c) korytarze, klatki schodowe, schody zewnętrzne, d) salę konferencyjną nr 4, e) palarnię; 2) na I piętrze budynku: a) pokoje biurowe nr: 24-28, 32-35, 35a, 39, 41, 42, 68, 69, b) 2 toalety, c) korytarze, klatki schodowe, balkon, kuchnię; 3) na II piętrze budynku: a)pokoje biurowe nr: 43-45, 48, 49, 51, 52, 53, 53a, 54, 55, 57-62, b)2 toalety, c) korytarz, klatkę schodową. 2. Sprzątanie jeden raz w tygodniu obejmować będzie: a) poczekalnię sali ślubów (pok. 38), b) salę ślubów (pok. 37), c)archiwum (p.36), d)archiwum (p.56), 3. Sprzątanie dwa razy w tygodniu obejmować będzie: a) pomieszczenia archiwalne (pok. nr 30, 31, 40), b) tajną kancelarię (pok. nr 29), c) powielarnię (pok. 53a). 4. Sprzątanie w miarę potrzeb, nie rzadziej niż dwa razy w roku obejmować będzie: a) piwnice i strychy, b) pomieszczenie socjalne (pok. 5), c) magazyn. 5. Mycie okien - dwa razy do roku (raz po okresie zimowym w miesiącu marcu lub kwietniu oraz raz przed zimą w miesiącu wrześniu) - liczba okien 127. Łączna powierzchnia Urzędu Miejskiego obejmuje: 1) do sprzątania codziennego: a) pokoje biurowe - ok. 995 m2 + sala konferencyjna ok.126 m2, b) toalety - ok. 50m2, c) ciągi komunikacyjne (korytarze), klatki schodowe, schody zewnętrzne - ok. 452 m2; 2) do sprzątania dwa razy w tygodniu pomieszczeń określonych w ust. 3 o łącznej powierzchni ok.75 m2, 3) do sprzątania raz w tygodniu pomieszczeń określonych w ust. 2 o łącznej powierzchni ok.100 m2, 4) do sprzątania w miarę potrzeb - nie rzadziej niż dwa razy w roku (pomieszczeń określonych w ust. 4) o łącznej powierzchni ok. 240 m2. Zakres dla czynności sprzątania codziennego, dwa razy w tygodniu i raz w tygodniu, w zależności od rodzaju pomieszczeń: a) w pomieszczeniach biurowych: - odkurzanie wykładzin i tapicerki meblowej, mycie podłóg - każdorazowo, - ścieranie kurzu lub wycieranie na wilgotno mebli biurowych (biurek, szaf, szafek i innego sprzętu biurowego), urządzeń biurowych, a także parapetów, pulpitów, listew ściennych, drzwi, osłon grzejnikowych, żyrandoli, obrazów itp. - każdorazowo, - usuwanie powstałych zabrudzeń ze ścian, drzwi, mebli - każdorazowo, - wycieranie, odtłuszczanie i dezynfekcja klamek drzwi - każdorazowo, - opróżnianie i mycie pojemników na odpadki, koszy na śmieci oraz wyposażenie ich w worki na śmieci - każdorazowo, - utrzymywanie w czystości urządzeń kuchennych - dwa razy w tygodniu, - czyszczenie słuchawek telefonicznych - każdorazowo; b) ciągi komunikacyjne (korytarze), klatki schodowe, schody zewnętrzne: - usuwanie powstałych zabrudzeń ze ścian, drzwi, poręczy schodów, gablot itp. - każdorazowo, - mycie podłóg, posadzek, schodów - każdorazowo; - opróżnianie i mycie pojemników na odpadki, koszy na śmieci oraz wyposażenie ich w worki na śmieci - każdorazowo; - mycie drzwi wejściowych i wewnętrznych - raz w tygodniu, - odkurzanie lub wycieranie na wilgotno mebli - siedzisk i stołów - każdorazowo; c) w pomieszczeniach sanitarnych (wc): - mycie i wycieranie luster wiszących, armatury i innych przedmiotów chromowanych specjalnymi środkami - każdorazowo, - czyszczenie, mycie, wycieranie i dezynfekcja urządzeń sanitarnych, zapobieganie osadzaniu się kamienia w spłuczkach, umywalkach, na armaturze - każdorazowo, - mycie posadzki przy pomocy środków myjąco - dezynfekujących i zapachowych - każdorazowo, - opróżnianie i mycie pojemników na odpadki, koszy na śmieci oraz wyposażenie ich w worki na śmieci, - każdorazowo, - uzupełnianie pojemników na mydło w płynie, papieru toaletowego, ręczników papierowych, dezodorantów zapachowych o delikatnym zapachu - każdorazowo (o czym poniżej), - udrażnianie urządzeń sanitarnych zakresie podstawowym (przetykanie z użyciem środka chemicznego) - każdorazowo. Zakres dla czynności okresowych (sprzątnie gruntowne budynku): a) pranie wykładzin podłogowych o powierzchni ok. 51m2 - jeden raz w roku, b) mycie okien (szyb i ram okiennych od wewnątrz i z zewnątrz) o powierzchni ok. 320 m2 (w tym na klatkach schodowych ok.10 m2 i na sali konferencyjnej ok. 10 m2, które wymagają użycia technik alpinistycznych) polegające na tym, iż środki myjące powinny być dostosowane do rodzaju okien - inne w przypadku okien wykonanych z PCV, drewna lub szyb w ramach metalowych - dwa razy w roku, c) czyszczenie żaluzji poziomych i pionowych o powierzchni ok. 270m2 (rolet ok. 27 m2) - dwa razy w roku, d) zdejmowanie, pranie i zakładanie firan o powierzchni - ok. 180m2 znajdujących się w 27 oknach - dwa razy w roku. II. Podstawowe wymagania i obowiązki Wykonawcy w zakresie usługi sprzątania: 1. Wykonawca czynności określone w powyższym zakresie (w punkcie I niniejszego Opisu przedmiotu zamówienia) będzie wykonywał we wszystkie dni robocze Urzędu (oraz w razie potrzeby w inne ustalone z zamawiającym dni): 1)z udziałem jednej osoby od godz. 6:30 rano, w sposób niezakłócający pracy Urzędu Miejskiego, w razie potrzeby zwiększenia składu osobowego przez Wykonawcę, za jednodniowym powiadomieniem Zamawiającego; 2)z udziałem pozostałych osób przeznaczonych do realizacji sprzątania począwszy od godz. 15:15 do godz. 20:00. 2. Po skończonej pracy Wykonawca obowiązany jest zabezpieczyć budynek poprzez zamknięcie wszystkich drzwi pokoi i okien. 3. Do obowiązków Wykonawcy należy również nadzorowanie odbioru i zwrotu kluczy od pomieszczeń biurowych od pracowników Urzędu Miejskiego; Wyznaczony pracownik Urzędu Miejskiego będzie zgłaszać Wykonawcy na bieżąco wszelkie uwagi związane z nienależycie świadczonymi usługami w zakresie sprzątania. W tym celu przedstawiciel Wykonawcy spotka się z osobą upoważnioną przez Zamawiającego co najmniej raz w miesiącu celem omówienia przebiegu realizowanej usługi. Z przeprowadzonego spotkania osoba wyznaczona przez Zamawiającego sporządza w dwóch egzemplarzach protokół odbioru usługi, w tym jeden egzemplarz przekazuje Wykonawcy. III. W zakresie innych czynności 1. Codzienne przynoszenie prasy z kiosku Ruchu. 2. W razie potrzeby obsługa centrali telefonicznej. 3. Utrzymanie w należytym stanie posesji Urzędu tj.: a) sprzątanie terenu zewnętrznego - chodników i terenu w obrębie użytkowanej przez Zamawiającego nieruchomości: - w okresie letnim: zamiatanie chodnika, podjazdu i terenu pod ogrodzeniem i wokół śmietnika, - w okresie zimowym: odśnieżanie, posypywanie piaskiem i usuwanie skutków gołoledzi na chodnikach, zewnętrznych schodach wejściowych na terenie objętym przedmiotem zamówienia, wraz ze skuciem lodu wg potrzeb, - strzyżenie trawy (o powierzchni ok.1415 m2) i jej podlewanie oraz pielęgnacja żywopłotów (o długości ok. 186 mb) - w miarę potrzeb. Powierzchnia chodników wynosi ok. 643 m2, a pozostałych powierzchni utwardzonych ok. 902m2. 7. Utrzymywanie w czystości kotłowni o powierzchni ok. 50 m2. 8. Prace porządkowe w przypadku prac remontowych i malarskich. IV. Wymagania techniczno-organizacyjne 1. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia sprzętu i wyposażenia oraz środków chemicznych, myjących, czyszczących, dezynfekujących i toaletowych w ilościach niezbędnych do utrzymania obiektu w stałej czystości, a w szczególności: 1) papieru toaletowego w rolkach dopasowanych do zamontowanych w poszczególnych toaletach pojemników (papier toaletowy wyłącznie dwu warstwowy, miękki, biały), 2) ręczników papierowych w listkach (składane do podajników) dopasowanych do zamontowanych w poszczególnych toaletach pojemników, 3) mydła w płynie, 4) dezodorantów zapachowych o delikatnym zapachu, 5) środków myjących, czyszczących, dezynfekujących i neutralizujących zapach w toaletach, 6) plastikowych worków na śmieci. 2. Wszystkie środki chemiczne stosowane do czyszczenia i konserwacji powierzchni czyszczonych muszą być wyposażone w Karty Charakterystyki Produktu Chemicznego 3. Wykonawca będzie wykonywał wymienione czynności wykorzystując własny sprzęt o wysokim standardzie technicznym oraz własne materiały, środki czystości i środki higieniczne. Materiały używane przy realizacji umowy powinny posiadać atesty PZH i skutecznie czyścić zabrudzone powierzchnie oraz powinny cechować się najwyższą jakością. B) W odniesieniu do sprzątania w budynku przy pl. ks. E. Waresiaka 7 w Miliczu: 1. Sprzątanie codzienne obejmować będzie: 1) na parterze budynku: a)pokój biurowy, b) toaletę, salę obsługi, zaplecze socjalne, c) korytarz, klatki schodowe, schody zewnętrzne d) sale konferencyjne nr I i nr II, 2) na I piętrze budynku: a) 6 pokoi biurowych (pomieszczeń biurowe), b) toaletę, c) korytarz, klatkę schodową, zaplecze socjalne; 3) na II piętrze budynku: a) 7 pokoi biurowych (pomieszczeń biurowych), b) 2 toalety, c) korytarz, klatkę schodową; 4) na poddaszu: a) salę konferencyjną, b) dwa pokoje biurowe, c) dwie toalety, d) korytarz, klatkę schodową. 2. Sprzątanie trzy razy w tygodniu windy wraz przedsionkiem windy i klatką schodową 3. Sprzątanie w miarę potrzeb, nie rzadziej niż 2 razy w roku: a) zaplecza techniczno - magazynowego (parter) , b) pomieszczenia piwniczno - magazynowe, (poniżej parteru), c) kotłowni. 4. Mycie okien - 2 razy do roku (raz po okresie zimowym - w miesiącu marcu lub kwietniu oraz raz przed zimą w miesiącu wrześniu) - liczba okien: 56. 5. Mycie drzwi zewnętrznych i wewnętrznych - dwa razy z tygodniu. Łączna powierzchnia budynku przy pl. ks. E. Waresiaka 7 obejmuje: 1) do sprzątania codziennego: a) na parterze budynku - ok. 168 m2, w tym: - sala obsługi - 30 m2, - pokój biurowy - 41 m2, - zaplecze socjalne - 3,54 m2, 2 sale konferencyjne - 54 m2, - korytarz - 32,37 m2, toaleta - 6,71 m2 , schody zewnętrzne - 3 m2, - klatki schodowe - 7,18 m2; b) na I piętrze budynku - ok.195 m2, w tym: - pokoje biurowe - ok.150 m2, - zaplecze socjalne - 8,82 m2, - korytarz - 24,40 m2, - toaleta - 6,90 m2, - klatka schodowa - 4,68 m2; c) na II piętrze budynku - ok.183 m2, w tym: - pokoje biurowe - ok.146 m2, - korytarz - 25 m2, - klatka schodowa - 4,68 m2, - toaleta - 6,75 m2; d)na Poddaszu budynku - ok. 131,30 m2, w tym: - sala konferencyjna - 51,60 m2, - 2 biura - 25,60 m2, - korytarz - 33,75 m2, - klatka schodowa - 6,10 m2, - 2 toalety (męska i damska) - 14,28 m2; 2) do sprzątania trzy razy w tygodniu pomieszczenia określonego w ust. 2 o powierzchni: - winda - ok.3,3 m2, przedsionek windy - 2,55 m2 oraz klatka schodowa przy windzie - ok. 16m2; 3) do sprzątania w miarę potrzeb - nie rzadziej niż dwa razy w roku pomieszczeń wymienionych w ust.3: - kotłownia ok.30 m2, - zaplecze techniczno - magazynowe - 15,52 m2 (na parterze), - pomieszczenia piwniczne (magazyny, pomieszczenia gospodarcze) - ok. 138 m2 (pod parterem). Zakres dla czynności codziennych oraz czynności dwa/trzy razy w tygodniu w zależności od rodzaju pomieszczeń: a) w pomieszczeniach biurowych: - odkurzanie wykładzin i tapicerki meblowej, mycie podłóg - każdorazowo, - ścieranie kurzu lub wycieranie na wilgotno mebli biurowych (biurek, szaf, szafek i innego sprzętu biurowego), urządzeń biurowych, a także parapetów, pulpitów, listew ściennych, drzwi, osłon grzejnikowych, żyrandoli, obrazów itp. - każdorazowo, - usuwanie powstałych zabrudzeń ze ścian, drzwi, mebli - każdorazowo, - wycieranie, odtłuszczanie i dezynfekcja klamek drzwi - każdorazowo, - opróżnienie i mycie pojemników na odpadki, koszy na śmieci oraz wyposażenie ich w worki na śmieci - każdorazowo, - czyszczenie słuchawek telefonicznych - każdorazowo; b) ciągi komunikacyjne (korytarze), klatki schodowe, schody zewnętrzne: - usuwanie powstałych zabrudzeń ze ścian, drzwi, poręczy schodów, gablot itp. - każdorazowo, - mycie podłóg, posadzek, schodów - każdorazowo; - opróżnianie i mycie pojemników na odpadki, koszy na śmieci oraz wyposażanie ich w worki na śmieci - każdorazowo; - mycie drzwi wejściowych i wewnętrznych - dwa razy w tygodniu, - odkurzanie lub wycieranie na wilgotno mebli - siedzisk i stołów - każdorazowo; - mycie posadzki i ścian windy oraz klatki schodowej przy windzie - nie rzadziej niż trzy razy w tygodniu c) w pomieszczeniach sanitarnych (wc): - mycie i wycieranie luster wiszących, armatury i innych przedmiotów chromowanych specjalnymi środkami - każdorazowo, - czyszczenie, mycie, wycieranie i dezynfekcja urządzeń sanitarnych, nie dopuszczenie do osadzania się kamienia w spłuczkach, umywalkach, na armaturze - każdorazowo, - mycie posadzki przy pomocy środków myjąco - dezynfekujących i zapachowych - każdorazowo, - opróżnienie i mycie pojemników na odpadki, koszy na śmieci oraz wyposażanie ich w worki na śmieci - każdorazowo, - uzupełnienie pojemników na mydło w płynie, papieru toaletowego, ręczników papierowych, dezodorantów zapachowych o delikatnym zapachu - każdorazowo (o czym poniżej), - udrażnianie urządzeń sanitarnych zakresie podstawowym (przetykanie z użyciem środka chemicznego) - każdorazowo. Zakres dla czynności okresowych (sprzątnie gruntowne budynku): a) pranie wykładzin podłogowych o powierzchni ok. 45,6 m2 - jeden raz w roku, b) mycie okien (szyb i ram okiennych od wewnątrz i z zewnątrz) o powierzchni ok. 196 m2 polegające na tym, iż środki myjące powinny być dostosowane do rodzaju okien - inne w przypadku okien wykonanych z PCV inne dla okien drewnianych - dwa razy w roku. II. Podstawowe wymagania i obowiązki Wykonawcy w zakresie usługi sprzątania: 1. Wykonawca czynności określone w powyższym zakresie (w punkcie I niniejszego Opisu przedmiotu zamówienia) będzie wykonywał we wszystkie dni robocze (oraz w razie potrzeby w inne ustalone z zamawiającym dni) z udziałem osób/osoby przeznaczonej do realizacji sprzątania począwszy od godz. 15:15 do godz. 20:00. 2. Wykonawca po skończonej pracy i sprawdzeniu opuszczenia budynku przez podmioty korzystające z obiektu przy pl. ks. E. Waresiaka 7 w Miliczu, obowiązany jest zabezpieczyć budynek poprzez zamknięcie wszystkich drzwi wejściowych, okien, oraz następnie opuszczenie budynku i uzbrojenie systemu alarmowego, który zostanie połączony zdalnie z grupą interwencyjną (patrolową), zabezpieczającą mienie budynku, w sposób zgodny z instrukcją tego systemu alarmowego, o którego działaniu i obowiązkach związanych z jego prawidłowym wykorzystywaniem Zamawiający poinformuje Wykonawcę. 3. Do obowiązków Wykonawcy należy również: 1) nadzorowanie odbioru i zwrotu kluczy od pomieszczeń biurowych od podmiotów znajdujących się w budynku gminnym przy pl. ks. E. Waresiaka 7 w Miliczu. Wyznaczony pracownik Zamawiającego będzie zgłaszać Wykonawcy na bieżąco wszelkie uwagi związane z nienależycie świadczonymi usługami w zakresie sprzątania. W tym celu przedstawiciel Wykonawcy spotka się z osobą upoważnioną przez Zamawiającego co najmniej raz w miesiącu celem omówienia przebiegu realizowanej usługi. Z przeprowadzonego spotkania osoba wyznaczona przez Zamawiającego sporządza w dwóch egzemplarzach protokół odbioru usługi, w tym jeden egzemplarz przekazuje Wykonawcy. III. W zakresie innych czynności 1. Utrzymanie w należytym stanie posesji budynku przy pl. ks. E. Waresiaka 7 w Miliczu tj.: a) sprzątanie terenu zewnętrznego - chodników i terenu w obrębie nieruchomości budynkowej: - w okresie letnim: zamiatanie chodnika, terenu wokół śmietnika, - w okresie zimowym: odśnieżanie, posypywanie piaskiem i usuwanie skutków gołoledzi na chodniku przed budynkiem, zewnętrznych schodach wejściowych na terenie objętym przedmiotem zamówienia, wraz ze skuciem lodu wg potrzeb. Metraż chodników wynosi ok. 106 m2 a pozostałych powierzchni utwardzonych ok. 150 m2. 2. Utrzymywanie w czystości kotłowni o powierzchni ok. 30 m2. 3. Prace porządkowe w przypadku prac remontowych i malarskich. IV. Wymagania techniczno-organizacyjne. 1. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia sprzętu i wyposażenia oraz środków chemicznych, myjących, czyszczących, dezynfekujących i toaletowych w ilościach niezbędnych do utrzymania obiektu w stałej czystości, a w szczególności: 1) papieru toaletowego w rolkach dopasowanych do zamontowanych w poszczególnych toaletach pojemników (papier toaletowy wyłącznie 2-u warstwowy, miękki, biały), 2) ręczników papierowych w listkach (składane do podajników) dopasowanych do zamontowanych w poszczególnych toaletach pojemników, 3) mydła w płynie, 4) dezodorantów zapachowe o delikatnym zapachu, 5) środków myjących, czyszczących, dezynfekujących i neutralizujących zapach w toaletach, 6) plastikowych worków na śmieci. 2. Wszystkie środki chemiczne stosowane do czyszczenia i konserwacji powierzchni czyszczonych muszą być wyposażone w Karty Charakterystyki Produktu Chemicznego. 3. Wykonawca będzie wykonywał wymienione czynności wykorzystując własny sprzęt o wysokim standardzie technicznym oraz własne materiały, środki czystości i środki higieniczne. Materiały używane przy realizacji umowy powinny posiadać atesty PZH i skutecznie czyścić zabrudzone powierzchnie oraz powinny cechować się najwyższą jakością