Kompleksowa organizacja Międzynarodowej XXII Corocznej Konferencji oraz Zgromadzenia Ogólnego Stowarzyszenia Europejskich Urzędników Wyborczych (ACEEEO) w dniach 12-15 września 2013 r.

Warszawa: Kompleksowa organizacja Międzynarodowej XXII Corocznej Konferencji oraz Zgromadzenia Ogólnego Stowarzyszenia Europejskich Urzędników Wyborczych (ACEEEO) w dniach 12-15 września 2013 r.


Numer ogłoszenia: 15935 - 2013; data zamieszczenia: 30.01.2013

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Krajowe Biuro Wyborcze , ul. Wiejska 10, 00-902 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 6952415, faks 6253687.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.pkw.gov.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Inny: Administracja publiczna.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Kompleksowa organizacja Międzynarodowej XXII Corocznej Konferencji oraz Zgromadzenia Ogólnego Stowarzyszenia Europejskich Urzędników Wyborczych (ACEEEO) w dniach 12-15 września 2013 r..

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
Kompleksowa organizacja Międzynarodowej XXII Corocznej Konferencji oraz Zgromadzenia Ogólnego Stowarzyszenia Europejskich Urzędników Wyborczych (ACEEEO) w dniach 12-15 września 2013 r. w hotelu Sofitel Victoria w Warszawie - zwanej dalej Konferencją. Wykonanie przedmiotu zamówienia polega: Kompleksowej organizacji konferencji dla ok. 200 osób, w zarezerwowanych przez Zamawiającego w hotelu Sofitel Victoria pokojach jednoosobowych lub dwuosobowych (do pojedynczego wykorzystania) wraz ze śniadaniami, oraz zarezerwowanej Sali konferencyjnej, dwóch sal do odbycia warsztatów, saloniku, pomieszczenia sekretariatu i pomieszczenia na stoiska wystawiennicze. Za pobyt w hotelu płatności dokonują uczestnicy Konferencji we własnym zakresie. W zakres przedmiotu zamówienia wchodzi: 1. Zorganizowanie na Lotnisku Chopina punktu zbiorczego dla przyjeżdżających uczestników konferencji i przejmowanie gości pod opiekę 2. Transport, pod opieką, gości z lotniska do hotelu. 3. Wyposażenie sali konferencyjnej w hotelu Sofitel Victoria dla ok. 200 osób minimum w m. in.: - nagłośnienie, - bezprzewodowe mikrofony, - ekran do rzutnika, - dostęp do Internetu bezprzewodowego, - dwie kabiny do tłumaczenia symultanicznego, - słuchawki. 4. Wyposażenie dwóch sal dla odbycia warsztatów każda dla ok. 70 osób minimum w: 1) nagłośnienie, 2) bezprzewodowe mikrofony, 3) ekran do rzutnika, 4) dostęp do Internetu bezprzewodowego, 5) dwie kabiny do tłumaczenia symultanicznego, 6) słuchawki. 5. Wyposażenie pomieszczenia - saloniku dla 15-20 osób -w minimum bezprzewodowe mikrofony i słuchawki. 6. Wyposażenie pomieszczenia dla Sekretariatu Stowarzyszenia (ACEEEO) dla 8 - 10 osób minimum w: 1) dwa telefony, 2) drukarka, 3) faks, 4) skaner, 5) dostęp do Internetu bezprzewodowego. 7. Wyposażenie pomieszczenia dla 10 stoisk wystawienniczych o wymiarach 2m x 2m w minimum: stolik, dwa krzesła, gniazdko elektryczne, 2 punkty świetlne, lada, fryz czołowy z nazwą firmy, dostęp do Internetu, kosz na śmieci). 8. Zaprojektowanie, wykonanie i zapewnienie: 1) planszy zewnętrznej (nazwa Konferencji i logo), 2) planszy wewnętrznej (nazwa Konferencji i logo,), 3) oznakowanie sal, strzałki informacyjne, 4) oznakowanie warsztatów, sali wystawienniczej, sekretariatu, 5) druku programu Konferencji w języku polskim, angielskim i rosyjskim, 6) materiałów informacyjno-promocyjnych o Warszawie i Polsce, 7) identyfikatorów ze smyczą - trzy rodzaje w liczbie ponad 200szt 8) wizytówek dwustronnych z imieniem, nazwiskiem i nazwą kraju do ustawienia na stołach konferencyjnych - ok. 30 szt. 9) notesów - ok. 200 szt. 10) długopisów - ok. 200 szt. 11) toreb konferencyjnych - ok. 200 szt. 12) flag i proporczyków 30 państw. 9. Zapewnienie tłumaczy w miejscu odbywania Konferencji oraz poza tym miejscem, którzy będą towarzyszyć uczestnikom Konferencji i tłumaczyć spotkania z ich udziałem, ze znajomością języka na poziomie porównywalnym z certyfikatem C1 z doświadczeniem w tłumaczeniu: 1) z języka polskiego na angielski i z angielskiego na polski, 2) z języka polskiego na rosyjski i z rosyjskiego na polski, 3) z języka angielskiego na rosyjski i z rosyjskiego na angielski. 10. Zapewnienie co najmniej czterech osób - personelu ze znajomością języka angielskiego i rosyjskiego do obsługi organizacyjnej Sekretariatu Konferencji (m. in. rejestracja gości, dodruk plakietek i innych niezbędnych materiałów na miejscu). 11. Zapewnienie hostess ze znajomością języka angielskiego i rosyjskiego - ok. 15 osób. 12. Obsługa techniczna (montaż, demontaż, obsługa na miejscu). 13. Przygotowanie i serwowanie w dniach 13-14 września br. cateringu dla ok. 200 osób w hotelu Sofitel Victoria: 1) woda na sali konferencyjnej i salach warsztatowych, 2) w przerwach: - kawa, herbata, soki, woda gazowana i niegazowana - 3 rodzaje ciast świeżych, kruche ciasteczka - owoce 14. Kolacja standardowa w hotelu Sofitel Victoria w dniu 12 września br. dla przyjeżdżających gości do godz. 23.00. 15. Obiad w hotelu Sofitel Victoria w dniach 13-14 września br. w formie szwedzkiego bufetu dla ok. 200 osób, w tym: 1) dwa rodzaje zup, 2) cztery dania drugie na ciepło: dwa mięsne, jedno rybne, jedno wegetariańskie, 3) dodatki do mięs i ryb (ziemniaki, ryż itp.), 4) bar sałatkowy - minimum cztery sałatki, 5) wybór ciast i deserów, 6) owoce sezonowe, 7) zimne napoje bezalkoholowe, 8) kawa, herbata. 16. Uroczyste przyjęcie okolicznościowe połączone z wydarzeniem artystycznym w dniu 13 września br. w restauracji innej niż hotelowa na ok. 200 osób. 17. Program turystyczny (zaproponowanie, przygotowanie i poprowadzenie) w dniu 14 września br. dla ok. 200 osób. 18. Kolacja w dniu 14 września br. w restauracji innej niż hotelowa na ok. 200 osób. 19. Wykonanie pełnej dokumentacji filmowej i zdjęciowej Konferencji. 20. Transport, pod opieką, gości z hotelu na lotnisko..

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających:
nie.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
55.00.00.00-0, 60.00.00.00-8, 79.54.00.00-1.

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Rozpoczęcie: 12.09.2013.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.2) ZALICZKI

• 
  Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia:
  nie

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• 
  III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:
  

• 
  III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:
  

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia

• III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

  Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

• III.4.3.2) zaświadczenie właściwego organu sądowego lub administracyjnego miejsca zamieszkania albo zamieszkania osoby, której dokumenty dotyczą, w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 4-8 ustawy - wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert - albo oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, jeżeli w miejscu zamieszkania osoby lub w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się takiego zaświadczenia

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

Wykaz wykonanych w okresie ostatnich 3 lat od daty wszczęcia niniejszego postępowania obsługi co najmniej 4 wizyt o podobnym zakresie, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - liczby wizyt o podobnym zakresie w tym okresie. Należy w wykazie podać: 1. Nazwę Zamawiającego i dane kontaktowe 2. Krótki opis wizyty - cel i program w części logistycznej oraz liczbę uczestników 3. Krótki opis zakresu obsługi wizyty 4. Termin i okres realizacji wizyty Przez wizytę należy rozumieć kilkudniowy pobyt gości z kraju lub z zagranicy, w ramach którego Wykonawca zapewnił zakwaterowanie, transport, opiekę tłumaczy, wyżywienie, program turystyczny, organizację wizyty.

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne:
nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg ograniczony.

IV.1.2) Przewidywana liczba wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do udziału w postępowaniu:
5.

Znaczenie warunków wyboru wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do udziału w postępowaniu

Za każdą obsługę wizyty wykonawca otrzyma 2 punkty. Za każdą następna obsługę - kolejne 2 punkty. Maksymalna liczba punktów, która może zostać przyznana Wykonawcy wynosi 20. Ponadto, ocena spełnienia pozostałych formalnych warunków udziału w postępowaniu zostanie dokonana na podstawie analizy dokumentów załączonych do wniosku o dopuszczenie do udziału wg formuły: spełnia - nie spełnia (nie spełnianie warunków wyklucza wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu). Dopuszczeni do postępowania zostaną wykonawcy, którzy otrzymają najwyższą liczbę punktów

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
cena oraz dodatkowe kryteria i ich znaczenie:

• 1 - Cena - 70
• 2 - zakwaterowanie, transport, opieka tłumaczy, wyżywienie, program turystyczny, organizacja wizyty - 30

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna:
nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:
nie

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
pkw.gov.pl/zamówienia publiczne

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Krajowe Biuro Wyborcze, ul. Wiejska 10, 00-902 Warszawa, tel. 22 695-25-44, 695-24-15, fax. 22 625-36-87, w godz. 9.00-16.00.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
13.02.2013 godzina 11:00, miejsce: Krajowe Biuro Wyborcze, ul. Wiejska 10, 00-902 Warszawa, p. 314.

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie