Świadczenie obsługi bankowo - kasowej dla Urzędu Skarbowego Warszawa - Bielany

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego jest świadczenie obsługi bankowo kasowej dla Urzędu Skarbowego Warszawa - Bielany gwarantującej sprawną obsługę interesantów w zakresie:1.Przyjmowanie w udostępnionym pomieszczeniu kasowym:a)należności z tytułu zobowiązań podatkowych i niepodatkowych należności budżetowych na rzecz Zamawiającego, na rachunki ogłoszone w obowiązującym obwieszczeniu Ministra Finansów w sprawie wykazu numerów rachunków bankowych urzędów skarbowych, których regulowanie w formie gotówkowej dopuszczają obowiązujące przepisy; b)wpłat dokonywanych przez zobowiązanych na rachunek tutejszego organu egzekucyjnego.c) wpłat gotówkowych dokonywanych przez poborców skarbowych, egzekutorów oraz komornika (pracowników tutejszego organu egzekucyjnego) na konto Zamawiającego, oraz na konta innych wierzycieli z tytułu należności wyegzekwowanych na podstawie tytułów wykonawczych; d)przyjmowanie w udostępnionym pomieszczeniu wpłat gotówkowych dokonywanych przez pracownika prowadzącego kasę Urzędu na rachunki bankowe tutejszego Urzędu.2.Dokonywania w udostępnionym pomieszczeniu kasowym: - wypłat gotówkowych dotyczących podatku, zwrotu nadpłaty w podatkach objętych właściwością rzeczową tut. Urzędu, której wypłatę w formie gotówkowej dopuszczają obowiązujące przepisy. Podstawą dokonania w/w wypłat będzie wystawiony przez Zamawiającego w zależności od potrzeb Raport: Zestawienie zwrotów gotówką podpisany przez upoważnione osoby. 3.Środki przeznaczone na zwroty nadpłat przekazywane będą przez Zamawiającego na wskazany numer rachunku Wykonawcy przeznaczony do wypłat o których mowa w pkt. 2 .4.Zamawiający powiadomi osoby, którym należne są zwroty nadpłat w podatkach o terminie odbioru gotówki z kasy Wykonawcy. 5.Wypłata nadpłat będzie dokonywana w kasie przez Wykonawcę po otrzymaniu środków na rachunek przeznaczony do wypłat. 6.Niezrealizowane wypłaty zwrotów gotówką, Wykonawca przekazuje z rachunku przeznaczonego do wypłat zwrotów gotówką, w trzecim dniu roboczym liczonym od dnia otrzymania środków przeznaczonych na zwroty nadpłat na właściwe rachunki bankowe Zamawiającego z których wpłynęły środki.7.Za dzień otrzymania środków na rachunek Wykonawcy przeznaczony do wypłat o których mowa w pkt. 2 uznaje się dzień dokonania przelewu z rachunku bankowego Zamawiającego. Dniem otrzymania środków nie może być dzień późniejszy niż następny dzień roboczy po dokonaniu przelewu. 8.Wykonawca przekazuje Zamawiającemu dowody wypłat potwierdzające dokonanie zwrotu nadpłaty podatku, w dniu następnym po dniu w którym nastąpiła wypłata środków.9. Wykonawca zobowiązuje się do udostępniania Zamawiającemu do wglądu dowodów wpłat i wypłat z operacji dokonywanych na rzecz Zamawiającego.10.Zamawiający powiadamia osoby, którym należne są nadpłaty o możliwości odbioru gotówki z kasy, podając termin odbioru.11.Podstawą przyjęcia wpłaty jest druk przelewu/wpłaty gotówkowej, który powinien spełniać wymogi określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z 23 grudnia 2008r. w sprawie wzoru formularza wpłaty gotówkowej oraz polecenia przelewu na rachunek organu podatkowego (Dz. U. z 2008r. Nr 236, poz. 1636). 12.Druk przelewu/wpłaty gotówkowej oraz dokumenty wypłaty zapewnia na własny koszt Wykonawca. 13.Przyjęte przez Wykonawcę należności o których mowa w pkt.1 będą przekazywane na koniec każdego dnia roboczego na właściwe rachunki bankowe Urzędu Skarbowego Warszawa - Bielany i wierzycieli. 14.Wykonawca zobowiązuje się do zainstalowania bankomatu w miejscu uzgodnionym z Zamawiającym. Bankomat będzie funkcjonował na czas zawarcia umowy. W momencie rozwiązania lub wygaśnięcia umowy Bankomat winien być zdemontowany i zabrany przez Wykonawcę na koszt własny.15.Przyjmowanie wpłat, oraz realizacja wypłat gotówkowych, o których mowa w opisie przedmiotu zamówienia pkt. 1, 2 na rzecz Zamawiającego wykonywane będą bez prowizji i opłat bankowych z wyłączeniem wpłat dokonywanych na konta innych wierzycieli dokonanych przez poborców, egzekutorów, komornika (pracowników tutejszego organu egzekucyjnego) od których będzie pobierana prowizja z kwoty wpłaty.16.Przyjmowanie wpłat o których mowa w opisie przedmiotu zamówienia pkt. 1 ust. c będą wykonywane bez prowizji i opłat bankowych również w oddziałach Wykonawcy, z wyłączeniem wpłat dokonywanych na konta innych wierzycieli dokonanych przez poborców, egzekutorów, komornika (pracowników tutejszego organu egzekucyjnego) od których będzie pobierana prowizja z kwoty wpłaty. 17.Wykonawca może przyjmować w pomieszczeniu kasowym inne należności niepodatkowe z zachowaniem pierwszeństwa dla wpłat zobowiązań podatkowych, niepodatkowych oraz wpłat dokonywanych przez poborców, egzekutorów, komorników (pracowników tutejszego organu egzekucyjnego).18.Obsługa bankowo - kasowa świadczona będzie w pomieszczeniach udostępnionych przez Zamawiającego w budynku przy ul. Skalbmierskiej 5, Warszawa. Pomieszczenia są zlokalizowane na parterze budynku Urzędu, a ich powierzchnia wynosi:sala kasowa 51,45 m2, aplecze sali kasowej 22,08 m2,miejsce z przeznaczeniem na bankomat 2 m 2 . Uwaga: Budynek objęty jest ochroną fizyczną pełnioną przez firmę ochroniarską, zatrudnioną przez Zamawiającego, która nie wykonuje ochrony osób i mienia dla Wykonawcy. Wykonawca zapewnia własną ochronę pomieszczenia kasowego. Zamawiający może odstąpić od wymogu zapewnienia przez Wykonawcę ochrony fizycznej pomieszczenia kasowego w miejsce zainstalowania systemu monitoringu pomieszczeń z zastrzeżeniem spełnienia warunków, jakie stawiane są dla zabezpieczeń pomieszczeń tego typu oraz zapewnienia należytej obsługi interesantów, która nie zakłóci pracy pozostałej części urzędu. Pomieszczenia sali kasowej nie są objęte systemem alarmowym. Zamawiający dopuszcza możliwość zainstalowania przez Wykonawcę własnego systemu alarmowego (po uzyskaniu uprzedniej zgody Zamawiającego), który winien być zdemontowany ostatniego dnia obowiązywania umowy. Wszelkie koszty w tym zakresie obciążają Wykonawcę. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za środki pieniężne i papiery wartościowe przechowywane przez Wykonawcę w udostępnionych pomieszczeniach. Wykonawca będzie sprzątał lokal we własnym zakresie. Pracownicy Zamawiającego dokonujący wpłat, o których mowa w pkt. 1c będą obsługiwani poza kolejnością.(Lista upoważnionych pracowników ok. 12-15 osób zostanie przekazana Wykonawcy w dniu podpisania umowy). Zamawiający będzie pobierał opłaty miesięczne za: a)0udostępnione pomieszczenia, b)zużywaną energię cieplną, c)zużywaną energię elektryczną, d)pobór wody i zrzut ścieków, e)wywóz nieczystości stałych, f)podatek od nieruchomości, g)rozmowy telefoniczne na podstawie comiesięcznych bilingów przygotowanych przez firmę obsługującą system taryfikacyjny centrali telefonicznej, h)zużytą energię elektryczną w pomieszczeniu, w którym zostanie zamontowany bankomat. Opłaty, o których mowa powyżej w pkt a - f -zostają ustalone w formie ryczałtu proporcjonalnie do udostępnionej Wykonawcy powierzchni -w wysokości zryczałtowanej 2570,38 zł brutto (słownie: dwa tysiące pięćset siedemdziesiąt 38/100 złotych). W przypadku zmian cen regulowanych Zamawiający zastrzega możliwość zmiany kwoty ryczałtu za udostępnione media (pkt b, c, d, e). Opłata za zużytą energię elektryczna w miejscu, w którym zostanie zamontowany bankomat będzie pobierana raz w miesiącu na podstawie wskazań podlicznika niezależnie od wysokości kwoty zryczałtowanej. Opłaty za rozmowy telefoniczne - płatność dokonywana będzie zgodnie z bilingiem miesięcznych rozmów telefonicznych ( w przypadku korzystania z centrali Zamawiającego). Opłaty płatne będą na konto Zamawiającego na podstawie dokumentu płatności w terminie 21 dni od dnia jego otrzymania. W przypadku zwłoki w zapłacie będą naliczane odsetki za zwłokę w wysokości ustawowej. Wykonawcę obciążają drobne naprawy w udostępnionym przez Zamawiającego pomieszczeniu sali kasowej i jej zaplecza (podłóg, drzwi, okien, itp.) jak również drobne naprawy instalacji i urządzeń technicznych zapewniających korzystanie z wyposażenia pomieszczeń w trakcie ich eksploatacji przez Wykonawcę. Wykonawca ma obowiązek stosowania się do przepisów porządkowych obowiązujących na terenie Urzędu. Wykonawca ma obowiązek liczenia się z potrzebami innych użytkowników budynku. W przypadku wykonania przez Wykonawcę adaptacji pomieszczeń sali kasowej, zaplecza i miejsca, w którym znajdował się będzie bankomat (po uzyskaniu uprzedniej zgody Zamawiającego), Wykonawca po wygaśnięciu lub rozwiązaniu umowy na świadczenie usługi obsługi bankowo -kasowej, nie będzie żądał od Zamawiającego zapłaty za wykonane prace adaptacyjne. Zamawiającemu przysługuje prawo zatrzymania ulepszeń albo żądania przywrócenia do stanu poprzedniego. Do wykonania ewentualnej zabudowy pomieszczenia kasowego konieczne jest używanie materiałów posiadających znak CE zgodnie z ustawą z dnia 30 sierpnia 2002 r. o systemie oceny zgodności (Dz. U. z 2002 r. Nr 166, poz.1360, z późn. zm.). Dokonywane przez Wykonawcę ulepszenia pomieszczeń trwale związane z substancją budynku stają się po wygaśnięciu umowy własnością Zamawiającego, a Wykonawcy nie przysługuje prawo do zwrotu poniesionych w tym celu nakładów. Wykonawca zaadaptuje i wyposaży w/w pomieszczenie Zamawiającego celem wykonania zapisów umowy. Zamawiający nie zapewnia dostępu do własnej sieci komputerowej. Zamawiający dopuszcza Wykonawcy możliwość prowadzenia prac remontowo budowlanych w pomieszczeniach kasowych w godzinach po zakończeniu pracy Urzędu, oraz w dni wolne od pracy pod warunkiem prowadzenia ich zgodnie z wymogami rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 6 lutego 2003r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy podczas wykonywania robót budowlanych. (Dz. U. nr 47 poz. 401) oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Wykonawca zobowiązuje się do nie prowadzenia prac uciążliwych dla otoczenia w porze nocnej. Wykonawca zobowiązuje się do przekazania pomieszczenia sali kasowej i jej zaplecza po zakończeniu umowy, w stanie niepogorszonym, w jakim pomieszczenia zostały przez Wykonawcę przyjęte w momencie podpisania umowy na obsługę bankowo kasową. Miejsce przeznaczone na zainstalowanie bankomatu jest wewnątrz budynku, przy ścianie zewnętrznej. Dostęp interesantów odbywa się na zewnątrz budynku, natomiast obsługa techniczna od strony wewnętrznej budynku. Wejście do pomieszczenia, w którym będzie usytuowany bankomat znajduje się wewnątrz budynku, jest ulokowane bezpośrednio przy wyjściu głównym do całego obiektu. Pomieszczenie, w którym będzie usytuowany bankomat jest ogrzewane przez instalację CO, wspólną dla całego obiektu. Budynek, w którym ma stać bankomat jest w całości podpiwniczony, natomiast bezpośrednio pod miejscem gdzie stać ma bankomat znajduje się pomieszczenie związane z piwnicą, posiadające dostęp z tej kondygnacji, mające wysokość ok. 1,27 m wykorzystywane jako magazyn zużytego sprzętu. W momencie przekazania powierzchni na bankomat zostanie wraz z Wykonawcą spisany stan podlicznika energii elektrycznej w formie protokołu. Zamawiający nie dopuszcza możliwość przebudowy podejścia do bankomatu Zamawiający dopuszcza tylko zainstalowanie bankomatu w istniejącym już miejscu, bez ingerencji w strukturę budynku. Wykonawca będzie miał prawo do umieszczenia swojego logo na budynku Urzędu Skarbowego pod warunkiem, że spełnione będą warunki § 293 pkt 1 i 2 Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 12 kwietnia 2002 r. w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie (Dz. U. nr 75 poz. 690 z późn. zm.). Ponadto w ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązuje się do: 1.Wyposażenia na własny koszt pomieszczenia sali kasowej oraz zaplecza sali zgodnie z obowiązującymi wewnętrznymi przepisami Wykonawcy, zapewniając sprawną i bezpieczną obsługę kasową zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 7.09.2010 r. w sprawie wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne (Dz. U. Nr 166, poz. 1128 z późn. zm.). 2.Zainstalowania na własny koszt lokalnej sieci komputerowej wraz z UPS -em, 3.Przyjmowania należności codziennie w dniach i godzinach pracy Urzędu tj. poniedziałek, 8 00 - 17 30, wtorek- piątek 8 00 - 15 30 oraz w dni wolne od pracy po wcześniejszym uzgodnieniu z Naczelnikiem Urzędu lub Zastępcą Naczelnika Urzędu. 4.Dokonania przelewów pobranych należności budżetowych na właściwe rachunki bankowe Zamawiającego ogłoszone w obwieszczeniu Ministra Finansów w sprawie wykazu numerów rachunków bankowych urzędów skarbowych w dniu przyjęcia wpłat zaś w przypadku niedotrzymania terminu Wykonawca jest zobowiązany do zapłacenia na rzecz Skarbu Państwa odsetek w wysokości przewidzianej dla odsetek za zwłokę od zaległości podatkowej. Zamawiający nie ponosi żadnej odpowiedzialności za przerwy w dostawie energii cieplnej, energii elektrycznej, wody i innych świadczeń dostarczanych przez właściwe podmioty. Za klucze do udostępnionych pomieszczeń odpowiadają upoważnieni pracownicy Wykonawcy lub pracownicy ochrony wynajętej przez Wykonawcę. W przypadku osób realizujących zadania w zakresie ochrony, konwoju, sprzątania itp., wykonawca przekaże zamawiającemu listę osób z podaniem : imienia i nazwiska, oraz numeru dowodu osobistego. Zamawiający zastrzega sobie możliwość dostępu do pomieszczeń Sali kasowej podczas godzin jej otwarcia w przypadku gdy wystąpi konieczność przeprowadzenia przeglądów wymaganych przepisami prawa budowlanego, przepisami ppoż., dezynsekcji, deratyzacji itp. Wykonawca powiadomi pisemnie Zamawiającego podając dane osób upoważnionych do kontaktu, z którymi należy się kontaktować w sprawach nagłych w okresie obowiązywania umowy. Zamawiający informuje, iż przy obsłudze bankowo - kasowej w okresie od 01.08.2013r. do 30.07.2014r. - operacji gotówkowych dokonywanych przez pracowników Zamawiającego: operacji zwrotów nadpłaconego podatku ok. 2 150 szt., operacji wpłat dokonanych przez pracowników tutejszego organu egzekucyjnego ok. 5652 szt. (wyliczone na podstawie średniej) w tym: na rzecz Zamawiającego 4164 szt., na konta innych wierzycieli 1488 szt. operacji wpłat gotówkowych dokonywanych przez pracownika prowadzącego kasę Urzędu na rachunki bankowe tutejszego Urzędu ok 100 szt.