Pełnienie funkcji Inżyniera Kontraktu dla Projektu pn.: Stworzenie Systemu Informacji Przestrzennej dla Powiatu Myszkowskiego

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem umowy jest pełnienie funkcji Inżyniera Kontraktu dla Projektu pn.: Stworzenie Systemu Informacji Przestrzennej dla Powiatu Myszkowskiego współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007-2013 (RPO WSL), Priorytet 2. Społeczeństwo Informacyjne, Działanie 2.2. Rozwój elektronicznych usług publicznych. 2. Realizacja Projektu, która ma zostać objęta nadzorem przez Inżyniera Kontraktu polega na opracowaniu i wdrożeniu Systemu Informacji Przestrzennej dla Powiatu Myszkowskiego wraz z zakupem sprzętu i oprogramowania, jak również przetworzeniu zasobów i rejestrów do postaci cyfrowej: -zakup sprzętu komputerowego / informatycznego wraz oprogramowaniem, -zakup i wdrożenie Systemu Informacji Przestrzennej, -przetworzenie zasobów i rejestrów do postaci cyfrowej, -szkolenia pracowników z obsługi wdrożonego Systemu Informacji Przestrzennej. 3. Udział Inżyniera Kontraktu ma zapewnić wspomaganie Beneficjenta przede wszystkim w zakresie rozwiązań technicznych i technologicznych w realizacji Projektu w celu utrzymania określonego zakresu i poziomu jakości dostaw i usług realizowanych przez Wykonawców poszczególnych zadań w ramach Projektu, zmierzających do osiągnięcia założonych wskaźników produktu. 4. Zakres usług, których Zamawiający oczekuje od Inżyniera Kontraktu obejmuje: a) W uzgodnieniu z Zamawiającym - nadzór techniczny nad Projektem: Stworzenie Systemu Informacji Przestrzennej dla Powiatu Myszkowskiego; b) Doradztwo i udział w przeprowadzaniu procedur o udzielenie zamówień publicznych wraz z opracowaniem warunków technicznych; c) Doradztwo i nadzór przy wdrażaniu i udział w odbiorze produktów Projektu: Stworzenie Systemu Informacji Przestrzennej dla Powiatu Myszkowskiego; d) Kontrolę jakości wraz z monitoringiem i oceną ryzyka na każdym etapie realizacji Projektu; e) Wykonywanie, w razie potrzeby innych czynności wynikających z prowadzonego nadzoru technicznego, a które są niezbędne do prawidłowej realizacji Projektu w celu szeroko rozumianego zabezpieczenia interesu Zamawiającego oraz wykonywanie innych czynności wyżej nie wskazanych na wyraźne żądanie Zamawiającego. 5. Szczegółowy zakres obowiązków Inżyniera Kontraktu. 1) wsparcie organizacji procesu inwestycyjnego poprzez: a) opracowanie we współpracy z Zamawiającym zasad wdrożenia Projektu: zakresu obowiązków kierownictw i pracowników komórek organizacyjnych Starostwa Powiatowego zaangażowanych w realizację Projektu w perspektywie osiągnięcia wskaźników i utrzymania trwałości Projektu; b) w uzgodnieniu z Zamawiającym określanie procedur związanych z monitoringiem Projektu i raportowaniem dla Zamawiającego, którymi związani zostaną Wykonawcy poszczególnych etapów Projektu oraz ich akceptacja i wdrożenie. 2) Wdrożenie procedur zapewniających skuteczny i stały monitoring i nadzór nad wykonaniem Projektu, tj. kontrola pod względem jakości i ilości dostaw i usług, monitorowanie postępów Projektu i wydatków oraz administrowanie dostawami i usługami; 3) Przygotowanie Planu Realizacji Projektu (oraz konieczne jego aktualizacje), który będzie stanowił podstawę do bieżącej kontroli realizacji umowy, zapewnienie zgodności wdrażanych rozwiązań z obowiązującymi przepisami prawa i wytycznymi Instytucji Zarządzającej Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego (IZ RPO WSL); 4) Przygotowanie i udział w procedurach zamówień publicznych dla poszczególnych etapów realizacji Projektu, tj. wykonanie kompletnych dokumentacji przetargowych, określenie z należytą starannością wartości szacunkowej zamówień obejmujących rzeczowy zakres realizacji Projektu, wykonanie dokumentacji opisującej przedmiot zamówień dla każdego z etapów realizacji Projektu, warunków technicznych, opracowanie Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, zgodnie z art.36 ustawy Pzp wraz z przepisami wykonawczymi, z załącznikami w tym z projektami umów na wyłonienie wykonawców dla Projektu, uczestnictwo w pracach Komisji Przetargowej oraz ewentualne przewodniczenie Komisji Przetargowej, opracowywanie odpowiedzi na pytania (wnioski) wykonawców ubiegających się o zamówienie w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych oraz przepisów wykonawczych. Zamawiający przewiduje przeprowadzenie 2 procedur zamówień publicznych w trybie przetargu nieograniczonego, tj.: procedura nr 1: -zakup sprzętu komputerowego/ informatycznego wraz oprogramowaniem, -zakup i wdrożenie Systemu Informacji Przestrzennej, -szkolenia pracowników z obsługi wdrożonego Systemu Informacji Przestrzennej, procedura nr 2: -przetworzenie zasobów i rejestrów do postaci cyfrowej. 5) Stała współpraca z wykonawcami, utrzymywanie zgodnie z zapisami określonymi w punkcie 1b niniejszego paragrafu bieżącej komunikacji (raportowanie) pomiędzy wszystkimi uczestnikami realizującymi Projekt, ocena zaproponowanego przez wykonawców prac sposobu organizacji technicznej realizacji prac, opisu kompetencji, podziału ról w projekcie, sposobu komunikacji i sposobów zapewnienia jakości; 6) Odpowiedzialność za realizację Projektu w zakresie wykonywanych dostaw i usług pod kątem ich zgodności z założonymi celami Projektu oraz zgodności z harmonogramem rzeczowo-finansowym, jak też ogólnych zasad prawidłowego wykonawstwa; 7) Nadzór i prowadzenie Projektu zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych, przepisami wykonawczymi do ustawy Pzp, zapisami specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz umów z wykonawcami, a także ofertami przetargowymi wykonawców, jak również umową o dofinansowanie Projektu; 8) Przygotowanie wszelkich dokumentów i informacji związanych z realizacją Projektu, których zażąda IZ RPO WSL, w tym przygotowywanie sprawozdań, harmonogramów składania wniosków o płatność przy współpracy z Zamawiającym oraz sprawozdania końcowego z realizacji Projektu w terminie określonym przez wytyczne IZ RPO WSL; 9) Odpowiedzialność za prawidłowy przebieg Projektu zgodnie z niniejszą umową, umową o dofinansowanie Projektu ze środków RPO WSL oraz harmonogramem rzeczowym będącym załącznikiem do umów z wykonawcami; 10) Przygotowywanie raportów z przebiegu realizacji Projektu oraz danych do sporządzenia wniosków o płatność (danych dot. części sprawozdawczej i finansowej oraz załączników do wniosków o płatność); 11) Przygotowywanie innych dokumentów dotyczących Projektu wymaganych przez IZ RPO WSL przy wsparciu Zamawiającego; 12) Wykonawca zobowiązuje się przygotowywać okresowe raporty dla Zamawiającego w następujących cyklach: a. raporty robocze miesięczne i kwartalne; b. raporty z zakończenia etapu prac - w terminach zgodnych z harmonogramem realizacji Projektu. Jeśli w danym miesiącu wypada raport zakończenia etapu prac, Wykonawca nie sporządza już raportu roboczego miesięcznego. W raporcie Wykonawca zobowiązany jest zawrzeć wszystkie istotne dla Projektu i Zamawiającego informacje dotyczące przebiegu realizowanych prac, stopnia zaawansowania, zidentyfikowanych ryzyk itp. Minimalny zakres raportu określony został w załączniku Nr 10 do SIWZ. 13) Nadzór i kontrola bieżąca wykonywania prac w zakresie budowy baz danych w zgodności z warunkami technicznymi zamówienia, obowiązującymi przepisami prawnymi oraz standardami technicznymi; 14) Opiniowanie opracowanych przez wykonawców scenariuszy i nadzór nad testami akceptacyjnymi produktów i usług dostarczanych przez wykonawców poszczególnych etapów Projektu; 15) Doradztwo w zakresie oceny poprawności i akceptacji wyników testów akceptacyjnych produktów i usług dostarczanych przez wykonawców poszczególnych etapów Projektu; 16) Świadczenie usług doradztwa eksperckiego w zakresie optymalnego wykorzystania rozwiązań technologicznych, migracji i integracji danych; 17) Weryfikacja dokumentów będących podstawą dokonania płatności dla wykonawców poszczególnych etapów Projektu; 18) Ocena i weryfikacja zmian w Projekcie w trakcie realizacji prac przedstawionych przez wykonawców; 19) Wnioskowanie do wykonawców o usuwanie usterek lub wad występujących podczas realizacji przedsięwzięcia; 20) Prowadzenie cyklicznej kontroli jakości dostarczanych w ramach Projektu produktów i usług, a także wytwarzanej przez wykonawców dokumentacji; 21) Kontrolowanie zmian w realizacji Projektu w stosunku do umowy zawartej przez Zamawiającego oraz inicjowanie aktualizacji odpowiednio treści tej umowy, w tym kontrola przestrzegania harmonogramu wdrożenia i zgłaszanie Koordynatorowi Projektu ewentualnych zagrożeń terminowych w realizacji Projektu; 22) Ocena i uzgadnianie z Zamawiającym programu szkoleń, wdrożeń pilotażowych oraz wdrożeń i instalacji ostatecznych; 23) Informowanie Zamawiającego o wszystkich występujących i przewidywanych problemach oraz ustalanie podejmowanych działaniach zapobiegawczych i naprawczych dla ich uniknięcia, a także rozwiązanie problemów i sporów powstałych w trakcie realizacji Projektu; 24) Odpowiedzialność za odbiór techniczny uzgodnionych etapów Projektu i odbioru końcowego. W ramach tych czynności Inżynier Kontraktu zobowiązuje się do: a) uczestniczenia w odbiorach częściowych i końcowych w charakterze eksperta w celu weryfikacji zgodności dostarczonych produktów i jakości usług w ramach Projektu - sprzętu, oprogramowania, aplikacji, baz danych itp. z właściwą specyfikacją istotnych warunków zamówienia oraz sporządzonymi przez Wykonawcę warunkami technicznymi; b) prowadzenia pełnej dokumentacji odbiorowej wraz z niezbędnymi uzgodnieniami, opiniami, decyzjami w zakresie aspektów technicznych oraz powołania komisji odbioru; c) zorganizowania odbioru w zakresie właściwym dla merytorycznej treści poszczególnych etapów Projektu i podpisywanie protokołu odbioru wraz z przedstawicielem Zamawiającego; udziału w procedurach odbioru i oceny zgodności produktów z założeniami merytorycznymi Projektu (odbiory częściowe, końcowe); d) przekazania Zamawiającemu zweryfikowanego kompletu dokumentacji powykonawczej wraz z protokołami, atestami, licencjami i innymi dokumentami; e) dokonania ostatecznego odbioru zgodnie z zawartymi umowami z wykonawcami; f) akceptacji wszelkich prób, badań materiałów i rozruchów oraz weryfikacji i zatwierdzanie opracowanych przez wykonawców instrukcji eksploatacyjnych, w celu ułatwienia przekazania przedmiotu zamówienia do eksploatacji Zamawiającemu; g) sporządzenia protokołu zdawczo-odbiorczego z prowadzenia nadzoru, w tym przedstawienie sprawozdania z osiągniętych wskaźników produktów; 25) Kontrola techniczna przeprowadzenia instalacji i wdrożenia systemu oraz sprawdzenie wymaganych funkcjonalności wewnętrznej i zewnętrznej systemu; 26) Przygotowanie materiałów do dowodów przekazania środków trwałych na majątek użytkownika; 27) Kontrola i aprobata dokumentów dostarczonych przez wykonawców pod względem merytorycznym, w tym kontrola prawidłowości wystawiania faktur, zakresów prac i kwot, w zakresie zgodności z umowami zawartymi z wykonawcami; 28) Wykonywanie w imieniu Zamawiającego uprawnień z tytułu gwarancji i rękojmi uzyskanych od wykonawców; 29) Wnioskowanie o egzekwowanie od wykonawców należnych odszkodowań i kar umownych za nienależyte lub nieterminowe wykonanie zobowiązań umownych; 30) Współpraca przy monitoringu i pomiarze wskaźników Projektu oraz przy ich raportowaniu okresowym i końcowym do IZ RPO WSL; 31) Wykonywanie, w razie potrzeby innych czynności wynikających z prowadzonego nadzoru technicznego, a które są niezbędne do prawidłowej realizacji Projektu w celu szeroko rozumianego zabezpieczenia interesu Zamawiającego oraz wykonywanie innych czynności wyżej nie wskazanych na wyraźne żądanie Zamawiającego. 32) Uczestnictwo w razie potrzeb w posiedzeniach Zarządu Powiatu, Zespołu Zarządzającego Projektem i sesjach Rady Powiatu w sprawach związanych z Projektem. 33) Zorganizowanie i uczestnictwo w cyklicznych naradach - spotkaniach (przygotowywanie protokołów ze spotkań). 6. Wymagania odnoszące się do Inżyniera Kontraktu: 1) Inżynier Kontraktu zobowiązany jest do znajomości bieżących wytycznych obowiązujących dla projektów współfinansowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007-2013; 2) Inżynier Kontraktu ponosi odpowiedzialność odszkodowawczą za szkody wynikłe z jego działania lub zaniechania zgodnie z karami umownymi oraz na zasadach ogólnych określonych w Kodeksie Cywilnym; 3) Co najmniej jedna osoba (przedstawiciel Inżyniera Kontraktu) w ramach wykonywania swoich obowiązków będzie przebywała w miejscu realizacji Projektu (w tym w siedzibie Zamawiającego) w trakcie jego trwania, minimum trzy dni w tygodniu (7 godzin dziennie, w godzinach pracy urzędu), co będzie udokumentowane listą obecności (znajdującą się u Koordynatora Projektu lub osoby upoważnionej); 4) Wszelkie dokumenty przekazywane Zamawiającemu w wersji papierowej muszą być podpisane przez Kierownika Zespołu oraz przekazane w edytowalnej wersji elektronicznej; 5) Inżynier Kontraktu przedstawi do akceptacji Zamawiającemu wzory wszystkich dokumentów wystawianych przez siebie, tj. świadectw, opinii, zatwierdzeń, poleceń, powiadomień, propozycji, prób, itp. 6) Inżynier Kontraktu jest zobowiązany do dostarczania wszelkich dokumentów związanych z wykonywaniem przedmiotu zamówienia na żądanie Zamawiającego do siedziby Zamawiającego w terminie 3 roboczych dni od zgłoszenia takiej potrzeby; 7) Inżynier Kontraktu winien realizować powierzone zadania stosując najnowsze osiągnięcia wiedzy technicznej w realizacji Projektu; 8) Pełna współpraca z Zamawiającym poprzez jego wyznaczonych przedstawicieli w celu realizacji zadania.