Sukcesywna dostawa materiałów eksploatacyjnych do drukarek i kopiarek dla Sądu Okręgowego w Kaliszu oraz funkcjonalnych sądów rejonowych

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia są sukcesywne dostawy materiałów eksploatacyjnych do drukarek, urządzeń wielofunkcyjnych i kopiarek (tonery, tusze, bębny) na potrzeby Sądu Okręgowego w Kaliszu z siedzibą przy Al. Wolności 13 oraz następujących sądów funkcjonalnych: Sądu Rejonowego w Jarocinie z siedzibą przy Al. Niepodległości 15, Sądu Rejonowego w Kępnie z siedzibą przy Al. Marcinkowskiego 10, Sądu Rejonowego w Krotoszynie z siedzibą przy ul. Sienkiewicza 11, Sądu Rejonowego w Ostrzeszowie z siedzibą przy ul. Zamkowej 9a, Sądu Rejonowego w Pleszewie z siedzibą przy ul. Malińskiej 21. 2. W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązuje się do bezpłatnego odbioru do utylizacji pojemników po zużytych materiałach eksploatacyjnych przekazanych przez Sądy, o których mowa w ust, 1, potwierdzając odbiór pojemników przeznaczonych do utylizacji - w formie karty przekazania odpadu. Odbiór zużytych materiałów powinien być dokonany w ciągu 24 godzin od momentu zgłoszenia. 3. Przedmiot zamówienia został podzielony na cztery części: Część 1 – Sukcesywna dostawa materiałów eksploatacyjnych do drukarek i kopiarek dla Sądu Okręgowego w Kaliszu Część 2 – Sukcesywna dostawa materiałów eksploatacyjnych do drukarek i kopiarek dla Sądu Rejonowego w Jarocinie Część 3 – Sukcesywna dostawa materiałów eksploatacyjnych do drukarek i kopiarek dla Sądu Rejonowego w Kępnie Część 4 – Sukcesywna dostawa materiałów eksploatacyjnych do drukarek i kopiarek dla Sądu Rejonowego w Krotoszynie Część 5 – Sukcesywna dostawa materiałów eksploatacyjnych do drukarek i kopiarek dla Sądu Rejonowego w Ostrzeszowie Część 2 – Sukcesywna dostawa materiałów eksploatacyjnych do drukarek i kopiarek dla Sądu Rejonowego w Pleszewie 4. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, zawierający typ urządzeń, jakimi dysponuje Zamawiający i rodzaj materiału eksploatacyjnego zalecanego przez producenta urządzenia oraz ilości dostaw w okresie objętym zamówieniem określa załącznik nr 1 do SIWZ. 5. Materiały eksploatacyjne będą dostarczane partiami (w formie zamówień cząstkowych) w zależności od potrzeb Zamawiającego. 6. Zamawiający wymaga, aby dostarczone materiały eksploatacyjne były wysokiej jakości oraz zapewniały kompatybilność pracy z urządzeniami Zamawiającego, zapewniały należyte bezpieczeństwo oraz posiadały właściwe opakowanie i oznakowanie. 7. Dostarczone materiały eksploatacyjne muszą posiadać na opakowaniach zewnętrznych logo producenta, nazwę (typ, symbol) materiału, numer katalogowy, opis zawartości, termin przydatności do użycia. 8. Wykonawca oświadcza Zamawiającemu, że dostarczony przedmiot umowy jest fabrycznie nowy i wolny od wad oraz odpowiada, co do jakości wymogom wyrobów dopuszczonych do obrotu. Oferowane wyroby stanowiące przedmiot zamówienia winny spełniać wymagania prawne dotyczące dopuszczenia do obrotu na rynku Unii Europejskiej. 9. Oferowane materiały eksploatacyjne do urządzeń biurowych winny spełniać poniższe wymogi: a) Powinny być fabrycznie nowymi materiałami eksploatacyjnymi, dedykowanymi do danego sprzętu drukującego/kopiującego, zalecanymi przez producenta urządzenia, do którego są przeznaczone. Pod pojęciem „fabrycznie nowe” Zamawiający rozumie produkty wykonane z nowych elementów lub pełnowartościowych komponentów z odzysku, bez śladów uszkodzenia, wzbogacone o elementy fabrycznie nowe, jak: bębny OPC, wałki, proszki, chipy, plomby - w oryginalnych opakowaniach producenta, z widocznym logo, symbolem produktu, posiadające wszelkie zabezpieczenia szczelności zbiorników z tonerem. Za fabrycznie nowy Zamawiający nie uzna produktu, w którym pojemnik został jedynie ponownie napełniony (regenerowany). b) Powinny być opakowane w oryginalne opakowania producentów, z naniesionym symbolem tonera lub tuszu, posiadać na opakowaniu zewnętrznym informację pozwalającą na identyfikację produktu, sprzętu, z jakim jest kompatybilny i producenta, etykiety zawierające numer katalogowy. c) Powinny być zapakowane w wewnętrzne, szczelne i hermetyczne opakowanie zabezpieczające przed wpływami otoczenia, z ważnym terminem przydatności do użycia, tj. dożywotniej gwarancji dla tonerów, nie krótszej jednak, niż 12 miesięcy od daty dostawy. 10. Zamawiający dopuszcza składanie ofert równoważnych na zasadach określonych w SIWZ (za wyjątkiem materiałów eksploatacyjnych dedykowanych dla urządzeń objętych gwarancją producenta), pod warunkiem, że spełniają wymagania, parametry techniczne co najmniej takie jak oryginalne i nie będą powodowały uszkodzeń sprzętu kopiującego i drukującego oraz, które w sposób właściwy współpracują ze sprzętem i oprogramowaniem posiadanym przez zamawiającego. 11. Za fabrycznie nowe, równoważne materiały eksploatacyjne, rozumie się materiały, niepochodzące od producenta drukarki, o takich samych lub lepszych parametrach jakościowych w stosunku do materiałów oryginalnych, których proces produkcji obejmuje użycie obok komponentów nowych także pełnowartościowych elementów z odzysku, przy czym wałek optyczny, listwa czyszcząca wałka optycznego, element zamykający zbiornik z tonerem, listwę wałka magnetycznego, toner są komponentami nowymi. 12. W przypadku zaoferowania produktów równoważnych wykonawca zobowiązany jest dołączyć do oferty dokumenty potwierdzające równoważność z produktem oryginalnym, tj. certyfikaty ISO 19752, ISO 19798, ISO 24712, ISO 24711, ISO 14001 oraz ISO 9001. Niniejsze dokumenty zostały wskazane w rozdziale VI ust. 18 SIWZ. 13. Wykonawca powinien udzielić gwarancji na produkty równoważne, 2 lata od daty zakupu jednak nie dłużej niż do momentu wyczerpania środka barwiącego. Gwarancja obejmuje także zwrot kosztów naprawy drukarki lub jej wymianę na nową o porównywalnych parametrach, jeżeli przyczyną awarii jest zastosowanie produktu równoważnego. 14. Wykonawca gwarantuje, że zamontowanie i używanie dostarczonych przez niego materiałów eksploatacyjnych nie spowoduje utraty praw gwarancyjnych producenta urządzeń, do którego są przeznaczone. 15. Jeżeli w trakcie umowy Zamawiający stwierdzi, że wydajność, jakość lub niezawodność dostarczonych materiałów eksploatacyjnych niekorzystnie odbiega od wymagań producenta danego urządzenia, albo produkt nie sygnalizuje we właściwy sposób stanu zużycia tuszu lub tonera, albo po otwarciu produkt wysypuje się tj. jego użycie może spowodować zanieczyszczenie urządzenia powodujące wydruk zabrudzonych stron, Wykonawca zobowiązuje się do gwarancyjnej wymiany produktu na nowy, wolny od wad w terminie nie dłuższym niż 5 dni (w dni robocze) od momentu zgłoszenia przez Zamawiającego o wadliwym produkcie. Wymiana nastąpi w siedzibie zgłaszającego Sądu na koszt i ryzyko wykonawcy. W przypadku wymiany materiałów eksploatacyjnych na nowe, wolne od wad, okres gwarancji biegnie na nowo, od daty ich dostawy. 16. Wykonawca zobowiązuje się do pokrycia kosztów naprawy drukarki/ kserokopiarki, gdy uszkodzenie urządzenia powstało w wyniku stosowania materiału eksploatacyjnego dostarczonego przez wykonawcę. Za podstawę żądania przez Zamawiającego naprawy urządzenia (wyłączając wymianę bębna lub głowicy) uważa się pisemną opinię autoryzowanego serwisu producenta drukarek/kserokopiarek. Naprawa urządzenia wykonana zostanie w autoryzowanym serwisie producenta sprzętu w ciągu 3 dni od momentu zgłoszenia (e-mailem lub faksem) wykonawcy przez Zamawiającego konieczności wykonania naprawy. Koszty związane z naprawą, w tym koszty wykonania pisemnej opinii autoryzowanego serwisu ponosi Wykonawca. 17. Zamówienia będą realizowane od poniedziałku do piątku w godzinach pracy Sądu tj. 8:00-15:00 do siedzib Sądów, o których mowa w ust. 1, na koszt wykonawcy. Wykonawca musi zapewnić rozładunek dostarczonych tonerów oraz załadunek zużytych materiałów. 18. Wskazane ilości w załączniku nr 1 do SIWZ są wielkościami planowanymi. Wykonawcy, z którym Zamawiający podpisze umowę, nie przysługuje roszczenie o realizację dostawy w ww. zakresie. Zamawiający w trakcie realizacji umowy może dokonać przesunięć ilościowych poszczególnych materiałów eksploatacyjnych wymienionych w załączniki nr 1 do SIWZ według bieżących potrzeb, przy niezmiennej wartości umowy. 19. Wykonawca zobowiązuje się do przekazywania Zamawiającemu kwartalnego zestawienia dokonanych dostaw wraz z podaniem ogólnej ich wartości brutto i wyszczególnieniem ilości zakupionego asortymentu. 20. Zamawiający przy realizacji niniejszego postępowania zastrzega prawo opcji, zgodnie z art. 34 ust. 5 ustawy Prawo zamówień publicznych. Wykonawca realizując zamówienie będzie musiał dostarczyć ilość podstawową, natomiast dostarczenie dodatkowej, opcjonalnej ilości będzie zależało od decyzji zamawiającego (jeżeli będzie taka potrzeba). Zamawiający przewiduje możliwość skorzystania z opcjonalnego zakupu w przypadku stwierdzenia potrzeb oraz dysponowania środkami finansowymi. Zamawiający zobowiąże wykonawcę do wykonania opcjonalnej części zamówienia przez złożenie jednostronnego oświadczenia woli w zakresie określonym przez zamawiającego po cenie ustalonej w umowie. Wykonawca nie ma żadnego roszczenia wobec zamawiającego w przypadku ograniczenia zamówienia jedynie do części podstawowej.