Organizacja uczestnictwa na XVI Gali Finałowej Ogólnopolskiego Konkursu 8 Wspaniałych w Wałbrzychu

Opis przedmiotu przetargu: Organizacja uczestnictwa w XVI Gali Finałowej Ogólnopolskiego Konkursu 8 Wspaniałych w Wałbrzycha. Zakres usług stanowiących przedmiot zamówienia obejmuje: I.organizacja noclegów: dwa noclegi: z 11 na 12 czerwca 2010 r. i z 12 na 13 czerwca 2010 r. dla 347 osób w Wałbrzychu, Szczawnie Zdroju (oddzielnie dla młodzieży męskiej i żeńskiej - pokoje maksymalnie 7-osobowe, oddzielnie dla kobiet i mężczyzn - opiekunów, kierowców - pokoje maksymalnie 4-osobowe; pokoje jednoosobowe dla władz samorządowych oraz dla VIP-ów przyjezdnych) wg podziału ilościowego UCZESTNICY przyjezdni RAZEM - 347 młodzież - kobiety-191, mężczyźni -57 opiekunowie - kobiety-63, mężczyźni- 7 kierowcy - 16 Władze samorządowe - 5 VIP przyjezdni - 8 II.organizacja wyżywienia: 11.06.10 r. (piątek) OBIAD (w miejscu zakwaterowania) dla 386 UCZESTNIKÓW ogółem: UCZESTNICY przyjezdni: młodzież, opiekunowie, kierowcy, władze samorządowe - 339 Laureaci 8 Wspaniałych wałbrzyscy - 17 wolontariusze wałbrzyscy- 30 UWAGA: konieczność zabezpieczenia obiadu dla grupy uczestników przyjeżdżających do miejsc noclegowych w innych godzinach niż wyznaczone SUCHY PROWIANT (w miejscu zakwaterowania) dla 386 UCZESTNIKÓW ogółem: UCZESTNICY przyjezdni: młodzież, opiekunowie, kierowcy, władze samorządowe - 339 Laureaci 8 Wspaniałych wałbrzyscy - 17 wolontariusze wałbrzyscy - 30 12.06.10 r. (sobota) ŚNIADANIE (w miejscu zakwaterowania) dla 339 UCZESTNIKÓW ogółem: UCZESTNICY przyjezdni: młodzież, opiekunowie, kierowcy, władze samorządowe - 339 OBIAD (w miejscu zakwaterowania) dla 416 UCZESTNIKÓW ogółem: UCZESTNICY przyjezdni: młodzież, opiekunowie, kierowcy, władze samorządowe, VIP przyjezdni - 347 VIP wałbrzyscy - 22 Laureaci 8 Wspaniałych wałbrzyscy - 17 wolontariusze wałbrzyscy - 30 SUCHY PROWIANT (w miejscu zakwaterowania) dla 386 UCZESTNIKÓW ogółem: UCZESTNICY przyjezdni: młodzież, opiekunowie, kierowcy, władze samorządowe - 339 Laureaci 8 Wspaniałych wałbrzyscy - 17 wolontariusze wałbrzyscy - 30 13.06.10 r. (niedziela) ŚNIADANIE (w miejscu zakwaterowania) dla 339 UCZESTNIKÓW ogółem: UCZESTNICY przyjezdni: młodzież, opiekunowie, kierowcy, władze samorządowe - 339 SUCHY PROWIANT (w miejscu zakwaterowania) dla 339 UCZESTNIKÓW ogółem: UCZESTNICY przyjezdni: młodzież, opiekunowie, kierowcy, władze samorządowe - 339 RAMOWY PLAN POBYTU pod względem organizacji wyżywienia 11 czerwca 2010 r. (piątek) godzina Wyżywienie uszczegółowienie g.14.00- 15.00 Obiad w miejscu zakwaterowania I - zupa, II ryba smażona z ziemniakami, kompot/sok, deser - owoc i ciastko - porcje osobne dla każdego na talerzach Dodatkowo: kawa, herbata, woda mineralna - bez ograniczeń UWAGA: konieczność zabezpieczenia obiadu dla grupy uczestników przyjeżdżających do miejsc noclegowych w innych godzinach niż wyznaczone Godz. 15.00 Suchy prowiant w miejscu zakwaterowania Rozdanie uczestnikom dla każdego indywidualnie zapakowanych Napoju i wody o poj. 0,5 l w butelkach plastikowych, baton, jabłko, banan. 12 czerwca 2010 r. (sobota) g.8.00-8.30 Śniadanie w miejscu zakwaterowania Jajecznica lub jajko, bułka zwykła, chleb biały, ciemny/razowy, masło, dżem/miód, wędliny, pasztet, ser żółty (sucha kiełbasa lub szynka), sok, herbata/kawa - porcjowane. Zastawa porcelanowa, serwetki. Godz. 11:45-12:45 Obiad 1.OBIAD w miejscu wskazanym przez zamawiającego I danie - zupa II danie - mięsa do wyboru, karczek, schab, drób, zraziki, sos, ziemniaki, kasza, surówki deser - lody kawa, herbata, woda mineralna, soki Oferent zapewnia duże pomieszczenie na wspólny obiad dla wszystkich gości. Oferent przygotowuje osobny stół dla VIP-ów i władz samorządowych w tym samym pomieszczeniu Godz. 12:45 Suchy prowiant w miejscu zakwaterowania Woda mineralna, słodka bułka, kanapka, batony - zapakowane, każdy gość zabierze na wycieczkę poza Wałbrzych po uroczystym obiedzie. 13 czerwca 2010 r. (niedziela) g.8.00-9.00 Śniadanie w miejscu zakwaterowania Parówka na ciepło, bułka zwykła, chleb biały, ciemny/razowy, masło, dżem/miód, wędliny, pasztet, ser żółty (sucha kiełbasa lub szynka), sok, herbata/kawa. Suchy prowiant na drogę powrotną - w miejscu zakwaterowania 2 kanapki na chlebie z serem żółtym, warzywami (sałata, pomidor, ogórek), słodka bułka, baton, sok, napój i woda w plastikowych butelkach poj. 0,5 l - przygotowane do odebrania przez gości zaraz po śniadaniu. g. 12.30 Powrót uczestników do domu Końcowa godzina opuszczenia miejsc zakwaterowania, dla niektórych po powrocie ze Mszy Św., dla innych po czasie wolnym, samodzielnie organizowanym. III.organizacja przewozu: 11.06.2010 r. (piątek) przywiezienie UCZESTNIKÓW z dworców do miejsc noclegowych - wolontariusz zbierający przyjeżdżających uczestników zaopatrzony jest w tabliczkę z napisem Wałbrzych 8 Wspaniałych, aby uczestnicy wiedzieli do kogo się zwrócić miejsca odbioru: PKP - około 133 UCZESTNIKÓW przyjezdnych, PKS - około 31 UCZESTNIKÓW przyjezdnych; (natomiast pozostali w uczestnicy dojeżdżają własnym transportem do miejsc noclegowych), przewiezienie UCZESTNIKÓW z miejsc noclegowych na wycieczki po Wałbrzychu (10 różnych tras przygotowanych przez studentów PWSZ - organizator wskazuje miejsce wycieczki dla określonej grupy) : na wycieczkach i przewożeniu wszystkich UCZESTNIKÓW autokary mają odpowiednio oznaczone numery (1, 2, 3...) umieszczone w widocznym miejscu za szybą pozwalające na ich identyfikację, studenci i wolontariusze pełnią rolę przewodników i są przypisani do poszczególnych autokarów przewóz dla 416 UCZESTNIKÓW ogółem: UCZESTNICY przyjezdni: młodzież, opiekunowie, kierowcy, władze samorządowe - 339 Laureaci 8 Wspaniałych wałbrzyscy - 17 wolontariusze wałbrzyscy - 30 studenci - 30 zakończenie wycieczek na ul. Chopina w Wałbrzychu przewiezienie UCZESTNIKÓW z hali ul. Chopina do miejsc noclegowych: przewóz dla 339 UCZESTNIKÓW ogółem: UCZESTNICY przyjezdni: młodzież, opiekunowie, kierowcy, władze samorządowe - 339 12.06.2010 r. (sobota) przewiezienie UCZESTNIKÓW z miejsc noclegowych na Galę (Bazylika na Podzamczu): przewóz dla 369 UCZESTNIKÓW ogółem: UCZESTNICY przyjezdni: młodzież, opiekunowie, kierowcy, władze samorządowe - 339 wolontariusze wałbrzyscy - 30 przewiezienie UCZESTNIKÓW z Gali (Bazylika na Podzamczu) na uroczysty obiad (miejsce wskazane przez Zamawiającego): przewóz dla 416 UCZESTNIKÓW ogółem: UCZESTNICY przyjezdni: młodzież, opiekunowie, kierowcy, władze samorządowe - 339 Laureaci 8 Wspaniałych wałbrzyscy - 17 wolontariusze wałbrzyscy - 30 VIP przyjezdni i VIP wałbrzyscy - 30 przewiezienie UCZESTNIKÓW z miejsca uroczystego obiadu (miejsce wskazane przez Zamawiającego) do miejsc noclegowych: przewóz dla 394 UCZESTNIKÓW ogółem: UCZESTNICY przyjezdni: młodzież, opiekunowie, kierowcy, władze samorządowe, VIP przyjezdni - 347 Laureaci 8 Wspaniałych wałbrzyscy - 17 wolontariusze wałbrzyscy - 30 przewiezienie UCZESTNIKÓW z miejsc noclegowych na WYCIECZKI (10 różnych tras przygotowanych przez studentów PWSZ - organizator wskazuje miejsce wycieczki dla określonej grupy - Jedlina Zdrój, Zagórze Śląskie, Osówka, Świdnica, Walim, Głuszyca, Krzeszów, Włodarz, Świdnica): przewóz dla 416 UCZESTNIKÓW ogółem: UCZESTNICY przyjezdni: młodzież, opiekunowie, kierowcy, władze samorządowe - 339 Laureaci 8 Wspaniałych wałbrzyscy - 17 wolontariusze wałbrzyscy - 30 studenci - 30 zakończenie WYCIECZEK na hali przy ul. Chopina w Wałbrzychu przewiezienie UCZESTNIKÓW z hali ul. Chopina do miejsc noclegowych: przewóz dla 339 UCZESTNIKÓW ogółem: UCZESTNICY przyjezdni: młodzież, opiekunowie, kierowcy, władze samorządowe - 339 zapewnienie dodatkowego przewozu UCZESTNIKÓW z hali ul. Chopina do miejsc noclegowych poza planowanym powrotem (autokar dla części grupy - około 50 osób) 13.06.2010 r. (niedziela) przewiezienie chętnych UCZESTNIKÓW z miejsc noclegowych do Bazyliki na Podzamczu przewiezienie chętnych UCZESTNIKÓW z Bazyliki na Podzamczu na dworzec PKS, PKP (Długość wszystkich przejazdów łącznie szacuje się na 1 500 km.). RAMOWY PLAN POBYTU pod względem organizacji przewozu 11. czerwca 2010 r.(piątek) godzina uszczegółowienie uwagi g.11.00 - 11.30 g. 14.00 - 14.30 Przewiezienie grupy gości z dworców PKP, PKS do miejsc noclegowych g.15:30 - 19:00 Zwiedzanie Wałbrzycha. Przewiezienie gości z miejsc noclegowych na wycieczki po Wałbrzychu (10 różnych tras) i dowiezienie gości na godz. 19.00 na ul. Chopina 1A na halę lekkoatletyczną g.19.00- 22:00 Zamawiający organizuje czas uczestnikom, w tym kolację g. 22.30 - 23.00 Przewiezienie gości z ul. Chopina 1 A do miejsc noclegowych 12. czerwca 2010 r. (sobota) g. 8.30 - 9.00 Przewiezienie gości do Bazyliki na Podzamczu w Wałbrzychu ul. Jana Pawła II 1 na galę, następnie na obiad na jedną dużą salę wskazaną przez zamawiającego g.13.00 Przewiezienie gości do miejsc zakwaterowania, gdzie przygotowują się do wycieczek pozawałbrzyskich; zamawiający określa grupy wycieczkowe i ich trasy g.14.00 - 19.00 Przewiezienie gości na trasy pozawałbrzyskie (Walim, Głuszyca, Zagórze Śl., Świdnica g.19.00 Powrót z wycieczek i przewiezienie gości na halę przy ulicy Chopina 1 A; gdzie zamawiający organizuje gościom czas i kolację (zabezpieczenie 1 autokaru na potrzeby wcześniejszego powrotu - od godz. 22.00 autokar) g. 24.15 Powrót na nocleg 13. czerwca 2010 r.(niedziela) g.10.30 Przewiezienie gości na Mszę Św. Na godz. 11.00 g. 11.00 - 12.30 Przewiezienie gości na dworce PKP, PKS, goście opuszczają Wałbrzych