Świadczenie usług pocztowych i kurierskich dla Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Łodzi w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek oraz ich ewentualnych zwrotów w obrocie krajowym i zagranicznym.

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych i kurierskich dla Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Łodzi w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek oraz ich ewentualnych zwrotów w obrocie krajowym i zagranicznym w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 roku Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 roku poz. 1529) oraz aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie, w zakresie: 1) przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek o wadze do 2 000 g., paczek oraz przesyłek kurierskich opłaconych za pomocą opłaty skredytowanej, 2) doręczania zwrotów przesyłek listowych, po wyczerpaniu wszystkich możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy oraz doręczenia zwrotnych potwierdzeń odbioru po skutecznym doręczeniu, 3) zabezpieczenie Zamawiającego w niezbędne druki (np. potwierdzenia zwrotne odbioru). Przy realizacji zamówienia Wykonawca zobowiązany jest do stosowania następujących aktów prawnych: 1) ustawy z dnia 23 listopada 2012 roku - Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 roku poz. 1529), 2) rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 13 października 2003 roku w sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej w zakresie przesyłki rejestrowanej i przekazu pocztowego (Dz. U. z 2003 roku nr 183 poz. 1795 ze zm.), 3) ustawy z dnia 17 listopada 1964 roku Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. z 1964 roku nr 43, poz. 296 z późniejszymi zmianami), 4) międzynarodowych przepisów pocztowych, 5) innych aktów prawnych związanych z realizacją usług będących przedmiotem zamówienia. Poprzez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się: 1) przesyłki listowe o wadze do 2 000 g.(gabaryt A i B): a) zwykłe - przesyłka nierejestrowana niebędąca przesyłką najszybszej kategorii, b) zwykłe priorytetowe - przesyłka nierejestrowana najszybszej kategorii, c) polecone - przesyłka rejestrowana, przemieszczana i doręczana w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, d) polecone priorytetowe - przesyłka rejestrowana najszybszej kategorii, przemieszczana i doręczana w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, e) polecone ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) - przesyłka rejestrowana, przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru, f) polecone priorytetowe ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) -przesyłka rejestrowana najszybszej kategorii, przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru, g) gabaryt A to przesyłka o wymiarach: - minimum - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm - maksimum - żaden z wymiarów nie może przekroczyć wysokości 20 mm szerokości i 230 mm h) gabaryt B to przesyłka o wymiarach: - minimum - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość 20 mm lub długość 325 mm lub szerokość 230 mm - maksimum - suma długości, szerokości i wysokości nie może być większa niż 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm 2) paczki pocztowe o wadze do 20 000 g. (gabaryt A i B): a) zwykłe - paczki rejestrowane niebędące paczkami najszybszej kategorii b) priorytetowe - paczki rejestrowane najszybszej kategorii, c) ze zwrotnym poświadczeniem odbioru - paczki rejestrowane zwykłe i priorytetowe przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru, d) gabaryt A to paczka o wymiarach: - minimum - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm - maksimum - żaden z wymiarów nie może przekroczyć długości 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm e) gabaryt B to paczka o wymiarach: - minimum - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm - maksimum - suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość - 3 000 mm. Przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1 500 mm. Wykonawca zobowiązany będzie do świadczenia usługi we wskazanych poniżej lokalizacjach: 1) Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Łodzi ul. Piotrkowska 149, 2) I Wydział Pracy Środowiskowej w Łodzi przy ul. Tybury 16, 3) II Wydział Pracy Środowiskowej w Łodzi przy ul. Grota -Roweckiego 30, 4) III Wydział Pracy Środowiskowej w Łodzi przy ul. Będzińskiej 5, 5) Wydział Wspierania Rodzinnej Pieczy Zastępczej w Łodzi przy ul. Lipowej 28, 6) Miejski Zespół Orzekania o Niepełnosprawności w Łodzi przy ul. Leczniczej 6 Wykonawca zobowiązany będzie do odbioru z placówek wskazanych w punkcie 5 przesyłek przygotowanych do wyekspediowania, a następnie nadania tych przesyłek w wyznaczonej placówce nadawczej. Odbiór przesyłek odbywać się będzie od poniedziałku do piątku, w godzinach od 14.00 do 16.00. Odbioru przesyłek dokonywać będzie upoważniony przedstawiciel Wykonawcy po okazaniu stosownego upoważnienia. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu, w formie pisemnej i elektronicznej, zestawienia placówek nadawczych i odbiorczych, które będą realizowały przedmiot zmówienia. Zamawiający zobowiązany będzie do umieszczenia na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki listowej lub paczki nazwy odbiorcy wraz z adresem (podany jednocześnie w pocztowej książce nadawczej dla przesyłek rejestrowanych), określając rodzaj przesyłki (zwykła, polecona, priorytet czy ze zwrotnym poświadczeniem odbioru - ZPO) oraz nadruku (pieczątki)zawierającego pełną nazwę i adres Zamawiającego. Zamawiający zobowiązuje się do właściwego przygotowania przesyłek oraz sporządzenia zestawień dla przesyłek. Zamawiający zobowiązuje się do nadania przesyłek w stanie uporządkowanym, przez co należy rozumieć: a) dla przesyłek rejestrowanych - wpisanie każdej przesyłki do zestawienia przesyłek, sporządzonego w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek, b) dla przesyłek zwykłych - nierejestrowanych - przygotowanie zestawienia ilościowego przesyłek wg. poszczególnych kategorii wagowych sporządzonego dla celów rozliczeniowych w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek. Zamawiający jest odpowiedzialny za nadanie przesyłek listowych i paczek w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia. Zamawiający będzie nadawał przesyłki w stanie uporządkowanym według kategorii rodzajowej i wagowej. Opakowanie przesyłek listowych stanowić będzie zaklejona koperta zamawiającego, opakowanie paczki stanowić będzie sztywne pudełko lub szary papier zamawiającego. Zamawiający umieści w sposób trwały i czytelny informację jednoznacznie identyfikujące adresata i nadawcę, jednocześnie określając rodzaj przesyłki oraz pełną nazwę i adres zwrotny nadawcy. Zamawiający nie dopuszcza stosowania przez Wykonawcę własnych opakowań na listy i przesyłki. Za moment odbioru przesyłki uważa się chwilę przyjęcia przez Wykonawcę przesyłki do przemieszczenia i doręczenia, a w przypadku przesyłek rejestrowanych chwilą wydania Zamawiającemu dowodu przejęcia przesyłki przez Wykonawcę. Nadanie przez Wykonawcę przesyłek objętych przedmiotem zamówienia odbywać się będzie w dniu odbioru przesyłek od Zamawiającego. Wykonawca zapewni dostarczenie przesyłek pocztowych nadanych przez Zamawiającego na całym terenie Rzeczpospolitej Polskiej oraz poza jej granicami. Termin doręczenia przesyłek pocztowych: a) nie później niż w 4 dniu po dniu nadania - w przypadku przesyłki listowej najszybszej kategorii, b) nie później niż w 6 dniu po dniu nadania - w przypadku przesyłki nie będącej przesyłką najszybszej kategorii. Nie dopuszcza się przetrzymywania przesyłek przez Wykonawcę. Wykonawca będzie dostarczał do Zamawiającego potwierdzenia odbioru przesyłki przez adresata niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawi zawiadomienie (pierwsze awizo)o próbie doręczenia przesyłki ze wskazaniem, gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę.. Termin do odbioru przesyłki przez adresata wynosi 7 dni, licząc od dnia pozostawienia pierwszego zawiadomienia. W przypadku nie podjęcia przesypki w tym terminie, przesyłka jest awizowana powtórnie poprzez pozostawienie drugiego zawiadomienia o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż 14 dni od daty pierwszego zawiadomienia. Wykonawca zobowiązany będzie do dostarczenia zwrotnych przesyłek do właściwego Wydziału Zamawiającego - miejsca nadania przesyłek. Zamawiający w opisie przedmiotu zamówienia wskazał rodzaj/nazwy przesyłek pocztowych u niego występujących dotychczas. Wskazane rodzaje przesyłek są oczekiwanymi przez zamawiającego standardem w zakresie czasu dostarczenia przesyłki oraz jej rejestracji bez względu na nazewnictwo czy też nomenklaturę używaną przez Wykonawcę. Całkowite wynagrodzenie Wykonawcy wynikać będzie z ilości przesyłek pomnożonej przez ceny jednostkowe brutto określone w ofercie Wykonawcy. Za okres rozliczeniowy przyjmuje się jeden miesiąc kalendarzowy. Wynagrodzenie płatne będzie na podstawie faktury VAT, w terminie do 30 dni od daty wystawienia faktury przez Wykonawcę. Należności wynikające z faktury płatne będą przelewem, na konto wskazane na fakturze. Za dzień zapłaty uważa się dzień uznania rachunku bankowego Wykonawcy kwotą wpłaty. Za opóźnienie zapłaty faktury Zamawiający zobowiązuje się do zapłaty na rzecz Wykonawcy odsetek w wysokości ustawowej za każdy dzień zwłoki. Podstawą obliczenia należności będzie suma opłat za przesyłki faktycznie nadane lub zwrócone z powodu braku możliwości ich doręczenia lub wydania w okresie rozliczeniowym, potwierdzona co do ilości i wagi na podstawie dokumentów nadawczych lub oddawczych, przy czym obowiązywać będą ceny jednostkowe podane przez Wykonawcę w ofercie. W przypadku zmiany przepisów określających wysokość należnego podatku VAT na usługi pocztowe, w czasie trwania zamówienia, Wykonawca zastosuje obowiązujący podatek VAT , co skutkować będzie zmianą cen jednostkowych przesyłek. Ilość i waga zwróconych przesyłek stwierdzona będzie na podstawie zestawienia, sporządzonego przez Wykonawcę w dwóch egzemplarzach. Kopia zestawienia dostarczona będzie Zamawiającemu wraz z fakturą. Ilości wskazane w punkcie 39 są wielkościami orientacyjnymi, przyjętymi dla celów porównania ofert i wyboru najkorzystniejszej oferty. Wykonawcy, z którym Zamawiający podpisze umowę nie będzie przysługiwać roszczenie o realizację usługi w wielkościach podanych w przytoczonym punkcie. Wynagrodzenie za realizację przedmiotu zamówienia winno obejmować wszelkie koszty jego realizacji, w tym: podatek VAT, koszty odbioru przesyłek, ewentualnych upustów i rabatów. W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania zamówienia, w tym: utraty, ubytku lub uszkodzenia przesyłki, Zamawiającemu przysługuje odszkodowanie oraz inne roszczenia na zasadach i wysokości określonych w ustawie Prawo pocztowe. Usługę pocztową w zakresie przesyłki rejestrowanej uważa się za niewykonaną, jeżeli doręczenie przesyłki rejestrowanej lub zawiadomienie o próbie jej doręczenia nie nastąpiło w terminie 14 dni od dnia nadania, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 13 października 2003 roku w sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej, w zakresie przesyłki rejestrowanej i przekazu pocztowego (Dz. U. nr 183, poz. 1795, ze zmianami). Do odpowiedzialności Wykonawcy za nienależyte wykonanie usługi pocztowej stosuje się odpowiednio przepisy ustawy z dnia 23 listopada 2012 roku Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 roku poz. 1529) oraz Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 13 października 2003 roku w sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej, w zakresie przesyłki rejestrowanej i przekazu pocztowego (Dz. U. nr 183, poz. 1795, ze zm.), a w sprawach nieuregulowanych tymi przepisami stosuje się odpowiednio przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks Cywilny (Dz. U. z 1964 roku nr 16, poz. 93 ze zmianami). W przypadku nieterminowego odbioru przesyłek przygotowanych do wyekspediowania, Zamawiającemu przysługuje prawo do naliczenia kary umownej w wysokości 1% miesięcznej kwoty za usługę odbioru przesyłek z siedziby Zamawiającego za każdy dzień zwłoki. Zamawiającemu przysługuje prawo odstąpienia od umowy w przypadku: 1) likwidacji, ogłoszenia upadłości lub rozwiązania przedsiębiorstwa Wykonawcy, 2) nie wykonywania przedmiotu zamówienia powyżej 4 dni w stosunku do ustalonych terminów, 3) wykonywania przedmiotu zamówienia wadliwie i zaniechania zmiany sposobu jego wykonania mimo upływu wyznaczonego przez Zamawiającego terminu na dokonanie zmiany. Odstąpienie od umowy powinno nastąpić pod rygorem nieważności na piśmie i zawierać uzasadnienie. W każdym przypadku, jeśli odstąpienie przez Zamawiającego od umowy następuje z winy Wykonawcy, Zamawiającemu przysługuje prawo do naliczenia kary umownej w wysokości 20% od kwoty wartości zamówienia. Ewentualne spory mogące wyniknąć w związku z realizacją niniejszego zamówienia Strony będą rozstrzygać polubownie, a jeśli nie będzie to możliwe rozstrzygać je będzie sąd powszechny właściwy dla siedziby Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niewykorzystania pełnego limitu ilościowego i wartościowego przedmiotu zamówienia bez prawa do roszczeń z tego tytułu przez Wykonawcę. Dopuszcza się możliwość przesunięć ilości przesyłek w ramach kwoty brutto zawartej umowy. Zamawiający w okresie realizacji zamówienia przewiduje nadać następującą ilość przesyłek: 1) przesyłki nierejestrowane niebędące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym (zwykłe): a) do 350 g. gabaryt A -52 240 szt. b) do 350 g. gabaryt B - 3 szt. 2) przesyłki nierejestrowane najszybszej kategorii w obrocie krajowym (priorytetowe): a) do 350 g. gabaryt A - 204 szt. b) do 350 g. gabaryt B - 1 szt. 3) przesyłki rejestrowane, niebędące przesyłkami najszybszej kategorii ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru w obrocie krajowym (polecone ZPO): a) do 350 g. gabaryt A - 12 466 szt. b) do 350 g. gabaryt B - 10 szt. c) do 1 000 g. gabaryt A- 5 szt. d) do 1 000 g. gabaryt B- 3 szt. 4) przesyłki rejestrowane, najszybszej kategorii ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru w obrocie krajowym (polecone ZPO, priorytetowe): a) do 350 g. gabaryt A - 4 180 szt. b) do 350 g. gabaryt B - 1 szt. c) do 1 000 g. gabaryt A- 2 szt. 5) przesyłki rejestrowane niebędące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym (polecone): a) do 350 g. gabaryt A - 49 358 szt. b) do 350 g. gabaryt B - 12 szt. c) do 1 000 g. gabaryt A- 1 szt. 6) przesyłki rejestrowane najszybszej kategorii w obrocie krajowym (priorytetowe polecone): a) do 350 g. gabaryt A - 415 szt. 7) przesyłki rejestrowane niebędące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie zagranicznym obszar Europy (polecony): a) do 50 g. - 2 szt. 8) przesyłki rejestrowane niebędące przesyłkami kategorii w obrocie zagranicznym poza obszar Europy (polecone): a) do 50 g. - 2 szt. 9) przesyłki rejestrowane najszybszej kategorii w obrocie granicznym obszar Europy (priorytetowe polecone): a) do 50 g. - 2 szt. b) ponad 100 g. do 350 g. - 1 szt. 10) paczki rejestrowane niebędące paczkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym: a) od 5 kg. do 10 kg. gabaryt A - 5 szt. 11) usługa ,, zwrot przesyłki rejestrowanej do siedziby Zamawiającego w obrocie krajowym - 525 szt. 12) usługa ,, zwrot przesyłki rejestrowanej, z potwierdzeniem odbioru, do siedziby Zamawiającego w obrocie krajowym - 330 szt.