Dostawa i wdrożenie oprogramowania do zarządzania systemem gospodarki odpadami w Związku Gmin Regionu Płockiego, z nielimitowaną liczbą licencji dostępowych dla pracowników i współpracowników Związku Gmin Regionu Płockiego, świadczenie usług dodatkowych obejmujących szkolenia personelu Zamawiającego, asysta powdrożeniowa oraz wsparcie konsultanckie i gwarancyjne.

Opis przedmiotu przetargu: WYMAGANIA DOTYCZĄCE CZYNNOŚCI WDROŻENIOWYCH wdrożenie elektronicznego formularza do wprowadzania deklaracji od właścicieli nieruchomości, na podstawie obowiązującej Uchwały Zgromadzenia Związku Gmin Regionu Płockiego w sprawie deklaracji dla właścicieli nieruchomości zamieszkałych oraz niezamieszkałych oraz każdorazowych zmian elektronicznego formularza w przypadku zmiany w/w uchwały wdrożenie wzorów pism do masowej obsługi właścicieli nieruchomości wezwania do złożenia deklaracji o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi wezwania do zapłaty zaległej opłaty upomnienia do zapłaty w postępowaniu egzekucyjnym potwierdzenia złożenia deklaracji decyzji określającej wysokość opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi pisma o postanowieniu wszczęcia postępowania import do systemu bazy danych 21.660 nieruchomości z sektora I oraz 14.284 nieruchomości z sektora II - na podstawie wykazu zawierającego dane w zakresie: liczby mieszkańców zamieszkałych, zameldowanych, numeru ewidencyjnego działki, numeru aktywnej deklaracji, numeru IBAN z deklaracji, rodzaju nieruchomości, typu zabudowy, liczby deklaracji (przyjętych łącznie, aktywnych, korekt), listy pojemników, rodzaju zbiórki, miejscowości, pełnego adresu, sektora, właściciela, adnotacji importu do systemu bazy danych 33.106 złożonych przez właścicieli nieruchomości deklaracji, w tym 29.694 aktywnych utworzenie bazy danych podmiotów oraz przypisanie im posiadanych numerów indywidualnych IBAN oraz nieruchomości, na podstawie baz danych, o których mowa w pkt c oraz d powyżej importu bazy danych 190.584 wykonanych wpłat na indywidualne numery rachunków IBAN skonfigurowanie obszaru księgowości systemu w zakresie schematów księgowania, zapisów kont syntetycznych i analitycznych utworzenie kont użytkowników dla pracowników Biura ZGRP oraz firm wywozowych, ról oraz przypisanie im ich w systemie w zależności od pełnionej funkcji WYMAGANIA DOTYCZĄCE FUNKCJONALNOŚCI OPROGRAMOWANIA SYSTEMU Dostarczone oprogramowanie ma spełniać wymagania w zakresie funkcjonalności polegających na obsłudze kartoteki nieruchomości z możliwością filtrowania według danych, o których mowa w cz. 1 pkt c, oraz możliwością eksportu wygenerowanego raportu do formatu pdf oraz csv wyświetlenia nieruchomości w oprogramowaniu na mapie katastralnej na podstawie danych GPS lub adresu nieruchomości wyświetlania nieruchomości w podziale na gminy oraz sektory dla nieruchomości zamieszkałych, niezamieszkałych i mieszanych obsłudze kartoteki podmiotów fizycznych oraz innych niż fizyczne z możliwością: filtrowania danych według: nazwy podmiotu, rodzaju podmiotu, numeru PESEL, numeru REGON, NIP, adresu zamieszkania, adresu korespondencyjnego, liczby posiadanych nieruchomości (na podstawie danych z deklaracji), liczby złożonych deklaracji możliwości eksportu wygenerowanego raportu, o którym mowa w lit. powyżej do formatu PDF oraz csv obsłudze kartoteki deklaracji (przyjętych aktywnych, korekt, łącznie) z możliwością możliwość filtrowania zawartości kartoteki przynajmniej według danych z deklaracji opłaty ZGRP możliwości filtrowania zawartości kartoteki w podziale na poszczególne gminy ZGRP możliwość masowego druku wybranego filtrem zakresu deklaracji do formatu PDF oraz csv możliwość definiowania i masowego drukowania pism do właścicieli nieruchomości z filtrowanego zakresu kartoteki obsłudze kartoteki pism generowanych masowo z możliwością definiowania własnych wzorów pism w zakresie spraw związanych z deklaracjami, egzekwowaniem należności, wysyłaniem upomnień itp. przeglądaniem i wyszukiwaniem wygenerowanych pism w podziale na obsługiwane gminy, nazwisko właściciela nieruchomości, adresu nieruchomości, itp. możliwość tworzenia spraw w celu monitorowania sprawy w związku z wysłanym pismem wygenerowanym masowo udostępnieniu modułu księgowego, umożliwiającego importowanie przelewów wykonywanych na indywidualne numery bankowe przez właścicieli nieruchomości w formacie TransCollect automatyczne i manualne rozliczanie i księgowanie przelewów; umarzanie wpłat, udzielania prolongat automatyczne generowanie z tego tytułu przypisów odpisów generowanie raportu z naliczonych opłat należności w zakresie danych przynajmniej danych wpłacającego, okresu opłaty, kwoty należnej wpłaconej/odsetek, rodzaju opłaty, statusu prowadzonej egzekucji, statusu należności możliwość eksportu zapisów księgowych oraz sprawozdawczość księgowa (RB 27S, RB N, zestawienia zaległości i nadpłat, przypisów i odpisów) ewidencja zaległości wraz z naliczaniem odsetek za zwłokę automatyczne księgowanie według własnego, zdefiniowanego schematu i planu kont dla: przypisów/odpisów/umorzeń, wpłat i zwrotów, przeksięgowań, egzekucji i upomnień prowadzenie zapisów w ujęciu klasyfikacji budżetowej wraz ze sprawozdawczością definiowanie własnych raportów, ich eksport do formatu csv, PDF udostępnienie modułu do przeprowadzania przewidzianych prawem postępowań egzekucyjnych umożliwiającego ewidencję upomnień, kosztów upomnień, tytułów wykonawczych kontrolującego terminy doręczeń dokumentów prowadzenie egzekucji organu egzekucyjnego i wierzyciela automatyczne księgowanie przypisów należności powstałych w wyniku prowadzonych postępowań automatyczne naliczanie opłat prolongacyjnych i kosztów upomnień udostępnienie modułu pozwalającego na definiowanie tras wywozowych i raportowanie z ich wykonań przez firmy wywozowe generowaniu raportów tematycznych/analitycznych w podziale na gminy oraz sektory w zakresie statystyki mieszkańców, gospodarstw domowych na podstawie danych z deklaracji statystyki wprowadzonych deklaracji z możliwością grupowania w przedziale czasowym oraz rodzaju deklaracji aktywnych, korekt, rodzaju nieruchomości (zamieszkałych niezamieszkałych mieszanych) szacowanych przychodów ze wprowadzonych deklaracji w podziale na rodzaj zbiórki oraz rodzaj nieruchomości, rodzaj pojemnika rozbieżności przypisów odpisów w module księgowym oraz zaległości w opłatach tworzeniu rejestrów: firm wywozowych z podziałem na rodzaj odbieranych odpadów oraz gminę sektor z terenu której odpady są odbierane; definiowaniu własnych rodzajów powiadomień tematycznych i wysyłanie ich masowo za pomocą adresów e mail oraz na numery telefonów za pomocą sms, z możliwością przechowywania wysłanych powiadomień według ich rodzaju w kartotece możliwości wydruku blankietów wpłat na podstawie danych z deklaracji właściciela nieruchomości udostępnieniu modułu rejestru działalności regulowanej udostępnieniu moduł publikacji WWW strona CMS, publikacje harmonogramów, artykułów, sondy itp. z możliwością zalogowania się do systemu w celu złożenia deklaracji, sprawdzenia stanu złożonej deklaracji, stanu rachunku formularz elektroniczny złożenia deklaracji, o którym mowa w pkt powyżej, musi pozwalać na integrację z wykorzystaniem profilu zaufanego ePUAP strona, o której mowa w pkt powyżej musi wymuszać użycie połączenia SSL z ważnym certyfikatem Wykonawcy udostępnieniu modułu masowego wydruku kopert, potwierdzeń KPA 5, potwierdzeń nadania odbioru możliwości tworzenia własnoręcznie kont dostępowych do oprogramowania dla pracowników Zamawiającego oraz dla pracowników firm wywozowych, kont dla mieszkańców, gmin. Możliwość ustawiania i resetowania haseł możliwości tworzenia własnych definicji ról i uprawnień oraz przypisywanie tych ról i uprawnień do utworzonych kont, o których mowa w pkt o) powyżej możliwości wyświetlenia historii logowań prawidłowych oraz błędnych z zakresem danych zawierających wpisany login, datę i czas zdarzenia, rodzaj zdarzenia oraz adres IP. Historia musi sięgać początku użytkowania oprogramowania modułu dostępu dla systemu dla firm wywozowych z możliwością edycji podstawowych danych nieruchomości przypisywania pojemników do nieruchomości tworzenia tras wywozowych i raportowania do nich z odebranych od właścicieli nieruchomości odpadów importu zapisów tras w formacie GPX w celu zobrazowania pracy firmy wywozowej na podstawie wprowadzonej trasy wywozowej, o której mowa w lit powyżej składania sprawozdań kwartalnych zgodnych z obowiązującymi przepisami prawa sprawozdaniami kwartalnymi składanymi przez podmioty odbierające odpady komunalne fróżnicowego eksportu danych obsługiwanych nieruchomości za pomocą modułu eksportowego, o którym mowa w pkt 2 ust. t. poniżej Żadne dane w kartotekach, o których mowa w pkt powyżej, jeżeli mowa w nich o adresach nieruchomości adresach zamieszkania, nie mogą być przechowywane bez spójności z Krajowym Rejestrem Urzędowym Podziału Terytorialnego Kraju TERYT Głównego Urzędu Statystycznego. Udostępnieniu dla firm odbierających i zagospodarowujących odpady komunalne w imieniu Zamawiającego zwane dalej firmami wywozowymi, modułu eksportowego (zwanego dalej modułem eksportowym), w celu umożliwienia integracji systemów komputerowych firm wywozowych z systemem Wykonawcy. Moduł eksportowy powinien umożliwiać eksport danych nieruchomości w trybie różnicowym do formatu tekstowego CSV (zwany dalej eksportem różnicowym). Eksport różnicowy ma zawierać rekordy, które zmieniły się lub powstały od poprzedniego eksportu Moduł eksportowy ma tworzyć eksport różnicowy bazując na podanej dacie granicznej, po której rejestrowane były zmiany Eksport różnicowy ma być identyczny jak eksport pełny, ale być pozbawiony rekordów, które nie uległy zmianie przed datą graniczną Jeden wyeksportowany plik ma obejmować nieruchomości niezamieszkałe, zamieszkałe oraz mieszane jednocześnie Zakres danych ma obejmować co najmniej ID nieruchomości, której dotyczy deklaracja, datę zaistnienia zmian format YYYYMMDD, nazwę podmiotu imię i nazwisko dla osoby fizycznej, pełną nazwę firmy dla podmiotów innych niż osoba fizyczna, nazwę gminy, nazwę miejscowości, nazwy ulicy, nr domu, nr lokalu, rodzaju nieruchomości 1 dla nieruchomości zamieszkałej, 2 dla niezamieszkałej, 4 dla mieszanej), liczbę osób zadeklarowanych dla nieruchomości zamieszkałych (brak wartości dla nieruchomości niezamieszkałych) rodzaj zbiórki dla nieruchomości zamieszkałej wartość T lub N czy odpady są oddawane selektywnie; brak wartości dla nieruchomości niezamieszkałych rodzaj zbiórki dla nieruchomości niezamieszkałej wartość T lub N czy odpady są oddawane selektywnie; brak wartości dla nieruchomości zamieszkałych informacja o oddawaniu odpadów zielonych dla nieruchomości zamieszkałych (wartość T lub N czy będą oddawane, brak wartości dla nieruchomości niezamieszkałych) informacja o oddawaniu odpadów zielonych dla nieruchomości niezamieszkałych (wartość T lub N czy będą oddawane, brak wartości dla nieruchomości zamieszkałych) dla nieruchomości niezamieszkałych/mieszanych kolejno liczba zadeklarowanych pojemników oraz częstotliwość odbioru w miesiącu dla pojemników 60l, 120l, 240l, 660l, 1100l, 7500l. Wykonawca będzie modyfikował zakres danych do eksportu na żądanie Zamawiającego Moduł eksportowy będzie respektował podział na miesiące (od stycznia do grudnia), zadeklarowanej liczby osób zamieszkujących nieruchomość oraz zmiennej częstotliwości odbioru pojemników Eksportowane dane będą zawierały tylko i wyłącznie dane nieruchomości, leżących na terenie gmin przypisanych do sektora przypisanego firmie wywozowej System będzie odnotowywał fakt wykonania eksportu z podaniem powodu eksportu (podawanego przez użytkownika wykonującego eksport), ID użytkownika wykonującego eksport oraz datę i godzinę eksportu; Oprogramowanie ma działać w formie usługi przez przeglądarkę internetową, przy czym dopuszczona jest obsługa języka JavaScript niedopuszczona jest obsługa maszyny wirtualnej Java z wyjątkiem apletów służących do podpisu elektronicznego, o ile taki będzie wykorzystywany; oprogramowanie nie może wymuszać na żadnym z użytkowników systemu jakiejkolwiek wtyczki/pluginu/dodatku do przeglądarki oprogramowanie musi działać w wymuszonym trybie SSL dla każdej sesji muszą być logowane wszystkie rodzaje dostępu (pozytywne negatywne) do systemu w przypadku trzykrotnego błędnego wpisania hasła, konto użytkownika powinno być czasowo blokowane Wymagania dotyczące udzielonej licencji na oprogramowanie: Wykonawca udzieli niewyłącznej, przenoszalnej licencji do korzystania z oprogramowania , na polach eksploatacji umożliwiających pełne korzystanie z oprogramowania dla pracowników oraz współpracowników Zamawiającego jak również podmiotów związanych z Zamawiającym i ich pracowników, i współpracowników, i właścicieli nieruchomości, korzystających z publicznej strony WWW Związku, o której mowa w ust. 2 Zakres licencji na korzystanie z oprogramowania o którym mowa w § 1 uprawnia do korzystania z Oprogramowania jednocześnie na dowolnej ilości jednostek sprzętowych, przez dowolną ilość użytkowników. Licencjodawca potwierdza, że Licencjobiorca jest uprawniony w szczególności do upoważnienia innych podmiotów do wykorzystywania oprogramowania w związku z wykonaniem zamówienia Udzielenie Licencjobiorcy licencji na korzystanie z Oprogramowania następuje z chwilą udostępnienia możliwości korzystania z oprogramowania przez przekazanie haseł i innych niezbędnych informacji W celu uniknięcia wątpliwości licencje udzielone na podstawie niniejszej umowy nie są w żaden sposób limitowane liczbą użytkowników, liczbą lub rodzajem urządzeń obsługiwanych przez oprogramowanie, etc. Wynagrodzenie za udzielenie niniejszej licencji ujęte jest w wynagrodzeniu głównym w postępowaniu na Dostawę i wdrożenie oprogramowania do zarządzania systemem gospodarki odpadami w Związku Gmin Regionu Płockiego, z nielimitowaną liczbą licencji dostępowych dla pracowników Związku Gmin Regionu Płockiego, świadczenie usług dodatkowych obejmujących szkolenia personelu Zamawiającego, asystę powdrożeniową oraz wsparcie konsultanckie i gwarancyjne. Czas obowiązywania licencji do końca trwania umowy głównej tj. do r. Wymagania dotyczące szkoleń Przeprowadzenie 2 szkoleń z obsługi systemu w trakcie trwania przedmiotu umowy (przeprowadzonych osobiście lub w formie wideokonferencji przez Internet) dla pracowników Biura ZGRP i lub pracowników firm odbierających odpady komunalne. Terminy i zakres merytoryczny szkoleń zostanie ustalony w trakcie realizacji umowy, w zależności od potrzeb Zamawiającego. Szkolenia trwały będą w zależności od potrzeb Zamawiającego - od 4 do 6 godzin zegarowych. Terminy szkoleń będą wyznaczane w dniach pracujących z miesięcznym wyprzedzeniem przez Zamawiającego. (Jeden termin w 2014r. oraz jeden termin w 2015r.). Wymagania dotyczące serwisu gwarancyjnego, asysty technicznej helpdesk oraz aktualizacji oprogramowania Zapewnienie serwisu gwarancyjnego na cały okres trwania umowy: Wykonawca zapewni mechanizm, w ramach którego Zamawiający będzie mógł zgłaszać i monitorować stan zgłoszonych usterek pytań propozycji ulepszenia systemu Wykonawca zapewni wsparcie techniczne poprzez telefoniczne udzielanie instrukcji dotyczących oprogramowania; Wykonawca gwarantuje, że usterki, które uniemożliwiają Zamawiającemu obsługę systemu, a wynikają z winy Wykonawcy, zostaną usunięte w przeciągu 24 godzin od momentu zgłoszenia przez Zamawiającego; Wykonawca będzie nieodpłatnie uwzględniał w oprogramowaniu wszelkie zmiany jakie mogą nastąpić w wyniku zmiany treści ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach Dz.U. 2012r. poz. 381 z późn. zm. oraz przepisów prawa miejscowego i innych aktów prawa dotyczących systemu gospodarki odpadami przez ZGRP Zapewnienie usługi typu Helpdesk w trakcie pracy Biura ZGRP, w dni powszednie w godzinach 8.oo-16.oo, w liczbie 6 godzin rocznie (łącznie 12 godzin w całym okresie trwania umowy). Czas reakcji Wykonawcy na zgłoszenie minimum 1 dzień roboczy.