Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w Urzędzie Miasta Piły wraz z dostawą niezbędnego sprzętu oraz prowadzeniem szkolenia dla pracowników UM Piła w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013 - EODMP

Piła: Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w Urzędzie Miasta Piły wraz z dostawą niezbędnego sprzętu oraz prowadzeniem szkolenia dla pracowników UM Piła w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013 - EODMP


Numer ogłoszenia: 367904 - 2012; data zamieszczenia: 26.09.2012

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Stowarzyszenie Gmin i Powiatów Nadnoteckich , ul. Grunwaldzka 2, 64-920 Piła, woj. wielkopolskie, tel. 67 215 27 90, faks 67 215 27 90 w.33.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.sgipn.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Podmiot prawa publicznego.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w Urzędzie Miasta Piły wraz z dostawą niezbędnego sprzętu oraz prowadzeniem szkolenia dla pracowników UM Piła w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013 - EODMP.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w Urzędzie Miasta Piły wraz z dostawą niezbędnego sprzętu oraz przeprowadzeniem szkolenia dla pracowników U.M. Piła - nazwanego dalej EODMP. Przedmiot zamówienia przewidziany jest do realizacji w czterech etapach: Etap 1: Wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów w Urzędzie Miasta Piła - EODMP, zgodnie z wymaganiami określonymi w zgodnie z pkt. 6.1 Zał. Nr 4 do SIWZ Szczegółowe Wytyczne Techniczne Projektu, obejmujące również: - Przygotowanie wdrożenia systemu EODMP, zgodnie z wymaganiami określonymi w rozdziale 6.1.1, zał. nr 4 do SIWZ złożone z: Inwentaryzacji spraw załatwianych przez mieszkańców w Urzędzie Miasta Piła. W ramach inwentaryzacji wykonawca musi ustalić między innymi ścieżki obiegu doku-mentów, opracować wymagania merytoryczne i techniczne dotyczące systemu oraz jego zakupu; Opracowania procedur stosowania systemu elektronicznego obiegu dokumentów przez pracowników UM Piła i jednostki podległe jeśli takowe korzystają z EODMP. - Dostawę sprzętu wraz z oprogramowaniem systemowym i oprogramowaniem bazodanowym z zgodnie z wymaganiami określonymi w rozdziale 6.1.2 zał. nr 4 do SIWZ a w szczególności: a) serwer aplikacyjny z osprzętem i oprogramowaniem systemowym - 1 szt. b) macierz dyskowa - 1 szt. c) system archiwizacji - 1 szt. d) skaner A4 z podajnikiem - 3 szt. e) czytniki kodów kreskowych - 7 szt. f) niezbędne oprogramowanie bazodanowe. - Wdrożenie warstwy aplikacyjnej systemu EODMP wraz z udzieleniem licencji na korzystanie z systemu EODMP na warunkach określonych w projekcie umowy stanowiącym załącznik nr 6 do SIWZ i zgodnie z wymaganiami określonymi w rozdziale 6.1.3 zał. nr 4 do SIWZ. - Integracji systemu EODOMP z istniejącym oprogramowaniem Urzędu Miasta Piły (zał. nr 4 pkt 4),szczególności z Zintegrowanym Systemem Zarządzania Miastem, wdrożonym przez Firmę OTAGO (System jest w okresie gwarancji i jest objęty autorską opieką serwisową). Etap 2. Przeprowadzenie szkoleń wewnętrznych dla pracowników UM Piła z zakresu obsługi systemu EODMP - zgodnie z wymaganiami określonymi w pkt. 6.2 Zał. Nr 4 do SIWZ Szczegółowe Wytyczne Techniczne Projektu. Etap 3. Świadczenie opieki technicznej wobec systemu EODMP przez okres 11 miesięcy od dnia udzielenia licencji na korzystanie z systemu EODMP, zgodnie z wymaganiami określonymi w rozdziale 6.3, Zał. Nr 4 do SIWZ Szczegółowe Wytyczne Techniczne Projektu. Etap 4. Wykonanie audytu i weryfikacji EODMP zgodnie z pkt. 6.4 Zał. Nr 4 do SIWZ Szczegółowe Wytyczne Techniczne Projektu.

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających:
nie.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
48.31.10.00-1, 72.31.00.00-1, 72.32.00.00-4, 72.26.30.00-6, 72.26.50.00-0, 80.51.10.00-9, 72.26.70.00-4, 72.21.26.00-5, 30.20.00.00-1, 48.80.00.00-6, 30.23.31.41-1, 30.21.61.10-0, 30.21.61.30-6.

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Zakończenie: 30.11.2013.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium:
Wykonawca przystępując do przetargu jest obowiązany wnieść wadium w wysokości 10 000,00 zł

III.2) ZALICZKI

• 
  Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia:
  nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Wykonawca winien posiadać niezbędną wiedzę i doświadczenie. W tym względzie Wykonawca udokumentuje, że w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres działalności jest krótszy - w tym okresie, zrealizował z należytą starannością co najmniej dwa wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów w jednostkach sektora finansów publicznych o podobnym zakresie jak zawarty w opisie przedmiotu zamówienia (załącznik Nr 4 do SIWZ), dla minimum 150 stanowisk każde.

• 
  III.3.3) Potencjał techniczny
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Potwierdzenie posiadania certyfikatu ISO/IEC 27001:2005 lub równoważnego w zakresie zarządzania projektami oraz projektowania, wdrażania i serwisowania systemów informatycznych. W przypadku konsorcjum certyfikat musi posiadać przynajmniej Wykonawca, który będzie realizować część zamówienia dotyczącą projektowania, wdrożenia i serwisowania systemu informatycznego.

• 
  III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Wykonawca winien wykazać, że dysponuje osobami zdolnymi do realizacji zamówienia i w tym względzie udokumentuje, że dysponuje następującą kadrą, która będzie wdrażać elektroniczny obieg dokumentów: a) kierownik wdrożenia - wykształcenie wyższe informatyczne, minimum 3-letnie doświadczenie w kierowaniu projektami informatycznymi. b) trzech specjalistów do wdrożenia systemu elektronicznego obiegu dokumentów z wykształceniem wyższym informatycznym.

• 
  III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Wykonawca winien znajdować się w sytuacji ekonomicznej i finansowej gwarantującej wykonanie zamówienia i w tym względzie udokumentuje, że jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na kwotę nie mniejszą niż 500.000,00 zł (słownie: pięćset tysięcy złotych 00/100).

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• 
  III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:
  

  • wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie
  • wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych dla wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami
  • opłaconą polisę, a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia

• 
  III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:
  

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
  • aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy
  • aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
  • aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, lub potwierdzenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
  • aktualną informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 4-8 ustawy, wystawioną nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
  • aktualną informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 9 ustawy, wystawioną nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

• III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

  Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

  III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

  • nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
  • nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne albo że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
  • nie orzeczono wobec niego zakazu ubiegania się o zamówienie - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

• III.4.3.2) zaświadczenie właściwego organu sądowego lub administracyjnego miejsca zamieszkania albo zamieszkania osoby, której dokumenty dotyczą, w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 4-8 ustawy - wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert - albo oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, jeżeli w miejscu zamieszkania osoby lub w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się takiego zaświadczenia

III.5) INFORMACJA O DOKUMENTACH POTWIERDZAJĄCYCH, ŻE OFEROWANE DOSTAWY , USŁUGI LUB ROBOTY BUDOWLANE ODPOWIADAJĄ OKREŚLONYM WYMAGANIOM

W zakresie potwierdzenia, że oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane odpowiadają określonym wymaganiom należy przedłożyć:

• inne dokumenty

  1. Potwierdzenie posiadania Certyfikatu ISO 27001:2005; 2. Oświadczenie Wykonawcy, że zaoferowana platforma systemowa, bazodanowa i programowa zapewni poprawną i wydajną pracę systemu dla 150 użytkowników oraz będzie zintegrowana z modułami ewidencyjnymi i finansowymi funkcjonującymi w Urzędzie Miasta Piły.

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

Wypełniony formularz Oferta- Załącznik nr 1 do SIWZ. Pełnomocnictwo do podpisania oferty i umowy, jeżeli forma reprezentacji nie wynika z innych dokumentów złożonych wraz z ofertą. Oświadczenie Wykonawcy - osoby fizycznej, że reprezentowana przez niego firma nie jest w stanie upadłości, ani nie otwarto jej likwidacji. Dowód wniesienia wadium.

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne:
nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
najniższa cena.

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna:
nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:
tak

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

Zamawiający przewiduje możliwość dokonywania istotnych zmian postanowień zawartej Umowy zgodnie z warunkiem SIWZ, w szczególności zmiany Umowy mogą dotyczyć: a) terminu wykonania przedmiotu Umowy; b) zakresu zamówienia c) podwyższenia stawki podatku od towarów i usług (VAT) i w związku z tym wysokości wynagrodzenia brutto Wykonawcy, d) zmian osób funkcyjnych.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
www.sgipn.pl

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Stowarzyszenie Gmin i Powiatów Nadnoteckich ul. Grunwaldzka 2, 64-920 Piła pokój nr 8.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
04.10.2012 godzina 09:30, miejsce: Stowarzyszenie Gmin i Powiatów Nadnoteckich ul. Grunwaldzka 2, 64-920 Piła pokój nr 8.

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej:
Zamówienie prowadzone jest w ramach projektu - Profesjonalizm i nowoczesność w JST - realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007 - 2013, Priorytetu V Dobre Rządzenie, Działania 5.2 Wzmocnienie Potencjału Administracji Samorządowej, Poddziałania 5.2.1 Modernizacja Zarządzania w Administracji Samorządowej..

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
tak