Organizacja uczestnictwa przedsiębiorców sektora spożywczego z Polski Wschodniej w targach Indagra Food 2014, odbywających się w Bukareszcie (Rumunia) w terminie 29 października – 2 listopada 2014 r. - polska-warszawa: usługi w zakresie organizacji targów i wystaw

Opis przedmiotu przetargu: 1. przedmiot zamówienia obejmuje organizację uczestnictwa przedsiębiorców sektora spożywczego z polski wschodniej w targach indagra food 2014, odbywających się w bukareszcie (rumunia) w terminie 29 października – 2 listopada 2014 roku (indagra food 2014), realizowanego w ramach programu promocji gospodarczej polski wschodniej, działanie i.4 programu operacyjnego rozwój polski wschodniej 2007–2013 osi priorytetowej i nowoczesna gospodarka działanie i.4 promocja i współpraca, komponent promocja. szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 1 do siwz. 2. zamówienie jest realizowane i finansowane ze środków europejskiego funduszu rozwoju regionalnego programu operacyjnego rozwój polski wschodniej 2007–2013. 3. kod zamówienia określony we wspólnym słowniku zamówień (cpv) 79956000 0 – usługi w zakresie organizacji targów i wystaw 79930000 2 – specjalne usługi projektowe 60170000 0 – wynajem pojazdów przeznaczonych do transportu osób wraz z kierowcą 22100000 1 – drukowane książki, broszury i ulotki 39294100 0 – artykuły informacyjne i promocyjne 55500000 5 – usługi bufetowe oraz w zakresie podawania posiłków 60161000 4 – usługi w zakresie transportu paczek 60000000 8 – usługi transportowe (z wyłączeniem transportu odpadów) szczegółowe wymagania związane z przedmiotem zamówienia 1. wykonawca jest zobowiązany do wykonania zamówienia zgodnie z sopz, stanowiącym załącznik nr 1 do siwz i szczegółowymi ustaleniami określonymi przez zamawiającego oraz jest odpowiedzialny za należyte wykonanie zamówienia. 2. zamawiający oczekuje wysokiej jakości świadczonych usług. wymagana jest najwyższa staranność przy realizacji przedmiotu zamówienia. 3. zamawiający wymaga, aby wykonawca zapoznał się z warunkami technicznymi zabudowy stoisk dla wystawców określanych dla zamówienia przez organizatora targów indgara food 2014 które są dostępne na oficjalnej stronie internetowej organizatora targów http //www.indagra food.ro/. wykonawca zobowiązuje się do ich przestrzegania i wykonania zamówienia zgodnie z tymi warunkami. 4. wykonawca zobowiązuje się do zachowania poufności co do uzyskanych informacji i dokumentacji dotyczących realizacji przedmiotu zamówienia. 5. wykonawca zobowiązuje się do każdorazowego wykupienia polisy ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej na kwotę 300 000 pln od wszelkich szkód wyrządzonych osobom trzecim, w tym organizatorowi targów, w związku z wykonywanym zamówieniem. 6. zamawiający przewiduje możliwość udzielenia zamówień uzupełniającego na podstawie art. 67 ust 1 pkt 6 ustawy pzp w zakresie 18 000 pln, co stanowi 10 % szacowanej kwoty zamówienia podstawowego wynoszącego 180 000 pln. termin wykonania zamówienia ostateczny termin zakończenia wykonania zamówienia – do 4 listopada 2014 r. do godz. 20 00 (data ostatecznego demontażu stoisk), w tym 1) wykonanie 2 projektów stoiska – w terminie do 3 dni od daty podpisania umowy; 2) wykonanie stoiska. dostawa elementów i ich montaż – od 24 października 2014 r., godz. 8 30 do 28 października 2014 r. godz. 20 00; 3) utrzymanie i obsługa stoiska oraz logistyka wyjazdu – w terminie 29 października 2 listopada 2014 r. w godzinach otwarcia targów; 4) demontaż stoiska – od 2 listopada 2014 r. godz. 16 00 do 4 listopada 2014 r. do godz. 20 00 (2.11.2014 w godz. 16 00–20 00, 3–4.11.2014 w godz. 8 30 20 00). informacje ogólne o przedmiocie zamówienia 1. przedmiotem zamówienia jest organizacja uczestnictwa przedsiębiorców sektora spożywczego z polski wschodniej w targach indagra food 2014, obywających się w bukareszcie (rumunia) w terminie 29 października – 2 listopada 2014 r. 2. plan stoiska stanowi załącznik nr 1 do sopz. 3. zamawiający oświadcza, iż zawarł umowę o wynajem powierzchni wystawienniczej z firmą romexpo s.a. (organizatorem targów indagra food 2014) z siedzibą w bukareszcie na wynajęcie zamawiającemu łącznie 135 m2 niezabudowanej powierzchni wystawienniczej na czas trwania targów indagra food 2014, zwanych dalej „targami”. zamawiający informuje, iż wynajęte stoisko polski wschodniej (nr 05 08) znajduje się na terenie centrum targowego w bukareszcie w hali a (poziom 0.00, sektor d) przy ul. bulevardul mărăști nr 65 67 4. zamawiający informuje, iż targi indagra food 2014 odbywają się przez 5 dni (w terminie 29 października–2 listopada 2014 r.). zamawiający informuje, iż wszelkie niezbędne informacje dotyczące danych technicznych, logistycznych i innych związanych z zabudową, terminami, przyłączami prądów, wody, etc., są dostępne na oficjalnej stronie internetowej organizatora targów http //www.indagra food.ro/. 5. zamawiający przewiduje, iż na regionalnym stoisku polski wschodniej wspólnie prezentować będzie się 18 firm z makroregionu, dalej zwanych podwystawcami. 6. zamawiający poszukuje wykonawcy, który wykona stoisko począwszy od zaprojektowania, poprzez dostawę elementów stoiska, transport tych elementów i innych niezbędnych materiałów wraz z eksponatami oraz elementami wystawienniczymi wskazanymi przez zamawiającego na miejsce targów, aż do demontażu stoiska. 7. wykonawca w trakcie 5 dni trwania targów zapewni obsługę cateringowo informacyjną stoiska (co najmniej 1 hostessa mówiąca swobodnie w j. polskim, j. angielskim oraz języku rumuńskim). 8. wykonawca przez 5 dni trwania targów zapewni obecność obsługi stoiska (co najmniej 1 osoba odpowiedzialna za stan techniczny stoiska) oraz kierownika projektu (odpowiedzialnego za nadzór i koordynowanie prawidłowej realizacji wszystkich elementów zamówienia), posługujących się biegle j. polskim oraz j. angielskim. 9. hostessa, obsługa techniczna i kierownik projektu muszą być dostępni na stoisku przez cały czas trwania targów (5 dni) w godzinach ich otwarcia. wykonawca pokryje wszelkie koszty związane z zatrudnieniem ww. osób, w tym koszty transportu, ubezpieczenia, zakwaterowania, wyżywienia oraz wejścia na teren targów i wszelkie inne koszty związane z zatrudnieniem ww. personelu. 10. wykonawca zapewni na stoisku ciepłe i zimne napoje oraz przekąski w postaci zakupionych, gotowych kanapek (kawa, herbata, naturalne soki owocowe, gazowane napoje, woda mineralna gazowana i niegazowana wraz z dodatkami np. cytryna, cukier, mleko, śmietanka oraz kanapki). będą one dostępne przez cały czas trwania targów, tj. przez 5 dni w godzinach ich otwarcia dla podwystawców w ilościach potrzebnych przez 5 dni dla podwystawców). 11. wykonawca zapewni profesjonalny projekt, grafikę, przygotowanie do druku oraz druk katalogu wystawców (400 sztuk) na podstawie materiałów własnych oraz materiałów informacyjnych o firmach przekazanych przez zamawiającego w dniu podpisania umowy. 12. wykonawca wynajmie klimatyzowany autokar, nie starszy niż 5 lat (na minimum 35 osób). autokar powinien być do dyspozycji zamawiającego w bukareszcie w terminie 28 października – 3 listopada 2014 r. i powinien być wyraźnie oznaczony plakietką „paiiiz poland”. koszty związane z zatrudnieniem, noclegiem i ubezpieczeniem kierowcy (kierowców) oraz wszelkimi opłatami, w tym opłatami parkingowymi ponosi wykonawca. 13. wykonawca zobowiązany jest do dokonania wszelkich czynności formalnych związanych z techniczno organizacyjnym funkcjonowaniem stoiska w celu dostawy transportu oraz montażu i demontażu stoiska (bezpośredni kontakt z organizatorem targów). ii.1.6)