Przeprowadzenie audytu finansowego w projektach: Improved Extraction Ratios for Deep Coal Mines, akronim IMPREX, nr kontraktu RFCR-CT-2008-00001 przyznanego w ramach Programu badawczego Funduszu Badawczego Węgla i Stali; Flooding Management for underground coal mines considering regional mining networks, akronim FLOMINET, nr kontraktu RFCR-CT-2008-00005 przyznanego w ramach Programu badawczego Funduszu Badawczego Węgla i Stali

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi dwóch audytów finansowych następujących projektów: 1. Improved Extraction Ratios for Deep Coal Mines, akronim IMPREX. Projekt jest realizowany przez konsorcjum w skład którego wchodzą: Rock Mechanics Technology Limited RMT LTD z siedzibą w Burton-On-Trent Wielka Brytania jako koordynator projektu, UK Coal Mining LTD z siedzibą w Doncaster Wielka Brytania, University of Nottingham z siedzibą w Nottingham w Wielkiej Brytani, DMT GMBH & Co KG z siedzibą w Essen Niemcy, Technische Universitaet Clausthal z siedzibą w Clausthal-Zellerfeld Niemcy, Główny Instytut Górnictwa z siedzibą w Katowicach, Katowicki Holding Węglowy SA z siedzibą w Katowicach. Audyt dotyczy kosztów poniesionych przez Główny Instytut Górnictwa, wartość kosztów kwalifikowanych wg kontraktu wynosi 377 592 Euro. Cel projektu: Celem realizacji Projektu jest badanie, zidentyfikowanie oraz rozwój praktycznych sposobów i metod, których zastosowanie poprawi współczynnik wykorzystania złoża węgla kamiennego w głębokich kopalniach europejskich, przy zachowaniu wymaganego poziomu bezpieczeństwa oraz efektywności pracy. Termin realizacji projektu: 01.07.2008 r. - 30.06.2011 r. Przedmiot zamówienia - audyt finansowy projektu - należy przeprowadzić zgodnie z zgodnie z powszechnie uznawanymi, międzynarodowymi standardami audytu, oraz zasadami obowiązującymi w projektach współfinansowanych z Programu badawczego Funduszu Badawczego Węgla i Stali, a w szczególności z umową grantową z Komisją Europejską. 2. Flooding Management for underground coal mines considering regional mining networks, akronim FLOMINET. Projekt jest realizowany przez konsorcjum w skład którego wchodzą: DMT GMBH & CO KG z siedzibą w Essen Niemcy jako koordynator projektu, Institut National De L Environnement Et Des Risques Ineris z siedzibą w Verneuil en Halatte Francja, Asociacion Para La Investigacion Y Desarrollo Industrial De Los Recursos Naturales - Aitemin z siedzibą Madryt Hiszpania, Główny Instytut Górnictwa z siedzibą w Katowicach, Hulleras Del Norte Sa - HUNOSA z siedzibą w Oviedo. Projekt ustanowiony jest w ramach Programu badawczego Funduszu Badawczego Węgla i Stali. Audyt dotyczy kosztów poniesionych przez Główny Instytut Górnictwa, wartość kosztów kwalifikowanych wg kontraktu wynosi 320.000 Euro. Cel projektu: Celem realizacji Projektu jest wsparcie programu badawczego Funduszu Badawczego Węgla i Stali przez promowanie korzyści odnoszących się do efektywnej ochrony środowiska, ochrony poziomu wód, oczyszczania wód odprowadzanych z kopalń oraz redukcji emisji gazów cieplarnianych. Termin realizacji projektu: 01.07.2008 r. - 30.06.2011 r. Przedmiot zamówienia - audyt finansowy projektu - należy przeprowadzić z zgodnie z powszechnie uznawanymi, międzynarodowymi standardami audytu, oraz zasadami obowiązującymi w projektach współfinansowanych z Programu badawczego Funduszu Badawczego Węgla i Stali, a w szczególności z umową grantową z Komisją Europejską. Uwaga dotyczy zarównoa audytu IMPREX jak i FLOMINET: - umowa i załączniki do umowy z Komisją Europejską sporządzone są w języku angielskim, - wytyczne do Programu badawczego Funduszu Badawczego Węgla i Stali sporządzone są w języku angielskim, - raporty finansowe - sporządzone są w języku angielskim. II. Zakres działań Celem zamówienia audytu projektu, jest wydanie Certyfikatu kontroli sprawozdania finansowego (Certificate on Financial Statement), sporządzonego w języku polskim i angielskim w 4 egzemplarzach dla każdego projektu osobno w zakresie: 1. wiarygodności danych, zarówno liczbowych, jak i opisowych, zawartych w dokumentach związanych z realizowanym projektem; 2. realizacji kosztów i uzyskania założonych efektów zgodnie z wymaganiami zawartymi w umowie grantowej; 3. wykorzystania środków finansowych pod kątem zgodności z przepisami prawa; 4. poprawnego sposobu udokumentowania i ewidencyjnego wyodrębnienia rzeczywistych operacji gospodarczych. III. Podejście Audytu 1. Audyt powinien być przeprowadzony na podstawie powszechnie akceptowanych standardów audytu. 2. Audytor jest zobowiązany do należytego dokumentowania przeprowadzonych czynności. 3. Na podstawie przeprowadzonych czynności audytorskich oraz opracowanej dokumentacji Audytor jest zobowiązany do przygotowania pisemnego certyfikatu z kontroli sprawozdania finansowego i przekazania go Zamawiającemu. 4. Certyfikat określać będzie, czy otrzymane środki finansowe zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem i przepisami prawa oraz czy księgi rachunkowe są prowadzone prawidłowo.. 5. Audytor jest obowiązany zachować poufność i nie naruszać tajemnic handlowych jednostek realizujących projekt. Nie może to jednak wpływać na merytoryczną treść certyfikatu. 6. Audyt projektu obejmuje w szczególności sprawdzenie: 1) zgodności realizacji projektu z umową grantową; 2) poprawności księgowania kosztów poniesionych w ramach realizowanego projektu, zasadności kosztów, sposobu ich udokumentowania i ich wyodrębnienia w ewidencji księgowej; 3) kwalifikowalność kosztów i wpływów do projektu ujętych w sprawozdaniach finansowych; 4) wiarygodności sprawozdań finansowych z realizacji projektu; 5) przestrzegania przepisów o zamówieniach publicznych, finansach publicznych i rachunkowości; 6) wykonania zaleceń wcześniejszych kontroli i audytów. 7. Certyfikat z audytu musi zawierać co najmniej: - oznaczenie certyfikatu; - datę jego sporządzenia; - nazwę i adres oraz dane jednostki; - nazwę, akronim i numer projektu; - oświadczenie Audytora oraz osób wykonujących czynności audytu o niezależności od badanej jednostki; - oświadczenie Audytora, że pomiędzy nim a zleceniodawcą lub osobą trzecią, której koszty są zgłaszane, nie występuje konflikt interesów w zakresie wystawianego certyfikatu. - imiona, nazwiska, adresy i numery uprawnień audytorów wykonujących czynności audytu; - cele audytu; - podmiotowy i przedmiotowy zakres audytu; - termin, w którym przeprowadzono audyt; - zwięzły opis działań jednostki w obszarze objętym audytem; - ocenę adekwatności, skuteczności i efektywności systemu zarządzania i kontroli w obszarze działalności jednostki objętej audytem; - informację o metodzie doboru i wielkości próby do badania; - zaprezentowanie wyników badania, - podpisy audytorów uczestniczących w audycie; - podpisy reprezentantów audytora, jeśli audytorem jest osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej. Zamawiający nie narzuca audytorowi, biegłemu rewidentowi sposobu doboru próby i metodologii stosowanej podczas audytu. Wydany certyfikat z kontroli sprawozdania finansowego dotyczy projektu w zakresie realizowanym przez Zamawiającego. Partnerzy projektu przeprowadzają odrębne audyty finansowe.