37/KSOW/PN-U/2014 Zakup usług polegających na kompleksowej realizacji projektu pt. ,,WIEJSKA POLSKA. Przedsiębiorcza wieś”. - polska-warszawa: usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów

Opis przedmiotu przetargu: wykonawca zapewni kompleksową realizację projektu pt. ,,wiejska polska. przedsiębiorcza wieś”, którego celem jest przygotowanie wiejskich środowisk do realizacji zadań w okresie 2014 2020 poprzez propagowanie przedsiębiorczości z uwzględnieniem agroturystyki i turystyki wiejskiej z podkreśleniem roli wiejskich kobiet oraz w oparciu o zidentyfikowane dobre praktyki i w kontekście zrównoważonego rozwoju wsi. wykonawca zapewni w celu realizacji przedmiotu zamówienia wykonawca zorganizuje biuro realizacji i promocji projektu „wiejska polska. przedsiębiorcza wieś”, zwane dalej biurem, odpowiedzialne za całość prac związanych z realizacją projektu w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania biura wykonawca zapewni a) osobę lub zespół osób zapewniający prawidłowe oraz terminowe wykonanie zadań biura, b) minimum jeden numer telefonu stacjonarnego, numer telefonu komórkowego, numer faksu oraz adres mailowy i korespondencyjny c) organizację pracy, umożliwiającą zamawiającemu stały kontakt z przedstawicielami biura. przedstawiciele biura będą ściśle współpracować z zamawiającym i na bieżąco dostarczać wszelkich informacji o realizacji przedmiotu zamówienia. podstawowe zadania biura i. kompleksowa organizacja i obsługa konferencji pt. „wiejska polska. przedsiębiorcza wieś” w dniach 5 i 6 lipca 2014 r., zgodnie z ramowym programem konferencji. w ramach zadania wykonawca zapewni co najmniej a. miejsca realizacji projektu, w tym 1) salę konferencyjną w dniu 5 lipca 2014 r. mieszczącą maksymalnie 500 uczestników, położoną w koninie lub w odległości nie większej niż 5 km od granic administracyjnych miasta. ww. powinna zostać przystosowana do organizacji konferencji, w szczególności ustawienie konferencyjne krzeseł dla maksymalnie 500 uczestników, stół prezydialny dla minimalnie 3 osób oraz mównicę z jednym mikrofonem, wyposażenie w laptop z dostępem do internetu, ekran i rzutnik multimedialny oraz nagłośnienie, 2) salę konferencyjną w dniu 6 lipca 2014 r. mieszczącą maksymalnie 200 uczestników, położoną w licheniu starym (w gminie ślesin, w powiecie konińskim, w województwie wielkopolskim) lub w odległości nie większej niż 9 km od granic administracyjnych wsi. ww. powinna zostać przystosowana do organizacji konferencji, w szczególności ustawienie konferencyjne krzeseł dla maksymalnie 200 uczestników, stół prezydialny dla minimalnie 3 osób oraz mównicę z jednym mikrofonem, wyposażenie w laptop z dostępem do internetu, ekran i rzutnik multimedialny oraz nagłośnienie, uwaga wykonawca zobowiązany jest do wskazania w ofercie adresów obiektów, w których zapewni sale konferencyjne. b. nabór uczestników konferencji z różnych środowisk wiejskich sołtysi; członkowie lokalnych grup działania, stowarzyszeń i innych organizacji wiejskich, w tym kobiecych; przedstawiciele jednostek samorządu terytorialnego; przedstawiciele izb rolniczych oraz ośrodków doradztwa rolniczego, a także mieszkańcy wsi (przy czym 5 lipca 2014 r. – minimalnie 430 a maksymalnie 500 osób, 6 lipca 2014 r. – minimalnie 170 a maksymalnie 200 osób); c. zapewnienie obsługi organizacyjno – technicznej obsługa techniczna sprzętu multimedialnego. obsługa rejestracji uczestników w dniu konferencji, d. oznakowanie sal konferencyjnych w sposób zapewniający widoczność logotypów i sloganów, które zostały wskazane w załączniku nr 7 do siwz zgodnie z księgą wizualizacji znaku prow dostępną na stronie www.minrol.gov.pl ; e. jeden nocleg z 5 na 6 lipca 2014 r. wraz ze śniadaniem dla 50 osób (dla obsługi, uczestników i ekspertów), zgodnie z poniższymi wymaganiami hotel lub inny obiekt o standardzie trzygwiazdkowym lub równoważnym, położonym w licheniu starym (w gminie ślesin, w powiecie konińskim, w województwie wielkopolskim) lub w odległości nie większej niż 12 km od miejsca realizacji konferencji; pokoje jedno lub dwuosobowe, z pełnym węzłem sanitarnym; f. kolację w dniu 5 lipca 2014 r. dla 50 osób (dla obsługi, uczestników i ekspertów), w formie bufetu składającego się minimalnie z trzech dań ciepłych do wyboru gości (w tym jednego dania wegetariańskiego), wyboru sałatek/warzyw, napojów (co najmniej dwóch rodzajów soków owocowych lub warzywnych, wody gazowanej i niegazowanej), kawa, herbata. g. realizacja ramowego programu konferencji, tj 5 lipca 2014 11.00 – 12.30 – forum debaty publicznej moderowana dyskusja wraz z podsumowaniem dotycząca następujących zagadnień rozwój przedsiębiorczości, wiejska turystyka, wiejskie inicjatywy kobiet. w forum udział weźmie minimum 3 ekspertów oraz uczestnicy konferencji. 12.30 – 13.00 – przerwa kawowa 13.00 – 14.15 – panel przedstawienie dobrych praktyk w zakresie przedsiębiorczości z uwzględnieniem turystyki wiejskiej i agroturystyki oraz zrównoważonego rozwoju z podkreśleniem roli wiejskich kobiet w polsce i na słowacji. w panelu znajdą się wystąpienia dotyczące co najmniej takich zagadnień jak produkt lokalny – dziedzictwo i przyszłość, wiejska przedsiębiorczość, turystyka wiejska, kobiety a przedsiębiorczość. 14.15 – 15.05 – panel prezentacja wyzwań i uwarunkowań realizacji wiejskich projektów dot. rozwoju działalności gospodarczej z uwzględnieniem turystyki wiejskiej i agroturystyki oraz zrównoważonego rozwoju w okresie 2014 – 2020. w panelu znajdą się wystąpienia dotyczące co najmniej takich zagadnień jak aktywność dla sołectw i gmin wiejskich, lokalne i regionalne partnerstwa dla zrównoważonego rozwoju wsi. 6 lipca 2014 09.00 – 09.55 podsumowanie konferencji, wnioski końcowe. 10.00 – 11.00 duszpasterstwo rolników 9.00 11.00 – serwis kawowy dostępny dla uczestników konferencji h. wykonawca zapewni ekspertów, którzy odpowiedzialni będą za wystąpienia podczas konferencji, pomoc przy opracowaniu wniosków końcowych i opinii stałe przysłuchiwanie się debacie i udział w dyskusji, przyjmowanie wniosków i rekomendacji uczestników konferencji, a także obsługę punktu informacyjnego dla uczestników konferencji, opisanego w punkcie iii.ii.a.c) siwz. wykonawca zapewni minimum 5 ekspertów, z których co najmniej 4 będzie posiadało wykształcenie wyższe oraz 4 będzie posiadało 5 letnie doświadczenie w działalności na rzecz rozwoju obszarów wiejskich w szczególności doświadczanie w przedsiębiorczości wiejskiej i/lub agroturystyce, turystyce wiejskiej i/lub przedsiębiorczości kobiet wiejskich. program konferencji a także prezentacje i/lub treści/abstrakty/konspekty przygotowane przez wykładowców muszą być opatrzone logotypami i sloganami wskazanymi w załączniku nr 7 do siwz zgodnie z księgą wizualizacji znaku prow dostępną na stronie www.minrol.gov.pl. i. obsługę cateringową konferencji podczas przerw kawowych w dniu 5 lipca 2014 r. dla 500 osób, w tym zapewnienie jednego ciepłego dania, ciastek oraz napoi zimnych (woda gazowana i niegazowana, co najmniej 2 rodzaje soków owocowych lub warzywnych), kawy oraz herbaty; zgodnie z ramowym programem konferencji. w dniu 6 lipca 2014 r. dla 200 osób, w tym ciastek oraz napoi zimnych (woda gazowana i niegazowana, co najmniej 2 rodzaje soków owocowych lub warzywnych), kawy oraz herbaty; zgodnie z ramowym programem konferencji. j. zapewnienie maksymalnie 500 zestawów materiałów promocyjnych dla wszystkich uczestników konferencji przeznaczonych do dystrybucji podczas i w związku z konferencją zestaw składający się z notesu i długopisu z zachowaniem poniższych wymagań 1) długopis kartonowy lub papierowy wyposażony w niebieski wkład zadruk jednokolorowy przymocowany do notesu za pomocą gumki 2) notes ekologiczny minimalnie 50 kartkowy gładki zadruk jednokolorowy jednostronnie spiralnie bindowany kartonowa oprawa format (165 mm x 210 mm) (tolerancja +/ 5 %) zapinany na gumkę torby, z zachowaniem poniższych wymagań torba papierowa biała wymiary 340 mm x240 mm x100 mm (dopuszczalna tolerancja +/ 20%) – mieszczący format a4 rączki sznurek polipropylenowy podstawa usztywniona kartonem papier 170 g/m² (dopuszczalna tolerancja +/ 10%) zadruk pełen kolor identyfikatory, z zachowaniem poniższych wymagań identyfikator z przeźroczystego sztywnego tworzywa zaczep w formie klipsa sprężynującego i agrafki z tyłu wymiary 57 mm x 90 mm kompas wykonany z metalu, z zachowaniem poniższych wymagań wymiary średnica 43 mm x 10 mm (dopuszczalna tolerancja +/ 5%) nadruk jednokolorowy z tyłu lub z boku kompasu zapakowany w folię lub pudełko materiały konferencyjne (w formacie a4), będą minimalnie zawierały streszczenia i/lub konspekty i/lub prezentacje wystąpień na konferencji minimalnie 5 ekspertów. szczegółowy program konferencji. wstęp na co najmniej 1 stronę formatu a4, odnoszący się do idei i założeń konferencji oraz najważniejszych poruszanych zagadnień. uwaga materiały promocyjne w ilości dostosowanej do liczby uczestników zostaną rozdystrybuowane wśród wszystkich uczestników konferencji. wykonawca zamieści na pierwszej stronie materiałów konferencyjnych treść wskazaną w załączniku nr 8 do siwz. wszystkie materiały promocyjne muszą zawierać logotypy i slogany wskazane w załączniku nr 1 zgodnie z księgą wizualizacji znaku prow dostępną na stronie www.minrol.gov.pl, przy czym długopisy i kompasy mogą zawierać jedynie logotypy. materiały promocyjne nie mogą zawierać reklam komercyjnych. ii. kompleksową organizację i obsługę imprez towarzyszących konferencji pt. „wiejska polska. przedsiębiorcza wieś” w dniach 5 i 6 lipca 2014 r., w miejscach organizacji konferencji pt. „wiejska polska przedsiębiorcza wieś” a) w dniu 5.07.2014 r. a) organizacja co najmniej 5 stoisk wystawienniczych (stolików o powierzchni co najmniej 1,5 m²) wraz z prezentacją lokalnych inicjatyw podejmowanych w zakresie społecznej i gospodarczej przedsiębiorczości, w szczególności z udziałem wiejskich kobiet, z uwzględnieniem innowacyjnych rozwiązań służących rozwojowi agroturystyki i turystyki wiejskiej i przestrzeganiu zasad zrównoważonego rozwoju. b) wystawa tematyczna zorganizowana w formie ścianki prezentacyjnej (o wymiarach 2,2 m i długości co najmniej 4,2 m), dwustronnej złożonej z 24 tablic (o wymiarach 70cm x 100 cm), przedstawiająca dobre praktyki, które zostały wyłonione w ramach konkursu ,,fundusz sołecki – najlepsza inicjatywa” organizowanego przez krajowe stowarzyszenie sołtysów. wybrane inicjatywy będą odnosić się w szczególności do wpływu funduszu sołeckiego na podnoszenie atrakcyjności turystycznej i agroturystycznej obszarów wiejskich, zrównoważonego rozwoju oraz roli wiejskich kobiet w rozwoju obszarów wiejskich. zamawiający przekaże wykonawcy przykłady dobrych praktyk wyłonionych w ramach konkursu ,,fundusz sołecki – najlepsza inicjatywa” organizowanego przez krajowe stowarzyszenie sołtysów na 5 dni roboczych od daty podpisania umowy. c) punkt informacyjny dla uczestników konferencji, zgodnie z poniższymi wymaganiami zapewnienie oznakowania sloganami i logotypami w sposób zapewniający widoczność oraz obsługi technicznej punktu informacyjnego, zapewnienie obsługi merytorycznej przez ekspertów. punkt informacyjny będzie dostępny dla uczestników w czasie trwania całej konferencji. zadaniem ekspertów będzie odpowiadanie na pytania uczestników konferencji dot. jej tematyki dobrych praktyk w zakresie przedsiębiorczości z uwzględnieniem turystyki wiejskiej i agroturystyki oraz zrównoważonego rozwoju, wyzwań i uwarunkowań realizacji wiejskich projektów dot. rozwoju działalności gospodarczej z uwzględnieniem turystyki wiejskiej i agroturystyki oraz zrównoważonego rozwoju w okresie 2014 – 2020. b) w dniu 6.07.2014 r. a) wystawa tematyczna – o której mowa w pkt. iii.ii.a.b) siwz wszystkie imprezy towarzyszące będą opatrzone sloganami i logotypami w sposób zapewniający widoczność, zgodnie z załącznikiem nr 1. w ramach oznakowania miejsc realizacji przedmiotu zamówienia, o którym mowa powyżej wykonawca zapewni co najmniej 4 tablice informacyjne, na stelażach o minimalnych wymiarach 70/100 cm, w celu oznakowania stoisk wystawienniczych, wystawy tematycznej, punktu informacyjnego dla uczestników konferencji oraz recepcji. wykonawca przekaże zamawiającemu do zamieszczenia na portalu ksow najpóźniej na dwa tygodnie przed rozpoczęciem konferencji, zaproszenie do udziału w konferencji, zawierające informacje o jej tematyce, szczegółowy program, informacje o możliwości zgłaszania się do udziału w konferencji, na adres d.dlugosz@fapa.org.pl oraz s.kalinowska@fapa.org.pl ; najpóźniej 4 dni od zakończenia konferencji, informację podsumowującą konferencję, elektroniczną wersję prezentacji i/lub abstraktów wystąpień, wnioski i rekomendacje z konferencji opracowane przez ekspertów oraz min. 20 zdjęć na adres d.dlugosz@fapa.org.pl oraz s.kalinowska@fapa.org.pl. pozostałe warunki dotyczące realizacji zamówienia zawiera wzór umowy, stanowiący załącznik nr 9 do siwz. ii.1.6)