Zakup usług polegających na kompleksowej organizacji konferencji pn. Czy PROW jest dla kobiet - kobiety w zrównoważonym rozwoju obszarów wiejskich

Warszawa: Zakup usług polegających na kompleksowej organizacji konferencji pn. Czy PROW jest dla kobiet - kobiety w zrównoważonym rozwoju obszarów wiejskich


Numer ogłoszenia: 368938 - 2012; data zamieszczenia: 27.09.2012

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Fundacja Programów Pomocy dla Rolnictwa FAPA , ul. Wspólna 30, 00-930 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 22 623 19 01, faks 22 623 19 09.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.fapa.com.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Inny: Fundacja.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Zakup usług polegających na kompleksowej organizacji konferencji pn. Czy PROW jest dla kobiet - kobiety w zrównoważonym rozwoju obszarów wiejskich.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest zakup usług polegających na kompleksowej organizacji konferencji pn. Czy PROW jest dla kobiet - kobiety w zrównoważonym rozwoju obszarów wiejskich, zwanej dalej Projektem. W celu realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zorganizuje Biuro Projektu, zwane dalej Biurem, odpowiedzialne za całość prac związanych z realizacją Projektu. W celu sprawnego funkcjonowania Biura, Wykonawca zapewni: zespół składający się co najmniej z 2 osób zapewniających prawidłową i terminową realizację Projektu oraz obsługę recepcyjną konferencji; minimum jeden numer telefonu stacjonarnego, numer telefonu komórkowego, numer faksu oraz adres mailowy i korespondencyjny; organizację pracy, która umożliwi łatwy kontakt z przedstawicielami Biura. Czas odpowiedzi na zapytanie mailowe nie może przekroczyć dwóch dni roboczych. Przedstawiciele Biura będą ściśle współpracować z Zamawiającym i na bieżąco dostarczać wszelkich informacji o przebiegu Projektu. Podstawowe zadania Biura: Nabór uczestników konferencji. W ramach zadania Wykonawca zapewni nabór 120 uczestników konferencji, w tym: około 65 osób, w tym przynajmniej 50% kobiet, z ogólnokrajowych związków i organizacji rolniczych, izb rolniczych z 16 województw, Kół Gospodyń Wiejskich, lokalnych grup działania, Związku Gmin Wiejskich oraz Stowarzyszenia Kongresu Kobiet; Wśród zaproszonych osób powinni znaleźć się szefowie wymienionych organizacji oraz aktywnie działające w nich kobiety, które nie są reprezentowane w ich zarządach. około 15 osób będących przedstawicielami świata nauki zainteresowanych przedmiotem konferencji, w tym Instytutu Ekonomiki Rolnictwa i Gospodarki Żywieniowej, Instytutu Rozwoju Wsi i Rolnictwa, Instytutu Pracy i Spraw Socjalnych, Instytutu Spraw Publicznych, Fundacji Programów Pomocy dla Rolnictwa; około 12 osób będących parlamentarzystami, europarlamentarzystami (w szczególności z Komisji Rolnictwa i Rozwoju Wsi, Komisji Polityki Społecznej i Rodziny, Parlamentarnej Grupy Kobiet) oraz osób reprezentujących Kancelarię Prezydenta; około 20 osób reprezentujących Ministerstwo Rozwoju Regionalnego, Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej, Ministerstwo Sportu i Turystyki, Ministerstwo Gospodarki, Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości, Główny Urząd Statystyczny, Agencję Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa, Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi oraz Pełnomocnika Rządu ds. Równego Traktowania; około 8 osób będących przedstawicielami mediów rolniczych i kobiecych. W ramach naboru Wykonawca przygotuje i wyśle zaproszenia do potencjalnych uczestników konferencji. Zaproszenia muszą zawierać logotypy i slogany określone w Załączniku nr 6 do SIWZ. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji listę podmiotów i osób, do których zostaną skierowane zaproszenia w terminie 14 dni od dnia podpisania umowy. Organizacja konferencji. W ramach zamówienia Wykonawca zapewni: salę konferencyjną na co najmniej 120 osób wraz z zapleczem socjalnym (salą w której serwowany będzie obiad, bezpłatną szatnią dla uczestników konferencji i toaletami); Sala konferencyjna musi znajdować się w centrum Warszawy w odległości maks. 35 minut pieszo od Dworca Centralnego. Sala konferencyjna musi być oznaczona logotypami i sloganami określonymi w Załączniku nr 6 do SIWZ zgodnie z księgą wizualizacji znaku PROW 2007-2013 dostępną na stronie www.minrol.gov.pl przeprowadzenie konferencji zgodnie ze schematem programu konferencji, stanowiącym Załącznik nr 7 do SIWZ oraz ze szczegółowym planem konferencji, o którym mowa w pkt. III.7 SIWZ; zapewnienie panelistów, prelegentów, wykładowców oraz prowadzącego konferencję. W wypadku, gdy któraś z wymienionych osób nie będzie posługiwała się językiem polskim Wykonawca zapewni tłumaczenie konsekutywne na język polski. zgromadzenie i weryfikację merytoryczną referatów; obiad dla uczestników konferencji oraz osób określonych w pkt. III.2 c) w formie bufetu szwedzkiego, w tym zupa, 2 rodzaje mięsa, ryba, warzywa gotowane, 3 rodzaje surówek, danie wegetariańskie, deser, napoje; dwukrotne podanie serwisu kawowego dla uczestników konferencji oraz osób określonych w pkt. III.2 c): kawa, herbata, woda, soki, drobne przekąski; wodę mineralną na stole panelistów podczas całej konferencji; odbiór z siedziby Zamawiającego materiałów konferencyjno-promocyjnych, spakowanie w pakiet, dostarczenie na miejsce konferencji oraz dystrybucja wśród uczestników. Organizacja wydarzenia towarzyszącego konferencji. W ramach zadania Wykonawca zorganizuje wydarzenie towarzyszące konferencji, np. w formie wystawy prac artystycznych związanych z tematyką kobiet na wsi (np. wystawa obrazów, fotografii, plakatów, twórczości kobiet), krótkiego występu artystycznego lub innego pokazu podczas przerwy (np. mody, sztuki kulinarnej itp.). Wydarzenie to odbędzie się w sali konferencyjnej lub pomieszczeniach przylegających. Dopuszcza się zaproponowanie przez Wykonawcę innej, związanej z tematyką kobiet na wsi, formy uatrakcyjnienia konferencji. Ponadto Wykonawca zapewni zainteresowanym podmiotom sektora non-profit (np. LGD, organizacjom kobiecym, rolniczym) możliwość prezentacji dorobku poprzez udostępnienie co najmniej 5 miejsc informacyjno-promocyjnych, wyposażonych co najmniej w stół, krzesła, stojaki. Miejsce do prezentacji znajdować się będzie w pomieszczeniach przylegających do sali konferencyjnej (np. w holu). Miejsca wydarzeń towarzyszących i punkty informacyjne muszą być oznaczona logotypami i sloganami określonymi w Załączniku nr 6 do SIWZ zgodnie z księgą wizualizacji znaku PROW 2007-2013 dostępną na stronie www.minrol.gov.pl Druk broszury informacyjnej dotyczącej badania Sytuacja kobiet w rolnictwie i na obszarach wiejskich. Specyfika, standardy, parytety i oczekiwania. W ramach zadania Wykonawca zapewni druk broszury w liczbie 250 szt. według następujących wymagań technicznych: ilość stron: 12 okładka: papier kreda błyszcząca o gramaturze min. 350 g; środek: papier kreda matowa o gramaturze min. 120 g; Zamawiający przekaże ww. broszurę w wersji elektronicznej w formacie PDF w terminie do 5 dni roboczych od dnia podpisania umowy. Okładka oraz strona tytułowa broszury musi zostać oznaczona przez Wykonawcę logotypami i sloganami określonymi w Załączniku nr 6 do SIWZ, zgodnie z Księgą Wizualizacji Znaku PROW dostępną na stronie www.minrol.gov.pl W czasie konferencji Wykonawca rozda uczestnikom maksymalnie 200 szt. broszury. Pozostałe 50 szt. i ew. egzemplarze nierozdane uczestnikom konferencji Wykonawca przekaże do Departamentu Doradztwa, Oświaty Rolniczej i Nauki MRiRW. Wykonawca przekaże Zamawiającemu projekt broszury w wersji elektronicznej, zawierający logotypy, najpóźniej w terminie 14 dni od daty podpisania umowy. Przygotowanie komunikatu prasowego z konferencji. W ramach zadania Wykonawca przygotuje komunikat prasowy z konferencji i przekaże Zamawiającemu do godziny 16:00 w dniu konferencji. Minimalna długość komunikatu to 2400 znaków. Tekst komunikatu musi być tekstem autorskim. Tekst, a także jego fragmenty, nie może pochodzić z innych publikacji. Zamawiający wymaga przeniesienia autorskich praw majątkowych do ww. komunikatu zarówno na siebie, jak i Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi. Komunikat zostanie opatrzony logotypami i sloganami określonymi w Załączniku nr 6 do SIWZ, zgodnie z Księgą Wizualizacji Znaku PROW dostępną na stronie www.minrol.gov.pl Wykonanie dokumentacji fotograficznej z konferencji. W ramach zadania Wykonawca zapewni wykonanie co najmniej 20 zdjęć, w tym występujących panelistów i widoku sali z uczestnikami konferencji. Zdjęcia muszą zawierać widoczną na sali wizualizację logotypów i sloganów określonych w Załączniku nr 6 do SIWZ. Zamawiający wymaga przeniesienia autorskich praw majątkowych do ww. zdjęć zarówno na siebie, jak i na Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi. Przygotowanie szczegółowego programu konferencji. W ramach zadania Wykonawca opracuje szczegółowy program konferencji. Szczegółowy program konferencji zawierać musi listę prelegentów, panelistów i wykładowców. Szczegółowy program konferencji będzie oparty na schemacie określonym w Załączniku nr 7 do SIWZ. Program zostanie wydrukowany w 120 egzemplarzach i rozdany uczestnikom konferencji przed jej rozpoczęciem. Program zostanie opatrzony logotypami i sloganami określonymi w Załączniku nr 6 do SIWZ. Szczegółowy program konferencji zostanie przekazany Zamawiającemu najpóźniej w terminie 14 dni od daty podpisania umowy. Przygotowanie oferty noclegowej dla uczestników konferencji. W ramach zadania Wykonawca przedstawi uczestnikom konferencji zróżnicowaną co do standardu i ceny (co najmniej w dwóch przedziałach cenowych - w hotelu lub innym obiekcie o standardzie co najmniej 2-gwiazdkowym i w hotelu lub innym obiekcie o standardzie co najmniej 3-gwiazdkowym) ofertę miejsc noclegowych w Warszawie, tak aby uczestnicy konferencji zainteresowani noclegiem mogli zorganizować go we własnym zakresie. Ostateczną liczbę osób, które będą korzystały z noclegu, Wykonawca ustali na podstawie oświadczeń uczestników, którzy wyrażą konieczność nocowania w Warszawie. Koszty zakwaterowania uczestników konferencji na warunkach określonych w niniejszym punkcie każdy uczestnik pokryje samodzielnie we własnym zakresie i na własny rachunek. Z uwagi na powyższe, koszty zakwaterowania uczestników konferencji na warunkach określonych w niniejszym punkcie nie podlegają wliczeniu w całkowitą cenę oferty oraz nie są przedmiotem szacunku wartości zamówienia. Zapewnienie obsługi medialnej konferencji. W ramach zadania Wykonawca zapewni patronaty medialne co najmniej 2 stacji TV i 4 redakcji prasowych, w tym obsługę medialną konferencji. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawierają załączniki do SIWZ. Pozostałe warunki dotyczące realizacji zamówienia zostały określone we wzorze umowy stanowiącym Załącznik nr 8 do SIWZ.

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających:
nie.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
79.95.00.00-8, 55.30.00.00-3, 55.33.00.00-2, 39.16.22.00-7, 79.81.00.00-5, 79.96.10.00-8.

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Zakończenie: 06.12.2012.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.2) ZALICZKI

• 
  Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia:
  nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający uzna warunek ten za spełniony, jeśli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy niż 3 lata - w tym okresie, wykonał lub wykonuje, co najmniej 3 (trzy) usługi o podobnym charakterze o wartości każdej usługi nie mniejszej niż 40 000,00 zł brutto każda (słownie: czterdzieści tysięcy złotych 00/100), z których każda polegała na kompleksowej organizacji konferencji dla co najmniej 100 osób. Wykonanie jednej usługi jest równoznaczne z wykonaniem jednej umowy (jednego zamówienia na rzecz jednego Zamawiającego)

• 
  III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Warunek ten zostanie spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że dysponuje: co najmniej jedną osobą mającą wiedzę i doświadczenie w kompleksowej organizacji konferencji dotyczącej obszarów wiejskich, co najmniej jedną osobą posiadającą przynajmniej 3-letnie doświadczenie w zakresie realizacji projektów dotyczących rozwoju obszarów wiejskich, w tym problematyki kobiet. Wykonawca może zaproponować większą ilość osób uczestniczących w realizacji niniejszego zamówienia, jednakże w takim wypadku każda osoba wskazana dodatkowo ponad wymagane minimum musi spełniać powyższy warunek udziału w postępowaniu

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• 
  III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:
  

  • wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie
  • wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych dla wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami

• 
  III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:
  

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
  • wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełniania warunków udziału w postępowaniu na potencjał innych podmiotów, które będą brały udział w realizacji części zamówienia, przedkłada także dokumenty dotyczące tego podmiotu w zakresie wymaganym dla wykonawcy, określonym w pkt III.4.2.

• III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

  Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

  III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

  • nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
  • nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne albo że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne:
nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
najniższa cena.

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna:
nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:
nie

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
www.fapa.com.pl

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Fundacja Programów Pomocy dla Rolnictwa FAPA, ul. Wspólna 30, 00-930 Warszawa, pok. 253.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
05.10.2012 godzina 10:00, miejsce: Fundacja Programów Pomocy dla Rolnictwa FAPA, ul. Wspólna 30, 00-930 Warszawa, pok. 253.

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej:
Schemat III Pomocy Technicznej Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013.

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie