Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów na rzecz Starostwa Powiatowego we Włoszczowie w roku 2020

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym, w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów na rzecz Starostwa Powiatowego we Włoszczowie w roku 2020. 2.Przez Wykonawcę – Operatora rozumie się przedsiebiorcę uprawnionego do wykonywania działalności pocztowej. 3. Przez przesyłki pocztowe będące przedmiotem zamówienia rozumie się: 1) zwykłe - przesyłki nierejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym, 2) zwykłe priorytetowe - przesyłki nierejestrowane najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym, 3) polecone - przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym, 4) polecone priorytetowe - przesyłki rejestrowane najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym, 5) polecone za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) - przesyłki nie będące przesyłkami najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym i zagranicznym, 6) polecone priorytetowe za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) – przesyłki najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym i zagranicznym, 7) przesyłki w obrocie zagranicznym dotyczyć będą krajów europejskich i pozaeuropejskich, 8) format 1 to przesyłki o wymiarach: MINIMUM - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, MAKSIMUM - żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokość 20 mm, długość 230 mm, szerokość 160 mm, 9) format 2 to przesyłki o wymiarach: MINIMUM - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, MAKSIMUM - żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokość 20 mm, długość 325 mm, szerokość 230 mm, 10) format 3 to przesyłki o wymiarach: MINIMUM - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, MAKSIMUM - suma długości, szerokości i wysokości 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm, 11) paczki pocztowe GABARYT A - to paczki o wymiarach: MINIMUM – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90x140 mm, MAKSIMUM - żaden z wymiarów nie może przekroczyć" długość 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm, 12) paczki pocztowe GABARYT B - to paczki o wymiarach: MINIMUM - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 600 mm lub szerokość 500 mm lub wysokość 300 mm, MAKSIMUM - suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość - 3000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm, 4. Odbiór przesyłek i paczek dokonywany będzie z siedziby Starostwa Powiatowego we Włoszczowie przy ul. Wiśniowej 10, 29-100 Włoszczowa od poniedziałku do piątku w dniach i pracy urzędu (z wyłączeniem dni wolnych od pracy), pomiedzy godziną 13.00, a 14.00. 5. Odbioru będzie dokonywał upoważniony przedstawiciel Wykonawcy za potwierdzeniem. 6. Nadanie przesyłek będzie następować w dniu ich dostarczenia do Wykonawcy. Wykonawca będzie doręczał przesyłki krajowe zaliczone do powszechnych usług pocztowych z zachowaniem wskaźników terminowości doręczeń przesyłek w obrocie krajowym zgodnie z obowiązującymi przepisami, a w szczególności ustawy Prawo pocztowe i aktów wykonawczych do niej. 7. Przesyłki będą dostarczane przez Wykonawcę do każdego wskazanego przez Zamawiającego miejsca w kraju i za granicą objętego Porozumieniem ze Światowym Związkiem Pocztowym. Zamawiający wymaga aby Wykonawca dysponował placówkami pocztowymi na terenie każdej gminy lub gminy sąsiedniej w Polsce, gdzie możliwy jest odbiór niedoręczonych pod wskazany adres przesyłek (awizowanych). 8. W ramach świadczenia usług pocztowych dotyczących przesyłek listowych rejestrowanych za zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) Wykonawca będzie realizował doręczanie przesyłek w trybie określonym przepisami ustawy Kodeks postępowania administracyjnego. 9. Tryb doręczania przesyłek za potwierdzeniem odbioru o których mowa w pkt 8: a) Wykonawca będzie doręczał do Zamawiającego potwierdzenie odbioru przesyłki przez adresata niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, b) w przypadku nieobecności adresata przesyłki rejestrowanej Wykonawca przechowa przesyłkę w swojej placówce przez okres 14 dni; przedstawiciel Wykonawcy pozostawi zawiadomienie (pierwsze awizo) o próbie doręczenia przesyłki ze wskazaniem gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę; termin do odbioru przesyłki przez adresata wynosi 7 dni, licząc od dnia pozostawienia pierwszego zawiadomienia; w przypadku niepodjęcia przesyłki w tym terminie, przesyłka będzie awizowana powtórnie, poprzez pozostawienie drugiego zawiadomienia o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż 14 dni od daty pierwszego zawiadomienia; po upływie 14 dniowego terminu odbioru Wykonawca zwróci przesyłkę do zamawiającego z podaniem przyczyny niedoręczenia adresatowi. 10. Zamawiający wyraża zgodę na układ graficzny zwrotek w zależności od druku potwierdzenia danego Wykonawcy, akceptowany na etapie umowy. W odniesieniu do przesyłek nadawanych i doręczanych w trybie specjalnym (kpa, ordy nacja podatkowa itp.) Zamawiający będzie wykorzystywał własne druki zwrotnego potwierdzenia odbioru. 11. Ze względu na szczególne znaczenie dla Zamawiającego doręczeń, o których mowa w pkt 8 Wykonawca jest zobowiązany usługi te realizować i dokumentować prawidłowo. 12. Zamawiający zobowiązuje się do: a) opakowania przesyłek listowych w sposób umożliwiający Wykonawcy ich doręczanie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia, b) umieszczania na przesyłkach nazwy odbiorcy wraz z jego adresem (podawanym jednocześnie w pocztowej książce nadawczej dla przesyłek rejestrowanych), określając rodzaj przesyłki (zwykła, polecona, priorytet, zwrotne potwierdzenie odbioru), umieszczanie nadruku- pieczątki z pełną nazwą i adresem Zamawiającego na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki oraz oznaczenie potwierdzające wniesienie opłaty za usługę w postaci napisu, nadruku lub odcisku pieczęci o treści ustalonej z Wykonawcą, c) uporządkowania przesyłek do nadania: ich posortowanie wg kategorii, przedziałów wagowych i rozmiarów, przekazaniu zgodnie z kolejnością wpisów w pocztowej książce nadawczej, d) sporządzania w dwóch egzemplarzach pocztowej książki nadawczej dla przesyłek rejestrowanych oraz zestawień ilościowo – wartościowych dla przesyłek rejestrowanych i nierejestrowanych będących podstawą do wzajemnych rozliczeń. 13.W formularzu cenowym wskazano szacunkowe ilości przesyłek pocztowych w celach obliczenia wartości ofert składanych przez Wykonawców oraz ich porównania przez Zamawiającego w toku postępowania o udzielenie zamówienia. Szacunku dokonano przy zachowaniu maksymalnej rzetelności i staranności.Faktyczna ilość usług oraz ich zakres rodzajowy będą wynikać z bieżących potrzeb Zamawiającego, których nie można szczegółowo określić w momencie wszczęcia i prowadzenia niniejszego postępowania i mogą się różnić od podanych w formularzu cenowym. Wykonawcy nie przysługuje roszczenie w wynikające ze zmian ilościowych i rodzajowych w trakcie realizacji zamówienia. 14. Terminy doręczenia przesyłek pocztowych: zgodnie z art. 47 ustawy z dnia 23listopada 2012 r. - Prawo Pocztowe (t.j.Dz.U. z 2018 r. poz. 2188) oraz rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29.04.2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz.U. z 2013 r. poz. 545 z późn.zm.). 15. Ilości wskazane w druku „Arkuszu cenowym", są wielkościami orientacyjnymi na co Wykonawca wyraża zgodę i nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian ilościowych i rodzajowych w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia. 16. Wykonawcy, z którym Zamawiający podpisze umowę, nie przysługuje roszczenie o realizacje usługi w wielkościach podanych w tabeli. Zmiana ta nie wymaga sporządzenia aneksu. 17. Świadczone usługi rozliczane będą w okresach miesięcznych na podstawie faktur wystawionych przez Wykonawcę. Za okres rozliczeniowy przyjmuje się jeden miesiąc kalendarzowy. Wykonawca wystawi fakturę VAT wraz ze specyfikacją wykonanych usług, płatną przelewem w terminie 14 dni od daty jej dostarczenia Zamawiającemu. 18. Zamawiający na podstawie art. 29 ust. 3a ustawy Prawo pocztowe wymaga, aby osoby, które będą wykonywać czynności doręczenia przesyłek listowych oraz paczek pocztowych w obrocie krajowym zatrudnione były przez Wykonawcę przez cały okres realizacji przedmiotu zamówienia na podstawie umowy o pracę w rozumieniu art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1040, z późn.zm.), które będą wykonywać czynności doręczania przesyłek listowych na terenie Powiatu Włoszczowskiego w zakresie dostarczania i odbierania przesyłek z siedziby Zamawiającego. W tym celu Wykonawca w dniu podpisania umowy musi wskazać liczbę osób zatrudnionych na podstawie umowy dla wskazanego wyżej obszaru. 19. Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia, na każde wezwanie Zamawiającego w terminie 10 dni roboczych oświadczenia o zatrudnieniu pracowników na podstawie umowy o pracę.