BANKOWA OBSŁUGA BUDŻETU POWIATU WŁOSZCZOWSKIEGO I JEDNOSTEK ORGANIZACYJNYCH POWIATU, PROWADZENIE OBSŁUGI KASOWEJ STAROSTWA POWIATOWEGO

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest bankowa obsługa budżetu Powiatu Włoszczowskiego, zwanego dalej Powiatem i jednostek organizacyjnych Powiatu oraz Funduszu Pracy i Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, których wykaz zawiera załącznik nr 4 do SIWZ, w okresie od 1 listopada 2018 roku do 31 lipca 2023 roku, przy czym liczba jednostek organizacyjnych Powiatu jak również ich forma organizacyjna w okresie obowiązywania umowy może ulec zmianie. Na dzień ogłoszenia przetargu wszystkie jednostki organizacyjne Powiatu są jednostkami budżetowymi. 2. Zakres zamówienia dla Powiatu jako jednostki samorządu terytorialnego, urzędu Starostwa Powiatowego jako jednostki budżetowej oraz jednostek organizacyjnych Powiatu obejmuje: 2.1. Otwarcie, likwidację i prowadzenie rachunków podstawowych i pomocniczych dla Powiatu jako jednostki samorządu terytorialnego, urzędu Starostwa Powiatowego jako jednostki budżetowej oraz jednostek organizacyjnych Powiatu, w tym: 2.1.1 możliwość otwierania dodatkowych rachunków podstawowych i pomocniczych w trakcie związania zamówieniem, na warunkach zadeklarowanych w ofercie, 2.1.2 możliwość otwierania dodatkowych rachunków walutowych, 2.1.3 likwidację rachunków bankowych na pisemny wniosek, 2.1.4 potwierdzanie otwarcia i zamknięcia rachunków bankowych, 2.1.5 telefoniczne udzielanie informacji o wysokości salda na rachunku, 2.1.6 oprocentowanie środków na rachunkach, ustalane jako dzienna stawka WIBID 1M skorygowana o współczynnik określony w złożonej ofercie, przy czym kapitalizacja (naliczenie) odsetek następować będzie raz na koniec każdego miesiąca tj. w ostatnim dniu kalendarzowym. Stopa WIBID 1M będzie korygowana przez pomnożenie przez stały współczynnik tj. WIBID 1M x stały współczynnik. Współczynnik będzie stały w okresie obowiązywania umowy. W przypadku likwidacji stawki WIBID 1M, stawka ta zostanie zmieniona na stawkę, która ja zastąpi, albo na stawkę najbardziej zbliżoną swoją wielkością i charakterem. 2.2. Wpłaty i wypłaty gotówkowe, w tym: 2.2.1. Dokonywanie wpłat i wypłat gotówkowych przez osoby upoważnione, działające w imieniu posiadaczy rachunków, 2.2.2. Możliwość wypłaty gotówki według nominałów określonych każdorazowo przez posiadaczy rachunków, 2.2.3. Możliwość wymiany gotówki na nominały o mniejszej wartości, tj. na banknoty jak i bilony, 2.3. Realizacja polecenia przelewu nastąpi najpóźniej w następnym dniu roboczym po dacie złożenia przez Zamawiającego, z zastrzeżeniem iż: 2.3.1. Przelewy dokonywane przy pomocy systemu bankowości elektronicznej będą realizowane w czasie rzeczywistym, 2.3.2. Przelewy złożone w formie papierowej do godz. 1400 będą realizowane w tym samym dniu, 2.4. Wdrożenie systemu bankowości elektronicznej do obsługi rachunków bankowych dla dowolnej ilości stanowisk w dowolnej ilości jednostek (Powiat, Starostwo Powiatowe, jednostki organizacyjne), w tym: 2.4.1. Zainstalowanie systemów bankowości elektronicznej, 2.4.2. Serwis oprogramowania, przekazywanie i instalowanie wersji aktualizacyjnych, usuwanie awarii w możliwie najkrótszym czasie, przy czym reakcja serwisu od chwili zgłoszenia powinna nastąpić w ciągu 3 godzin. 2.4.3. Przeszkolenie pracowników, w zależności od zgłoszonych potrzeb, 2.5. System bankowości elektronicznej winien zapewniać co najmniej: 2.5.1. Dostęp do usług przez 24 godziny w każdym dniu roboczym, 2.5.2. Dokonywanie operacji w czasie rzeczywistym, 2.5.3. Możliwość dokonywania przelewów bankowych, 2.5.4. Generowanie (wydruk) wyciągów bankowych, 2.5.5. Pełną informację o dacie i godzinie operacji, tj. godzina operacji wychodzących z rachunku Zamawiającego i godzina operacji przychodzących na rachunek Zamawiającego, 2.5.6. Możliwość dokonywania operacji równocześnie tj. w tym samym czasie z różnych rachunków bankowych, 2.5.7. Przechowywanie przelewów i wyciągów w archiwum systemu, 2.5.8. Nadawanie nowych bądź zmiana istniejących uprawnień użytkowników systemu w dowolnym momencie obowiązywania umowy, na podstawie pisemnej dyspozycji, 2.5.9. Umożliwienie użytkownikowi dysponowania podpisem elektronicznym używanym do akceptacji dyspozycji w systemie bankowości elektronicznej, 2.5.10. Możliwość identyfikacji osób wykonujących operacje w systemie bankowym wraz z podaniem daty i godziny wykonywanych operacji, 2.5.11. Automatyczna blokada po kilkukrotnych próbach dostępu z błędnie podanym hasłem. 2.6. Wydawanie blankietów czekowych. 2.7. Sporządzanie wyciągów bankowych w wersji papierowej dla każdego rachunku bankowego. Wyciągi muszą być sporządzone za dni w których na rachunku bankowym wystąpiły obroty. 2.8. Wydawanie opinii i zaświadczeń na wniosek posiadacza rachunku. 2.9. Zerowanie rachunków bankowych podstawowych i pomocniczych jednostek budżetowych Powiatu, zgodnie z dyspozycjami, polegające na przekazaniu z dniem 31 grudnia kwot pozostałych na wskazanych rachunkach na rachunek budżetu Powiatu. 2.10. Przeksięgowanie skapitalizowanych odsetek od rachunków bankowych Powiatu i Starostwa Powiatowego na rachunek budżetu Powiatu, zgodnie ze złożonymi dyspozycjami w tym zakresie. 2.11. Możliwość deponowania wolnych środków pieniężnych znajdujących się na rachunkach bieżących na lokatach terminowych typu OVERNIGT, pod warunkiem uruchomienia takiej opcji przez Zamawiającego, automatycznie tj. bez dodatkowych formalności, na koniec dnia. Powrót środków pieniężnych z lokaty wraz z należnymi odsetkami nastąpi następnego dnia roboczego do godz. 800 i będzie to pierwsza operacja na rachunku bankowym. Zamawiający zastrzega możliwość rezygnacji z tej usługi w dowolnym czasie obowiązywania umowy. Uruchomienie jak również rezygnacja z tej usługi odbędzie się na pisemny wniosek Zamawiającego bez żadnych prowizji i opłat. Oprocentowanie liczone jako dzienna stawka WIBID 1M i współczynnika określonego w złożonej ofercie. Stopa WIBID 1M będzie korygowana przez pomnożenie przez stały współczynnik tj. WIBID 1M x stały współczynnik. Współczynnik będzie stały w okresie obowiązywania umowy. W przypadku likwidacji stawki WIBID 1M, stawka ta zostanie zmieniona na stawkę która ja zastąpi, albo na stawkę najbardziej zbliżoną swoją wielkością i charakterem, w takim przypadku wymagany jest aneks do umowy zaakceptowany prze obie strony. 2.12. Możliwość udzielenia na rachunku bieżącym budżetu Powiatu, w każdym roku budżetowym, kredytu krótkoterminowego w rachunku bieżącym na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetowego, do wysokości określonej w każdym roku przez Radę Powiatu Włoszczowskigo w uchwale budżetowej. Szczegółowe warunki kredytu określi odrębna umowa, przy czym: 2.12.1. Zabezpieczeniem kredytu będzie weksel własny In blanco wraz z deklaracją wekslową. Dopuszcza się również jako zabezpieczenie – oświadczenie o poddaniu się egzekucji, 2.12.2. Każdy wpływ na rachunek bieżący będzie powodował zmniejszenie salda kredytu, 2.12.3. Uruchomienie kredytu będzie następować bez żadnych prowizji i opłat, 2.12.4. Wykonawca nie będzie pobierał prowizji i opłat od salda niewykorzystanej części kredytu, 2.12.5. Kredyt powinien zostać postawiony do dyspozycji w ciągu dwóch dni od daty podpisania odrębnej umowy kredytowej, 2.12.6. Zamawiający płaci odsetki od rzeczywistego zadłużenia, 2.12.7. Kredyt oprocentowany będzie według dziennej stawki bazowej WIBOR dla depozytów 1M ustaloną jako średnia arytmetyczna notowań stawki WIBOR 1M za miesiąc poprzedzający kolejny miesięczny okres odsetkowy, powiększonej o marżę Wykonawcy w wysokości określonej w złożonej ofercie, stałą w okresie obowiązywania umowy. 2.12.8. Odsetki od wykorzystywanego kredytu naliczane będą w miesięcznych okresach obrachunkowych, przy czym pierwszy okres rozpoczyna się od dnia postawienia kredytu do dyspozycji Zamawiającego, kolejne okresy liczone są od następnego dnia po zakończeniu poprzedniego okresu, ostatni okres obrachunkowy kończy się w dniu poprzedzającym dzień całkowitej spłaty kredytu. 2.12.9. Zmiana stawek bazowych nie wymaga odrębnego powiadomienia Zamawiającego. 2.12.10. W przypadku likwidacji stawki WIBOR 1M, zostanie ona zmieniona na stawkę, która zastąpi stawkę WIBOR 1M, albo najbardziej zbliżoną swoją wielkością i charakterem do stawki WIBOR 1M. 2.12.11. W okresie korzystania z kredytu krótkoterminowego, dokonywanie na pisemny wniosek Zamawiającego, przeksięgowania na koniec każdego dnia roboczego (o godz. 1900), sald wskazanych rachunków bankowych (dotyczy wszystkich jednostek organizacyjnych Powiatu) na rachunek podstawowy budżetu wskazany przez Zamawiającego, a następnie powrót środków na rachunki z których zostały przeksięgowane o godz. 500 każdego dnia roboczego. W takiej sytuacji suma sald uzyskana w wyniku konsolidacji posłuży do zmniejszenia salda debetowego podstawowego rachunku budżetu (kwoty kredytu). Koszty kredytu dotyczyć będą zatem kwoty debetu rachunku bieżącego niezredukowanego w wyniku konsolidacji sald. 2.13 obsługa i rozliczanie płatności bezgotówkowych dokonywanych za pomocą kart płatniczych (w tym kart zbliżeniowych), przy czym: 2.13.1 Wykonawca dostarczy na rzecz Zamawiającego, w ilości zgłoszonej przez Zamawiającego (maksymalnie dwa) zestawy terminali płatniczych w skład których wchodzą: 2.13.1.1 terminal płatniczy POS/przenośny/mobilny – urządzenie elektroniczne do akceptowania kart płatniczych (terminale płatnicze powinny mieć możliwość wystawienia PIN-padu po drugiej stronie okienka obsługującego transakcje), 2.13.1.2 współpracujące z w/w terminalem płatniczym urządzenie PIN-pad umożliwiające obsługę transakcji bezstykowych, 2.13.1.4 inne akcesoria, w tym niezbędne przewody połączeniowe, oprogramowanie, itp. 2.13.1.4 instrukcja obsługi w języku polskim, 2.13.1.5 Wykonawca dostarczy i zainstaluje ustaloną ilość zestawów POS/przenośny/mobilny (maksymalnie dwa) w terminie 14 dni od dnia złożenia pisemnego zgłoszenia przez Zamawiającego, w dowolnym okresie obowiązywania umowy, 2.13.1.6 w przypadku zainstalowania mniejszej liczby zestawów POS/przenośny/mobilny (jeden) Wykonawcy nie będą przysługiwały z tego tytułu żadne roszczenia, 2.13.2 zestawy POS/przenośny/mobilny zostaną wydzierżawione przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego na okres obowiązywania umowy, 2.13.3 Wykonawca zapewni codzienną obsługę wszystkich kart płatniczych funkcjonujących w obrocie przez cały okres obowiązywania umowy, 2.13.4 wymagana jest obsługa kart płatniczych w technologii zbliżeniowej, 2.13.5 terminal umożliwia obsługę płatności w technologii zbliżeniowej realizowanych za pomocą kart płatniczych, telefonów lub innych rzeczy, 2.13.6 Wykonawca dostarczy, najpóźniej w dniu uruchomienia usługi płatności bezgotówkowych, dokumenty określające procedury, zasady obsługi kart i bezpieczeństwa obrotu bezgotówkowego, dokumenty dotyczące bezpieczeństwa i ochrony danych posiadaczy kart, 2.13.7 W ramach usług wdrożeniowych Wykonawca: 2.13.7.1 zapewni przeszkolenie pracowników w siedzibie Zamawiającego, 2.13.7.2 zobowiązuje się bezpłatnie udzielać, przez cały okres obowiązywania umowy, wyjaśnień i pomocy w sprawach związanych z obsługą kart, 2.13.7.3 opracuje i przekaże Zamawiającemu procedurę postępowania i wzajemnego informowania w przypadku podejrzenia lub wykrycia przestępstw dokonanych za pośrednictwem kart płatniczych, 2.13.7.4 zapewni całodobową autoryzację kart płatniczych, 2.13.7.5 instrukcję obsługi zestawów POS/przenośny/mobilny oraz instrukcję obsługi transakcji opłacanych kartami płatniczymi w języku polskim, 2.13.7.6 zapewni serwis i pomoc techniczną dla zestawów POS/przenośny/mobilny od poniedziałku do piątku w godzinach od 730 do 1530. 2.13.7.7 zapewni usuwanie awarii w ciągu 24 godzin roboczych od chwili zgłoszenia telefonicznego lub e-mailem, 2.13.7.8 zapewni bezpieczeństwo przesyłu danych podczas operacji za pomocą terminala, 2.13.8 Wykonawca zobowiązuje się do wykonania przelewu należnych Zamawiającemu kwot, w następnym dniu roboczym do godz. 1200, po dokonaniu elektronicznie transakcji dokonanych kartami płatniczymi, 2.13.9 Wykonawca zapewni możliwość identyfikacji rodzaju wpłat za pomocą kodu cyfrowego. 2.13.10 Wykonawca będzie umieszczał na przelewach opisy umożliwiające zidentyfikowanie przez Zamawiającego otrzymanych środków z przeprowadzonych transakcji, w tym co najmniej, numer raportu, data transakcji, 2.13.11 Raport dzienny, miesięczny, roczny powinien zawierać, co najmniej następujące dane: - numer raportu, - data transakcji, - ilość transakcji, - kwotę transakcji, 2.13.12 Wykonawca zobowiązuje się do przekazywania drogą elektroniczną raportu transakcji za dany dzień w następnym dniu roboczym oraz za dany miesiąc po jego zakończeniu, jako podsumowanie wszystkich operacji na wskazany adres, 2.13.13 Za obsługę i rozliczanie operacji dokonywanych przy użyciu kart płatniczych Wykonawca pobiera prowizję od każdej transakcji liczoną procentowo od wartości transakcji, zgodnie z przepisami prawa obowiązującymi w tym zakresie, w okresie realizacji umowy. 2.13.14. Z tytułu dzierżawy zestawów POS/przenośny/mobilny, Zamawiający będzie uiszczał miesięczną opłatę poczynając od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu w którym zainstalowano zestawy POS/przenośny/mobilny, potwierdzonego protokołem przekazania, 2.14. Prowadzenie obsługi kasowej Starostwa Powiatowego, przy czym:2.14.1 Zamawiający w celu uruchomienia punktu obsługi kasowej udostępni lokal użytkowy wyposażony w okienko kasowe na parterze Starostwa Powiatowego o łącznej powierzchni użytkowej 10,29 m2 wraz z udziałem w częściach wspólnych (w tym w pomieszczeniach sanitarnych). Pomieszczenie wyposażone jest w instalacje elektryczną. Przedmiotowy lokal nie posiada centralnego ogrzewania. 2.14.2 Wykonawca zobowiązany jest we własnym zakresie i na własny koszt wykonać prace adaptacyjne oraz zainstalować niezbędne wyposażenie do wykonywania usług prowadzenia punktu kasowego oraz zapewnić obsadę kadrową.2.14.3. Wysokość miesięcznego czynszu najmu, za wskazaną powierzchnię będzie opłacał Wykonawca w wysokości 25 zł netto za 1 m2 plus należny podatek VAT 23% miesięcznie, stawka czynszu będzie obowiązywała przez cały okres umowy. 2.14.4 Wykonawca zobowiązany będzie do:1) zapłaty należnej kwoty za zużytą energię elektryczną wg odczytu podlicznika, na podstawie faktury wystawionej przez Zamawiającego,2) składania rocznej deklaracji na podatek od nieruchomości do Urzędu Gminy we Włoszczowie oraz uregulowanie wyliczonego podatku. 2.14.5 Zamawiający w ramach czynszu najmu, o którym mowa w pkt 3 zapewnia: 1) dostęp do instalacji elektrycznej wraz z okresową konserwacją, 2) właściwe warunki sanitarno- higieniczne pracy, a w szczególności dostęp do wody pitnej, 3) czynsz obejmuje również koszty wywozu odpadów komunalnych, odprowadzenie ścieków oraz zużycia wody. 2.14.6 Czynsz najmu płatny będzie z góry, do 15 dnia każdego miesiąca kalendarzowego na podstawie faktury wystawionej przez Zamawiającego na wskazany rachunek bankowy. 2.14.7 Punkt ma możliwość obsługi Zamawiającego z co najmniej 1 stanowiska i zapewnić ciągłość obsługi w dniach pracy Urzędu od poniedziałku do piątku w godz. 7.30 – 15.30. Zamawiający zastrzega sobie prawo przesunięcia godzin obsługi w punkcie kasowym w przypadku zmiany czasu pracy w Urzędzie. 2.14.8 Usługami jakie będzie świadczył punkt kasowy w siedzibie Zamawiającego w dniach i godzinach opisanych w pkt. 2.14.7 będzie: 2.14.8.1 przyjmowanie wpłat wyłącznie od interesantów Starostwa Powiatowego we Włoszczowie, stanowiących dochody budżetu Powiatu m in. wpłaty za wydawanie praw jazdy, dowodów rejestracyjnych, kart wędkarskich, opłat geodezyjnych , wpływów z najmu i dzierżawy, itp. i księgowanie tych wpłaty bezpośrednio na odpowiednie rachunki należące do Powiatu. Wykonawca nie będzie obciążał płatników prowizjami od wpłat na rzecz Powiatu Włoszczowskiego. 2.14.8.2 dokonywanie wypłat gotówki dla interesantów Starostwa Powiatowego we Włoszczowie zgodnie z listami wypłat, w tym dotyczących m. in. wypłat świadczeń PFRON, zwrot nadpłat dochodów, itp., bez dodatkowych prowizji i opłat. Zamawiający, w okresie obowiązywania umowy, zastrzega sobie prawo wypłat gotówki w punkcie obsługi kasowej w Starostwie Powiatowym we Włoszczowie o inne świadczenia. 2.14.8.3 dokonywanie wypłat gotówki przez Starostwo Powiatowe we Włoszczowie oraz ich księgowanie na odpowiednich rachunkach bankowych należących do Powiatu. 2.14.9 Zamawiający dopuszcza możliwość świadczenia przez Wykonawcę wpłat i wypłat innych niż wymienione w ppkt. 2.14.8. (od innych osób), za wyjątkiem prowadzenia innej działalności gospodarczej nie objętej umową. 3. Z uwagi na przedmiot zamówienia zawarta zostanie umowa ogólna z Powiatem na wykonanie obsługi bankowej budżetu Powiatu w zakresie dotyczącym świadczenia usług bankowych dla Powiatu jako jednostki samorządu terytorialnego i urzędu Starostwa Powiatowego jako jednostki budżetowej. Umowa ta będzie zawierać wszystkie elementy składające się na przedmiot zamówienia. Umowa ta może odsyłać do umów szczególnych np. umowy dotyczącej usług bankowości elektronicznej, umowy dotyczącej kredytu krótkoterminowego w rachunku bieżących. W przypadku wystąpienia umów szczególnych ich ilość będzie uzgadniana z Wykonawcą, który zostanie wyłoniony w drodze postępowania przetargowego. 4. Zastrzega się, iż w całym okresie obowiązywania umowy ilość rachunków bankowych jak również ilość jednostek organizacyjnych, ilość stanowisk do obsługi bankowości elektronicznej oraz ilość osób dysponujących podpisem elektronicznym może ulec zmianie. 5. Zastrzega się, aby wszystkie jednostki organizacyjne Powiatu miały takie samo prawo do zawarcia umów na wykonanie bankowej obsługi, na warunkach będących przedmiotem niniejszego zamówienia publicznego. W przypadku zmiany liczby jednostek organizacyjnych, łączenia, przekształcenia jednostek organizacyjnych, utworzenia nowych jednostek organizacyjnych Powiatu, Wykonawca podpisze z nimi umowę na prowadzenie obsługi bankowej na takich samych zasadach i warunkach, jakie wynikają z przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 6. Z poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi Powiatu zostaną zawarte odrębne umowy bankowej obsługi, na warunkach będących przedmiotem zamówienia publicznego, według jednolitego wzoru umowy ustalonego z wybranym Wykonawcą, z uwzględnieniem zmian wynikających ze specyfiki jednostki np. brak kredytu odnawialnego krótkoterminowego w rachunku bieżącym. 7. Kod i nazwa zamówienia według Wspólnego Słownika Zamówień (CPV): 66110000-4, 66113000-5, 66112000-8. Wymagania zatrudnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę, o których mowa w art. 29 ust. 3a ustawy, osób wykonujących wskazane przez zamawiającego czynności w zakresie realizacji zamówienia, zostały określone w istotnych postanowieniach umowy, w rozdziale 16 SIWZ.