Utrzymanie i zarządzanie Cmentarzem Komunalnym w Śremie przez okres 36 miesięcy w latach 2019-2022

Opis przedmiotu przetargu: 1. Cmentarz zlokalizowany jest przy ul. J. Malczewskiego 15 w Śremie, na terenie wymienionych działek ewidencyjnych: l.p. Nr ewidencyjny Powierzchnia (ha) 1 63 1,3721 2 64 0,2111 3 65 0,0084 4 66 0,7255 5 67 1,3603 6 68 0,7318 Łącznie 4,4092 2. Utrzymanie obejmuje też teren przyległy do cmentarza, tj. parkingi (w pasie drogowym ul. J. Malczewskiego oraz na działce nr ewid. 59/1) i pas po zewnętrznej stronie ogrodzenia wokół całego cmentarza i parkingu żużlowego. 3. Do obowiązków Zarządcy należy: 1) prowadzenie racjonalnej gospodarki miejscami grzebalnymi pod poszczególne rodzaje grobów; 2) przygotowywanie miejsc do ponownego pochówku łącznie z demontażem płyt nagrobnych i ich utylizacją; 3) nadzór nad korzystaniem z cmentarza w tym nad pochówkami, ekshumacjami, stawianiem nagrobków itp.; 4) bieżące naprawy i konserwacja w Domu Przedpogrzebowym, w tym: przegląd, konserwacja i naprawa instalacji elektrycznej, odgromowej, wentylacyjnej, sprzętu i wyposażenia domu przedpogrzebowego, urządzeń sanitarnych, przeciwpożarowych oraz bieżące sprzątanie, mycie okien, drzwi itp.; 5) udostępnianie i przygotowanie kaplicy do uroczystości pogrzebowych; 6) konserwacja i bieżące naprawy obiektów i elementów wyposażenia cmentarza, utrzymanie porządku w pomieszczeniach gospodarczych oraz toaletach znajdujących się na terenie cmentarza; 7) bieżące utrzymanie czystości na terenie cmentarza tj. zamiatanie i odśnieżanie alejek, wyrównywanie nawierzchni dla ułatwienia spływu wód opadowych, likwidowanie zastoisk wody, śniegu, gołoledzi, usuwanie zarastania brzegów nawierzchni w przypadku braku obrzeży trawnikowych, odchwaszczanie nawierzchni, wyrównywanie, poziomowanie i wymiana uszkodzonych obrzeży; 8) bieżące utrzymanie czystości terenu przyległego do cmentarza tj. parkingów (odśnieżanie, sprzątanie śmieci) oraz pasa zieleni wzdłuż ogrodzenia cmentarza i parkingu (sprzątanie śmieci, koszenie trawy); 9) wykonywanie prac pielęgnacyjno - konserwacyjnych zieleni tj. pielenie alei i kwater, przycinanie żywopłotów, drzew i krzewów, koszenie i grabienie trawników, wygrabianie i zamiatanie liści; 10) przeprowadzanie wycinki drzew i krzewów po uzyskaniu wymaganych zezwoleń oraz usuwanie wiatrołomów z terenu cmentarza; 11) zapewnienie dostatecznej ilości kontenerów na odpady, z uwzględnieniem segregacji na poszczególne frakcje, utrzymanie porządku wokół kontenerów oraz bieżący wywóz odpadów na składowisko przez uprawniony podmiot; 12) utrzymanie i pielęgnacja grobów podopiecznych Państwowego Domu Pomocy Społecznej oraz Pomnika Poległych w Walkach o Wyzwolenie Ziemi Śremskiej tj. porządkowanie, odchwaszczanie, grabienie, dekorowanie w okresie świąt (t. j. Wielkanoc, 15 sierpnia i 1 listopada każdego roku: znicze na każdym grobie oraz wiązanka na pomniku poległych); 13) bieżące naprawy i konserwacja ogrodzenia cmentarnego - dwa razy w trakcie trwania umowy w terminach uzgodnionych ze Zlecającym; 14) konserwacja wyjść piezometrów oraz okresowe pomiary głębokości zalegania wód w okresie wiosennym i jesiennym każdego roku wraz z prowadzeniem ewidencji wykonanych pomiarów; 15) utrzymanie i konserwacja urządzeń wodociągowych i kanalizacyjnych w tym studzienek i innych punktów czerpania wody - zapewnienie możliwości korzystania z tych punktów; 16) sprzątanie, dezynfekcja i utrzymanie właściwej temperatury w chłodni i kaplicy cmentarnej (urządzenie winno być uruchomione co najmniej 3 godziny wcześniej przed przyjęciem zwłok do chłodni); 17) prowadzenie książki obiektu budowlanego (dokonywanie okresowych kontroli i przeglądów stanu technicznego i przydatności do użytkowania obiektu); 18) prowadzenie strony internetowej Cmentarza Komunalnego w Śremie wraz z bieżącą aktualizacją wyszukiwarki grobów i elektronicznej bazy danych; oprogramowanie i baza danych cmentarza stanową własność Zlecającego; 19) sprawowanie kontroli nad obiektem poza godzinami otwarcia - obejmuje przegląd całej nieruchomości pod względem dewastacji i naruszenia posiadania; 20) sprawowanie kontroli nad przestrzeganiem Regulaminu Cmentarza Komunalnego w Śremie; 21) prowadzenie pełnej, zgodnej z aktualnymi w tym zakresie przepisami prawa, dokumentacji cmentarnej tj. księga osób pochowanych, księga grobów, księgi cmentarne oraz ewidencjonowanie cmentarza za pomocą programu komputerowego. Zarządca zapewni odpowiedni sprzęt komputerowy do obsługi administracyjnej cmentarza; 22) terminowy pobór opłat za miejsca pod groby ziemne i grobowce oraz za budowę nagrobka na Cmentarzu Komunalnym zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, informowanie opiekunów grobów o zaległościach z tytułu nieuiszczenia opłaty. W sytuacji gdy brak jest kolejnych opłat przez okres dłuższy niż 1 rok, zarządca przygotowuje miejsce do ponownego chowania; 23) pobieranie opłat za usługi cmentarne świadczone na Cmentarzu Komunalnym w Śremie zgodnie z obowiązującymi stawkami i przepisami prawa; 24) wykonywanie czynności prawnych związanych z zarządzaniem zasobami; 25) obsługa finansowo-księgowa zarządzanych zasobów w zakresie niezbędnym dla realizacji powierzonych zadań. 26) ewidencja pobranych opłat zgodnie z przepisami ustawy o podatku towarów i usług. Opłaty będą ewidencjonowane poprzez kasę rejestrującą Zarządcy. Do każdego paragonu sprzedaży z kasy rejestrującej będzie wystawiona faktura VAT. Faktury VAT za czynności świadczone przez Zarządcę w imieniu i na rzecz Zlecającego wystawiane będą na podstawie wydanego przez Zlecającego upoważnienia osobom wskazanym do wystawiania faktur VAT przez Zarządcę. Pobrane opłaty stanowić będą w całości dochód Zlecającego. 27) prowadzenie odrębnej ewidencji opłat oraz do składania miesięcznych sprawozdań finansowych dotyczących opłat, a także ich rozliczenia i przekazania Zlecającemu na wskazany przez niego rachunek w terminie do 7 dnia następnego miesiąca za poprzedni miesiąc kalendarzowy. 28) przedkładania kwartalnych zestawień zawierających ilość pochówków oraz wolnych miejsc grzebalnych wraz z prognozą ich dostępności wg aktualnych tendencji; 29) zawieranie umów na dostawę mediów, usuwanie nieczystości stałych i odprowadzenie ścieków, usługi kominiarskie i innych niezbędnych, a wynikających z bieżącej działalności cmentarza oraz regulowanie zobowiązań za dostarczane media, wywóz śmieci i inne obowiązkowe opłaty związane z funkcjonowaniem cmentarza; 30) prowadzenie dokumentacji dotyczącej stosowanych środków ochrony roślin (nazwa środka, czas, dawka i obszar jego stosowania, a także przyczyna jego stosowania) i coroczne przekazywanie Zlecającemu kopii tej dokumentacji za rok poprzedni w terminie do 31 stycznia każdego roku kalendarzowego trwania umowy. 4. Rozliczenia finansowe 1) Koszty związane z zarządzaniem Cmentarzem Komunalnym, a w szczególności koszty dostawy mediów i wywozu odpadów będą przedmiotem odrębnych rozliczeń. 2) Obciążenie kosztami, o których mowa w ust. 1, nastąpi na podstawie faktury VAT wystawionej i dostarczonej przez Zarządcę w terminie do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wystąpiły koszty. Dodatkowo Zarządca sporządza i przekazuje wykaz poniesionych wydatków (kosztów). 3) W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości lub braków i zaistnienia konieczności naniesienia poprawek/uzupełnień lub dokonania korekty, co do otrzymanej faktury VAT i/lub wykazu poniesionych kosztów, Gmina zawiadomi Zarządcę o powyższym fakcie (telefonicznie, pocztą elektroniczną lub pisemnie) oraz ustali warunki i formę wykonania niezbędnych poprawek/uzupełnień lub korekt. Zarządca dokonuje niezbędnych poprawek/uzupełnień lub korekt w terminie 3 dni (roboczych), od dnia otrzymania zawiadomienia. 4) Gmina będzie dokonywała zwrotu kosztów, o których mowa w ust. 1 na podstawie faktury VAT za utrzymanie cmentarza w terminie 14 dni od daty jej otrzymania. 5) Bieżące utrzymanie cmentarza (w tym koszty prac porządkowych i czynności administracyjnych) płatne będzie w formie miesięcznego ryczałtu. Odrębną pozycją będzie wynagrodzenie Zarządcy, płatne również w formie miesięcznego ryczałtu. 6) Zarządca zapewnia materiały eksploatacyjne (m.in. środki czystości, materiały biurowe), sprzęt i narzędzia niezbędne do prowadzenia bieżącej działalności cmentarza. 7) Zarządca ma obowiązek uzgadniania ze Zlecającym planowanych prac wykraczających poza zakres bieżącego zarządzania i eksploatacji Cmentarza Komunalnego w Śremie, w tym m.in. remontów, zakupów, inwestycji o charakterze budowlanym. Uzgodnienie winno mieć charakter pisemny (w formie papierowej lub elektronicznej) a rozliczanie prac i zakupów wykraczających poza zakres bieżącego zarządzania i eksploatacji cmentarzem stanowić będzie odrębny koszt, poza ustalonym ryczałtem.