Wyłonienie Wykonawcy w zakresie realizacji usług związanych z analizą przedwdrożeniową i modernizacją oraz rozwojem użytkowanego przez UPJPII systemu administracyjnego w oparciu o oprogramowania SIMPLE.ERP oraz XPRIMER.

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem postępowania i zamówienia jest wyłonienie Wykonawcy w zakresie realizacji usług związanych z analizą przedwdrożeniową i modernizacją oraz rozwojem użytkowanego przez UPJPII systemu administracyjnego w oparciu o oprogramowania SIMPLE.ERP oraz XPRIMER. 1.1 Zamówienie realizowane jest w ramach projektu: Skonsolidowany Plan Rozwoju UPJPII w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014 – 2020 współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego nr Umowy POWR.03.05.00-00-Z104/17/00. 1.2 Zamówienie ma na celu usprawnienie i rozwój posiadanego w ramach programu SIMPLE.ERP Modułu Personel, rozwoju posiadanego w ramach programu XPRIMER Modułu Umowy Cywilnoprawne, wdrożenie Modułu Delegacje w ramach programu XPRIMER, Wdrożenie modułu Budżetowanie w ramach programu XPRIMER, wdrożenie dziennika podawczego oraz obiegu dokumentów wewnętrznych w ramach rozbudowy obecnie wykorzystywanego obszaru Obieg Dokumentów w programie XPRIMER. 1.3 Zamawiający informuje, iż aktualnie posiada i użytkuje systemy SIMPLE.ERP w wersji 6.10-450-a09.2 oraz XPRIMER w wersji 3.2.1.116 i użytkuje licencje w liczbie: SIMPLE - 14 użytkowników w sieci, XPRIMER.CRM - 15 użytkowników w sieci XPRIMER.HCM - 20 użytkowników w sieci XPRIMER.ZP - 1 użytkownik w sieci XPRIMER.edok - 15 użytkowników w sieci 1.4 Zamówienie, zwane również dalej zamiennie projektem, będzie realizowany w dwóch etapach: 1.4.1 Analiza przedwdrożeniowa (identyfikacja potrzeb, weryfikacja aktualnie wykorzystywanych funkcjonalności, przygotowanie koncepcji wdrożenia, zawierającej opis sposobu realizacji i zakres wdrożenia oraz harmonogram prac. 1.4.2 Dostawa licencji i realizacja prac zgodnie z przyjętą koncepcją, przy czym – 1.4.2.1 Analiza przedwdrożeniowa 1.4.2.1.1 Zagadnienia do analizy przedwdrożeniowej System Zagadnienie * SIMPLE.ERP Usprawnienie posiadanego w ramach SIMPLE ERP Modułu Personel Wdrożenie modułu Budżetowanie dla jednostek Administracji publicznej XPRIMER Wdrożenie Modułu Umowy cywilnoprawne Wdrożenie modułu delegacje Wdrożenie usprawnień w obszarze Obieg dokumentów, z uwzględnieniem obiegu dokumentów wewnętrznych Wdrożenie usprawnień w dzienniku podawczym Uwaga: * UP JPII udostępni potrzebne wzory wydruków, opisów przebiegu procesów (jeśli są dostępne w procedurach, instrukcjach, itp.). 1.4.2.2 Dostawa licencji i wdrożenie 1.4.2.2.1 Dostawa licencji – Wykonawca zapewni dostawę licencji niezbędnych do realizacji przedmiotu zamówienia w następujących obszarach działalności: a) rozwoju posiadanego w ramach programu XPRIMER Modułu Umowy Cywilnoprawne – b) wdrożenie Modułu Delegacje w ramach programu XPRIMER c) Wdrożenie modułu Budżetowanie w ramach programu XPRIMER lub dostawę licencji na Moduł Budżetowanie w zależności od wyniku analizy przedwdrożeniowej d) wdrożenie dziennika podawczego oraz obiegu dokumentów wewnętrznych w ramach rozbudowy obecnie wykorzystywanego obszaru Obieg Dokumentów w programie XPRIMER 1.4.2.3 Wdrożenie 1.4.2.3.1 Rozwoju posiadanego w ramach programu XPRIMER Modułu Umowy Cywilnoprawne 1. Wymagane funkcjonalności: a) możliwość definiowania dowolnej ścieżki obiegu i akceptacji wniosków o umowę, zawierającego: rodzaj umowy; rodzaj osoby (np. pracownik, obcy, student, osoba zagraniczna) wykonanie umowy – jedna osoba lub zespół, data wniosku, daty obowiązywania umowy (data początkowa i data końcowa), wynagrodzenie (np. umowne, ryczałt), przedmiot umowy, forma wykonania/przekazania wyniku prac, lista wykonawców, źródła finansowania), b) ewidencja umów wg dowolnego ciągu numeracyjnego, c) możliwość utworzenia umowy z wykonawcą lub z wieloma wykonawcami oraz wygenerowania rachunków do tych umów, d) możliwość wydruku umowy w oparciu o zdefiniowane wcześniej szablony, e) możliwość dołączania do umowy załączników, np. skany oświadczeń, skany umów, f) możliwość podpięcia do umowy księgowych kont analitycznych, źródeł finansowania, w celu automatyzacji księgowań (dekretacji umowy, z podziałem kosztów na różne miejsca powstawania). 2. System powinien obsługiwać następujące dokumenty: a) wnioski o umowę – grupujący planowane i zawierane umowy, b) rachunki do umów – realizowane na podstawie umów z opcją niezależnego ustalania parametrów wypłaty i przenoszenia do list płac, c) umowy: zlecenia, o dzieło, o prowadzenie zajęć dydaktycznych, o przeniesienie praw autorskich – przekształcane z wniosków lub powstające autonomicznie. 3. Obiekt Umowy cywilnoprawne – rachunek musi zawierać następujące pola: a) Pracownik, b) Komórka, c) Rodzaj pracownika, d) Rodzaj umowy, e) Źródło finansowania, f) Nr umowy g) Nr rachunku h) Data rozliczenia i) Kwota brutto j) Liczba godzin k) Stawka za godzinę l) Konto księgowe m) Rodzaj kosztów n) Emerytalna o) Rentowa p) Chorobowa q) Wypadkowa r) Ubezpieczenie zdrowotne s) Fundusz Pracy t) Czy podatek u) Data wygenerowania w ERP (uzupełniany przez mechanizm eksportu do SIMPLE.ERP). 1.4.2.4 Wdrożenie Modułu Delegacje w ramach programu XPRIMER W ramach tego zadania Zamawiający wymaga wdrożenia obsługi delegacji od wniosku o wyjazd służbowy (włącznie z wydrukiem polecenia wyjazdu) po rozliczenie księgowe delegacji (włącznie z rozliczeniem kosztów delegacji - dekretacja do części Finansowo-Księgowej systemu SIMPLE.ERP). 1. Oczekiwane funkcjonalności: a) możliwość zdefiniowania wielu procesów obiegu delegacji (np. krajowa/zagraniczna, środek transportu własny/służbowy/publiczny), b) obsługa delegacji krajowych i zagranicznych, c) określenie środka transportu, d) możliwość definiowania umów na użyczenie pojazdu, e) możliwość wnioskowania o zaliczkę w dowolnej walucie (wraz z obiegiem wniosku przez ścieżkę akceptacji), f) możliwość wygenerowania roboczego KW do kasy (w części finansowo-księgowej), g) dla delegacji o statusie zatwierdzone możliwość wprowadzenia pozycji delegacji w celu rozliczenia, h) możliwość wprowadzania pozycji delegacji w różnych walutach, i) możliwość wprowadzenia do pozycji kosztów przejazdów lub ich automatycznego wyliczania z ilości kilometrów i stawki za kilometr, j) możliwość wprowadzania dodatkowych warunków, które np. zablokują wprowadzenie pozycji bez załącznika (np. faktury za nocleg, biletu parkingowego, itp.), k) dekretacja zatwierdzonego dokumentu delegacji do systemu finansowo-księgowego (rozliczenie kosztów na podstawie danych z dokumentu, polecenie KP/KW do kasy), l) możliwość generowania następujących raportów: Delegacja 1 – pierwsza strona druku delegacji z naniesionymi danymi pracownika, itd.; Delegacja 2 – druga strona druku delegacji z naniesionymi pozycjami i wartościami, itd.; wydruk wybranych danych zawartych w zaznaczonym dokumencie. 1.4.2.5 Wdrożenie modułu Budżetowanie w ramach programu XPRIMER W ramach tego zadania Zamawiający wymaga wdrożenia systemu zarządzania finansami uczelni, tj.: planowania i wykonania budżetów, kontroli kosztów na poziomie poszczególnych jednostek organizacyjnych, grup rodzajowych kosztów czy źródeł finansowania. System musi posiadać mechanizmy pozwalające na rozliczanie kosztów do pozycji budżetowych z użyciem wskaźników lub rozdzielnika kosztów oraz na pobieranie danych do podziału kosztów z plików zewnętrznych w tym na pracę nad budżetami z poziomu arkuszy kalkulacyjnych. Funkcjonalność systemu powinna umożliwiać tworzenie budżetów wg układu tradycyjnego jak i zadaniowego z możliwością definicji ilościowej i jakościowej oceny efektywności poszczególnych zadań. Moduł budżetowania musi być zintegrowany z Modułami SIMPLE.ERP: Finanse i Księgowość, Obrót Towarowy i Majątek Trwały oraz Modułem XPRIMER Elektroniczny Obieg Dokumentów w zakresie funkcjonujących obecnie zapotrzebowań (pozycje budżetu i limity) i dokumentów zakupu (rozliczenie pozycji budżetowych). 1. Wymagane funkcjonalności: a) tworzenie budżetów jednostek organizacyjnych wg przyjętej struktury budżetowej w podziale na dowolne okresy czasu (np. miesięczne, kwartalne), b) możliwość rejestrowania różnych źródeł finansowania (definiowanie źródeł finansowania dla planowanych wydatków, rozliczanie kosztów i przychodów w referencji do źródeł finansowania), c) obsługa budżetów zadaniowych z możliwości definicji kart zadań budżetu, d) identyfikacja kosztów rodzajowych wg struktury zadaniowej budżetu, e) obsługa zakupów w ramach zdefiniowanego planu zamówień publicznych, f) obsługa rezerwacji i blokowania środków pod realizację budżetów, g) tworzenie zintegrowanego planu rzeczowo-finansowego dla jednostki budżetowej, h) definiowanie uprawnień dla zespołu projektowego, i) łatwe tworzenie budżetów w oparciu o istniejące wzorce dokumentów, j) tworzenie wielu wariantów budżetów bezpośrednio przez kierowników poszczególnych jednostek organizacyjnych, k) globalne i okresowe budżety kosztów, przychodów i wyników dla jednostki jako całości, jak również dla jej jednostek organizacyjnych l) grupowanie kategorii budżetowych (kosztów) według ich rodzaju, z wyodrębnieniem kategorii wydatków, m) budowa projektu budżetu na podstawie zarejestrowanych planów finansowych komórek organizacyjnych oraz zapotrzebowań, n) zarządzanie informacjami o aktualnym poziomie wykorzystania przeznaczonych środków finansowych, w oparciu o poniesione koszty, zarejestrowane poprzez: faktury zakupy, zapisy księgowe, zwiększenia/zmniejszenia wartości środka trwałego, zapłaty, refundacje, o) automatyczna kontrola budżetu (blokady systemu przy przekroczeniach) p) kontrola realizacji budżetów poprzez dokumenty zapotrzebowań, zamówień i dostawy. 1.4.2.6 Wdrożenie dziennika podawczego oraz obiegu dokumentów wewnętrznych w ramach rozbudowy obecnie wykorzystywanego obszaru Obieg Dokumentów w programie XPRIMER 1. Wymagane funkcjonalności: a) możliwość budowania dowolnej ilości dzienników podawczych (np. pism przychodzących, wychodzących, ofert, rozporządzeń regulaminów, dokumentów rejestrowych, itp.), b) skanowanie dokumentów papierowych (obsługa folderów skanowania), c) rejestracja dokumentów przychodzących na podstawie e-mail (treść, załącznik) - podgląd skrzynki odbiorczej, d) rejestracja notatek na podstawie e-mail, e) wysyłka dokumentów wychodzących za pomocą e-mail, f) raport księgi nadawczej zgodnie ze wzorem Poczty Polskiej, g) teczka sprawy (dokumenty powiązane ze sprawą), statusy i typy spraw, przypisywanie osób i komórek odpowiedzialnych, kontrola terminowości realizacji spraw, h) komunikaty związane z powyższymi funkcjonalnościami. 1.5 Zamawiający wymaga szkolenia dla wskazanych użytkowników systemów XPRIMER.ERP i SIMPLE - w zakresie nowych wdrożeń i usprawnień dla co najmniej 50 osób w wymiarze co najmniej 160 godzin, świadczonych w obiektach Zamawiającego zlokalizowanych na terenie miasta Krakowa. 1.6 Wymagany okres gwarancji i rękojmi wynosi 36 miesięcy i jest liczony od dnia następnego po dokonaniu odbioru przedmiotu umowy. 1.7 Zamawiający informuje, że odstępuje od wymogu zatrudnienia członków zespołu projektowego na podstawie umowy o pracę w myśl art. 29 ust. 3a ustawy PZP, z uwagi na fakt, że przedmiot zamówienia charakteryzuje się działalnością indywidualną, twórczą i autorską, więc sposób jego realizacji nie wyczerpuje znamion definicji pracy wynikającej z Kodeksu pracy. Zauważyć też należy, iż informatycy najczęściej są przedsiębiorcami prowadzącymi własną działalność gospodarczą, a realizacja usług tego rodzaju następuje w formie samozatrudnienia albo w formie umowy o dzieło bądź umowy kontraktowej.