Kontrakt Nr K-5 Usługi przeprowadzenia audytów Projektu,,Biebrzański System Gospodarki Odpadami – etap II”. - pl-jaświły: usługi audytu

Opis przedmiotu przetargu: niniejsze zamówienie, tj. kontrakt nr k 5 usługi przeprowadzenia audytów projektu „biebrzański system gospodarki odpadami – etap ii”, jest częścią składową przedmiotowego projektu dla którego opracowane zostało studium wykonalności. 1. założenia ogólne przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie 8 audytów zewnętrznych dotyczących realizacji zamówień publicznych określonych kontraktami, tj. k 2, k 3, k 4, k 6, k 7, k 8 cz.i i cz.ii, k 9, k 10. kontrakt k 5 jest jednym z działań realizowanych w ramach projektu „biebrzański system gospodarki odpadami – etap ii”, określonych przez ministerstwo rozwoju regionalnego i ministerstwo środowiska dla inwestycji współfinansowanych z unii europejskiej ze środków funduszu spójności w ramach programu operacyjnego infrastruktura i środowisko dla następujących zamówień publicznych a. kontrakt k 2 na usługi obejmujące wybór i świadczenie usług przez inżyniera kontraktów. b. kontrakt k 3 na usługi obejmujące wybór i świadczenie usług pomocy technicznej. c. kontrakt k 4 na usługi obejmujące przygotowanie i prowadzenie działalności informacyjno promującej. d. kontrakt k 6 na usługę i roboty budowlane realizowane zgodnie z procedurą „żółty fidic” obejmującego projekt i roboty budowlane rekultywacji składowisk odpadów w gminach augustów, dąbrowa białostocka i mońki. e. kontrakt k 7 na usługę i roboty budowlane realizowane zgodnie z procedurą „żółty fidic” obejmującego projekt i roboty budowlane doposażenia składowiska odpadów w dąbrowie białostockiej i zakładu recyklingu w dolistowie starym. f. kontrakt k 8 na roboty budowlane realizowane zgodnie z procedurą „czerwony fidic” obejmującego roboty budowlane na budowę zakładu zagospodarowania odpadów w koszarówce gm. grajewo (w zakresie zgodnym z posiadanym pozwoleniem na budowę). g. kontrakt k 9 na usługę i roboty budowlane realizowane zgodnie z procedurą „żółty fidic” obejmującego projekt i roboty budowlane na budowę zakładu zagospodarowania odpadów w koszarówce gm. grajewo. h. kontrakt k 10 na usługę i roboty budowlane realizowane zgodnie z procedurą „żółty fidic” obejmującego projekt i roboty budowlane na budowę stacji przeładunkowych w augustowie, dąbrowie białostockiej i świerzbieniach, gm. mońki. dla właściwego wykonania zamówienia, wykonawca zobowiązany jest do zapoznania się z dokumentami programowymi dotyczącymi programu operacyjnego infrastruktura i środowisko oraz z aktami prawnymi w tym zakresie. szczegółowe informacje na temat działania są dostępne na stronach http //www.pois.gov.pl/. 2. zakres zadań wykonawcy przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie 8 audytów zewnętrznych kontraktów realizowanych przez beneficjenta w oparciu o umowę o dofinansowanie nr pois.02.01.00 00 012/09 00 zawartą dnia 11 grudnia 2009r pomiędzy wojewódzkim funduszem ochrony środowiska i gospodarki wodnej w białymstoku jako instytucją wdrażającą a biom sp. z o.o. z siedzibą w dolistowie starym jako beneficjentem. audyty zostaną przeprowadzone po złożeniu przez beneficjenta sprawozdania końcowego z realizacji projektu. ich celem jest uzyskanie racjonalnego zapewnienia, czy kontrakty realizowane są prawidłowo, zgodnie z podpisaną umową o dofinansowanie oraz odpowiednimi przepisami wspólnotowymi i krajowymi, oraz wydanie opinii w tym zakresie. audyty przeprowadzone zostaną w siedzibie beneficjenta, zgodnie z międzynarodowymi standardami audytu. ponadto zamówienie obejmuje 1) przygotowanie raportu z audytu dla każdego z 8 audytowanych kontraktów, 2) przygotowanie raportu zbiorczego, podsumowującego wyniki wszystkich przeprowadzonych w ramach zamówienia audytów, a także przeniesienie na zamawiającego autorskich praw majątkowych do raportów przygotowanych przez wykonawcę w ramach zamówienia, na warunkach określonych we wzorze umowy. lista kontraktów, w których zostaną przeprowadzone audyty stanowi załącznik 1 do siwz. 3. główne obszary kontroli w ramach audytów do zadań wykonawcy w ramach każdego z audytów należeć będzie 1. weryfikacja prawidłowości realizowanych działań z postanowieniami umowy o dofinansowanie (wraz z ewentualnymi aneksami do tej umowy a także wnioskiem o dofinansowanie stanowiącym załącznik do umowy o dofinansowanie), a w szczególności a. weryfikacja prawidłowości ponoszonych wydatków kwalifikowanych oraz sposobu dokumentowania wydatków kwalifikowanych; b. weryfikacja poprawności dokumentowania udzielanej dotacji; c. weryfikacja prawidłowości dokonywanych w trakcie realizacji projektu modyfikacji, obejmująca przeprowadzenie analizy mającej na celu sprawdzenie czy nie były dokonywane zmiany w rozumieniu art. 30 ust. 4 rozporządzenia nr 1260/1999/we z dnia 21.6.1999 r. ustanawiającego przepisy ogólne w sprawie funduszy strukturalnych; d. sprawdzenie czy prowadzona jest odrębna ewidencja księgowa środków w ramach realizowanego projektu, w układzie rodzajowym, z podziałem analitycznym, umożliwiająca identyfikację środków wydatkowanych na poszczególne zadania realizacji projektu zgodnie z umową o dofinansowanie. 2. analiza poprawności dokumentowania ponoszonych wydatków oraz zachowania proporcji w finansowaniu działań mających na celu realizację projektu obejmująca a. sprawdzenie w zapisach księgowych poprawności dokumentowania wydatków ponoszonych w związku z realizacją projektu. zapisy księgowe powinny odzwierciedlać 100 % całkowitych nakładów na realizację projektu w tym wydatki kwalifikowane i niekwalifikowane; (w szczególności w przypadku gdy beneficjent realizuje więcej niż jeden projekt finansowany ze środków finansowanych pochodzących z budżetu unii europejskiej); b. przeanalizowanie, czy zachowane zostały proporcje w finansowaniu działań podjętych na realizację projektu zgodnie z zawartą umową, w szczególności wniesienia do projektu zadeklarowanego wkładu własnego. 4. etapy prowadzenia audytów 1. przed audytem wykonawca jest zobowiązany do a. ustalenia terminu audytu z osobą reprezentującą beneficjenta, b. przesłania pisemnego zawiadomienia o planowanym audycie do beneficjenta, nie później niż na 7 dni roboczych przed planowanym terminem audytu, c. zapoznania się z wnioskiem beneficjenta o dofinansowanie, umową o dofinansowanie podpisaną na podstawie złożonego wniosku oraz innymi dokumentami związanymi z realizacją projektu (aneksy, korespondencja, itp.), d. przygotowania niezbędnych dokumentów do przeprowadzenia audytu, w tym kopii umowy o dofinansowanie projektu wraz z kopią wniosku, ewentualnych aneksów, korespondencji, e. innych czynności niezbędnych do prawidłowego wykonania audytów. 2. przebieg audytu a. spotkanie otwierające audyt – na początku każdego audytu audytor przedstawi zakres audytu przedstawicielowi beneficjenta, b. badanie audytowe – oparte na analizie dokumentów oraz wywiadach. każde badanie powinno zostać prowadzone przez zespół co najmniej dwóch audytorów, c. sesja zamykająca audyt – celem spotkania zamykającego będzie przedstawienie wszystkich spostrzeżeń i wstępnych wniosków z audytu dla zapewnienia pełnego zrozumienia oraz uzyskania wyjaśnień lub uwag przedstawiciela beneficjenta, d. przygotowanie wstępnego raportu z audytu – po każdym audycie. wstępny raport powinien zawierać i. dokładny opis i zakres działań objętych audytem, ii. wnioski z przeprowadzonego audytu, iii. stwierdzone niezgodności, istotne dla realizacji projektu. e. wstępny raport z audytu powinien być przygotowany i przekazany beneficjentowi w terminie 14 dni od daty zakończenia audytu. beneficjent w terminie do 14 dni od dnia otrzymania raportu, przekaże wykonawcy uwagi do raportu wstępnego lub wyjaśnienia. f. przygotowanie raportu z audytu – po uzyskaniu od beneficjenta uwag lub wyjaśnień do wstępnego raportu wykonawca sporządza raport końcowy. 5. raportowanie wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia zamawiającemu następujących raportów 1. raporty z realizacji poszczególnych audytów. każdy z raportów z audytu powinien zawierać a. imiona i nazwiska osób prowadzących audyt, b. termin przeprowadzenia audytu, c. zakres działań objętych audytem, d. wynik audytu dla poszczególnych zagadnień objętych kontrolą, o których mowa w pkt. 4.3. „główne obszary kontroli w ramach audytów”, w tym informacje o stwierdzonych niezgodnościach, e. wyjaśnienia lub uwagi zgłoszone przez beneficjenta w toku audytu lub w stosunku do raportu wstępnego, f. opinie audytorów o wyjaśnieniach lub uwagach zgłoszonych przez beneficjenta, g. rekomendacje dla beneficjenta, h. rekomendacje dla zamawiającego. raporty z audytów zostaną przedstawione zamawiającemu w terminie do 45 dni od daty rozpoczęcia audytu. raporty zostaną przygotowane w języku polskim i przedstawione zamawiającemu w formie pisemnej (oryginał i jedna kopia) oraz w formie elektronicznej (w formacie programu ms word wer. min 7.0). 2. raport zbiorczy, podsumowujący wyniki wszystkich przeprowadzonych w ramach zamówienia audytów. raport zbiorczy powinien zawierać a. imiona i nazwiska osób prowadzących audyt, b. terminy przeprowadzenia poszczególnych audytów, c. opis metodologii prowadzenia audytów, d. zakres i przebieg audytów (opis wszystkich działań podjętych przez wykonawcę), e. podsumowanie wyników prowadzonych audytów, f. wnioski i opinie na temat prawidłowości realizacji projektów, w szczególności w zakresie ponoszonych wydatków kwalifikowanych wraz z rekomendacjami. raport zbiorczy powinien zostać przedstawiony zamawiającemu w terminie do 31 maja 2013r. raport powinien zostać przygotowany w języku polskim i przedstawiony zamawiającemu w formie pisemnej (oryginał i jedna kopia) oraz w formie elektronicznej na nośniku cd (w formacie programu ms word wer. min 7.0). 3. zamawiający w ciągu 14 dni od przedstawienia każdego raportu zaakceptuje raport lub zgłosi zastrzeżenia bądź uwagi. 4. w przypadku zgłoszenia zastrzeżeń lub uwag wykonawca zobowiązany będzie dostosować raport zgodnie z przedstawionymi uwagami w terminie nie dłuższym niż 14 dni. usługi będące przedmiotem niniejszej umowy będą wykonane zgodnie ze wzorem umowy przedstawionym w załączniku nr 7 do siwz. ii.1.6)