Kompleksowa organizacja i realizacja imprezy plenerowej - Festynu na 15-lecie Powiatu Bieruńsko-Lędzińskiego.

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest usługa zorganizowania i przeprowadzenia imprezy plenerowej festynu na 15-lecie Powiatu Bieruńsko-Lędzińskiego, w dniu 22 czerwca 2013 r. (w godzinach od 12.00 do 24.00) na terenie zlokalizowanym wokół Starostwa Powiatowego w Bieruniu, przy ulicy Św. Kingi 1. Szczegółowy zakres zadań Wykonawcy obejmuje:I. Opracowanie scenariusza imprezy, uwzględniającego ofertę artystyczną, kulturalną i rekreacyjną obejmującą propozycje dla różnych grup wiekowych jej odbiorców. Scenariusz zostanie przedstawiony do zatwierdzenia Zamawiającemu najpóźniej do 15.05.2013 r. Wykonawca uwzględni w scenariuszu prezentacje przygotowane przez podmioty zaproszone przez Zamawiającego (gminy powiatu, OSP - zakres do uzgodnienia). II. Wykonawca zobowiązany jest ująć w scenariuszu występ gwiazdy polskiej sceny muzycznej. Przez pojęcie gwiazdy należy rozumieć: zespół, wokalistę, wokalistkę, którzy są rozpoznawalni w Polsce i odnieśli w ostatnim czasie sukces, poprzez np. wydanie nowej płyty, wysokie pozycje na ogólnopolskich listach przebojów, bądź odnoszą stałe komercyjne sukcesy i są od lat uznawani przez przedstawicieli różnych pokoleń. Czas trwania występu gwiazdy nie będzie krótszy niż 1 godz. i odbędzie się w godzinach wieczornych.III. Wykonawca zobowiązany jest także ująć w programie występ grupy kabaretowej, rozpoznawalnej na rynku ogólnopolskim, której występ trwać będzie min. 1 godz. IV. Wykonawca w obu przypadkach zaproponuje co najmniej trzech artystów (lub zespoły) do wyboru Zamawiającemu. V. Wykonawca zapewni pomiędzy występem kabaretowym i występem gwiazdy, muzykę mechaniczną i występ zespołu coverowego (min. 2 wejścia po 1 godz.). VI. Zapewnienie osoby prowadzącej imprezę (konferansjera), która posiada doświadczenie w prowadzeniu tego rodzaju wydarzeń artystycznych, bądź jest osobą publiczną, znaną na arenie ogólnopolskiej. Konferansjer, poza zapowiadaniem kolejnych punktów scenariusza imprezy, będzie również prowadził konkursy dla publiczności oraz będzie zobowiązany do odczytania wszelkich komunikatów przygotowanych przez Zamawiającego, a także kadry obsługującej wydarzenia odbywające się poza sceną główną, w ramach imprezy. VII. Zapewnienie osoby, która będzie przebrana podczas trwania imprezy w strój maskotki powiatu Karlika (strój dostarczy Zamawiający). VIII. Kompleksowe przygotowanie techniki estradowej: 1) Montaż i obsługa sceny głównej włącznie z nagłośnieniem, oświetleniem, zespołem obsługującym obiekt, zapleczem technicznym, garderobami, wyposażonymi w wodę mineralną, napoje i zimne przekąski, itp. - parametry techniczne muszą być zgodne z wymogami (riderami) wszystkich artystów, 2) Przygotowanie harmonogramu terminów rozpoczęcia montażu techniki estradowej i ostatecznego zakończenia jej demontażu oraz określenie terminu montażu i demontażu innych urządzeń i stoisk na terenie objętym organizacją imprezy. Harmonogram zostanie przedstawiony Zamawiającemu najpóźniej do 31.05.2013 r. IX. Przygotowanie jarmarku produktów lokalnych, którego celem jest promocja przedsiębiorców z terenu powiatu bieruńsko-Lędzińskiego, poprzez zapewnienie 10 jednolitych stoisk (np. jednakowe namioty wyposażone w ladę-stół), które muszą mieć dostęp do prądu i być oświetlone. X. Przygotowanie i zapewnienie na terenach objętych imprezą (w miejscach uzgodnionych z Zamawiającym) estetycznych punktów małej gastronomii, które będą prowadzić sprzedaż potraw z grilla, pieczywa, słodyczy, lodów, napojów i piwa w ilości wystarczającej dla obsługi 900 osób. Punkty muszą być przygotowane z uwzględnieniem wszystkich wymogów i zasad obowiązujących w tym zakresie. XI. Zapewnienie 300 zestawów posiłków bonowanych: kiełbasa lub karczek (150-200g po przygotowani na grillu), pieczywo (bułka lub chleb), musztarda, keczup, napój 0,5l (woda mineralna, cola, napój owocowy). XII. Zapewnienie infrastruktury biesiadnej: ławek, stołów, parasoli, koszy na śmieci, niezbędnych do obsługi 900 osób oraz namiotu z wyposażeniem na 10 ławo-stołów. XIII. Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania i zapewnienia na cały czas trwania imprezy, na terenach objętych jej realizacją: 1)Odpowiednich zgód oraz pozwoleń na organizację imprezy. 2) Zabezpieczenia imprezy oraz ochrony ludzi i sprzętu przez licencjonowaną Agencję Ochrony, podczas całej imprezy (min. 20 licencjonowanych pracowników ochrony), oraz w czasie prac organizacyjnych poprzedzających i likwidacyjnych (min. 3 licencjonowanych pracowników ochrony). Wykonawca zapewni warunki do zorganizowania łączności pomiędzy podmiotami biorącymi udział w zabezpieczeniu imprezy (m. in.: pracownicy ochrony, służby medyczne i ppoż.). 3) Ustawienia toalet przenośnych w liczbie wystarczającej dla planowanej liczby uczestników (min. 5 sanitariatów standardowych i 2 dla osób niepełnosprawnych). 4) Odpowiedniego przygotowania terenu odbywania się imprezy, w szczególności w zakresie wyznaczenia dróg ewakuacyjnych oraz dróg umożliwiających dojazd pojazdom służb ratowniczych i policji, niezbędnego oznaczenia i ogrodzenia terenu oraz zabezpieczenia wszelkich urządzeń i instalacji technicznych na terenie odbywania się imprezy. 5) Organizacji zaopatrzenia w energię elektryczną z uwzględnieniem niezbędnych podłączy elektrycznych. Zamawiający przewiduje możliwość skorzystania z posiadanych punktów poboru energii. Koszt zużycia prądu pobieranego na potrzeby imprezy i zapewnienie obsługi uprawnionego elektryka w trakcie montażu i demontażu urządzeń oraz dyżuru podczas imprezy leżą po stronie Wykonawcy. 6) Sprzątania i wywozu nieczystości. 7) Stałego utrzymania porządku i higieny. 8) Ubezpieczenia OC imprezy oraz NW uczestników imprezy. 9) Zapewnienia pozostałej infrastruktury i usług gwarantujących bezpieczeństwo i porządek podczas imprezy, w szczególności: zabezpieczenia medycznego (karetka R z zespołem ratunkowym: lekarz, ratownik medyczny, kierowca) i ppoż. 10) Uregulowania kosztów tantiem i opłat dla ZAIKS. 11) Organizacja strefy dla dzieci, zapewniającej bezpłatne atrakcje typu: dmuchane zamki, zjeżdżalnie, huśtawki, trampoliny (wszystkie atrakcje dla dzieci starszych i młodszych).Strefa powinna zawierać min.10 atrakcji (do uzgodnienia w scenariuszu). W ramach strefy zapewnienie niezbędnej opieki dla dzieci w czasie korzystania z uzgodnionych atrakcji - co najmniej 1 osoba dla danej atrakcji. Wszystkie urządzenia muszą posiadać atesty i niezbędne zezwolenia, pracownicy montujący i obsługujący urządzenia muszą być przeszkoleni. Sprawdzenie stanu technicznego i atestów urządzeń i instalacji technicznych, przeznaczonych do realizacji programu strefy leżą po stronie Wykonawcy. XIV. Organizacja działań promujących imprezę, przez które rozumie się: 1) Rozpropagowanie informacji o festynie w lokalnej prasie (promocja prasowa powinna objąć 3. tytuły wcześniej uzgodnione z Zamawiającym i odbyć się nie później niż na 7 dni przed imprezą), 2) przygotowanie i rozklejenie (nie później niż 10 dni przed imprezą) plakatów (urzędy, placówki oświatowe, słupy ogłoszeniowe, itp.) w ilości 300 szt. (druk pełny kolor, papier kredowy, format min.B2), stosowny wykaz zostanie dostarczony przez Zamawiającego, 3) Przygotowanie ulotek informujących o festynie i dostarczenie ich (nie później niż 10 dni przed imprezą) do urzędów i placówek oświatowych w powiecie w ilości 5000 sztuk (druk pełny kolor, papier kredowy, format min. A5), stosowny wykaz zostanie dostarczony przez Zamawiającego, 4)Przygotowania 500 szt. balonów w kolorze niebieskim i żółtym z nadrukiem okolicznościowym w jednym kolorze, na plastikowym patyku oraz min. 2 pompki do balonów, 5) Sporządzenie sprawozdania z imprezy w postaci dokumentacji fotograficznej (min. 50 zdjęć) na nośniku elektronicznym.