USŁUGA REZERWACJI I SPRZEDAŻY WRAZ Z DOSTAWĄ BILETÓW LOTNICZYCH NA ZAGRANICZNE I KRAJOWE PRZEWOZY PASAŻERSKIE ORAZ WYKUP UBEZPIECZENIA NA CZAS PODRÓŻY

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest rezerwacja, sprzedaż i sukcesywna dostawa biletów lotniczych na zagraniczne i krajowe przewozy pasażerskie oraz wykup ubezpieczenia na czas podróży na potrzeby Instytutu Chemicznej Przeróbki Węgla. 2. Zamówienie realizowane będzie zgodnie z rzeczywistymi potrzebami Zamawiającego na podstawie zamówień przekazywanych drogą elektroniczną albo telefonicznie (przy czym Wykonawca zobowiązany jest potwierdzić drogą elektroniczną przyjęcie zamówienia telefonicznego). 3. W celu złożenia oferty przez Wykonawcę oraz wyboru oferty najkorzystniejszej przez Zamawiającego należy przyjąć, iż Zamawiający zakupi: a. 1 bilet do Pittsburgha, termin podróży: 02-07.09.2018r., klasa: Ekonomiczna, 1 osoba dorosła  wylot: 02.09.2018r. (niedziela) do godz. 12:00 z lotniska: Warszawa, Chopina (Okęcie) (WAW) na lotnisko: Pittsburgh, PA (PIT),  powrót: 07.09.2018r. (piątek) po godz. 18:00 z lotniska: Pittsburgh, PA (PIT) na lotnisko: Warszawa, Chopina (Okęcie) (WAW). b. 1 bilet do Sztokholmu, termin podróży: 11-15.06.2018r., klasa: Ekonomiczna, 1 osoba dorosła  wylot: 11.06.2018r. (poniedziałek) do godz. 12:00 z lotniska: Katowice, Pyrzowice (KTW) na lotnisko: Sztokholm, Skavsta (NYO),  powrót: 15.06.2018r (piątek). po godz. 12:00 z lotniska: Sztokholm, Skavsta (NYO) na lotnisko: Katowice, Pyrzowice (KTW). c. 1 bilet do Barcelony, termin podróży: 09-12.04.2018r., klasa: Ekonomiczna, 1 osoba dorosła  wylot: 09.04.2018r. (poniedziałek) do godz. 8:00 z lotniska: Katowice, Pyrzowice (KTW) na lotnisko: Barcelona, El Prat, Katalonia (BCN),  powrót: 12.04.2018r. (czwartek) po godz. 12:00 z lotniska: Barcelona, El Prat, Katalonia (BCN), na lotnisko: Katowice, Pyrzowice (KTW). d. 1 bilet do Amsterdamu, termin podróży: 21-22.03.2018r., klasa: Ekonomiczna, 1 osoba dorosła  wylot: 21.03.2018r. (środa) do godz. 6:00 z lotniska: Kraków, Balice (KRK) na lotnisko: Amsterdam, Schiphol (AMS),  powrót: 22.03.2018r. (czwartek) po godz. 19:00 z lotniska: Amsterdam, Schiphol (AMS) na lotnisko: Kraków, Balice (KRK). Przez 1 bilet rozumie się bilet „tam i z powrotem” dla osoby dorosłej, nieuprawnionej do rabatów i zniżek. Wyceny należy dokonać zgodnie z pkt. 23 niniejszej SIWZ. 4. Gwarantowana ilość biletów, które Zamawiający zakupi w trakcie obowiązywania umowy: 4.1. biletów krajowych: 7 szt., 4.2. biletów międzynarodowych: 65 szt. 5. W ramach niniejszego zamówienia Zamawiający przewiduje prawo opcji polegające na rezerwacji, sprzedaży i dostawie biletów lotniczych na zagraniczne i krajowe przewozy pasażerskie oraz wykupienie ubezpieczenia na czas podróży na potrzeby Instytutu Chemicznej Przeróbki Węgla w ilościach: 5.1. biletów krajowych: do 4 szt., 5.2. biletów międzynarodowych: do 20 szt. Realizacja opcji będzie odbywała się zgodnie z postanowieniami niniejszej SIWZ. 6. Przewidywane kierunki przelotów: 6.1. międzynarodowych: Belgia, Chiny, Czechy, Dania, Finlandia, Francja, Hiszpania, Indie, Indonezja, Japonia, Mołdawia, Niemcy, Norwegia, Portugalia, Rosja, Rumunia, RPA, Słowacja, Szwecja, Ukraina, USA, Wielka Brytania; 6.2. krajowych: Gdańsk, Warszawa, Wrocław; 6.3. Zamawiający informuje, iż zakres opcji może zostać zrealizowany w określonych warunkach spełnionych łącznie: wyczerpana zostanie gwarantowana ilość zakupionych biletów wskazanych w pkt.4.4. powyżej, oraz nie będzie przekroczona kwota wskazana w § 5 ust. 1 wzoru umowy stanowiącego załącznik nr 4 do SIWZ, oraz nie będzie przekroczony termin obowiązywania umowy wskazany w § 3 ust. 1 wzoru umowy stanowiącego załącznik nr 4 do SIWZ. 7. Zakres usług będących przedmiotem zamówienia obejmuje: 7.1. rezerwację i sprzedaż biletów lotniczych na zagraniczne i krajowe przewozy pasażerskie zgodnie ze składanymi przez Zamawiającego zamówieniami w zakresie: tras, terminów i klas lotniczych, według obowiązujących taryf przewoźników z uwzględnieniem najkorzystniejszych w danym momencie cen, 7.2. rezerwację, sprzedaż i dostawę biletów lotniczych, co odbywać się będzie zgodnie z rzeczywistymi potrzebami Zamawiającego na podstawie zamówień przekazywanych Wykonawcy e-mailem, telefonicznie bądź faksem, (przy czym Wykonawca zobowiązany jest potwierdzić drogą elektroniczną przyjęcie zamówienia telefonicznego bądź faksowego). Wybór formy przekazywanych zamówień należeć będzie do Zamawiającego, 7.3. Wykonawca zapewni rezerwację połączeń lotniczych i sprzedaż biletów lotniczych z uwzględnieniem warunków podróży określonych przez Zamawiającego, 7.4. za jeden bilet należy rozumieć bilet na trasie: „tam i z powrotem”. Zamawiający zastrzega możliwość zakupu biletów „w jedną stronę”, 7.5. Wykonawca zobowiązany jest do organizowania i zabezpieczenia kompleksowej realizacji przedmiotu zamówienia zgodnie z obowiązującymi przepisami lokalnymi i krajów docelowych (np. obowiązkowe ubezpieczenie podróżnych i ich bagażu w czasie lotu, opłaty lotniskowe, opłaty paliwowe, opłaty rezerwacyjne, opłaty podatkowe, opłaty serwisowe), 7.6. Zamawiający przekaże Wykonawcy zapytanie drogą elektroniczną odnośnie rezerwacji biletów lotniczych podając cel podróży, termin wyjazdu i powrotu, klasę lotniczą oraz inne istotne informacje w celu zaproponowania przez Wykonawcę, co najmniej 3 wariantów połączeń o ile tyle jest możliwych; Wykonawca zobowiązany jest odpowiedzieć na zapytanie najpóźniej do 3 godzin od jego otrzymania, 7.7. Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia Zamawiającemu różnych wariantów połączeń uwzględniających najkorzystniejsze na rynku ceny i promocje (w tym także na życzenie Zamawiającego połączeń tanimi liniami lotniczymi) wraz z podaniem następujących informacji:  dane rezerwacji,  koszty usługi (w tym: biletu),  oznaczenie taryfy,  termin wykupu,  jak przesunięcie terminu wyjazdu (np. wylot jeden dzień wcześniej/powrót jeden dzień później) wpłynie na zmianę ceny biletu lotniczego,  nazw linii lotniczych,  najkorzystniejszych tras i czasu podróży,  terminu dokonania ostatecznej rezerwacji; 7.8. Zamawiający będzie preferował połączenia bezpośrednie (jeżeli istnieją), 7.9. Wykonawca zapewni bezkolizyjną relację połączeń wieloetapowych i najkrótsze połączenia na danej trasie; 7.10. Zamawiający, przed wskazanym przez Wykonawcę ostatecznym terminem dokonania rezerwacji, wybierze wariant przelotu, a Wykonawca dokona na tej podstawie rezerwacji biletu/-ów, 7.11. Wykonawca każdorazowo będzie informował Zamawiającego przesyłając, na wskazany adres e-mailowy, potwierdzenie dokonanych rezerwacji biletów, zawierające następujące informacje dotyczące:  linii lotniczej (przewoźniku) świadczącej usługę przewozu,  miejsca i terminu (data i godzina) wylotu (ze wskazaniem lotniska),  miejsca i terminu (data i godzina) powrotu (ze wskazaniem lotniska),  czasu trwania lotu, a w przypadku połączeń wieloetapowych o łącznym czasie trwania lotu,  w przypadku połączeń wieloetapowych – o ilości i miejscu ewentualnych przesiadek, wraz z terminami (data i godzina) przylotu i odlotu z miejsca przesiadki,  klasy biletu oraz warunkach taryfy,  ceny biletu przewoźnika (bez opłaty transakcyjnej) z uwzględnieniem nadania bagażu w PLN. W przypadku cen biletów podanych w innych walutach, przeliczenie na PLN nastąpi wg średniego kursu NBP na dany dzień,  terminu wykupu biletu w określonej cenie,  możliwości i warunkach anulowania biletu,  możliwości zmian terminu wylotu, przylotu,  możliwości zmian danych dotyczących pasażera,  możliwości zmiany trasy podróży. 7.12. W dniu wykupu biletu Zamawiający będzie każdorazowo otrzymywał od Wykonawcy e-maila z informacją, że tego dnia upływa termin rezerwacji, 7.13. W przypadku, gdy podróż będzie się rozpoczynać w innym miejscu niż w Polsce, bilet powinien być dostępny w przedstawicielstwie w kraju wylotu lub w inny sposób dostarczony odbiorcy, po uzgodnieniu z Zamawiającym umożliwiający rozpoczęcie podróży w danym terminie, 7.14. Usługi świadczone przez Wykonawcę w trakcie realizacji zamówienia muszą spełniać zasady IATA (Międzynarodowego Stowarzyszenia Transportu Lotniczego) w zakresie sprzedaży biletów lotniczych, 7.15. Bilety wystawiane przez Wykonawcę muszą być wygenerowane bezpośrednio z serwera systemu rezerwacyjnego użytkowanego przez Wykonawcę. Będą one przekazywane Zamawiającemu bezpośrednio z terminala GDS na wskazany adres poczty elektronicznej (niedopuszczalne jest przekierowywanie tych biletów z adresów/skrzynek poczty elektronicznej Wykonawcy), 7.16. Bilety lotnicze wystawiane będą w formie e-biletów lub w formie papierowej. O formie wystawienia biletu decydować będzie Zamawiający, 7.17. Zakazane jest wprowadzanie jakichkolwiek zmian biletu elektronicznego wygenerowanego za pośrednictwem GDS, 7.18. Wykonawca bezpłatnie dostarczy w sytuacjach nagłych dokumenty podróży (bilety lotnicze) w miejsca wskazane przez Zamawiającego lub do własnego punktu obsługi klientów na lotnisku, ewentualnie do punktu sprzedaży biletów lotniczych przewoźnika, który realizuje przelot, niezwłocznie od momentu złożenia zlecenia, 7.19. Wykonawca zobowiązany jest do bezpłatnego dostarczania dokumentów podróży (biletów), dokumentów ubezpieczeń (polis) oraz faktur do siedziby Zamawiającego, 7.20. Wykonawca w ramach zaoferowanej ceny zobowiązany jest do przejęcia obowiązków dotyczących składania ewentualnych odwołań i reklamacji do przewoźnika, a zwłaszcza reprezentowania Zamawiającego w sprawach reklamacyjnych dotyczących przewozów realizowanych na podstawie rezerwacji i zakupów dokonywanych u Wykonawcy, w szczególności w przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika lub z przyczyn losowych, 7.21. Wykonawca zobowiązany jest do sporządzania miesięcznych, oraz każdorazowo na żądanie Zamawiającego, raportów z wystawionych faktur za bilety lotnicze, 7.22. W przypadku zaistnienia potrzeby i na prośbę Zamawiającego, Wykonawca jest zobowiązany wykonać inne usługi turystyczne za odrębnym wynagrodzeniem jak np. zakup biletów kolejowych, wynajem środków transportu (samochody osobowe, autokary, minibusy, małe samoloty), 7.23. Jeżeli zmiana biletu wiązać się będzie z koniecznością dokonania ponownej rekalkulacji ceny biletu, Zamawiający zobowiązany będzie do pokrycia powstałej z tego tytułu niedopłaty, zaś Wykonawca do zwrotu ewentualnej nadpłaty, 7.24. Wykonawca, w porozumieniu z Zamawiającym, zobowiązany jest do pośrednictwa w zakresie formalności ubezpieczeniowych. Ubezpieczenie na czas podróży, na każdy dzień wyjazdu, do krajów europejskich, krajów „reszta świata” oraz na terenie kraju będzie obejmować:  koszty leczenia ubezpieczonego przebywającego za granicami naszego kraju w związku z jego nagłą chorobą lub nieszczęśliwym wypadkiem,  koszty transportu chorego lub transportu zwłok do Polski,  następstwa nieszczęśliwych wypadków polegające na trwałym uszkodzeniu ciała, rozstroju zdrowia lub śmierci ubezpieczonego wywołane przyczyną zewnętrzną, niezależnie od woli ubezpieczonego, powstałe podczas podróży zagranicznej,  utraty bagażu podróżnego,  z tytułu następstw nieszczęśliwych wypadków ochrona ubezpieczenia będzie obejmowała: • śmierć ubezpieczonego – wysokość świadczenia stanowi 100% sumy ubezpieczenia, • trwały uszczerbek na zdrowiu – wysokość świadczenia odpowiada orzeczonemu przez lekarzy procentowi stałego uszczerbku na zdrowiu w odniesieniu do sumy ubezpieczenia. Niezależnie od kwoty wypłacanego świadczenia ubezpieczonemu zostaną zwrócone niezbędne wydatki poniesione za przejazd na teren RP do wskazanych przez ubezpieczyciela lekarzy oraz kosztów wykonania na terenie RP zleconych przez nich badań wymaganych dla uzasadnienia roszczeń. 7.25. Wystawione polisy zostaną dostarczone w ramach wynagrodzenia przez Wykonawcę do siedziby Zamawiającego. 7.26. Płatność faktur nastąpi każdorazowo do 30 dni na podstawie wystawionej i dostarczonej do Zamawiającego faktury VAT. W przypadku polis ubezpieczeniowych za fakturę VAT uznaje się prawidłowo wystawioną polisę lub notę obciążającą. 7.27. W celu dokonania rozliczeń z tytułu realizacji zamówienia Wykonawca będzie wystawiał każdorazowo fakturę z wyszczególnieniem odrębnie obejmującym opłatę transakcyjną za wystawienie biletu lotniczego oraz czynności związane z obsługa rezerwacji i dostarczenia biletu (wynikająca ze złożonej przez Wykonawcę oferty) i odrębnie taryfę lotniczą – cenę za przelot oraz opłaty podatkowe, paliwowe i lotniskowe. 8. Wykonawca zobowiązany jest: 8.1. do zachowania uczciwości handlowej, 8.2. realizować bilety lotnicze, w pierwszej kolejności proponując sprzedaż w ramach najniższych taryf i stawek promocyjnych oraz innych zniżek oferowanych przez przewoźnika w klasach wymaganych przez Zamawiającego. O każdej obniżce, upuście czy promocji zobowiązany jest niezwłocznie poinformować Zamawiającego, 8.3. do zapewnienia Zamawiającemu dostępu do wszystkich publikowanych i niepublikowanych taryf linii lotniczych, 8.4. bezzwłocznie i na bieżąco informować Zamawiającego drogą e-mailową o wszystkich zmianach dotyczących zarezerwowanej podróży w tym zmiany cen przelotu, wpisania na listę rezerwową, 8.5. do informowania o wprowadzeniu przez linie lotnicze programów lojalnościowych/motywacyjnych, zgłaszania uczestnictwa Zamawiającego oraz administrowania tymi programami w imieniu Zamawiającego, a także wprowadzenia odpowiednich kodów identyfikacyjnych do biletów wystawianych we wszystkich biurach Wykonawcy, 8.6. do bezzwłocznego i bieżącego informowania Zamawiającego, drogą e-mailową o wszystkich trudnościach w wykonywaniu umowy, dotyczących lotów zarezerwowanych a także po zakupie biletu oraz po rozpoczęciu podróży (np.: odwołanie lotu lub wystąpienia zdarzenia niezależnego od woli stron np. zapowiedziane strajki, zamieszki, klęski żywiołowe, akty terroru), 8.7. do umożliwienia Zamawiającemu, zgodnie z zasadami przewoźnika w sytuacjach nie dających się wcześniej przewidzieć, zmiany biletu w odniesieniu do: klasy, czasu, terminu podróży oraz danych pasażera. Wszelkie koszty operacyjne w/w zmian wliczone są w opłatę transakcyjną Wykonawcy, 8.8. do nie pobierania dodatkowych opłat w przypadku zmian w rezerwacjach lub w biletach lotniczych, a także konieczności anulowania biletów lotniczych, z których Zamawiający zrezygnuje przed rozliczeniem finansowym Wykonawcy z przewoźnikiem, 8.9. do niezwłocznego informowania wyznaczonych pracowników Zamawiającego drogą elektroniczną o braku możliwości realizacji rezerwacji lub sprzedaży biletów wraz z uzasadnieniem. 9. Wykonawca: 9.1. wyznaczy pracowników do kontaktu telefonicznego i e-mailowego z Zamawiającym co najmniej w dni robocze w godzinach od 8:00 do 17:00, 9.2. zapewni posiadanie lub uruchomienie dla Zamawiającego hot–line (serwisu telefonicznego) czynnego w godzinach od 6.00 do 18.00, umożliwiającego dokonanie zmian w rezerwacji lub rezerwacji poza godzinami otwarcia biura. 10. Zamawiający ma prawo do: 10.1. weryfikacji propozycji lotów i jeżeli stwierdzi, że połączenia nie są najkorzystniejsze, to zażąda od Wykonawcy nowej, korzystniejszej propozycji, 10.2. zmiany standardu usług przy wyborze połączenia lotniczego oraz do rezygnacji z usługi dostarczenia biletu, 10.3. porównywania cen biletów lotniczych oferowanych przez Wykonawcę z cenami biletów lotniczych oferowanych przez inne biura lub przez przewoźników w sprzedaży bezpośredniej, w tym przez Internet, obowiązujących na dzień zgłoszenia zapytania przez Zamawiającego. W przypadku stwierdzenia większej niż 3% różnicy w cenie biletu lotniczego oferowanego przez Wykonawcę w stosunku do ceny biletu oferowanego przez inne biuro lub przez przewoźnika (bilet droższy u Wykonawcy) – Zamawiający ma prawo żądać od Wykonawcy:  realizacji zamówienia po korzystniejszej cenie - kupna biletu w innym biurze lub u przewoźnika,  pokrycia różnicy w cenie biletu. 11. Zamawiający ma prawo zażądać od Wykonawcy udokumentowania ceny biletu wynikającej z taryfy przewoźnika. W terminie 5 dni Wykonawca drogą elektroniczną przedstawi Zamawiającemu dokumenty potwierdzające cenę biletu wg taryfy przewoźnika. 4.12. Zamawiający zastrzega, że nie jest zobowiązany do wyczerpania swoimi zamówieniami kwoty, na którą zawarta zostanie umowa, w okresie obowiązywania umowy. Wykonawcy nie przysługuje żadne roszczenie z tytułu nie wykorzystania w pełni przez Zamawiającego kwoty, na którą zostanie zawarta umowa. 13. Wykonawca w trakcie realizacji przedmiotu umowy zobowiązuje się, że nie naruszy przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.).